Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Návod, jak z 2Do udělat mocný GTD nástroj

By on 6. 2. 2014 in Nástroje with Počet komentářů: 2
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Mezi GTD aplikacemi je v současné době obrovský výběr a každý si může prakticky zvolit software dle svého gusta, tedy v závislosti na platformě. OS X i iOS nabízejí největší škálu GTD nástrojů napříč systémy a můžete zde najít například matadory OmniFocus nebo Things, oblíbené volby produktivních jedinců. 2Do pro Mac je v existenci pouze něco přes rok, nicméně i díky populární iOS/Android aplikaci si získal slušné množství uživatelů, kteří s nadšením přešli z jiných softwarových řešení.

2Do není sama o sobě GTD aplikací, jako spíš propracovaný úkolovník, ale byl vyvíjen s metodou Getting Things Done v povědomí a díky velké míře přizpůsobení lze v aplikaci vytvořit stejné nebo podobné workflow, na jaké jste u dedikovaných GTD nástrojů zvyklí. Způsob práce s úkoly se může od člověka k člověku lišit, na následujících řádcích se nicméně pokusím popsat přizpůsobení 2Do do podoby popisované Davidem Allenem v knize Mít vše hotovo a běžné praxe přenesené do softwarové podoby, ze které vycházejí například aplikace Things, Doit.im a další.

Jelikož 2Do obsahuje i lokalizaci do češtiny, veškeré názvy budou popisovány česky

Inbox

2Do Inbox

2Do nemá inbox jako takový, tedy místo, kam se automaticky ukládají všechny nové zatím neroztříděné úkoly. Umožňuje však nastavit libovolný seznam jako výchozí. V něm se pak budou shromažďovat všechny vytvořené úkoly, tedy kromě těch, které vytvoříte přímo v ostatních seznamech.

Tip: pro rychlé zadávání úkolů odkudkoliv si v Předvolbách nastavte globální klávesovou zkratku pro Rychlé zadání. Pokud zkratku stisknete s otevřeným zadávacím oknem, obsah se uloží jako nový úkol a můžete zadat další do prázdného formuláře

Vytvořte si tedy nový seznam s názvem Inbox (CMD+SHIFT+N), přidělte mu libovolnou barvu, otevřete Předvolby a na kartě Obecné jej nastavte jako výchozí seznam. Chcete-li, aby se úkoly v inboxu nezahrnovaly do hledání a chytrých seznamů, klikněte na seznam pravým tlačítkem a vyberte Nezahrnovat ve „Vše“.

Ideální je mít Inbox zobrazený samostatně mimo ostatní seznamy, nejlépe na horní části levého sloupce. Vytvořte proto novou skupinu seznamů (Soubor > Nový > Nová skupina seznamů) a nazvěte ji třeba Sběr či anglicky Collect. Chytněte seznam Inbox myší a přetáhněte ji do nově vytvořené skupiny. Nakonec chytněte myší skupinu a přetáhněte jej nad Agendu. Nyní máte oddělený Inbox v horní části sloupce.

Next Action

Velmi důležitou položkou v GTD je Příští akce (Next Action), tedy seznam aktivních úkolů, které jsou aktuální, ale nemají přidělený konkrétní termín. Pouze víte, že na nich máte v dohledné době pracovat. 2Do sice takovouto položku nemá, na stejném principu zde však funguje hvězdičkování. Úkoly s hvězdičkou mají svůj seznam v Agendě (Focus) a lze je zahrnout do vlastních filtrů nebo zobrazit v Dnes. Místo přesouvání do složky Next Action tak stačí úkol či projekt ohvězdičkovat v editoru. Název složky S hvězdičkou lze také libovolně změnit.

Someday

Složku Někdy sloužící k odkládání neaktuálních úkolů z inboxu při třídění je třeba v 2Do opět vytvořit, podobně jako samotný Inbox. Stejně tak ji můžete přesunout do libovolné skupiny (kromě Agenda) a vyjmout položky v ní z vyhledávání a chytrých seznamů. Sice nelze těmto položkám přidělovat role, pokud je teady nevytváříte na základě kontextů (viz dále), ale jinak složka Někdy pak funguje stejně jako v jiných aplikacích.

Areas of Responsibility/Role

2Do oblasti

V závislosti na tom, jak budete 2Do používat, mohou role/oblasti zodpovědnosti představovat samotné seznamy. Výchozí skupinu Seznamy libovolně přejmenujte, třeba na Role, a poté vytvořte či přejmenujte seznamy podle rolí, které zastáváte. V mém případě například rozlišuji oblasti Osobní, Platby, Práce a Jablíčkář.cz.

Alternativou k seznamům je pak používání štítků, které přidělujete jednotlivým úkolům a třídíte je pomocí chytrých seznamů. V tomto případě ale přijdete o užitečné barevné rozlišování podle seznamů. Seznamy můžete samozřejmě používat i jinak (viz dále), nicméně tento způsob je klasickému GTD rozvržení nejpřívětivější.

Waiting for

Složka čekám na je užitečná pro odfiltrování úkolů, jejichž splnění závisí na někom jiném. Složku úkolů Čekám na lze opět vytvořit novým seznamem, ale lepším řešením je takovéto úkoly opatřit štítkem Čekám na a poté pro něj vytvořit chytrý seznam.

Ten vytvoříte vepsáním fráze „tags: Čekám na“ (bez uvozovek, libovolný název) do vyhledávacího pole. 2Do najde všechny úkoly označené tímto štítkem. Chytrý seznam pak uložíte stisknutím tlačítka plus nalevo od vyhledávacího pole. Ten se uloží do výchozí skupiny Chytré seznamy, kde jej můžete přejmenovat a libovolně přesouvat stejně jako běžné seznamy.

Projekty

2Do projekty

Seznam aktivních projektů je další užitečná složka v GTD aplikaci. V 2Do pro tento účel stačí vytvořit jednoduchý chytrý seznam. Do vyhledávacího pole vepište „type:proj“, chytrý seznam uložte, přejmenuje a libovolně přesuňte, třeba do samostatné skupiny.

2Do mike

Seznamy a chytré seznamy obsahující projekty a soupisy lze navíc v bočním panelu rozbalit a odhalit tak výpis všech aktivních projektů. Aktivními projekty rozumějte ty obsažené ve „Vše“. Pokud se tedy projekty nachází v seznamech Inbox a Někdy, jež jste se rozhodli nezahrnout do „Vše“, v chytrém seznamu projektů se tak nezobrazí.

Kontexty

Místo kontextů využívá 2Do štítků. princip je stejný, podle štítků můžete v seznamu úkoly filtrovat pomocí pravého bočního panelu, v něm lze také přepnout zobrazování pouze použitých štítků nebo všech štítků. V 2Do lze každému úkolu přidělit libovolné množství štítků, což možná někteří zastánci GTD neuznávají, nicméně například ve spojení s Čekám na se možnost přiřadit více štítků hodí.

Perspektivy

2Do perspektivy

Jednou z předních výhod OmniFocusu je možnost nahlížet na úkoly a projekty z různých úhlů, perspektiv. Stejně tak 2Do umožňuje jejich vytváření ve formě chytrých seznamů ve spojením s filtry a řazením.

Vyhledávání není omezeno pouze názvy úkolů a obsažených štítků, lze vyhledávat třeba v dynamickém časovém rozmezí (příštích 14 dní), pouze úkoly a projekty s termínem či bez něj, podle priority a dalších vlastností úkolů. Fokus filtr zase umožní vyhledané úkoly dále filtrovat, například zobrazit pouze ty s hvězdičkou či vysokou prioritou nebo s termínem v konkrétní době (dnes, zítra, tento týden, …). Vše odfiltrované pak ještě můžete seřadit a oddělit třeba podle termínu, priority nebo seznamů. V příští verzi přibude i řazení dle štítků.

2Do filtr

Z těchto kombinací pak lze vytvořit perspektivy dle svých potřeb. Osobně využívám například vlastní perspektivu Focus, která zobrazí úkoly a projekty s dnešním a zítřejším termínem plus úkoly s hvězdičkou (příští akce). Díky Fokus filtru můžete stejně tak proměnit složku Vše odfiltrováním úkolů bez termínu v kalendářní seznam nadcházejících todo.

Tříúrovňová hierarchie

Jednou z nevýhod 2Do je absence podúkolů. Ačkoliv je zde v určité formě najdete, jedná se pouze o úkoly obsažené v projektech a soupisech. Aplikace tak disponuje pouze dvoustupňovou hierarchií, což může být pro rozsáhlé projekty nedostačující.

Tato nevýhoda se dá obejít tím, že jako projekt budete považovat celý jeden seznam, které oddělíte od ostatních třeba do skupiny s chytrým seznamem projektů. Projekty se tak promění na úkoly a úkoly v nich zase na podúkoly. Sice takto narušíte stávající hierarchii napříč aplikací a takovéto projekty budou postrádat role, na druhou se jedná o funkční řešení, které se mi v průběhu používání osvědčilo.

Pomocí pravého tlačítka lze seznamy i archivovat.

Závěr

Díky všestrannosti 2Do lze aplikaci přizpůsobit dle vašich potřeb, ať už využíváte systém organizace GTD, ZTD, nebo  Coveye. Výše popsaný setup je jedno z velkého množství řešení workflow, jakého lze s aplikací dosáhnout.

Na stránkách vývojářů lze také najít řadu dalších tipů k používání aplikace, nejen v rámci GTD. Výše uvedené přizpůsobení je částečně možné aplikovat i v mobilní verzi aplikace pro iOS a Android, nicméně plnou kompatibilitu s tímto řešením (včetně podpory skupin seznamů) přinese až verze 3.0, jejíž vydání je plánováno na první polovinu tohoto roku.

Michal Žďánský

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 2

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Mám tady pár tipů a hacků na rozšíření funkčnosti 2Do pod iOS: http://barys.me/Sz9o.

    T.

  2. Zdeněk Pfleger napsal:

    Jsem začátečník.
    Tady čtu, že 2do je lokalizován do češtiny. Nějak jsem na to ještě nepřišel – poraďte,kde v nastavení to hledat.
    A ještě jedna otázka: Lze 2do synchronizovat s Google Calender?
    Díky předem za odpovědi.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru