Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Rutiny jako cesta ven z bludného kruhu odkládání

Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

U doporučení, jak si vybudovat pozitivní návyky, ty zlé setřást, nebo jak prostě dělat a neodkládat, se často objevují nejrůznější buzer-lístky, chytré a motivující aplikace, nebo babautovské varování, že na jeden měsíc pouze jeden návyk. Stejně mi to ale nefungovalo. Až když jsem na to šel vlastně velmi pragmaticky. A přes kalendář…

Hned zkraje sundám triko Supermana, ne vždy totiž nad touhou posouvat úkoly na jindy vyhrávám. Přesto pokrok, který se díky aplikaci níže popsaného postupu dostavil, rozhodně beru jako jedno velké vítězství. A nyní je na čase být už konkrétní.

První krok: denní deadline

V podstatě první náznak mého budoucího systému souvisí s kdysidávným rozhodnutím, že po 16. hodině nebudu pracovat. Nepočítám-li dny, kdy mám takto úmyslně nastavenou výuku (abych měl pak dny svou náplní flexibilnější), pravidlem se řídím. Co k tomu zprvu vedlo? Ano, přirozeně nejdříve zaznělo přání v mé hlavě. Jenže nikam to nevedlo. Pracoval jsem, psal, odpovídal na emaily…, i když už slunce dávno zapadlo a měsíc se začal rozžínat. Ověřil jsem si, že pokud něco zůstává pouze v hlavě, dost možná zůstane pouhým přáním. Proto jsem si napsal předsevzetí. No, nějak ani to nefungovalo. A tak jsem si prostě v elektronickém kalendáři zakázal vkládat cokoliv po 16. hodině. V papírovém diáři, kam si plánuji, byla čára, nejprve skutečná, nyní už jen pouze psychologická – den naplňuji jen do té míry, abych vše v rámci pracovní doby stihl. Do sklenice na 2 dcl také nenaléváte trojdecku…

Druhý krok: Snaha o návyky

Tolikrát jsem si formuloval, co chci na sobě změnit, ideálně pochopitelně na začátku roku, až se mi podobná předsevzetí nových návyků stala prázdnými slůvky. Jsou někde v sešitech, pak i v aplikacích, nebo na lístečkách, ale to škrtání, označování, průběžná kontrola jaksi nikam nevedla. Přemýšlel jsem, zda je chybou, že se snažím měnit příliš věcí najednou. Zkusil jsem Babautův tip, zaměřit se na jeden návyk v průběhu měsíce. Docela to šlo, ale měl jsem chuť, potřebu posunout více věcí a jedna položka na měsíc mi přišla svazující.

Zkrátka a dobře, veškerá snaha o budování návyků měla velmi křehké základy, protože jsem je evidoval někde mimo – a nedokázal je napojit na to, co skutečně dělám, s čím denodenně pracuji.

Třetí krok: Prozření

I díky nejrůznějším diskuzím na školeních GTD jsem postupně seskládával mnohem realističtější strategii. Osvědčilo se mi využití několika kalendářů (tedy i barviček) v rámci Google kalendáře. Poznal jsem, kolik tak mám v rámci týdne schůzek, kolik věcí spojených s tou kterou rolí. A tak jsem právě do kalendáře implantoval to, co souviselo spíše s mým tzv. osobním rozvojem a s tím, abych fungoval efektivněji, tzn. nepracoval na úkor zdraví a odpočinku. Vždyť do kalendáře koukám tak často, že právě to je prostor, který lze vhodně využít, abych se ukočíroval.

Čtvrtý krok: Nastavení rutin

A tak jsem si vytvořil další, žlutě zbarvený, kalendář Rutiny. A nastavil si bloky v každém dnu tak, aby odrážely nejen jasnou a neměnnou skutečnost (tzn. například čas spojený s výukou a konzultacemi), ale i to, co vím, že vlastně dělám, nač potřebuji čas. Vznikly tak bloky na ranní rituály, přesuny, oběd či večeři. A ve finále jsem začal tvořit bloky nové, které by shlukovaly činnosti tak, abych se v průběhu dne nezničil, vedlo mě to ke koncentraci a mohl pracovat méně. Vznikl blok agenda, email, práce i soustředění. Stejně tak ale siesta, abych si po obědě opravdu dal relax, kniha, film, angličtina nebo třeba zhodnocení týdne.

Pátý krok: Výsledky

To, co se může jevit jako naprogramování každého dne, otročinu, vedlo naopak ke zklidnění. Nejde mi ani tak už o budování návyků (u kterého je rutina potřebná), ale především o to, abych za relativně nedlouhý čas dokázal odvést kus práce a měl tak čas na další činnosti. A abych lépe plánoval/odhadoval čas. K tomu všemu mi bloky pomohly. Pohled na kalendář, když si zviditelním i kalendář rutiny, mi dává jasnou představu o tom, jaký mám manévrovací prostor. U dlouhodobějších projektů zpřesňuje nastavení kontrolních milníků, pomáhá také říkat ano/ne na nabídky. A hlavně, funguje zde něco, čemu říkám schůzka sám se sebou.

Jestliže mám v kalendáři blok soustředění, beru to jako schůzku. Tedy s odpovědností, jakou bych normálně měl k druhému, pokud bych se s ním domluvil na setkání. V daný čas jsem zkrátka na místě, sice sám, ale připraven dělat na věcech, které potřebují klid.
Jestliže mám v kalendáři blok email, vyřizuji poštu. Ta mi tedy neprosakuje do jiných míst v průběhu dne. Nemusím poštu kontrolovat a ani vyřizovat jindy, protože vím, že ji projdu v klidu a pouze se zaměřením jen a jen na ni.

Jestliže mám v kalendáři blok kniha, je to opět posvátné území. Je sice ráno, mohl bych už pracovat, ale je čas na knihu, rituál, rutinu, kterou mám rád a vím, že je pro mě důležitá.
A tak bych mohl pokračovat.

Ať žije svoboda, ať žijí rutiny

Svoboda úzce souvisí s naší kázní, bez kázně jde pouze o chaos a anarchii. Osvědčilo se mi, že pokud mám opakující se rutiny, cítím se klidněji a vím, že nemusím mít obavu, že bych podstatné úkoly nezvládl, stejně tak že se nedostanu ke čtení. Nastavené časové bloky mi umožňují se i lépe soustředit vždy na danou činnost. Neodbíhám. A v neposlední řadě jsem mnohem více odpovědný ke svému času a času ostatních. A to za to stojí.

 

Sponzorem tohoto týdne je
networkingová platforma enforum : prostor pro váš osobní rozvoj

 

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 5

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. matata napsal:

    Lukáši, byl by prosím ten obrázek nahoře v lepším rozlišení?

  2. Petr Trnovec napsal:

    Lukáši, to je fakt dobrý nápad. Využívám v Essentialpim. Tam jsem si to nacpal jako jednotlivé „schůzky“, kterým jsem nastavil týdenní opakování. Pečlivě jsem musel vážit poměr času na jednotlivé role tak, abych se v týdnu rovnoměrně věnoval zpracování agendy, osobnímu rozvoji, rodině, …
    Beru to jako předvyplněné šablony v daném dni, a když plánuji skutečné aktivity na konkrétní termínm tak už jemom upravuji název a detaily.
    Ty barvičky jsou taky fajn (u EPIM jsou to kategorie), alespoň mám přehled o „poměru a rozložení sil“.
    Díky za nápad, zatím se mi to osvědčuje.

  3. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    Díky za perfektní příspěvek. Zrovna čtu novou knihu o time managementu Matta Permana (What`s best next), který velmi podobně zdůrazňuje význam rutin a rozvrhu (před ním s podobným systémem velmi úspěšně slavila úspěch Morgensternová) – jména autorů uvádím pro případ, že by si někdo chtěl o přístupech vycházejících z týdenního rozvrhu přečíst více.

    Během workshopů i individuálních sezení často přijde na význam rutin v time managementu řeč a vždy znovu se setkávám s obavou, že rutiny/rozvrh nám vezme veškerou spontaneitu života, kreativitu atd… Mohu za sebe i za mnoho klientů (a Lukáš může asi učinit totéž) potvrdit, že je tomu přesně naopak: je to právě rozvrh/rutina, která dá prostor pro důležité oblasti, na které jindy není čas, ale díky které také uděláme to, co je potřeba, bez zbytečného odkládání….je to rutina, která nám ruce pro dělání kreativního uvolňuje. Kdo nevěří, ať zkusí. Samozřejmě, že by v rutinách mělo být to důležité, ne naše perfekcionistická nerealizovatelná představa 40ti hodinového pracovního dne….

    Ze svých zkušeností bych upozornil na dvě pasti: (1) Týdenní rozvrh, jak o něm píše autor článku, musíme považovat za flexibilní. Tj. počítat s tím, že se vždy může objevit něco, kvůli čemu jej budeme muset opustit nebo přehodit. To ale není důkaz, že rozvrh nefunguje. Podobně jako jsme měli rozvrh hodin ve škole, ale když jsme byli nemocní nebo šli na exkurzi, taky to neznamenalo, že je třeba koncepci rozvrhu zrušit nebo že je špatný…. (2) Doporučuji rozvrh zpočátku příliš nezahltit, ale začít jen několika důležitými rámci/bloky – přesně jak činí autor. A nechat v něm volná místa. Nejlepší pomůcka je: rozvrh by měl být tak jednoduchý, abychom jej udrželi v hlavě. Podrobnosti si pišme jinam.

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      @Dalibor – Přesně tak, díky za ty dvě rady, souhlasím s nimi. Rozhodně to neberu jako nějaké dogma. Plánování není o okovech, ani rutiny. A je rozhodně dobré nezahlcovat.

  4. Monika napsal:

    Dobre napísaný článok :) Praktický návod, ktorý mi len potvrdil, to o čo sa snažím, že je dobrý nápad… vytvoriť si nejaké návyky, rutinu a dostatočne si to rozložiť, ale nebrať to ako dogma a nebyť naštvaná, ak mi do toho niečo príde O:)

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru