Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Emailový minimalismus

Dalibor Špok

Dalibor Špok

DALIBOR ŠPOK / Psycholog, který se zabývá psychologickým kariérním poradenstvím, problematikou seberealizace a změny a tématem nadání u dospělých lidí. Je zakladatelem blogu o kariérním poradenství EtLabora.cz. Má rád život ve všech dimenzích a proměnlivost, kterou nabízí. (osobní stránky)
Dalibor Špok

I přes velmi pozitivní postoj ke zkoušení různých nápadů v oblasti produktivity mě nedávno napadlo, že existuje jedna oblast, ve které léta pracuji beze změn. Takřka nikdy jsem pravidla jejího fungování  neměl potřebu změnit. Mluvím o systému, kterým vyřizuji své emaily.

Nejedná se o žádný přelomový přístup. Podobné jsem viděl mnohokrát popsané na webech o produktivitě. Ale právě to, že podobné metody používá tolik lidí, je pro mě potvrzením, že jsou účinné.

Jaké jsou tedy hlavní zásady mého přístupu k emailům? Hlavním heslem je jednoduchost.

Na klientovi nezáleží

To není teze, ve které nabádám k ignorování našich zákazníků. Má vystihovat jednu z hlavních zásad  dobrých systémů produktivity: nezávislost na konkrétním programu, na konkrétní implementaci. Efektivní a jednoduchý systém mám tehdy, když bych jej dokázal během chvíle překlopit jinam. 

Nemám na mysli univerzální exportovatelnost nebo nutnost mít všechna data synchronizovaná v cloudu. Ale spíše požadavek, aby systém byl dostatečně jednoduchý, aby byl realizovatelný většinou programových (či skutečných) nástrojů, které jsou v dané oblasti k dispozici.  Je jedno, zda budu pro poštu užívat Mac Mail, Outlook nebo Gmail. Všude svůj systém lehce implementuji. Totéž by mělo platit i o jakékoli jiném systému produktivity (úkoly, kalendáře, projektové řízení…)

Prázdný inbox znamená mít hotovo

Zásada prázdného inboxu, tedy pravidelného vyprazdňování složky „Doručená pošta“, je mi velmi sympatická. Prázdný inbox však pro mě neznamená jen to, že jsem všechnu příchozí poštu roztřídil (rozhodl se, co je úkol; odpověděl; založil).

Mnoho přístupů ke zpracování emailů radí – na co nemůžete rychle odpovědět, přesuňte do jiné složky („Udělat“), ke které se vrátíte, až budete mít čas. To mi vždy znělo jako odkládání úkolů. Emailová komunikace vyžaduje odpověď nejpozději do druhého dne. Nechci zvyšovat riziko pozdější odpovědi tím, že si emaily před sebou někam schovám a zapomenu na to.

Proto můj inbox znamená: zde jsou všechny nové emaily i všechny nezodpovězené emaily. Jsou zde i emaily, které představují jednodušší úkoly, které je zbytečné přepisovat někam jinam.

Pokud se jedná o úkol, který je důležitý nebo jehož vykonání bude trvat delší dobu, samozřejmě si jej zapíšu (a email odstraním z inboxu). Nikdy jsem ale neviděl jako příliš produktivní zapisovat si celou řadu rychlých úkolů, které můžu hned vykonat během „vyřizování emailů“ (zkontrolovat článek pro autorizaci, doplnit zaslanou tabulku a poslat zpět, najít vhodný termín v kalendáři a odpovědět, zavolat někam). Žádné přepisování. Udělejte to hned.

Jakmile je inbox prázdný, znamená to, že jsem vše vyřídil a všem odepsal. Není prázdný každý den. Ale často také ano.

Tři štítky a dost

Některé emaily označuji štítkem:

Žlutý štítek WF: (waiting for, čekám na reakci) – označím tak odeslané emaily (resp. celé konverzace, protože emaily si zobrazuji dle konverzací). Takto označená konverzace znamená, že řada je nyní na druhé straně. Nebo že se na něco čeká. Že nemohu jednat. Štítkem WF: samozřejmě neoznačuji všechny emaily, kde je pravděpodobné, že mi druhá strana odpoví, ale pouze ty, kde tuto odpověď musím hlídat (tj. pokud mi neodpoví, měl bych sám proaktivně jednat, jinak hrozí riziko z prodlení či je to jinak v mém zájmu…).

Jednou za pár dní si zobrazím emaily se štítkem „WF:“. Odznačím ty, které jsou již vyřízeny, napíšu upomínku tam, kde je to potřeba nebo vykonám další akce (zavolám, zapíšu si úkol „urgovat XY až jej potkám“ apod.).

Šedý štítek Možná – označím tak různé návrhy, nabídky, nápady, které mi někdo pošle a já se do nich nyní nechci pouštět, ale je možné, že v budoucnu budou zajímavé. Tyto emaily pak procházím jednou za několik týdnů.

Fialový štítek Reference – označím tak všechny emaily, které můžu ještě potřebovat:

  • nesou dlouhodobou informaci (méně významná hesla, užitečné informace, podmínky)
  • nesou informace o krátkodobém projektu či úkolu, které je zbytečné někam přepisovat
  • chci mít tento email označený pro budoucí odpověď nebo přeposlání (např. z emailu vyplyne větší úkol, který si přepíšu do seznamu úkolů. Když je úkol hotov, chci o tom informovat právě v odpovědi na tento email – který si proto označím jako „reference“. Společně s funkcemi vyhledávání tak tyto emaily najdu velmi rychle.) Jednou za čas takto označené emaily projdu a odeberu štítky u těch, které již nejsou aktuální.

Emaily označené štítky většinou putují do archivu – naprosté minimum zůstává v inboxu (výjimkou je například žlutý štítek WF: na odeslaném emailu, kde musím mít odpověď ještě dnes – do inboxu v tomto případě klidně přesunu i odeslaný email.) Inbox tedy pro mě skutečně slouží nejen jako přehled nové pošty, ale i přehled nevyřízených restů a těch emailů, na něž čekám urgentní odpověď.

Žádné další organizování než tyto tři štítky nepoužívám (s výjimkou občasných složek – viz dále). Zkoušel jsem mít štítků více, emaily třídit podle dalších kritérií, ale takové systémy pro mě byly zbytečně komplikované a jejich udržování bylo náročnější než zisk. Vadilo mi, že abych si večer ověřil, zda nemám nevyřízený důležitý email, musel jsem se podívat semhle a tamhle a celému systému jsem díky jeho komplikovanosti nedůvěřoval. Se třemi štítky a inboxem je tomu přesně naopak.

Hned nebo co nejdříve – Jak mě inbox motivuje

Zásada většiny systémů produktivity, je udělat krátký úkol (který bych stejně musel udělat později) hned. Neodkládat jej, nikam jej nezapisovat.

Protože můj inbox je místem přehledu všech „nevyřízených emailů“ i „nových emailů“, je to velmi dobrá zpětná vazba, zda tuto zásadu dodržuji. V momentě, kdy se inbox plní, a má více než 10-15 položek, okamžitě začnu vybírat jednoduché emaily, na které stačí krátce odpovědět (nebo vykonat jednoduchou aktivitu). Během pár minut mám inbox redukován. Je-li čas, pouštím se do dalších, delších odpovědí.

Emaily v inboxu mám seřazeny dle času doručení, takže vždy kontroluji, zda na dně seznamu není některý email starší než jeden den. Zásada je, že na každý včerejší email musím odpovědět (výjimky samozřejmě existují, např. přes víkend). Pokud je email komplikovaný úkol, neměl být už dávno zde, ale v úkolníčku či kalendáři (a související email přesunut do archivu a případně označen jako „reference“).

Díky tomu, že pracuji pouze z inboxu, jasně vidím, kolik mám ještě práce než budu mít „vše vyřízeno“. Pokud mám hodně emailů (typicky v pondělí), klidně začnu těmi nejjednoduššími, abych „vyčistil inbox“. Je úlevný pocit rychle zredukovat seznam na polovinu a pak dobývat obtížnější emaily. Je to hra. Výsledkem je prázdný inbox. Alespoň pro tuto chvíli.

Spolehnout se na hledání

Moderní vyhledávání je tak spolehlivé a pohodlné, že jsem zcela opustil ukládání emailů do složek. Cokoli  potřebuji najít, najdu do deseti sekund (pomáhá mi i označování emailů jako „Reference“). Občasnou výjimku představují projekty, kde musím nejprve shromáždit hodně emailů různých odesílatelů, a poté shrnout jejich odpovědi nebo v návaznosti na ně reagovat – zde zřizuji složky. Činím tak ale maximálně párkrát do roka. V zásadě tedy používám pouze dvě složky: „Inbox“ (Doručená pošta) a „Archiv“ (Všechna pošta).

Nemažu

Zde se odchyluji od přívrženců minimalismu. S výjimkou spamu a obchodních nabídek svou poštu nikdy nemažu. Vše přečtené a vyřízené putuje do Archivu. Smysl radikálního mazání jsem nikdy příliš nechápal, zvláště když funguje rychlé vyhledávání a kapacita emailové schránky dnes není problémem. Nikdy totiž nevím, kdy se budu potřebovat podívat, o čem jsem si s daným odesílatelem už dříve psal, zda jsme již nebyli dříve v kontaktu apod.

Vypínám

Osvědčená taktika produktivity je vyřizovat emaily pouze v předem daných časových blocích. Každý si samozřejmě musí tento přístup upravit podle své práce – zákaznický servis bude muset kontrolovat emaily častěji než top manager. Ale obecně se domnívám, že pro většinu zaměstnání otevření emailové schránky (tedy nejen otevření, ale také VYŘÍZENÍ) třikrát denně zcela postačuje.

Neexistuje větší zabiják produktivity než oznamovací ikonky „Máte novou poštu“. Ideálně ještě se zvukovým signálem. Jak se chcete zanořit do obtížného úkolu, když z něj budete neustále vyrušováni? Potřeba poštu neustále kontrolovat se u mnohých uživatelů stalo nenápadným prostředkem prokrastinace: Ještě musím odepsat na tento email – o důvod více, proč se nepustit do nepříjemného úkolu… Pokud to vaše povolání vyžaduje, kontrolujte klidně email každou hodinu. Ale potom – ho vypněte.

Email tedy několikrát za den otevřu, co nejvíce v inboxu vyřídím (odpovím, založím, definuji úkol jinde). A zavřu. Přes víkend email většinou neotevírám. To jsou osvědčené zásady mé duševní hygieny.

Připravené texty a šablony

Za mimořádně důležité považuji připravené texty nebo šablony emailů. Šetří enormně času. Do emailů je vkládám pomocí menu, které vyvolám stiskem klávesové zkratky (používám ClipMenu pro mac).

Hojně využívám také funkce nahrazování textu (nejen v emailech): mé jméno, pozdrav, často opakované fráze…které vyvolám napsáním dvou písmen s podtržítkem: „Do_“ se mi změní v „Dobrý den,“, „Da_“ se mění v „Dalibor Špok“ apod. Jistě, ušetříte jen sekundu či dvě, ale když to násobíte každodenním počtem opakování těchto vět a frází, jedná se již o podstatnou úlevu, která často rozhodne o tom, zda máte chuť na další email odepsat hned, nebo to odložíte.

Pokud bych měl jmenovat deset nejužitečnějších typů produktivity v mém životě vůbec, pak bych rozhodně mezi nimi jmenoval právě tento: připravené šablony a nahrazování textu.

 

A co se osvědčilo ve vyřizování pošty vám? Budu rád, když své zkušenosti shrnete do komentářů.

Dalibor Špok

Sponzorem tohoto týdne je Kia cee’d

 

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 11

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Tom napsal:

    Dalibore, díky zajímavý článek s tipy (vidíte, umím Vás i pochválit :-)). Co se týká toho waiting for tak používám fintu, kdy svůj vlastní email zadám do skryté kopie s tím, že mám nastaveno pravidlo, aby se mi všechny tyto emaily hromadily ve složce waiting for. Pak stačí jednou za čas do složky waiting for kouknout a buď email smazat (pokud již adresát reagoval) či poslat kind reminder.

  2. Jan Voňka napsal:

    Dobrý den, hezký článek a návod. Trochu v tom poznávám knihu Zen a hotovo, kterou právě čtu a snažím se podle ní řídit :-) Nikdy jsem mazání emailů v doručené poště moc neřešil a tak tam hnilo dost emailů. Potom jsem se začal řídit návykem v knize a vyhodilo 4500 emailů během dvou dnů. Nyní mam v doručené poště 3 emaily, které musím dořešit, jakmile budou hotové a budu vědět, že je nepotřebuji, půjdou do koše, popřípadě do složky k tomu určené. Outlook bude čistý a já budu mít lepší pocit.

  3. Sandy napsal:

    Dobrý nápad a hezky napsáno. Díky.

    Jinak – nadefinované fráze taky používám a je to obrovský pomocník ;)
    Jen kdyby náhodou někdo nevěděl – pro win se mi osvědčila aplikace PhraseExpress (zdarma) – na Macu ted budu hledat nějakou alternativu (levnější) za TextExpander takze zkusím zmíněnou aplikaci v článku ;)

  4. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @Sandy: s ClipMenu je u mě naprostá spokojenost (nejen pro šablony textů (snippets), ale i pro uchování historie schránky, což je také k nezaplacení. Co se týče nahrazování textu (tedy nahrazování několika písmen celou frází či větou), úplně postačující náhradou za TextExpander je podle mě „text replacement“ v systémových nastaveních + povolit nahrazování textu v daném programu (edit->substitution->text replacement)

  5. Sandy napsal:

    Jasně, systémové využívám na iOS stále, ale mají „trochu nevýhodu“ ve svém „jednořádkovém módu“ což není vždy úplně ideální.
    Ale zase je dlužno dodat – „za tu cenu…. “ :)

  6. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    Aha, tak na iOS to nemám vyzkoušené. Ale na macu lze bez problémů do systémového nahrazování textu vložit i mnohořádkové fráze, volné řádky apod. (tuším pomocí ctrl-enter nebo podobné kombinace kláves)

  7. Josef Jasanský napsal:

    Dovolím si přidat i svoji (minimalistickou) verzi práci s e-maily:) Pracuji pouze v Mac prostředí (Mail.app), případně iOS, přiznávám proto, že pro Win-Outlook prostředí je tento postup zatím nepoužitelný;)

    Princip:
    – jedna složka – Inbox s přijatou poštou (imap protokol)
    – jeden SmartBox – „nepřečtené“ (nastavené pravidlo složce)

    Postup:
    – při kontrole přijatých zpráv (nepřečtené) zprávu buď:
    – vymažu – je k ničemu, nebo
    – zpracuji hned – pravidlo 2′, nebo
    – přepošlu někomu ke zpracování (deleguji), potom clippingem do inboxu v OmniFocusu, nebo
    – přepošlu do inboxu v Evernote – reference, nebo
    – pomocí clippingu vložím do inboxu v OmniFocusu – v poznámce ponechám pouze prolink k e-mailu
    ..vše:)

    Mailového klienta používám v jen jako nástroj komunikace, nijak v něm zprávy netřídím, nearchivuji ani neupravuji (štítky, složky, apod.). Jak jsem ale zmínil v úvodu, systém je založený na Mac prostředí + spolupracuje s dalšími app, vyžaduje tedy splnění několika podmínek.

    Zdraví JJ

    • Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

      Josefe, díky. Prakticky tam vidím 90% podobného. Hlavní rozdíl je, že můj systém není tak systematický :-) – neprolinkovávám emaily do úkolů nebo poznámek, ale k jejich rychlému nalezení mi slouží štítek „Reference“.

      Čím dál více totiž zjišťuji, že nejlépe pracuji, když je můj seznam úkolů prostě krátký, proto se jej snažím co nejvíce eliminovat metodami jako „drobný úkol udělej hned“, nápady piš úplně jinam… U toho se mi právě osvědčuje přístup „batchů/dávek“ – stejné aktivity shromažďovat na jedno místo někam jinam, ne do seznamu úkolů (v tomto případě emaily se štítkem WF: mít na jednom místě v emailovém klientovi, seznam na nákup mít na jednom místě atd.). Seznam úkolů mi pak zbude skutečně na aktivity, které nezapadají nikam jinam (nejsou v kalendáři, emailu, v nákupním seznamu, v nepřečtených SMS…..).

      Cítím tak menší zahlcení než když jsem se kdysi pokoušel mít jednu aplikaci shrnující toto vše (á la Omnifocus) Ale to už záleží na individuálním stylu – věřím, že vám to vyhovuje. Já bych se v komplikovanějším/delším seznamů úkolů rychle ztratil a přestalo by to pro mě být jednoduché a motivující.

  8. Aleš napsal:

    Já si myslím, že 100 lidí, sto způsobů na to, jak si každý spravuje svůj inbox. Někdo je systematik, někdo chaotický. Rozhodně se neztotožňuji s tím, že mít tři štítky je dostatečné, asi je to ale o tom, kolika tematickými skupinami člověk řeší. Mít dvě složky, to bych asi nedal, obzvláště, když člověk potřebuje archivovat i emailovém klientovi. :)
    Ale bezva článek, určitě minimálně na dobré zamyšlení!

  9. Radim Ch. napsal:

    Hmm, zajimavý systém. Asi zkusím, zda by se dal aplikovat i na mou profesi. Jsem projektant a jako takový dělám na vícero zakázkách. Používám klienta Thunderbird a bohužel, nebo bohudík mám složek hodně. Přemýšlel jsem, jestli existuje něco, čím by se daly „klonovat“. Protože dělám na více zakázkách najednou, tak pro každou mám založenou složku s názvem akce a pod ní podsložku Doručená a Odeslaná. Nastavím filtr s klíčovým(i) slovem(y) a maily se třídí do jednotlivých akcí a podle důležitosti té které zakázky na maily reaguji. Většinou přečtu všechny a znovu označím jako nepřečtené ty, ke kterým se chci vrátit. Odpovědi mám nastavené, že se mi ukládají do složky ke zprávě na kterou odpovídám. A buď je hned, nebo posléze přesunu do odeslané (stále mám dilema, zda je tam nechávat, nebo odsunout, občas je to výhoda, jindy nevýhoda). Po skončení zakázky celou složku většinou přesunu do archívu, nebo udělám zálohu mailu a smažu (po roce, dvou)

    Mail většinou jede stále a hlavně v době, kdy projektuju a potřebuju komunikovat s profesema je to fičák. Ale pokud potřebuju čas jen pro sebe, tak ho vypnu a jedu. Kdo něco hodně potřebuje většinou pak stejně zavolá, když nemá odpověď „včas“.

    Možná zkusím, něco z uvedených postupů aplikovat taky. Protože Inbox prázdný opravdu nemám. Většinou jsou tam ještě nezařazené maily malých zakázek a nebo jiné zprávy. Většinou pak jednou za čas udělám úklid pomocí „Delete“, čímž složku protřídím. Ale myšlenka vše odsunout jinam se mi líbí. Ta bude asi první co aplikuji.

    A úkoly zapisuju na papírky (nebo do diáře), které se mi pak válí po stole, nebo v peněžence. Protože nemám rád, když na mně stále vyskakuje úkolníček a prudí. Navíc je super si je pak při odchodu naskládat na klávesnici a ráno před startem PC zhodnotit prioritu a postup „likvidace“ jednotlivých úkolů.

  10. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @Radim – pokud potřebujete mít přehled všech vzájemných zpráv po jednotlivých projektech, pak je samozřejmě třídění do složek dobré. Když jsem dříve realizoval více náborových projektů paralelně, činil jsem totéž – emaily mi tak (efektivně) nahrazovaly databázi životopisů v daném výběrovém řízení… Takže samozřejmě je třeba přizpůsobit organizování emailů stylu práce – zda potřebujete mít kompletní přehled veškeré pošty mezi více adresáty v rámci projektu, nebo vám stačí funkce hledání. (Ale zjistil jsem, že často se DOMNÍVÁME, že tento přehled musíme mít, ale ve skutečnosti funkce hledání naprosto postačuje…)

    Ani třídění do složek nebo více emailových schránek však nevylučuje jednoduché označování štítky. U thunderbirdu (a dalších klientů) je právě ta výhoda, že emaily označíte jedním štítkem (např. WF:) napříč všemi emailovými účty či složkami a nemusíte se starat, do které konkrétní podsložky zrovna daný email přesunout (ve kterém účtu se pohybujete, kde je daná podsložka atd.) – v tomto jsou štítky pro toto označování výhodnější než složky.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru