Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Systém „Připoutejte se, přistáváme“

By on 28. 11. 2013 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 6
Dalibor Špok

Dalibor Špok

DALIBOR ŠPOK / Psycholog, který se zabývá psychologickým kariérním poradenstvím, problematikou seberealizace a změny a tématem nadání u dospělých lidí. Je zakladatelem blogu o kariérním poradenství EtLabora.cz. Má rád život ve všech dimenzích a proměnlivost, kterou nabízí. (osobní stránky)
Dalibor Špok

Krásně se létá v oblacích.  Tak rádi čteme, přemýšlíme a píšeme o nejnovějších aplikacích a metodách v oblasti produktivity. Autor tohoto článku není výjimkou. Je-li však takových aktivit příliš, mají především jeden hlavní efekt: Skutečná práce stojí. Zjistíme, že se neudělá sama. Bez ohledu, jestli vyprázdníme inbox třikrát denně nebo jednou týdně a bez ohledu na to, jak moc toto své zásadní životní dilema sdílíme na sociálních sítích.

Připoutejte se, přistáváme

Rád bych dnes přinesl několik svých zkušeností pro čtenáře, kteří nechtějí dále létat v oblacích, ale i pro ty, kteří chtějí jen trochu snížit výšku. Uveřejňuji proto přízemní (až běda), ale velice efektivní a osvědčený způsob, jak organizovat své aktivity. Obsahuje to nejdůležitější, co pro mě i pro mé klienty během let mých zkušeností s řízením vlastních úkolů a projektů i výuky time managementu fungovalo.

Níže uvedený přístup má jedinou nevýhodu: Není příliš sexy. Každou z těchto rad jsme slyšeli nejméně desetkrát. A právě proto, že jsme ji slyšeli desetkrát, přijde nám stará, vyčpělá, nehodná diskuze. Jdeme dále, překlikneme na další článek. Slibující modré z nebe. Slibující fantastický let. Pěkně nás motivující, posilující naši představu, jací budeme supermani, až implementujeme nebo upravíme „ten pravý systém“… A práce dále stojí.

Netvrdím, že se jedná o přístup originální. Naopak, právě fakt, že není vůbec originální, ale je opřený o selský rozum a společnou zkušenost bezpočtu lidí, knih, blogů a článků, zaručuje, že funguje. Jakýmkoli vlastním úpravám se přitom pochopitelně meze nekladou…

Jednotlivé zásady jsou řazeny podle důležitosti:

1. Dejte se do práce = dělejte

Dělání má vždycky přednost před čímkoli jiným. Nerozumujte, neanalyzujte, dejte se do práce. Až něco uděláte, můžete se podívat zpět, analyzovat a snad i trochu rozumovat. Nebo klidně rozdělaný úkol zahodit. Neseďte však v křesle a nepřemýšlejte, zda vás projekt bude „bavit“, zda pro vás bude přínosný nebo dokonce jak jej co nejlépe zanést do systému a pod jaké role či cíle patří. Neprovádějte SWOT analýzu u projektu „namazat panty u dveří“. Dělejte. Udělejte něco. Pracujte na úkolu 3 minuty, 30 minut, 3 hodiny, 3 dny. Odpovědi na všechny výše nastíněné otázky se vám velmi rychle ukážou cestou.

Neexistuje více promrhaný čas, než přemýšlení nad vlastní produktivitou, ANIŽ byste zároveň něco konkrétně zkusili (=udělali).

Děláním se myslí vše, KROMĚ vytváření a upravování svého systému úkolů, přemýšlení nad metodami produktivity a čtení článků o ní.

2. Denní úkoly

(a) Napište si každý den seznam úkolů pro dnešek. Sepište si důležité i méně důležité – vše, co byste rádi udělali. Snažte se, aby tento seznam byl pouze tak dlouhý, abyste se v něm neztratili. Někomu vyhovuje 5 napsaných úkolů, někomu 20. Nezoufejte, že se na seznam nevejde vše. Pokud máte kapacitu za den udělat 8 úkolů, myslíte, že je skutečně zásadní, zda na vašem seznamu bude úkolů 10, 20 nebo 50? Ne, je to úplně jedno. Zdokonalováním seznamu ani používáním sofistikovaných značek svou kapacitu řešit úkoly příliš neovlivníte. Tu ovlivníte – děláním.

(b) Vyberte prvních cca 5 nejdůležitějších úkolů: očíslujte je 1-5. Vybírejte na základě:

  • důležitosti (jak jsou podstatné pro projekt, vaše cíle, pro vás)
  • urgence (jak je tlačí čas)
  • rezistence (čím více se nám do něj nechce, tím výše úkol zařaďme)
  • časové a místní vhodnosti (jsou úkoly, které prostě je třeba začít ráno, včetně rutinních – například naplnit pračku, abychom mohli odejít do práce…, jsou úkoly, které naopak musíme udělat až na jiném místě atd.)

Žádná přesná metodologie, jak vzít v úvahu všechny uvedené faktory důležitosti, neexistuje. Zapojte intuici a zdravý rozum. Představte si, že byste všechny úkoly připravovali pro někoho jiného – co byste mu vybrali jako nejdůležitější?

Proč vybrat pouze prvních 5 úkolů? Protože řadit jich více je zbytečné. Až budete mít hotovy první 3-4 úkoly z takto vybraných, prostě vyberte dalších 5 a očíslujte je dále, opět podle uvedených kritérií.

(c) Snažte se – pokud to jde – plnit úkoly podle výše stanoveného pořadí. Někdy se objeví jiný, urgentní úkol, ale vždy se snažte co nejdříve vrátit k aktivitám s nejvyšší důležitostí (tedy nejnižším číslem) ve stanoveném pořadí.

Pokud stihnete touto metodou splnit za celý den jen dva, tři nebo dokonce jen jeden nejdůležitější úkol, pak je to v pořádku. Udělali jste několik nejdůležitějších aktivit pro tento den. Více nešlo zvládnout. Buďte si jisti, že ani ta nejsofistikovanější metoda produktivity by vás nepřiměla splnit úkolů více. Jak by to udělala?

(d) Sdružujte úkoly podle podobnosti, povahy a nálady. Už držíte telefon? Volejte dále. Už píšete email? Napište i další. V takovém bloku začněte vždy tím nejtěžším, postupujte k snazšímu.

(e) Využívejte prostředí a situací – spojte si určité prostředí s určitým typem úkolů (na pracovním počítači nikdy facebook, na této židli pouze telefonuji, odpolední káva v kavárně – vyřizuji méně důležité emaily atd.). Zdá se to jako dětské rady, ale jsou mimořádně účinné. Experimentujte s různým prostředím a zkoušejte v něm dělat různé aktivity. Nikdy jsem například tak dobře neuklidil soubory na počítači, jako když čekám v kanceláři v krátké přestávce mezi návštěvou dvou klientů a nemá cenu se pouštět do důležitějších úkolů…

3. Časové rámce

Umožňuje-li to povaha úkolu, využijte časových rámců. Dejte si časové omezení na každý úkol (například 10 minut, 20 minut, 30 minut). Po vypršení času ukončete práci (klidně uprostřed věty). Dejte si pauzu (po stanovený čas). Nebo se po stanovený čas věnujte jinému úkolu, ideálně takovému, který vyčerpává zase vaše jiné vnitřní zdroje – např. střídejte psaní s telefonováním. Po vytyčené době se vraťte k původnímu úkolu. Toto opakujte, dokud nejste s úkolem hotovi nebo dokud jste již pro daný den v dané oblasti neudělali dost.

Inspiraci, jak přesně časové rámce používat, můžete hledat ve specifických metodách – pomodoro, 30/30, kniha Get Everything Done Marka Forstera apod. Pro vymezení času můžeme použít mobil, specializovanou počítačovou aplikaci nebo třeba starou dobrou kuchyňskou minutku. Je samozřejmé, že během vymezeného času odstraníme veškeré zdroje rušení, jak je to jen možné. Pokud i přesto musíme úkol přerušit, pak čas zastavíme, a pokračujeme, jakmile se k úkolu vrátíme.

Kromě toho, že časový rámec přináší motivaci a omezení (neděláme zbytečné – znáte asi Parkinsonovy zákony, že?), má spoustu dalších výhod:

  • umožňuje nám sledovat, zda již úkolu nevěnujeme příliš času na úkor jiných
  • umožňuje nám déle vydržet (pomaleji vyčerpat své zdroje, protože střídáme své aktivity)
  • umožňuje nám myslet na přestávky
  • umožňuje nám myslet na přesnou specifikaci jednotlivých kroků, které učiníme
  • nestane se nám, že se přistihneme, že už tři hodiny brouzdáme po internetu.
  • v neposlední řadě nám umožňuje dát se do práce, do které se nám opravdu nechce: Dejte si za úkol věnovat se takové aktivitě jen 5 minut. 5 minut? To přece zvládne každý… Pak 10 minut. Pak 15. A za chvíli se vidíte, že máte úkol hotový.

4. Rutiny, zvyky, rozvrh

Jeden z nejlepších systémů produktivity používá desítky let základní škola. Máme zde týdenní rozvrh, vyučovací hodinu a přestávku. Učitelé mají osnovy a plány pro jednotlivé hodiny, tak aby nás vše stihli naučit. Jak osvědčený je to systém. Při vlastní práci postupujte podobně:

  • snažte se vytvořit pravidelnou strukturu dne, jednotlivých denních aktivit a zvyklostí, během kterých budete dělat to, co musíte opakovat každý den – kontrolovat emaily, sepsat si plán dne, vyřídit zmeškané hovory… Čím více bude takový systém zautomatizovaný, tím méně se do něj musíte nutit.

Takový denní rozvrh říká: „Emaily kontroluji v…“, „Před odchodem na oběd…“, „Ráno v práci první věc…“, „Před odchodem z práce…“. Podobně si vytvořte týdenní rozvrh („v pondělí dopoledne vždy…, „v pátek odpoledne si udělám vždy čas na…“)

  • pokud děláte stejný úkon vícekrát u různých úkolů, snažte se jej co nejvíce zautomatizovat. Využívejte šablony emailů, předem připravené scénáře rozhovorů, aplikace typu TextExpander umožňující převést zkratky na předem připravená slova a věty, schovejte si v emailech nebo firemních dokumentech často opakované formulace a znovu je používejte. Hledejte další způsoby, jak ušetřit čas při často opakovaných činnostech – rychlé hledání, rychlé otevírání souborů, rychlé SMS, jednoduché ukládaní papírů a dokumentů do složek atd. Šetříte tím enormně času.

5. Týdenní plán

Nepřehánějte to se sofistikovaností, s jakou tvoříte své dlouhodobější plány. Prostě se podívejte, co vše je třeba udělat. Přidejte k tomu, co byste chtěli udělat. Vyberte z toho to nejdůležitější (dle kritérií v bodě 2). Dbejte přitom, abyste se věnovali většině důležitých oblastí svého života a práce – každé alespoň jedním úkolem. Takto vyberte to důležité a stanovte si  „týdenní plán“ – 3-10 důležitých úkolů nebo projektů (podle typu vaší práce nebo komplexnosti životních cílů).

Rozepište si je začátkem týdne do jednotlivých dní, kdy se jim budete věnovat. Tento rozvrh můžete změnit – tak jak budou přicházet nové úkoly a povinnosti – ale je důležité vědět, zda je váš týdenní plán realizovatelný a zda se vejde do jednotlivých dnů, které máte k dispozici. Proto si úkoly do jednotlivých dnů předběžně rozvrhněte – berte přitom v potaz svůj kalendář a další úkoly, které již máte na daný den naplánované.

6. Projekty – plánování úkolů na jednotlivé dny

Pracujete-li projektově (a vaše projekty mají pevné termíny), nerozpakujte se rozvrhovat jednotlivé projektové úkoly v rámci daného týdne do jednotlivých dní. Neplánujte ale příliš daleko – ideální je plánovat v horizontu větším než týden pouze velké úkoly a zásadní milníky. Naopak v horizontu jednoho týdne můžete plánovat pro dané dny i podrobnější úkoly. Avšak i zde je nutná flexibilita: nejpodrobněji plánujte následující hodinu či dvě, poměrně podrobně dnešek, méně podrobně zítřek a ještě méně podrobně (pouze pár nejdůležitějších úkolů) následující dny.

Nevěřte, že je možno mnoho úkolů z mnoha projektů vybírat intuitivně. Musíte mít přehled, zda vše stíháte, zda se jednotlivé projekty posunují dopředu a zda nemusíte z důvodu množství práce například méně důležitý projekt odsunout. Na to nepřijdete jinak, než rozvrhováním úkolů do jednotlivých dní a následným zjištěním, že „nestíháte“. To je zpětná vazba, že musíte buď prodloužit termíny, omezit počet projektů nebo redefinovat množství práce/podobu výstupu, které musíte do daného termínu stihnout.

7. Krátké a nepříjemné dělejte hned

Objeví-li se před vámi krátký úkol (do 2-3 minut), který MUSÍTE udělat, udělejte jej hned, i když není naprosto důležitý. (Pozor, platí podmínka „musel bych ho udělat stejně“ – neplatí to pro každý nápad, který máte.) Nikam si jej nezapisujte. Udělejte jej hned.

Je-li to navíc úkol nepříjemný, pak je pravidlo ještě volnější – i pokud takový úkol zabere 5-10 minut, udělejte jej hned. Odkládáním a zapisováním jen prodlužujete a zesilujete svůj strach a nechuť (a budete je zažívat, kdykoli se podíváte do seznamu úkolů). Naopak pokud se dáte do úkolu okamžitě, nechuti nedáte prostor. Tím také udržíte seznam svých denních úkolů dostatečně krátký a nekomplikovaný. Jedinou výjimkou je, pokud jste uprostřed „časového rámce“ (viz bod 3). V takovém případě si krátký úkol poznačte a udělejte jej okamžitě po skončení vymezeného času.

8. Večerní shrnutí

Večer proveďte shrnutí, co jste dnes udělali. Podívejte se do odeslané pošty. Podívejte se na vyškrtané či splněné úkoly. Podívejte se na odeslané SMS a uskutečněné hovory. Nedeprimujte se nad tím, že jste neudělali vše, co jste si naplánovali. Mně osobně se to podaří tak v pěti dnech za rok. Někdo má tendenci si plánovat přesně tolik, kolik stihne, jiný se přeceňuje a plánuje si toho každý den více. Já patřím mezi druhou skupinu lidí. A víte, v čem je tajemství? Že pro výsledek vaší práce je to úplně jedno. Ať si napíšete 5 úkolů a splníte 5, nebo 20 a splníte 5, jste naprosto stejně efektivní. Důležité je, aby to bylo 5 nejdůležitějších úkolů.

Dále se zamyslete, co jste mohli udělat lépe. Čemu jste se věnovali příliš, čemu zbytečně málo. Co šlo dobře a proč něco jiného nešlo… Zeptejte se sami sebe, co můžete zítra udělat pro to, aby tomu bylo jinak. Co zkusíte použít. Co zkusíte naopak nepoužít.

 

Experimentujte. Zahoďte jakýkoli bod tohoto seznamu a nahraďte jej jiným. Nebo jej v něčem změňte. To neplatí pro bod 1. Svůj přístup k organizaci svých úkolů a aktivit příliš nekomplikujte. Spíše zjednodušujte.

Dalibor Špok

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Sandy napsal:

    Absolutní souhlas – jednoduché.
    Palec nahoru.

  2. Josef Jasanský napsal:

    Se základní tezí článku „Neztrácejte čas plánováním a přemýšlením nad nejlepším možným systémem“ nemohu než souhlasit. A souhlasím rovněž, že se najdou jedinci, kteří před samotným plněním úkolů utíkají raději k jejich opakovanému plánování a hledání nejlepších systémů/aplikací pro jejich organizaci.

    Otázka kolik jich je. Já ve svém okolí znám v zásadě jen dvě kategorie lidí – první jsou ti, kteří nejsou organizovaní vůbec (s těmi je někdy fakt radost pracovat:)) a druzí pak ti, kteří organizovaní více/méně jsou, ale problém popsaný v úvodu článku až tak moc nemají. Našli si postupně „svůj systém“ a podle něho jedou. Co je pro mě důležité, mohu se na ně spolehnout a mají výsledky. Nevylučuji nicméně, že „věční plánovači“ se mezi námi také najdou:).

    Co si ale nejsem úplně jistý, zda systém popsaný v článku může tento „nešvar“ zbytečného plánování a hledání grálů odstranit, případně mu zabránit, souhlasím ale, že k tomu může minimálně přispět.

    Přeci jenom, i takto „jednoduché“, stále je to o zaznamenávání, přemýšlení co, kdy, jak, přeplánování (úkolů na konkrétní den, které nebyly splněny), procházení/zpracování seznamů, revizích a pod. Tedy stále o „možnosti výběru“, o rozhodovací paralýze, kde, jak se domnívám, je hlavně zakopaný pes.

    Co mě při čtení dále napadlo byla otázka, kolik takovýto systém sebeorganizace zabere (například autorovi) času. Tato informace v článku možná chybí.

    Osobně používám systém o něco komplikovanější – pro vlastní sebeorganizaci využívám zejména SW aplikaci, kterou jsem určitý čas nastavoval/přizpůsoboval jak svému workflow, tak i jeho vlastní efektivitě a i přesto, že svůj systém považuji spíše za složitější, několika měsíčním monitoringem jsem zjistil, že samotné věnováním se systému (plánování/organizování/zařazování/vyhodnocování) trávím ca 4-6 hodin týdně, což je cca 5-7% mého dispozičního času (počítám 12 hodin bdělého stavu denně) a požadovaných výsledků (v zásadě) dosahuji.

    Díky za článek a zdravím autora
    J. Jasanský

  3. Tom napsal:

    Výborný článek!
    děkuji

  4. Karel napsal:

    Díky za užitečné tipy. Víc o tom, jak plánovat (nejen) projekty třeba tady: http://bit.ly/IsK0mb

  5. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @Josef Jasanský – díky za – jako vždy – podnětné připomínky. Máte pravdu, že jsem možná spojil úvod článku (tendence k „produktivismu“) a samotný systém trochu nelogicky. Jádrem článku je především „systém“ (tedy těch pár metod, které pomáhají). Úvodem jsem chtěl jen vysvětlit, proč tento zdánlivě jednoduchý („začátečnický“) systém publikuji na těchto stránkách, když typický čtenář MVH.cz všechny tyto rady již jistě bude znát, protože toho už dost četl. Neboli že tento web není žádné začátečnické fórum.

    Pokud jste četl článek tak, že předkládaný systém je „lékem“ pro produktivismus, tak to určitě nebylo myšleno. Předkládaných pár bodů může pomoci komukoli – tomu méně organizovanému, úplně neorganizovanému i přeorganizovanému.

    A znáte mě – do nebezpečí „produktivismu“ si vždy rád rýpnu. Asi právě proto, že někteří mí klienti, kteří mě vyhledávají právě kvůli vlastní produktivitě/efektivitě, do této pasti upadli. Proto se s tímto typem nebezpečí setkávám asi častěji než vy (který jak píšete, máte kolem sebe spíše lidi ne- nebo organizované), proto mám asi potřebu na něj více upozorňovat.

    Co se týče času, který mi systém zabere – nedokážu odhadnout, ale řekl bych, že zhruba 10 minut ráno (výběr a seřazení) + 5 minut večer + 1 hodina na týdenní plánování, bilancování atd. Přes den jede systém sám – je bezúdržbový :-) Ovšem nepracuji teď tolik projektově, takže mám větší svobodu v termínech a bod 6 většinou mohu vynechat (ten zabere dalších 10-15 minut denně, je-li projektů hodně). Taky bych rád upozornil, že toto není vždy můj „aktuální“ systém (často totiž zkouším a experimentuji s různými dalšími přístupy, protože mě zajímá, co funguje – profesní deformace:), ale spíše systém osvědčený, který obvykle používám jako základ, s nímž experimentuji, nebo ke kterému se vracím, když zkusím nějakou jinou metodu, která se neosvědčí.

    Co se týče rozhodovací paralýzy – pro mě je tento systém to nejlepší (z hlediska rozh.par.), co jsem kdy zkusil, protože ve fázi většího rozhodování jste pouze jednou denně – ráno (výběr úkolů a seřazení), případně – pokud již splníte to, co jste měl seřazeno, ještě jednou, kdy seřadíte další (ale to už nevybíráte, jen lehce intuitivně seřadíte z omezeného seznamu). Jinak jedete podle pořadí. Je to daleko méně příležitostí k váhání, rozhodování a výběru, který mi vždycky činil problém např. u GTD – kdy byste měl po každém úkolu vždy vybírat další na základě kontextů, priorit, energie, času…tedy vždy znovu a znovu zvažovat, čemu se věnovat nyní a vždy znova brát do úvahy 10,30,50 úkolů… To pro mě byl jeden ze zásadních mechanismů (nikoli jediný), proč pro mě čisté GTD nikdy nefungovalo.

    Ještě jednou díky za komentář.

  6. Václav Pícha napsal:

    Přízemní, praktické, přehledné, užitečné. Děkuji moc za článek.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru