Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v 2Do – Dát mu šanci?

By on 20. 1. 2014 in Nástroje with Počet komentářů: 3
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Chvíle, kdy se objeví na trhu nový nástroj slibující ještě efektivnější/kreativnější správu úkolů, podněcuje ve mne pokušení – vyzkoušet jej. Chlácholím se, v momentě, kdy z karty jdou peníze směrem k vývojářům, že přece jde o součást mé práce. Objevovat, testovat, abych účastníkům svých školení mohl radit hodnotněji a pestřeji.

Software s libozvučným názvem 2Do mne kdysi maličko rozviklal, to ještě tehdy neměl svoji desktopovou aplikaci. Zkoušel jsem s ním pracovat na telefonu a iPadu a oceňoval, co všechno (a že toho bylo!) dokáže. Jenže s postupem času mi začala přesycenost funkcemi spíše komplikovat práci, hledal jsem a pracoval s minimalističtějšími nástroji, abych se na dlouhý čas vracel vždy k OmniFocusu. Ano, ten nastavit k jednodušší podobě lze.

Když se u 2Do objevila verze pro Mac, mrknul jsem na screenshoty, ocenil, že to vypadá dobře, ale neinstaloval a nezkoušel. Nechal jsem se k tomu přemluvit kamarádem, to už ale aplikace prošla významnou aktualizací – jak v ovládání, tak v designu.

První doteky

Po přechodu od OmniFocusu se 2Do zákonitě zdá vymazlenější. Může i hýřit barvami, současně má v sobě stále kabát šitý jednoduchosti. Když jsem se začal automaticky chovat dle zvyklostí z předchozího nástroje, zakopával jsem. Kupříkladu 2Do nemá jako valná většina (nebo vlastně všechny ostatní?) programů defaultně nastavenou schránku. To, co je zcela nahoře (a ikonou ji i připomíná) vám ukáže všechny úkoly. Zmaten jsem cestu z bludiště nakonec našel, zkrátka si vytvoříte seznam (nazvaný třeba) INBOX a v nastavení aplikace určíte, že pomocí klávesové zkratky přidávané nové úkoly – kupříkladu směrem z poštovního klienta – budou směřovat právě do tohoto seznamu. Nelze říci, že by mělo jít o nějaký neduh softwaru, přeci jen mi to přijde zbytečné, otravovat uživatele, aby si vytvářel seznam INBOX, když metoda GTD (a i ty, které můžeme nazvat jinak) se schránkou počítají. A mnohem raději bych měl schránku zkrátka úplně nahoře v levém postranním panelu a nemusel ji hledat až mezi přehledem seznamů.

Výše uvedené nabourání mé navyklosti mě začalo od dalšího používání 2Do odrazovat. Přidávalo se k tomu několik dalších otazníků. Zatímco úkol má u sebe tradiční čtvereček na odškrtnutí, s projektem je to jinak. Nachází se zde ikonka kufříku (tu by můj vkus rozhodně nepotřeboval) a až kamarád mi řekl, že mám kliknout na ni, aby se projekt přesunul do dokončených.

Učit jsem se musel při nejrůznějších způsobech filtrování toho, co vám aplikace zobrazí. Když odmyslím štítky, zůstává zde ikona sluníčka, pomocí níž určujete, o jaký časový horizont půjde. Pak také lze nejrůznějším způsobem řadit úkoly – podle termínů (nahoru, dolů), podle priorit, podle začátku atd. atd. A ještě k tomu lze schovat naplánované věci (které ještě nemají svůj začátek) nebo si vytvořit chytré seznamy, které pak filtraci provádějí sami a rychle. Variant do aleluja, takže se nedivte, že jsem zatoužil si vzít do rukou prostě jen pero a papír a spravovat vše takhle.

Jenže…

Přehled vlastností softwaru

Dává to smysl

… stejně jako v případě OmniFocusu, před kterým řada utíká pro jeho složitost, veškerá námaha se pojí především s prvním získáváním zkušeností. Dáte-li práci s 2Do alespoň jeden intenzivní týden, budete a) vědět, co kde odkliknout, b) vědět, co odklikávat vlastně nepotřebujete, protože to nepotřebujete. Obojí jsem se naučil a začal k 2Do získávat jiný vztah.

Ano, stále se nezbavíte soudu, že 2Do nabízí hodně funkcí a vy přece jste minimalisti, takže je nepotřebujete. Jenže ona ta opěvovaná jednoduchost může mít svoji druhou stranu. (Odzkoušel jsem jak u papíru, tak třeba u TaskPaperu.) Má zkušenost mi říká, že pokud chci fungovat co nejefektivněji, nejenže nechci mít z hlavy krabici pro projekty a úkoly, tak ani v nástroji nechci mít hezky jednoduše vypadající nepořádek. 2Do má proto tolik funkcí, abyste se dostali ke skupinám úkolů co nejrychleji, ke skupinám úkolů, které spolu nějak souvisejí. Nebo abyste viděli jen to, co je pro vás v danou dobu aktuální, co má prioritu, co nějak souvisí s konkrétním člověkem, místem…

To, co se mi na OmniFocusu vždy líbilo, byla možnost nevidět věci, které mají svůj začátek třeba až za dva týdny. 2Do takových filtrů nabízí více, a proto ve výsledku může být obrazovka mnohem jednodušší, oproštěná od neaktuální/v daný čas nedůležitých položek.

2Do_01

Ovládání

Chce to čas. Pracuji s 2Do tři týdny a vím, že stále ještě není má práce s ním ideální. Snad proto, že mi schází možnost revize (zvyk z OmniFocusu), snad proto, že lze sice vytvořit skupinu seznamů (pro mě jde vždy o roli), ale rozklikat jdou jen ty seznamy (popř. jednotlivé projekty), nikoliv klepnout na skupinu seznamů a vidět úkoly v rámci kompletní role.

Nějak se mi nepodařilo také zjistit, jak nastavit to, aby předmět emailu, který odešlu do schránky 2Do, byl zněním úkolu. Předmět se totiž dá do závorky a před to se napíše New Task. Jde tedy o to, že musím New Task přepsat. Vím, že to dává i jistý smysl – předměty mailů bývají mnohdy nešikovné, takže bych je musel stejně přepisovat, nicméně…

V podstatě jde ale o jediné mouchy, které mne napadly. Zbytek zkušeností je pozitivní. Jestliže jsem hovořil o barvičkách, vše je decentní, naopak to má výhodu při zobrazování úkolů napříč seznamy. Co seznam to jiná barva, takže se můžete podle barevného ohraničení (vlevo na řádku) i řídit.

Uživatelské rozhraní má vůbec příjemné vzezření. Oddělování úkolů například podle termínů vám hezky dává na vědomí, co vás čeká nejdříve, co později a kdy. Štítků můžete přidávat více (oceňuji, i když by zapřísáhlí uživatelé GTD protestovali) a zobrazit je v pravém panelu a snadno tak ze zobrazených úkolů ukázat pouze ty, které se týkají třeba emailů.

Chytré seznamy se vytvářejí poměrně snadno, řadu z nich má aplikace už od počátku nastavených. 2Do zkrátka počítá, že toho budete do aplikace sypat i hodně a neměli byste se v tom utopit.

Lidem, kterým se nyní dere na jazyk kritika, že bychom neměli zahltit nástroj zbytečnostmi, rovnou říkám, že tam zbytečnosti nesypu. Hlava se naučila využívat intuici a to, co prostě není podstatné a nesouvisí s tím, kam chci jít, maže. Přesto zůstává v systému dostatek položek na to, abych byl vděčný za to, že jsou někde uložené mimo moji hlavu a můžu být klidný, neboť mají svůj pořádek, následnost a občas i přidělené termíny.

Dlouho už se nespoléhám pouze na program s projekty a úkoly, protože mi v GTD schází větší perspektiva, plánování. Jde tedy o výchozí systém, který doplňuje druhou rovinu – práci s kalendářem/diářem. (O tom ale jindy.)

2Do_02

Zůstat?

Kladu si otázku, zda tedy u 2Do zůstanu. Upřímně, iOS aplikace jsou nyní, když je na světě iOS7, ošklivé a prostě se mi vůbec nelíbí. Vývojáři pracují na změně. Hodně jsem si oblíbil iPhone verzi OmniFocusu a schází mi jej čistota. Na druhou stranu mi 2Do dává smysl – a k tomu všemu, umí spolupracovat s poštovním klientem Airmail, na který jsem přesedlal pro jeho uživatelskou přívětivost. (Jenže, ehm, v další aktualizaci bude už umět Airmail spolupracovat i s OmniFocusem…).

Zatím tedy vydržím. 2Do si získalo mé sympatie a určitě mě bude zajímat, má-li s ním někdo z vás také zkušenosti.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Denis napsal:

    Omnifocus jsem vzdal díky jejich cenové politice, kdy si za iPhone aplikaci řekli znovu o plné peníze. Při představě, že bych letos dával znovu 40€ za iPad verzi a 70€ za desktop, se mi začalo dělat šoufl:-). A tak jsem se nejdřive vrátil k Things, abych nakonec zakotvil u Wunderlistu a jsem nesmírně spokojený, nástroj zdarma umí vśe co potřebuji, jako jediný je multiplatformní, a na začátek roku 2014 chystají verzi 3, která přinese další vylepšení. Na 2Do jsem se díval, ale zjistil jsem, že mi Wunderlist bohatě stačí:-)

  2. Martin Švec napsal:

    Nástroj vypadá hezky. Přesto ale z důvodu minimalizace používaných řešení a hodně očesaného GTD používám i nadále Evernote společně s Google kalendářem a Google dokumenty. Evernote hodně posílily upomínky a funkci sdílení zapojuji také hodně často.

  3. KeOp napsal:

    Zdravim,

    jak je to s preposilanim ukolu z emailu? lze jako u OF z jakehokoli emailoveho uctu nebo to jde jen pres nejaky script na Macu z programu do programu?
    Lze k ukolum pridavat ruzne prilohy?

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru