Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Spálit své seznamy úkolů?

Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Uštěpačné komentáře na potřebu evidovat si své úkoly potkávám stejně často jako prosby o pomoc, jak se s přeplněnými seznamy vypořádat. Nebylo by proto jednodušší se bez nich obejít?

Znáte to, když má někdo druhý pochybnost, může ji do vás vnést, nebo alespoň vás trochu nahlodat. A k tomu všemu jsem nedávno potkal ve čtečce článek o tom, že tzv. To-Do listy nefungují. Inspirován jím a právě zkušenostmi z okolí představím základní možné svízele seznamů s úkoly.

Paradox volby

Jako malý jsem se smál vyprávěnkám o oslíkovi, kterému pán, který odjel na delší čas z domu, přichystal více sena, ale oslíka našel po návratu hlady mrtvého. Přišlo mi nelogické, aby zvíře nepochopilo, že může prostě postupně seno jíst a sníst. Jenže ono pošlo kvůli tzv. rozhodovací paralýze. A tehde jsem pochopitelně netušil, že něco takového potkám v jiném obalu ve své dospělosti, v profesním životě. Desítky úkolů, který z nich má být ten pravý? Nebo desítky příležitostí a výzev, pro kterou se rozhodnout?

Seznamy úkolů v nás mohou takového nerozhodného oslíka utvářet. Ostatně, patříto do kritiky metody GTD, která operuje s radou zapisovat si z hlavy vše, co do ní přiletí, a pak si položky roztřídit a uspořádat do seznamů. Allen ve své metodě řeší i problém, pro co konkrétního se v danou chvíli rozhodnout, kritikům bych proto doporučil textu více porozumět, přesto… Přesto když si spustíte GTD aplikaci a vyskočí na vás 30 projektů, kdy každý se skládá ze stejného množství kroků, můžete mozku dát řádně zabrat.

Řešením by mohla být šikovnější aplikace, která umí schovávat úkoly na základě “startovacího data”, nebo si nastavíte kontexty či perspektivy (například v OmniFocusu), proto můžete vidět pouze to, co je v danou chvíli potřebné.

Řešením by mohl být pomocník podobný To-Do Today, o němž píše Petr Ludwig v knize Konec prokrastinace. Na základě vypsaných úkolů si vyberete ráno na daný den (ideálně spíše den předem) položky, které máte v zájmu v průběhu dne udělat a barevně roztřídíte na důležité, středně důležité a méně důležité (červená, modrá, zelená). Šipkami je propojíte a určíte tím pořadí, cestu, kudy si budete v průběhu dne vykračovat. Samozřejmě, že taková metoda se problémům s rozhodováním zcela nevyhne – ne tedy při přepisu, při vytváření To-Do Today listu. Ale umožní vám být v následujících hodinách klidnější.

Řešením může být, že si žádné takové velké seznamy úkolů nebudete vůbec vést a dílčí položky si vložíte přímo do kalendáře. Má to svoji výhodu – kalendář “zhmotňuje” čas, jeho denní příděl, tedy vaše možnosti. Jestliže se vám v rámci dne vyplňuje valná většina schůzkami, máte tam přejezdy z města do města, kroužky… samozřejmě, že při vkládání dalšího a dalšího úkolu by vás to mělo trknout. (To je důvod, proč i při fungujícím GTD a skvělé aplikaci potřebuji pracovat s kalendářem/diářem, protože jen tak získávám přehled nad dny a týdny.)  Jenže znám lidi, co fungují jen na této bázi, zapisují si úkoly ke dnům, kdy se o nich dozvědí, aby je po otočení stránky úspěšně nechali duchům minulosti. Nebo v lepším případě si je zapíši ke dni, který se zove deadline. A proto na nich začnou většinou dělat, až se v tento den dostaví s rozespalou tváří do práce.

Paradox volby, ona paralýza z množství úkolů bezpochyby může nastat a nastává. Psychologicky vám to na radosti nepřidá, pokud se máte proklikávat či listovat sálodlouhými seznamy, na stranu druhou, jde ve značné míře o mentální nastavení, tedy o váš přístup. Já se při pohledu na projekt a úkoly v něm nesypu ze židle, naopak už díky zkušenosti vím, že takový seznam mi dává signál, že nemusím mít obavu, že bych na něco zapomněl, že se nemusím starat o to, zda nepopletu pořadí, že mne zkrátka ony položky v hlavě nestraší. Rozhodnu se dělat na konkrétním projektu, vytáhnu seznam a jedu podle něj. Rozhodnu se hovořit s konkrétním člověkem, vyfiltruji položky na základě jeho jména a napříč projekty položky projdeme…

Toto může fungovat (a funguje mi) ale jen díky neustálé komunikaci s kalendářem. Potřebuji si při měsíčním a týdením plánování rozhodit podstatné úkoly, tzv. velké kameny, priority. (Neuškodí si na to vést mapu, pokud neptřebujete nutně pracovat s kalendářem.)

Nestejnorodost v náročnosti

Kritici To-Do listů upozorňují na jejich tzv. heterogennost, jak správně rozeznat ve směsi úkolů jejich (časovou) náročnost? Při prvním pohledu to nejde, jen při pečlivějším zkoumání. Někdo to řeší poznámkou, resp. speciálním štítkem, takže může v případě omezení vyfiltrovat pouze ty, které zaberou např. 10-20 minut, nebo které jsou mentálně nenáročné. (Hodí se třeba při slabším zdravotním stavu.) Mně se vyplatilo zhruba tři týdny měřit svou činnost – veškerou – včetně jídla, spánku, přesunů. Dovedlo mne to ke grafům, které přeci jen lépe, než můj odhad, odkryly, co mi kolik času zabírá. Dovedlo mne to k významným přehodnocením a k lepšímu odhadu.
Tip: Zkuste si alespoň dva týdny u naplánovaných úkolů připsat odhad času. A pak k tomu připište, až bude úkol hotový, jaká byla realita. Při týdenním hodnocení se na to zpětně podívejte. Když byste si dali námahu u úkolů odhad psát a pak jej doplnit výsledkem měsíc, možná dva, významně se zpřesní váš odhad při plánování a při výběru úkolů. Nebudete muset složitě v seznamu hledat, počítat, nebudete muset používat nějaké štítky. Intuice bude přesnější. A právě díky intuicii lze se seznamy úkolů žít. Neutopí vás a nestane se vám (ehm, nebo nestane se tak často), že byste si vytáhli z To-Do listu položky a při realizaci zjistili, že zatímco jedna vám ukrojila 10 minut, druhá bude chtít desetinásobek.

Nestejnorodost důležitosti

Tradiční To-Do list pochopitelně spíše funguje buďto jako jednoduché odkladiště všeho, co potřebujete někdy udělat, nebo jako součást specifičtějšího systému – třeba metody GTD – kdy co seznam to výpis kroků v rámci projektu či třeba i role. Tak či tak, zamíchají se do seznamu položky, které mají odlišnou prioritu. Jde-li o projekt, který má být napříkald za měsíc hotový a seznam představuje návod, jak k finále dojít, stěží můžete někerý z kroků vypustit. Ale ne vždy musíte jít přímo dle seznamu, ne vždy jsou na sobě jednotlivé kroky chronologicky závislé. A proto zde i sehrává své opodstatnění i důležitost. No a někdy se stává, že opravdu není třeba udělat v rámci projektu či role vše. A to je pak prioritizace ještě důležitější.
Ano, opět můžeme zvolit nějaké speciální štítky, nebo před název úkolu rovnou vepíšeme písmenko A-B-C, které na první pohled dává signál. Toto jsem si neosvojil, až ve chvíli, kdy jsem jednotlivé položky z GTD systému rozplánovával. Opět lze zvolit kalendář – rozhodit do jednotlivých dnů úkoly, které budete chtít v daný den udělat, a k nim připsat A-B-C (a případně pak i číslici, která označí pořadí). A pak ráno začít zkrátka s “áčky”. A třeba si odpočinout mezi náročnějšími úkoly nějakým tím béčkem… Nebo zvolíte Ludwigův tip To-Do Today a barvičky (červená, modrá, zelená), abyste viděli, co v daný den (a nebo týden? to je na vás) opravdu chcete/potřebujete udělat. Když nebudou zaškrtaná zelená kolečka, nic se neděje. Jde o ta červená.
Jak si lze tedy odvodit, výtka směřující k seznamům úkolů předpokládá, že vlastně pracujete jen na základě nich. Pak je oprávněná. Ale pokud vám tvoří spíše takovou základnu “dat”, šuplíky, kde máte své “oblečení” roztříděné a hezky poskládané, abyste si vždy vybrali to, co se bude k danému dni více hodit, pak nemá výtka úplně své opodstatnění.

Nedostatek informací

Nebudu tvrdit, že se mi nestalo, abych si poznačil úkol “ve zkratce”, které pak při třídění schránky nerozumím. Když odmyslíme tento extrém, stejně zůstává fakt, že při procházení seznamů úkolů potkáváme pouze úkoly, většinou sestavené maximálně čtyřmi slovy. Veškerý kontext kolem nich si musí hlava dotvářet, To-Do list je nenabízí.
Aplikace ale ve valné většině umožňují k úkolům připisovat poznámky. Já si sem například vkládám části z e-mailové komunikace, kterou pak nemusím dohledávat. Nebo odkaz na poznámku v Evernote, v níž jsou dané podklady. Do aplikace k úkolu můžete připojit i soubor, nebo si nahrát přímo komentář.
Při použití papírového nástroje, budete muset mít prostor, kam si takové poznámky zapisovat. S prolinkováním mezi úkolem a poznámkou je pochopitelně mnohem složitější, na druhou stranu, je otázkou, zda toto má představovat překážku, abyste si úkoly někam značili. Já si rád vypisuji poznámky rukou, můžu je vyfotit a uložit do Evernote, nebo si je zkrátka najdu, když potřebuji.

 

Zajímalo by mne, jak se na seznamy úkolů díváte vy. Vedete si nějaké složitější, nebo spíše jen podle základních činností (práce-domov), podle rolí? Upřednostňujete paprí nebo software? Jak se díváte na čtveřici možných nevýhod To-Do listů, podpořili nebo vyvrátili byste je? Nebo doplnili?

 

 Lukáš Gregor

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 2

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Milan Třešňák napsal:

    Ahoj Lukáši, díky za dobrý článek. Posílám pár poznámek a pro srovnání nástin toho jak to mám já:
    Paradox volby – samotný (a naplněný) seznam úkolů je určitě stresující záležitost, ale jak píšeš v závěru této části, pokud dělám týdenní a měsíční review, tento paradox odpadá. Já si při týdením a měsíčním plánování vyčleňuji čas v kalendáři ne na konkrétní úkoly ale na jednotlivé projekty a pak už je snadné sahnout po konkrétním úkolu ze seznamu. U projektů rámcově vím termín a náročnost, tj. dokážu ho celkem dobře rozvrhnout do kalendáře a pak případně při týdenních review zrevidovat vyplánovaný čas. Pro plánování se mi ještě osvědčila jedna pomůcka, mám vytvořen speciální kalendář (používám Google kalendář) Schema, kde mam rozplánován veškerý čas v nějakých základních kategoriích, bez konkrétních projektů/úkolů, tj. čas na projekty, ostření pily, mhd, čas s rodinou, vzdělávání, spánek atd., komplet 24 hodin. Pomáhá mi to udržovat celkový přehled, vyváženost, reálný odhad a např. začlenění nového projektu.
    Nestejnorodost v náročnosti – pro náročnost využívám kontexty. Zmiňované sledování (tj. časový snímek dne, timesheet apod.) vřele doporučuji, některé věci vnímá člověk dost zkresleně, takže si jednak narovná takovou obecnější představu o tom, jak vlastně tráví čas (hodí se pro kalendář Schéma) a samozřejmě se vylepší odhady časové náročnosti v dalším plánování.
    Nestejnorodost důležitosti – dělení na A, B, C (v rámci stejného písmene je možno ještě jemněji dělit prioritu např. číslicí, tj. A1, A2, …) používám taktéž (ale jen když je třeba), jinak se snažím při týdením a měsíčním review plánovat a zařazovat do svých seznamů jen samá A, to ale souvisí s těmi vyššími letovými hladinami, tj. mít to srovnané, co vlastně chci a tak, pak si myslím, že se dá spoustě Béček a Céček vyvarovat. Jinak využívám priority spíše na úrovni projektů.
    Nedostatek informací – používám aplikace, resp. nástroje kde mohu mít delší název úkolu (jak prosté Watsone). Pokud je potřeba mít k úkolu “tunu” poznámek, je velká pravděpodobnost, že úkol půjde rozdělit na více jednoduchých snadno popsatelných úkolů. Pokud úkoly přeci jen vyžadují hodně podpůrných informací, shromažďuji je spíše v projektu, než u jednotlivých úkolů.
    Úkoly mám ještě rozděleny na pracovní a soukromé a ještě podle rolí, tj. možných pohledů na úkoly, resp. seznamy úkolů je celkem dost a zatím mi to stačilo. Nutno říci, že celé je to zastřešeno vyššími letovými hladinami (životní a dlouhodobé cíle a role), bez toho by byly moje seznamy skutečně jen stresorem.
    Co se týče nástrojů, používám v kombinaci papír (obyčejný blok), tak software (primárně Toodledo). Postupem času jsem vyzkoušel čistě papírová řešení i čistě elektronická řešení, i jejich kombinace a aktuálně je to taková jednoduchá kombinace obojího. Sám za sebe bych doporučil tuto oblast příliš nepřeceňovat, jsou to jen nástroje. Co se mi ale osvědčilo ohledně nástrojů, namaloval jsem si myšlenkovou mapu používaných nástrojů (blok, telefon, Toodledo, Gmail …) a informací které a jak a kam přes ně proudí (v případě zájmu mapu postnu, nemám ji teď u sebe). Spousta věcí se mi po namalování a revizi podstatně zjednodušila.
    Tak to už by mohlo být vše, nějak jsem se rozepsal :-)
    Hezký den všem.

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      Milane, díky převelmi za tuto odpověď, krásně jsi popsal svůj přístup a pro čtenáře to je jenom dobře. Líbí se mi to! A k té myšlenkové mapě s nástroji, dělám to taky tak, jednou za čas, tehdy, když mám pocit, že něco používám zbytečně, neefektivně. Pomáhá to.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru