Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Tři kroky, díky kterým funguji a jdu po své cestě

By on 27. 2. 2014 in Sebeorganizace with Žádný komentář
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Ne v malém množství se v diskuzích (ať už online, nebo osobních) setkávám s řadou popisů toho, jak si ten který čtenář/čtenářka nastavil(a) své workflow. Dotazy padají i na mě a na to, jakým způsobem, a tedy i s pomocí jakých nástrojů, své úkoly střádám a plánuji. Jak uvidíte, nejde pouze o úkoly. K efektivitě, čili i ke klidu, mi napomáhá kromě tradičního GTD ještě pár krůčků navíc.

Své workflow můžu rozdělit do tří základních bloků:

  1. Organizace úkolů a projektů
  2. Plánování
  3. Úklid

1) Bez GTD ani ránu

Jak mi před pěti lety poprvé GTD začalo pomáhat nezapomínám. A i když jsem postupem času přicházel na to, že ten který kontext nepotřebuji, že lze GTD mít složité i jednoduché, nikdy jsem se jej nezbavil. Mého fungování nejen v práci, ale i v osobním životě, se drží jako klíště. Smysluplnost vidím ve schopnosti/návycích okamžitě myšlenku zaznamenat, abych jednotlivé položky roztřídil do nadefinovaných seznamů – škatulek. Využívat GTD mě velmi uklidňuje, už proto, že vím, že existuje prostor, v němž mám podchycené kroky napříč svými rolemi, můžu se k nim snadno dostat, rychle je vyfiltrovat podle člověka, prostředí nebo nástroje. Má to své opodstatnění. Čím dál tím víc, a chci tomu věnovat speciální článek, využívám tzv. rutin a časových bloků, tedy spojuji to, co spolu nějak souvisí, ať už nástrojem, nebo třeba tím, že jde o úkoly nevyžadující přílišnou mentální námahu. Využití takových bloků mi netříští v průběhu dne/týdne pozornost a jsem celkově klidnější a efektivnější.

Takovému postupu často ani nemusíte říkat GTD, de facto může jít o jakýkoliv úkolovník, u kterého vnímáte jeho přínos, tedy že vám pomáhá úkoly/projekty uspořádat a ve výsledku vytvořit pro vaši koncentraci větší místo. A ne, nezáleží tolik na nástroji, i když bych jeho roli nepodceňoval. S papírem jsem v tomto směru byl vždy méně flexibilní a v případě elektronických nástrojů se vždy po pokusech s jinými aplikacemi vracel k OmniFocusu.

2) Vnímat plynutí

Jenže mít úkoly podchycené a roztříděné nemusí nutně ještě vést k tomu, že je udělám, nebo že je nedělám chaoticky. Ostatně, jakmile jsem si s GTD začal, stal jsem se produktivnějším, ale čas s prací jsem nijak nezkrátil, pouze toho dokázal dělat více a měl klidnější mysl.

Plánování představuje páteř mého workflow, už proto, že jej nevnímám jako nadefinování, v jakou hodinu budu co dělat, ale mnohem více jako pohled na to, kudy bych se chtěl ubírat. Plánování pro mě představuje také do značné míry schopnost vnímat, jak čas plyne. Jeho nezávislost na tom, co si přeji. A nevyzpytatelnost toho, co se bude dít zítra, jestli vlastně zítra ještě budu. Plánování sice má i své pragmatické a velmi konkrétní kroky, největší důraz přesto kladu na to, abych si revidoval a určoval, co opravdu chci dělat, co je nezbytné, abych si vytvářel prostor na sebe, na své okolí. Abych plevel, který se mi třeba může do seznamů (v GTD) dostat, nakonec neměl možnost vyrůst.

I proto mám dlouhodobé vize (směr), podepřené osobním posláním, zamyšlením nad hodnotami. I proto pravidelně svůj čas věnuji čtvrtletnímu rozhození tzv. velkých kamenů, tedy toho, co v daných třech měsících hodlám v té které roli udělat (aby mi život dával smysl), respektive pak pečlivějšímu zformulování kamenů u měsíčního plánování. Využíval jsem k tomu myšlenkové mapy, ty mi ale nejvíce pomáhají u sebereflexí, nakonec kameny do měsíců vepisuji přímo do papírového diáře, do úvodních listů s náhledem měsíců v roce. (Dost dobře to ale můžete udělat tak, že si třeba v Google kalendáři to podstatné, co hodláte v daném měsíci udělat, dáte do posledního dne měsíce.)

GTD revizi provádím na konci týdne a s ním vždy i plán na další týden. Podstatným krokem je ohlédnutí zpět, zhodnocení týdne. Mám na to prostor v diáři, stačí v bodech vypsat, co se podařilo, co naopak drhlo (a jak se poučit).

Při plánování týdne nemusím nutně úkol/projekt vepsat ke konkrétnímu dni, ale do prostoru papírového diáře nahoře. Zkrátka vím, že ten týden to hodlám udělat, ale není podstatné, ve který den.

Přesto – a to hlavně pak ze dne na den – připravuji detailnější plán dne. To, co je dobré zítra udělat, vepíši a označím písmeny A až C podle priority.

Plánoval jsem svého času s papírovým diářem, abych ty návyky přenesl do elektronického. Nyní mám v Googlu pouze schůzky, sdílené kalendáře, ale úkoly jako takové jsou v papíru. Lépe se mi nad nimi přemýšlí, určuje priorita, hlídá cesta…

3) Chránit si svou mysl

Zjistil jsem, že i když úkoly/projekty mám podchycené – a nemusím na ně myslet, že i když si díky diáři hlídám to, čemu budu čas věnovat a kdy, scházelo ještě něco k tomu, aby má mysl byla schopná co nejplnohodnotněji vnímat – nejen ten či onen úkol, ale i knihu, film, rozhovor s druhým člověkem… Říkám tomu úklid mysli a používám na to tři sešity. Ten nejmenší, diář Brik od Papelote, mi slouží jako deník. Zachycuji sem své pocity, dojmy, osobní věci. Postarší blok mám pak na poznámky – kreslení map, rozepsání nějaké myšlenky. Jde o místo, kde se teprve něco formu(lu)je, někdy se k tomu ani nevracím, jindy z toho vyberu konkrétní kroky do GTD. Podstatně mi to ale pomáhá věci v hlavě utřídit, nebo z ní dostat.

Do třetího vepisuji v průběhu dne to, co jsem udělal, sdělil, domluvil… zkrátka podstatné věci, které mi slouží k vytvoření obrazu dne/týdne. Pomáhám si barevnými fixy, řádky označuji rolí a často i projektem/oblastí, které se poznámka týká.

Tyto tři sešit uzavírají mé workflow a dělají z něj celek, díky kterému můžu zvládat více prací a hledat/sbírat síly i na osobní život. Pochopitelně, že nástroje jako takové nezachraňují, když schází sebekázeň, vůle, návyk, objevují se slabé chvilky, ale to už je na mě a na tom, jak se s tím vypořádám.

 

Sponzorem tohoto týdne je Kia cee’d

 

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru