Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Říct multitaskingu ano?

By on 17. 3. 2014 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 1

O dnešní generaci žáků na školách se říká, že multi-tasking je jim vlastní. Jen se podívejte se na to, co dělají ráno: sledují MTV, dojídají snídani, dopisují úkol a ještě stíhají odpovědět na SMS, které přišly v průběhu noci. A ve škole? Sledují výklad učitele (možná), stíhají posílat dopisy a v hodinách si někteří žáci ještě kreslí (protože se jim A) ten výklad lépe pamatuje, B) zabije to nudu) nebo řeší kde co jaká celebrita zase…

Co je to vlastně ten „multi-tasking“?

Termín pochází z oblasti počítačů a znamená schopnost systému provádět několik operací současně. V oblasti lidské se jedná o schopnost rychle přesouvat pozornost na střídající se různé, spolu ne úplně související činnosti. Jinými slovy, představte si sekretářku, která v průběhu pěti minut stihne napsat první část dopisu, potvrdit 6 objednávek, zaarchivovat jejich kopie, uvařit šéfce kávu, vyřešit pět telefonátů s rozčílenými klienty a opět plynně navázat na psaní dopisu. K tomu si přes ICQ ještě domluví s kamarádkou večeři. A jako bonus fakt, že se z toho nezblázní.

Současná pracovní metodika nemá na multi-tasking stejný názor. Zejména blogosféra týkající se produktivity téma multi-taskingu dost řeší: jedni tvrdí, že je multi-tasking (tedy střídání různých činností) vyčerpávající blbost, obhájci se brání, že v počítačovém světě to ale jinak nejde. Občas si přisadí i seriózní media: březnový článek autorky Catherine Bush Slow Down, Brave Multitasker, and Don’t Read This in Traffic v New York Times ukazuje zajímavý vývoj. Tatáž autorka totiž zveřejnila v roce 2001 ve stejných novinách text z úplně opačného pólu: How to Multitask .

Asi nejčastěji používaji odpůrci argument (a v druhém článku Bushové jej najdete také), že mozek není schopen vykonávat více činností najednou a že něco trvá, než se „neurony“ adaptují na výkon jiné činnosti. Argument podložilo i několik věděckých výzkumů. Tak bych mohl pokračovat donekonečna. Z několika článků na dané téma ovšem vyplývá, že došlo k malému zmatku v pojmenování. Mozek není schopen vykonávat více činností najednou. Tedy nejde o skutečný multi-tasking, ale o multi-tasking zdánlivý. Proto bychom měli nazývat věci pravým jménem, navrhuje Bushová, a mluvit o tzv. task switching, tedy střídání úkolů.

Mimochodem, dnes ráno nagooglené slovo „multi-tasking“ hlásilo 6 820 000 článků a jen asi 1 370 000 z nich obsahovalo pojem „multi-tasking“ a „computer“. Oproti tomu „task-switching dnes nabízí asi 3 500 000 stran. Nebudu dál řešit zmatek v pojmenováních a budu dál mluvit o multi-taskingu. (Teď jsem hodně zjednodušil způsob, jakým Google vyhledává informace. Omlouvám se.)

Jakou souvislost má můj systém gtd s multi-taskingem? Možná je to jen můj dojem, ale právě fakt, že si člověk sestaví seznamy dalších kroků – úkolů, jej občas nutí zamyslet se, zda by nebylo dobré se chvíli věnovat ještě tomu, a taky tomu a tomu. A najednou jste v kolotoči, který má pramálo společného se stavem „mind like water„, který propaguje David Allen. (Ne, není to náhoda, jedná se skutečně o myšlenku zpopularizovanou bojovým uměním karate. Nezapomeňte, že David Allen vlastní černý pás.) Místo toho, abyste adekvátně reagovali na podněty, začínáte přepínat mozek a jste tam, kde jste, pokud čtete tento článek, být asi nechtěli. Neříkám, že jsem zastánce klasického multi-taskingu, ale jako učitel si nemohu dovolit soustředit se pořád na jednu věc, jak radí mnozí odpůrci. Kdybych se soustředil pouze na jeden projekt, asi bych musel se svou prací „seknout“.

Jen pro formu: Přípravy na vyúku, hromada věcí, které se musí probrat s rodiči, papírování (a vězte, že toho ve školství narůstá víc, než je zdrávo), tu zvoní telefon – volá rodič, tu mi paní ředitelka přihodí na stůl něco na webovky, tu mi přiletí nabídka učebnic a ve dveřích stojí žák, který mě přišel poprosit, jestli bych mu něco nevysvětlil. O dlouhodobějších záležitostech, jako je příprava švp raději ani nemluvím. Prostě chaos v jako každé jiné práci.

Asi teď čekáte, že nabídnu nějakou osvícenou radu, v níž oznámím, že by měl člověk buď „multi-taskařem“, anebo jeho skalním odpůrcem. Bohužel, nic takového. Myslím si, že by si každý měl najít cestu mezi, která si z obou přístupů k práci vezme to vhodné. Co jsem převzal?

Z multi-taskingu:

1. Když mě napadne téma projektu, hodiny nebo třeba článku, věnuji mu přibližně 2-3 minuty. (Podle toho, kde se nacházím, brainstorming k nápadům se totiž snažím provádět rovnou do počítače.) Potom se vrátím k předchozí činnosti.

2. K nápadu se vrátím, až mám čas a podrobněji jej zpracuji. Nejčastěji si udělám malý průzkum nebo dokončím brainstorming. Když mě úkol zaujme, věnuji mu tak 1/2 hodiny. U delších projektů je půlhodina tak „akorát“ na to, abych neupadl do rutiny a aby struktura a typy úkolů nekopírovaly nějaké projekty předchozí.

3. V ThinkingRocku si nastavím termíny, dokdy musí být projekt splněný. Občas také přihodím velmi stručný rozpis dnů, v nichž budu dělat ten který krok. Rozpis si většinou stanovuji u delších projektů. Např. neurčitě naplánuji poradu ohledně vytvořených dotazníků, třeba na „za 14 dní“.

4. Při práci na úkolu se ale občas snažím myslet také na „odložené“ projekty. Velmi často se mi stává, že mě při nějaké tvůrčí činnosti (např. při psaní článku na blog) napadne nějaké vylepšení do projektu ve škole.

A tady nastupuje to, co jsem převzal z NE multi-taskingu.

5. Nápad si poznamenám do schránky a vrátím se k němu později. (Pokud neplatí pravidlo 1).

6. Stejně tak to dělám i se spoustou papírů a úkolů, které mi skončí na stole. Zhodnotím, jestli to hoří, nebo ne, a dám do složky (další schránka).

7. Pokud úkol hoří (třeba nějaká důležitá aktualizace na web), poznamenám si ji okamžitě do seznamu úkolů na ten den.

8. Na konci pracovního dne, v případě, že mám dost sil, papíry projdu a roztřídím. Když se sil nedostává, klidně to nechám na později.

9. Klasický multi-tasking učí člověka, aby se rozhodl přidělit úkolu priority. Raději ale volím koncept „nejdůležitějšího“ úkolu dne, který udělám co nejdříve. Většinou mám přibližně 3-4 na den a v seznamu úkol si je označím speciálním symbolem (vykřičník v trojúhelníku). Základní myšlenka nejdůležitějšího úkolu je udělat jej co nejdřív, pokud možno ráno. (Proto ty roztodivné časy u mých příspěvků.)

10. Snažím se třídit si úkoly podle kontextů. Např. Ve sborovně zamířím ráno k počítači a pošlu do tiskárny všechny materiály na celý den, a to i kdyby se kolegové sebevíce vztekali. Není to úplně fér, ale dřív jsem díky „dobrosrdečnosti typu „Pojď, já tě pustím.“ na začátku další přestávky zjistil, že si práci nestihnu vytisknout, neboť nějaký dobrák obsadil kopírku 10stránkovým dokumentem v počtu 60 výtisků. Na mou omluvu ať slouží fakt, že se snažím chodit do práce alespoň o 20 minut dříve než většina mých kolegů.

11. Když pracuji na nějakém úkolu, snažím se předem stanovit, kolik času mu minimálně věnuji. V hatmatilce počítačů, softwarového a projektového managementu se této technice říká „time-boxing“. Známý citát praví, že úkol vezme tolik času, kolik si na něj vyhradíme. Proto se dopředu snažím určit čas, který práci na úkolu věnuji. Většinou pracuji v 25 – 45 minutových úsecích, které střídá adekvátní čas na relaxaci (rozuměj: na další čaj nebo káva). Na počítači používám k hlídání času prográmek CoolTimer. Když mě ale napadne „propracovanější“ myšlenka, na 2-3 minuty timer zastavím a řídím se pravidlem 1.

12. Velmi často mám chuť v průběhu práce zkontrolovat mail nebo kouknout na net na nové články nebo zprávy. V tom okamžiku zastavím práci (ale ne timer), protáhnu se, zhluboka nadechnu, napiju se a snažím se odolat pokušení. (Když jsem začínal s gtd, dělával jsem si čárky, kolikrát mě něco podobného napadlo. Jen tak, kvůli motivaci, abych viděl, že je to se mnou lepší.)

To je vše. Jistě vás napadne tisíc dalších věcí, které bych mohl převzít tu nebo támhle. Cílem tohoto článku bylo ukázat, že je úplně jedno, jaký systém vyznáváte. Hlavní je, že jste s ním spokojení. Ale jestli vás něco napadne, mohli byste předat svůj vlastní komentář.

Jaký vztah máte k multi-taskingu vy? Jak řešíte každodenní příval úkolů? Neváhejte a napište svůj komentář. Jedině výměnou zkušeností se můžeme posunout dále. V učení sebe i druhých.

Lukáš Bajer

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 1

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Adam Sládek napsal:

    S problémem rozebraným v bodě č. 12 se taky často potýkám. Při dnešní rychlosti šíření informací se tomu nedokážu vyvarovat. Nejčastěji k takové situaci dojde, když se učím. Ale nechám se zlákat a novinky, zprávy nebo nové události na svém blogu zkontroluju. Sám ale moc dobře vím, že to rozhodí mou koncentraci. Ve chvíli, kdy se chci vrátit zpět k učení, tak přesně poznávám, že moje myšlenky se odebírají jiným směrem a trvá mi dost dlouho (okolo 10 min), než se dokážu dostat na původní míru koncentrace. Říkám si, že v dnešní době je to v mé generaci normální, ale i přesto si díky Vám začnu dělat čárky a pokusím se zlepšit efektivitu mého učení.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru