Trello: virtuální kancelář i plánovač v jednom

• O autorovi
• Poslední články

Pavel Miksa

Šťastný manžel a otec dvojčat, autor článků a recenzí, minimalista se zájmem o osobní rozvoj, produktivitu, knihy, akční a hororové filmy a pohodovou hudbu.

Své články publikuje na osobním blogu a recenzím aplikací pro iOS se věnuje na stránkách superapple.cz

Poslední články od Pavel Miksa (Všechny články)

• Trello: virtuální kancelář i plánovač v jednom - 23. 9. 2013
• Protáhněte si své tělo u počítače i tabletu, 2.díl - 9. 9. 2013
• Protáhněte si své tělo u počítače i tabletu, 1.díl - 26. 8. 2013

V  redakci SuperApple Magazínu začali používat velmi jednoduchý a přitom mocný nástroj, který jim umožňuje být kdekoli a pracovat na společných projektech. Jeden z redaktorů, Pavel Miksa, o aplikaci Trello napsal pro své čtenáře dvoudílný text a protože nám přišlo nanejvýš vhodné, abychom s Trellem seznámili i vás, čtenáře Mítvšehotovo, s dovolením autora jsme texty převzali a spojili do jednoho.

Trello je cloudová služba vhodná pro jakoukoli správu projektů a práci v týmu. Její verze zdarma postačí většině skupin i jednotlivcům. Pokud by chtěla Trello používat nějaká společnost jako svůj interní systém pro správu projektů a využívat další pokročilé funkce, musela by zaplatit roční poplatek.

Zobrazení podle Kanbanu

 

Grafické řešení služby vychází z metodologie Kanban, která při řešení projektů používá různě pojmenované sloupce. Jednotlivé položky, v případě Trella karty, procházejí rozličnými fázemi úprav, což znázorňuje jejich přesouvání mezi sloupci.

Jednoduchým příkladem může být zpracování tohoto článků. Začíná ve fázi námětu a volně přechází ve zpracování konceptu. K němu se nabaluji obrázky a další doplňující texty. Výsledný text je potřeba podrobit korekci a připravit k vydání. Jeho konečným stavem je publikování na webu.

Svou sílu ukáže služba při práci v týmu. Členové se můžou registrovat i přihlašovat pomocí Google účtu. Pokud jste správcem projektu pozvánky členům automaticky přijdou e-mailem, když je do systému zadáte. Jako nejvyšší v hierarchii dostáváte navíc práva správy těchto účtů a nastavování jejich pravomocí.

Vaší podřízení nyní mohou tvořit karty a zařazovat je do různých sloupců. Karta je základním prvkem a má spoustu funkcí. Vytváříte v ní její popis, který lze formátovat Markdown syntaxí. Lze ji doplnit také o podseznamy úkolů. Jejich procentuální splnění se zobrazuje v detailu. Jako přílohu připojíte jakýkoli soubor z disku počítače, Droboxu nebo Google Drive. Vložené fotografie tvoří v seznamu karet jejich titulní strany, pracovní plocha může být díky tomu velmi pestrá. Barevnost dodávají navíc různobarevné kategorie, které lze ke kartám přidávat.

iPhone aplikace Trello

Jeden nebo více členů spolupracující na daném úkolu si vyměňují informace uvnitř karty, takže veškerá diskuze se vždy váže k danému problému. Odpadá tedy psaní sáhodlouhých mailů, ve kterých se řeší několik problémů současně. Všichni mají pouze ty informace, které potřebují.

Trello má své nativní aplikace pro všechny mobilní platformy a většinu funkcí do nich implementovalo. Práce v terénu není vůbec problém. Webová verze podporuje prohlížeče Chrome a Safari. V nich také nabízí možnost notifikací, které se objevují, zmíní-li se o vás někdo v komentářích (podobně jako na Twitteru). Systém vás také upozorní pokud jste přidání ke kartě a také tehdy, když na prvku, který sledujete, provede někdo změnu.

Velmi zajímavou a užitečnou funkcí je sdílení. Trello je webová služba a každá pracovní deska (Board) i její karty mají unikátní URL adresu. Sdílení úzce souvisí s nastavením viditelnosti jednotlivých pracovních ploch. Ty jsou buď soukromé, pro použití pouze povoleným členům, přiřazené k organizaci, typické pro firemní projekty, ke kterým přestupuje každý člen organizace a veřejné, k nímž má přístup prakticky kdokoli. U posledního zmíněného typu je dobré využít omezení komentářů a editace. Výborným příkladem takovéto veřejné Board je seznam tipů a dalších informací o aplikaci Trello. Každou takto sdílenou plochu si můžete přidat do svého seznamu a kdykoli se k ní vrátit.

Sdílet lze také jednotlivé karty, podmínkou je však, aby člen měl přístup v případě soukromé a organizační Board. U veřejné toto omezení neplatí.

Při práci s kartami a pracovními deskami určitě využijete další výbornou funkci. Tou je kopírování a přesouvání. Pracovní plochu lze celou překopírovat a zvolit si při tom, zda chceme zachovat i původní karty a jaká bude její viditelnost. Změna názvu je součástí miniprůvodce kopírováním.

Přesouvat můžete také jednotlivé karty. Postačí zvolit možnost Move… z kontextové nabídky a zvolit jinou pracovní plochu. Na výběr máte její podsekce a pořadí, na které se přesunutá karta umístí. Pokud byste chtěli kartu kopírovat stejným způsobem, nelze to. Funkce Copy… pouze vytvoří lokální dvojče, které poté musíte přesunout jinam funkci Move.

Během těchto manipulací si všechny objekty zachovávají své původní prvky, jako například přílohy, popisky, linky a štítky.

Novinkou jsou takzvané Power-Ups a najdete je v nastavení pracovní plochy, protože upravují její chování a vzhled. V současné chvíli jsou k dispozici tři.

Voting, neboli hlasování, byla standardní funkce již dříve, akorát zde ji můžete samostatně aktivovat a deaktivovat.

Card Aging, stárnutí karet, je funkce zaměřena na úpravu vzhledu a nabízí dvě varianty. Při zvolení možnosti Regular karty stárnou a snižují svou viditelnost. Jsou zašedlé a jakoby posunuty na pozadí. Při práci s více kartami je to velmi žádoucí, protože ty neaktivní nepřekáží těm ostatním. Druhá možnost s označením Pirate změní vzhled starých karet na pirátské mapy, které zežloutnou a popraskají. Vypadá to velice efektně, ale praktičtější mi připadá možnost první.

Poslední možností je zobrazení karet v kalendářovém pohledu. Tato funkce je naprosto skvělá, pracujete-li s daty. S tímto pohledem získáte daleko lepší přehled o tom, kdy má být jaký úkol hotov a nebo kdy jste co dokončili. Můžete si takto vést i vlastní deník s jednotlivými kartami na každý den. Změnu data provedete jednoduše přesunutím v kalendáři a je-li položek v rámečku dne více, v náhledu jsou vidět všechny. Pohledy jsou rozděleny na týdenní a měsíční a škoda jen, že nelze změnit začátek týdne na pondělí.

Práce s kartami v kalendáři je stejně snadná. Veškeré volby najdete v kontextové nabídce a využíváte-li klávesové zkratky, což rozhodně doporučuji, fungují báječně i tady.

Zajímají-li vás další novinky, které se připravují a rádi byste k nim přidali svůj komentář, mrkněte na veřejný board vývojářů Trella a uvidíte, že se máme i nadále na co těšit.

Článek pro superapple.cz napsal Pavel Miksa

Štítky: aplikace