Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Život s Evernote: Vedení katedry (týmu)

By on 18. 11. 2013 in Nástroje with Počet komentářů: 3
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Přichází na řadu třetí díl o využití služby (a aplikací) Evernote v praxi. Zatímco první část se zaměřovala na proces sběru a následného třídění, následující text se už zabýval konkrétním zapojením Evernote, a to do procesu výuky na vysoké škole. I tentokrát si zvolíme školu jako odrazový můstek, ale zabývat se už budeme vedením – katedry, týmu…

Proč zvolit Evernote k vedení týmu

Otázku bych mohl zobecnit. Proč vlastně coby vedoucí katedry uvažovat nad nějakým online nástrojem, když mohu de facto vše řešit přes osobní setkávání, porady, soubory, složky a… ano, maily. Otázka má svou legitimitu, vždyť zrovna můj tým pedagogů není vycestovaný po světě, není potíž se sejít. Jak ale následující příklad mého využití ukáže, Evernote lze ve velmi zjednodušené podobě opravdu efektivně zapojit do vedení katedry (týmu), už proto, že – a nyní odkáži na první díl mé série – Evernote také slouží jako určitá osobní wikipedie, tedy poskytuje odkudkoliv a kdykoliv přístup k nasbíraným a vytvořeným podkladům. Ale o tom až za chvíli.

Otázka v podnadpisu souvisí i s druhou rovinou. Proč právě Evernote? Proč si nevybrat jinou službu. Existuje celá škála a třeba (i na našem webu recenzované) Trello bylo dlouho mezi nominovanými favority, po kterých jsem pokukoval. Jenže, jak už ukázal předchozí díl o e-learningu, jde mi o co možná největší pohodl protistrany. Což o to, já se s nějakou novou službou naučím, dokonce mě to baví, ale přinutit k tomu i své okolí (pedagogy a studenty), to už je věc jiná. Pro Evernote jsem se rozhodl nejen kvůli jednoduchosti výstupu, ale také kvůli minimalizaci množství nástrojů, s nimiž pracuji (a s nimiž oslovuji svět okolo sebe).

Základní struktura v Evernote

Jak už jsem odkryl, v Evernote (stejně jako jinde) si základní strukturu odvíjím od svých rolí, které zastávám. A tak svůj speciální zápisník má i role VEDOUCÍ AAT (= AAT znamená Ateliér animované tvorby). Už od samého počátku, kdy jsem se o post vedoucího ucházel a prezentoval své záměry, jsem rozvětvil své působení do čtyř základních pilířů, na kterých veškerou práci stavím. Každý z následně uvedených pilířů má i svůj podzápisník v rámci VEDOUCÍHO AAT.

  • VEDENÍ ATELIÉRU (zaměřeno na organizační záležitosti, agendu)
  • RŮST ATELIÉRU (zaměřeno na koncepční záležitosti, výuku, externí přednášky/workshopy, exkurze)
  • KOMUNIKACE ATELIÉRU (zaměřeno na vnitřní komunikaci s pedagogy, fakultou a se studenty, na vnější komunikaci s okolím)
  • PREZENTACE ATELIÉRU (zaměřeno na propagaci – koncepce a strategie, festivaly, výstavy…)

Výše uvedená struktura pochopitelně umožňuje nejen se vždy zaměřit na konkrétní oblast k řešení/přemýšlení, ale také zpřehledňuje dohledávání/filtrování poznámek. Dodávám, že prakticky vůbec nepoužívám štítky.

Prakticky vše v Evernote

Když odmyslím nějaké speciální tabulky (úvazkové listy), spravuji katedru a komunikuji se studenty (nemyslím nyní podklady ke své výuce, tedy v rámci roli PEDAGOG) výhradně jen přes Evernote.

Společníka Evernote mi však ještě dělají Google dokumenty, především tabulky nebo formuláře.

evernote_informace

Informace pro studenty o organizaci výuky

V porovnání s e-learningem, kde jsem studentům nasdílel jediné URL směřující na ústřední poznámku o předmětu, je tento postup složitější, neboť studenti mají těch adres více. Nemůžu a nechci sdílet odkazy na zápisníky, protože některé věci se vztahují k RŮSTU, jiné ke KOMUNIKACI apod., takže by měli studenti odkazy ke všem zápisníkům, ale pouze některé z poznámek v daných zápisnících se jich týkají, pouze některé mají vidět. Pokud bych tedy sdílel URL zápisníků, měli by studenti přístup ke všemu, co do daných zápisníků vložím. Nehledě na to, že přeci jen po otevření URL zápisníku může být někdo trošku zmatený – v prohlížeči stránka už vypadá prakticky jako služba Evernote, láká také k vytvoření vlastního účtu a zbytečně by to tak mohlo studenty mást.

Proto studentům pravidelně (1-2x za měsíc) posílám odkaz na tzv. Informace pro studenty AAT (číslo) – měsíc 2013. Taková poznámka obsahuje nejbližší události a aktuální informace. De facto jde o obdobu ústřední poznámky k předmětu, o které jsem psal v minulém článku. Mohl bych pochopitelně obsah takové poznámky vypsat do e-mailu, ale nedělám to. Proč? Protože v Evernote jsem si našel vyhovující způsob editace a formátování (barvy, zalomení), který by se mohl studentům v rozličných poštovních klientech (a při různém nastavení) rozhodit.

Navíc vždy dané poznámky archivuji a poté dávám k dispozici do přehledu, aby se k nim i studenti mohli dostat zpětně (a pro mě slouží také jako archivace činností a komunikace).

Poznámka Informace pro studenty AAT ale sama v sobě obsahuje čas od času i další odkazy na jiné poznámky. Například v poznámce informuji o připravované exkurzi do Prahy, vypíši v bodech jen to podstatné, ale pak nabídnu odkaz na poznámku v Evernote, v níž naleznou studenti veškeré detaily (spoje, náklady, rozpis programu…).

Potýkal jsem se ze samého počátku také s dilematem, zda všechny organizační a koncepční věci dávat na web fakulty, resp. ateliéru. Což o to, být tam musí, ale zda je tam přímo vytvářet. Nakonec jsem se rozhodl pro variantu, kdy do stránek webu jsem vepsal pouze základní informace, které obsahují v sobě odkazy na Evernote poznámky. (Například v sekci Absolventské ročníky se nachází odkaz na poznámku se všemi podstatnými termíny a informacemi pro studenty absolventských ročníků.) Proč?

Upřímně, nebaví mě editovat text v redakčním prostředí našeho webu. Je to pro mě složitější a ne vždy je výsledek takový, jak bych si představoval. (A rozhodně není tak hezký jako poznámka v Evernote.) Obrovskou výhodu má Evernote také v tom, že když náhodou zjistím chybu, nebo potřebuji cokoliv aktualizovat, vezmu telefon a změna se okamžitě v poznámce objeví.

Jenže takových poznámek, které se týkají koncepce výuky a její organizace je samozřejmě více, proto jsem vytvořil také ústřední Soupis odkazů pro studenty Animované tvorby. Vygeneroval jsem jednu konkrétní URL a tu poslal studentům, aby si ji uložili do prohlížeče. (Pochopitelně se toto týká i pedagogů.) Vybral jsem ty nejpodstatnější odkazy na poznámky a vypsal. Současně tento soupis slouží také jako archiv (tedy výpis odkazů na předešlé zprávy pro studenty).

Zmínil jsem, že mi ještě společníka dělají Google dokumenty. To v takovém případě, kdy třeba vypíši workshop, exkurzi a potřebuji vědět, kdo se zúčastní. Pošlu odkaz na tabulku vytvořenou v Googlu a studenti se zapíší. Formuláře využívám ve chvílích, kdy potřebuji získat jednoduše a efektivně zpětnou vazbu nebo názor (např. při plánování podoby a termínů večerního diskuzního klubu ateliéru).

Kromě „odemčených“ tabulek, kam se mohou studenti vepisovat, sdílím v rámci Evernote poznámek pak i odkazy na tabulky uzamčené. Když studenti odevzdávají k průběžné kontrole nadefinované fáze svých absolventských prací, vepíši do speciální tabulky datum, kdy podklady poslali. Jakmile je to po termínu, je barva červená, takže každý z pedagogů (a vlastně i studentů) ví, že kdo už je „v ohrožené zóně“. (Mimochodem, zde se ještě vlastně zapojuje i Dropbox, neboť sesbírané podklady jsou archivovány u mě a sdílené v rámci pedagogů ateliéru ve složkách pod Dropboxem.)

evernote_cviceni

Evernote a řízení a katedry

Na podobné bázi funguje i komunikace s pedagogy. Dostávají poznámky, v nichž nastiňuji budoucnost ateliéru, shrnutí dosavadního fungování, najdou zde výpisy termínů, zadání atp.
Na začátku každého měsíce sepisuji Zprávu o činnosti ateliéru, která shrnuje vše podstatné z měsíce předchozího, a to ve struktuře VEDENÍ ATELIÉRU, RŮST ATELIÉRU, KOMUNIKACE a PREZENTACE. Nejenže ji posílám kolegům pedagogům z ateliéru, ale také studentům, vedení fakulty a dávám k dispozici k přečtení i vedoucím ostatních ateliérů. (Tato Zpráva je podobně koncipovaná jako Informace pro studenty ateliéru, jen je oficiálnější. Nicméně obsahuje v bodech i zahrnuté odkazy na jiné poznámky v Evernote, je to pro ty, co mají zájem se dozvědět více. – Například zpráva obsahuje informaci o tom, že tehdy a tehdy proběhlo setkání se studenty na téma hodnocení výuky a návrhy změn, a připojuje odkaz na poznámku psanou v Evernote, která obsahuje zápis, tedy konkrétní poznatky ze schůze se studenty.)

evernote_zprava

A abych toto shrnul, dávám do Evernote opravdu maximum poznámek, nápadů, vytvářím zde soupisy termínů (jen speciální ateliérový kalendář sdílím přes Google), podmínek a zadání… Dokonce v Evernote vytvářím pozvánky na události (do poznámky přiložím i plakát). Snažím se pak mít e-maily vyloženě stručné, pouze s poukázáním na URL adresu poznámky, v níž najdou pedagogové a studenti to podstatné.

Pokud bych používal Evernote pouze na oblast, o níž jsem se rozepsal tentokrát, s největší pravděpodobností bych si vystačil se základní neplacenou verzí služby. Na rozdíl od e-learningu v toto případě nenahrávám nějaká obsáhlá data, jde vesměs o poznámky vytvořené uvnitř Evernote.
Jak jste si všimli, vůbec do chodu a vedení ateliéru nezapojuji aspekt týmové kolaborace v rámci Evernote. Vzhledem k velkému počtu lidí, kterých by se to týkalo, jsem to uznal za nemožné a vlastně i za nepotřebné. Chod ateliéru ovlivňují sice všichni ti, kdo mají zájem a chuť, poznámky (ano, často psané rukou do zápisníku) ale přetvářím do Evernote já sám, aby to mělo jednotnou „štábní kulturu“ a také za obsah zodpovídám (a hlídám jeho aktuálnost a dostupnost).

Pro studenty i kolegy je to pak vlastně bezstarostné, nemusejí se s ničím novým učit, nikam registrovat, pouze si čtou a mají na v pozornosti poznámky otevíratelné v prohlížeči.

(Interaktivnost tedy figuruje pouze v prostředí Google dokumentů. A velmi omezeně v případě, kdy skrze Evernote vypíši úkoly pro svoji asistentku, ona si je vytiskne a zaškrtává, co už je hotovo, pak mi list předá.)

Pro představu: zde je odkaz na jednu z poznámek, ta se týká absolventských ročníků. 

Závěrem snad už jen to, že přemýšlím nad dalšími možnostmi, jak tento způsob vylepšit. Zapojit i multimediální poznámky? Napadá vás něco? Jaké jsou vaše zkušenosti, případně máte doplňující otázky?

 

P.S.: Ve čtvrté části se zaměřím na Premium verzi Evernote a na iOS aplikace a další doplňky a služby, které jsem odzkoušel.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Vlado napsal:

    Ďakujem za seriál. Je super, že zdieľate svoje skúsenosti. Otázka: všetky texty a tabuľky uvedené v článku su vytvorené v Evernote?
    Obsah tvoríte v tablete, iPhone alebo macu?

  2. Vlado napsal:

    Evernote používam zatiaľ len ako osoba. Rozmýšľam ako ho „správne“ nasadiť v podnikaní. Zdieľanie info a pod. Riešim podobný problém s novými nástrojmi: mám ich rád a rád sa učím, ale moje pracovné okolie zrejme zaťažujem, keď chcem rovnaký prístup v tejto oblasti :) Preto hľadám jednoducho použiteľný spôsob/nástroj, ktorý bude vyžadovať minimálnu mieru učenia sa…
    Používame Highrise (veľmi intuitívne a jednoduché CRM) a preto trochu testujem Basecamp. Ten však vyžaduje určitú mieru interakcie.

  3. Milan Třešňák napsal:

    Lukáši, díky za tento seriál. Konečně jsem se dokopal (po přečtení) Evernote začít používat. A zatím velká spokojenost. Díky.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru