Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Proč nikdo nepoužívá GTD?

Dalibor Špok

Dalibor Špok

DALIBOR ŠPOK / Psycholog, který se zabývá psychologickým kariérním poradenstvím, problematikou seberealizace a změny a tématem nadání u dospělých lidí. Je zakladatelem blogu o kariérním poradenství EtLabora.cz. Má rád život ve všech dimenzích a proměnlivost, kterou nabízí. (osobní stránky)
Dalibor Špok

To není provokativní otázka. Myslím ji naprosto vážně. GTD jsem vyzkoušel a z mnoha důvodů se mi neosvědčila. Jsem však profesně deformovaný psycholog, a proto mně nedala spát otázka: jak je možné, že u někoho GTD skvěle funguje, i když mně se zdá být proti mnoha základním principům time managemenetu: systém bez prioritizace, bez denního plánu, bez možnosti odhadnout množství úkolů v jednotlivých projektech, bez možnosti mít přehled, co mě dnes čeká. 

Napadla mě tedy myšlenka, hodná pravého vědce: podívat se, jak reální lidé skutečně a reálně používají GTD. Nikoli v tutoriálech, kdy vysvětlují metodu laikům. V tutoriálech vždycky vše vypadá jednoduše a funkčně. Ale v implementaci, naplněné reálnými úkoly a projekty.

Podívejme se, jak to dělají jiní

Prohlédl jsem spoustu screenshotů, popisů a videí. A uviděl zcela jasný, opakující se obraz: Ani jedna z konkrétních implementací není skutečným GTD, jak jej Allen popsal v knize. V každé z nich si její uživatel něco k systému přimyslel, něco v něm změnil nebo něco pochopil jinak.

Ano, uživatelé používají většinu metod a rad, popsaných v knize: kontexty, rozmělněné úkoly, inbox, odložení neaktivních úkolů do someday/maybe seznamu apod. Ale skoro vždy používají také něco navíc nebo jinak, než požaduje kniha.

Používají priority nebo denní plán, definují si více úkolů než jen opravdu aktuální next action(s). Nepoužívají projekty ve smyslu „jakéhokoli výsledku, který má více než dva kroky“, ale v užitečném smyslu větších celků. Tedy nikoli „Nakoupit potraviny“ či „Nainstalovat antivir“ ale spíše „Reporty“ nebo „Porady“ – něco, z čeho by pravověrnému příznivci GTD měly vstávat vlasy hrůzou na hlavě. Nepoužívají rozmělněné „next actions“ jako opravdu následný fyzický krok, ale rozmělňují své úkoly dle užitečného kritéria (např. co lze udělat dnes, co lze udělat v jednom bloku). Jejich systémy jsou tak daleko přehlednější – a funkční – než by tomu bylo v případě, že by se řídili striktně podle knihy o GTD.

Příklad za všechny: hned na první straně youtube pod heslem „how i use gtd“ najdeme tyto dvě praktické implementace: (první, druhá) Ale co to vidíme? Projekt SEO? Projekt Meetings? Nebo dokonce žádné precizně definované projekty, pouze kontexty pro úkoly? To není GTD, jak jej popisuje kniha.

Co vám David Allen nikdy neukáže

Je zajímavé, že při množství rozhovorů a přednášek, které D. Allen poskytl, nikdy neukázal svůj konkrétní ukázku reálné fungující implementace toho, co ve svých knihách popisuje. Často se to vysvětluje tím, že nechce své příznivce indoktrinovat „jedinou možnou implementací“. Ale tomu nevěřím.

Sledujete-li kurzy Coveyho s reálnými lidmi a jejich úkoly, vidíte, jak nedokonalé (lépe řečeno „fuzzy“) pravidla jeho přístupu jsou. Avšak zjišťujete, že právě díky této nedokonalosti  a volnosti – kterou je vždy třeba v konkrétní situaci jinak vyřešit – může celý systém dobře fungovat. Obávám se, že u GTD je situace opačná: reálné demonstrace se nám nedostává proto, že bychom viděli, že se bude odlišovat od příliš přísných zásad v knize GTD nebo bude muset obsahovat něco důležitého, co v knize chybí.

Jak by vypadalo „opravdové“ GTD?

Nedokážu si představit nikoho, kdo by reálně používal systém, kde by – dle striktního GTD – měl pod sebou seřazen list všech svých projektů – tedy podle Allena 30-100 projektů, včetně „Nakoupit“ a „Navařit večeři“ a „Nainstalovat antivirus“ – a v JINÝCH seznamech měl rozepsaných 100-200 next actions dle fyzických kontextů, jejichž význam se v dnešní době 24 hodinové konektivity prudce omezil na Home/Work/Outside.

Jak by takový systém vypadal v praxi?

  • Měli bychom na stejném místě dva-tři zásadní pracovní projekty vedle desítek podružností – obojí v jednom seznamu („Finalizovat projekt A“ vedle „Uklidit na stole“ a dalších padesáti méně důležitých projektů, ve kterém velmi snadno zapadne to důležité: finalizovat projekt A!).
  • Protože kniha radí zapsat si jen opravdu následný krok, nemohli bychom si ráno naplánovat, čemu se budeme věnovat: z důležitého projektu A mám totiž zapsán jen příští úkol: „sepsat si body telefonátu klientovi“. Že musím dnes udělat dalších 10 důležitých aktivit poté (a na základě telefonátu), to GTD neřeší – jen nás vágně odkazuje na „projektové poznámky, projektové plány“.
  • Kniha nikde nenabádá k tomu, abychom po realizaci úkolu „sepsání si bodů telefonátu“ pokračovali v důležité činnosti na projektu. Nyní bychom se měli znovu podívat do svých kontextových listů a vybrat další aktivitu. A to zřejmě kdykoli kdy ukončím další „next action“. Existuje méně produktivní věc, než každých deset minut vybírat mezi mnoha desítkami úkolů, z nichž pouze dva či tři jsou opravdu důležité? Co deset minut musím prohlížet podružné pracovní úkoly jen proto, že jsou ve stejném kontextu (neboť vyžadují telefon, email, přítomnost v kanceláři)? Rozhodně nemám „mind like water“. Dávno bych se utopil.
  • Kniha nám neříká, že si mám zapsat „next action“ k projektu okamžitě, jakmile ukončím tu předchozí – což je naprosto zásadní pravidlo, má-li můj systém úkolů fungovat. Chybějící next actions se mají dopsat až při týdenním review. Znamená to tedy, že v důležitém projektu udělám jen jeden drobný úkol týdně? Jistě, bylo by to absurdní.

Používáte něco jako GTD, ale není to GTD

Obávám se proto, že naprostá většina příznivců, kteří úspěšně implementovali zásady knihy GTD, nepoužívají systém GTD – jen ho tak nazývají. Ve skutečnosti přejali několik rad (a nepřejali jiné) z této určitě zajímavé a prospěšné knihy – a přidali další osvědčené postupy. Stejně jako „používám GTD“ by mohli říkat: „používám time management“, protože jednotlivé zásady GTD nejsou příliš originální – jedná se jen o reformulaci toho, co bylo mnohokrát publikováno dříve. Originální je celý systém. Ten ale – jak se ukazuje – nefunguje.

Je-li GTD dobrý systém, pak přece musí fungovat skvěle i bez úprav, stejně jako mercedes jezdí skvěle i bez tuningu.

Do doby, než takovou reálnou implementaci s reálnými úkoly uvidím, bez pravidel navíc, bez změněných zásad – tedy uvidím běžně jezdit mercedes v tovární, původní verzi – do té doby budu přesvědčen, že celý kult GTD je módou, která pramení především z popularity jedné knihy, nikoli však systému, který tato kniha popisuje.

Proč je kniha o GTD tak populární

Kniha GTD se však stala populární PRÁVĚ (a paradoxně) proto, že na rozdíl od jiných knih o time managementu Allen předkládá vyčerpávající „systém“, nikoli několik pravidel, které si každý čtenář musí upravit pro svou situaci.

Systém je sestaven ze starých osvědčených principů, které samy o sobě určitě fungují.

Je navíc popsán v jednoduchém, technickém jazyku, který je společně s důrazem na rovinu praktické operativy (bottom-up přístup) velmi blízký lidem v IT. A právě jejich oslovení bylo pro popularitu knihy klíčové, protože ji IT nadšenci zpopularizovali v médiu, které je jim nejbližší a se kterým umí skvěle pracovat – na internetu. Ředitel musí rozhodovat, prioritizovat, vybírat, ale typický operativní zaměstnanec (webmaster, kodér, IT administrátor…) musí vykonat všechny projekty, které mu přistanou jako požadavek na stůl – proto je operativní přístup GTD tak oblíbený. Proč prioritizovat? Vše se nakonec musí udělat. A v této oblasti pracovních rolí je to pravda.

Přesto se domnívám, že systém – jak je přesně popsaný v knize – není sám o sobě funkční.  Důkazem je fakt – že jsem se v popisech individuálních reálných implementací nesetkal s jediným případem, který by byl skutečně realizací všech hlavních bodů knihy. I proto za největší chybu D. Allena  považuji fakt, že svůj přístup dále nevyvíjí, ale pokládá jej za hotový a dokonalý.

Dobrá kniha pro inspiraci, ale špatný manuál

Přizpůsobit a upravit si svá pravidla řízení úkolů, nechat se inspirovat, s tím nemám nejmenší problém a naopak – všem to doporučuji. Několikrát jsem ocenil D. Allena za jeho zásadní zásluhu, kdy přivedl řadu technicky orientovaných čtenářů k zájmu nejen o produktivitu, ale také o psychologii, duševní hygienu, psychologii osobní spokojenosti a další oblasti, které by je jinak nikdy neoslovily.

Problém však nastává v okamžiku, kdy někomu předám s vědoucím úsměvem knihu o GTD a řeknu:

„Tady to je. Tady je fungující, perfektní, nejpopulárnější systém time managementu. To si přečti a dělej, co ti kniha řekne.“ To ale není pravda a před tím chci varovat.

Patříte-li mezi příznivce GTD, hovořte o něm s neznalými lidmi jako o několika radách či metodách, se kterými lze experimentovat, které lze přijmout a upravit. Ale nehovořte o něm jako o systému. Systém totiž konotuje jasná pravidla, jasnou implementaci, jasné hranice. A to reálná implementace GTD (nikoli teoretická přednáška o GTD, která se tak dobře poslouchá) ani náhodou nemá.

Přemotivovanému začátečníkovi, který se bude snažit všechna pravidla z knihy provést doslova; tak, jako je dříve prováděl z jakékoli jiného manuálu (když se učil hrát tenis, vyráběl poličku nebo sestavoval rádio) – tedy podle osvědčené metody: dělat to, co se píše, a nedělat to, co se nepíše – mohou také zbýt jen oči pro pláč. Může být nefunkčností nového systému ochromen – a tento neúspěch bude samozřejmě přičítat sobě, protože systém je „tak populární“.

V lepším případě si začne pravidla přizpůsobovat. Začne GTD ohýbat. Proč ne. Právě to však o efektivitě původního systému GTD vypovídá něco naprosto jiného, než by si její příznivci přáli: GTD v té podobě, jaká je předestřená v knize, prostě nefunguje. Je to totiž dobrá kniha pro inspiraci, ale velmi špatný manuál.

 

 Dalibor Špok

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 32

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Milan napsal:

    Vzhledem k tomu, že každý člověk je naprosto individuální a má naprosto různou naplň práce a žití, tak by mi přišlo krajně nepravděpodobné, kdyby všem vyhovoval stejný systém. Už když jsem četl knihu 5 let nazpět, tak mi bylo zřejmé, co je pro mne zbytečné a co budu implementovat či co změním a nikdy mne nenapadlo se GTD řídit striktně, protože by to bylo pro mne krajně kontraproduktivní…
    Nerozumím té motivaci někoho ten systém důsledně plnit, snad je založen na slepé víře, že Allen je naprosto geniální a absenci používání vlastního prefrontálního kortexu.

  2. martin napsal:

    zadna diskuze. nedivim se. nebude to oblibeny clanek. ale pravde se blizi vic nez jsou apologeti ochotni pripustit. udrzovani nekterych gtd pravidel v systemu je natolik narocne, ze system spotrebuje vic energie na svuj chod nez kolik se dodrzovanim pravidel ziska. takove incestni perpetuum mobile

  3. Jan Juhos napsal:

    Dobrý den, Dalibore, neznám Vás osobně a potěší mne, budeme-li tu možnost spolu mít. U svého jména máte napsanou profesi psycholog. Jestliže bylo Vaším cílem článku vyprovokovat k diskuzi o GTD, tak uznávám, že jste psychologem znamenitým. Povedlo se Vám to minimálně v mém případě.
    GTD jsem používal v čistě papírovém provedení od roku 2008 do roku 2012. Od ledna používám Evernote, Gmail, Dropbox, Disk Google, fyzický disk, iPhone a několik šanonů na „nespalitelné“ dokumenty (smlouvy, signovaná osvědčení a podobné).
    GTD mi funguje výtečně a stejně tak mému týmu ve firmě. Domnívám se, že GTD používám v souladu s oběma knihami Davida Allena. A jsem otevřen pro to, abychom čtenářům otevřeli, plodnou diskusi nad tématy, které Vám nejsou jasné.
    Jako psychologu je Vám jasné, že se v článku dopouštíte mnoha manipulací typu: Na začátku článku píšete: „… GTD jsem vyzkoušel a z mnoha důvodů se mi neosvědčila.“ a článek končíte „… GTD v té podobě, jaká je předestřená v knize, prostě nefunguje.“ To že to nefunguje Vám neznamená, že to nefunguje. To bych mohl i já prohlásit : Housle v mé ruce nehrají (neumím na ně vůbec hrát i když se mi jeich tón a zvuk moc líbí). A své provolání zakončím: Housle jsou podvodný nástroj a pojďme je odsoudit jako něco naprosto nemuzikálního, skřípajícího. Poněvadž to v mé ruce fakt opravdu takto znělo (:o)
    Nebudeme tedy zevšeobecňovat a bude nám to klapat!
    Začnu tedy odshora a vyjádřím se k prvnímu co mne zaujalo:
    „systém bez prioritizace“ – GTD má systém priorit propracovaný a vyplývá právě více z druhé knihy i když už v první je obsažen a to jsou letové hladiny, role atd. Už ty jsou vodítkem čím se zabývat a čím vůbec ne. Přesto se mi bežně stává, že jsou vedle sebe paralelně 3 i více Next step z projektů se stejnou prioritou v hladinách. Tam pak nastupuje Daily review, tedy příprava na čem budu zítra dělat a tam si určuji pořadí úkolů na zítra. Systém je to dynamický. To znamená , že zásah zvenčí může toto pořadí změnit. Což je v pořádku a naopak žádoucí. Stačí Vám tento výklad k prioritám v GTD? Čím budeme, Dalibore, pokračovat dále?

  4. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @Jan Juhos: díky moc za komentář. Nechci se zde příliš pouštět do teorie GTD – to je právě to, co nám všem skvěle jde – interpretovat, proč GTD vlastně obsahuje prioritizaci a obsahuje toto i tamto. Vy chápete jako prioritizaci to, že si dokážete v systému vybrat další úkol (na základě vodítek – kontextu, rolí atd). Tomu rozumím. Přesto nesouhlasím s tím, že se jedná o prioritizaci v tradičním slova smyslu, jak se používá v TM. Zde je prioritizace to, co Drucker nazývá „first things first and second not at all“ nebo Covey rozlišuje A-B-C: aktivně se dopředu vybírá, co se bude považovat za důležité. S tím, že pokud se nedostanu k nedůležitému, prostě se nic neděje. Nejde zvládnout vše. Ale chcete mít přesto C priority v systému, kdyby náhodou byl čas/příležitost. To je prioritizace. GTD si nevšímá zásadního rozdílu v důležitosti různých úkolů. Tvrdí, že ta v čase fluktuuje. Ta ve skutečnosti fluktuuje ale daleko méně – a na úrovni jednoho dne (pro který se obvykle re-prioritizuje) minimálně.

    Četl jsem velmi pěkný příspěvek jistého kritika GTD: Ten říkal – „D. Allen tvrdí, že díky jeho systému budeme vědět, jaký další úkol vybrat v krizi, když se naše podmínky změní, když náš původní plán selže – pak máme kontextové listy a vybereme jiný úkol…. Já ale nepotřebuji říkat, co dělat v krizi. Když jsem v krizi a svět se hroutí, vím přesně, co mám dělat. Já potřebuji vědět, co mám dělat naopak, když krize není. Když je běžný pracovní den. Právě tam mám největší problémy rozlišit, co je důležité a co není, a jak moc se čemu věnovat…“

    Co dělá GTD namísto tradičního stanovení priorit, je neustálý výběr aktuální next action mezi stovkami dalších: ten by samozřejmě měl být postaven na principu vybrat důležité před nedůležitým. Ale bez prvotní prioritizace, označení některých hlavních úkolů, je to velmi obtížné. Nedokážu si představit „striktní“ GTD systém, obsahující 200 next actions, který toto rozdělení dopředu nemá, a ze kterého si POKAŽDÉ, když vybíráte další aktivitu, vybíráte mezi 50% trivialit, 40% středně důležitých úkolů a pár zásadními úkoly. 50x, 100x denně. To vždycky své důležité úkoly pro kancelář (@Office) hledáte mezi „zalít květiny“ a „uklidit na stole“ a dalšími 50 úkoly? Co 10 minut? Neříkám, že to fungovat nemůže. Fungovat jistě může i to, že pracujete jen s emaily a žádný TM systém nemáte (tak např. pracuje jistý Bill Gates – a docela mu to jde). Já si myslím, že to ale není příliš efektivní – pokud jste si ovšem systém trochu „nepřihnul“.

    Ale prosím – nepřeme se o teorii. Pokud vám systém skvěle funguje – OK. Můj článek je o něčem jiném: všechny implementace systémů, které jsem měl možnost shlédnout (youtube, screenshoty, popisy uživatelů) jsou ohnuté. Nikdo nedodržel 100% GTD tak, jak je popsané v knize. Ptám se-proč? Proč se někdo nepochlubí 100% hardcore implementací? Měl by zlomené rekordy v návštěvnosti stránek. Ani vy pravděpodobně neděláte hardcore GTD: Píšete, že děláte „daily review“ a stanovujete plán, co budete dělat zítra a ještě dokonce stanovujete pořadí těchto úkolů – už toto bohužel není striktní GTD. To žádný „today plan“ nezná. Byť je to nejúčinnější věc jakéhokoli TM systému, v tom s vámi souhlasím, sám jej používám přesně, jak píšete.

    Proto budu rád v diskuzi pokračovat – ale přijde mi plodná spíše nad konkrétními implementacemi. Protože přít se nad nuancemi teorie mi přijde zbytečné – vyčerpávajícím (a zajímavým) způsobem se tak děje na původních fórech GTD (http://www.davidco.com/forum/) která jsou v mnohém inspirativní a nerad bych zde jejich obsah duplikoval.

  5. Jan Juhos Jan Juhos napsal:

    Dalibore, aha, jde Vám o to, že nikdo nedodržel GTD na 100%. Tak se Vám hlasím: Ano má implementace GTD do papírové formy byla právě striktně dodržených 100%(+-5% – možná jsem správně nepochopil, možná nepřesně interpretoval atd.) Rozhodně jsem nic záměrně neubral, ani nic záměrně nepřidal. A pamatuji si i důvod. Jsem šefkonstruktér , který má svou práci velmi rád a baví mne. A mezi konstruktéry existuje mnoho pravidel. Jedno z pravidel je, když chcete něco : a teď hledám ten správný výraz: okopírovat, myšlenku, řešení, princip, prostě chcete se inspirovat u někoho kdo to již udělal, tak : okopírujte to SAKUMPRDUM. Nic si nevymýšlejte, nevnášejte své geniální myšlenky, prostě to zkopírujte. Funguje-li to ve vzoru bude to fungovat i Vám.Pak to pozorujte. A začněte to zlepšovat, vnášet své myšlenky atd. Ale základní a první finta jak uspět je : nekopírovat a vyvíjet najednou. Postupně. Kopie. Poté vývoj. Příklad: Průmyslový boom Asie. Nejdříve mnohé věci v licenci. Koupené i s výrobními linkami z Evropy a poté vlastní zdokonalování až k dnešnímu samostatnému vývoji na vysoké odpbroné úrovni.
    Proto jsem GTD aplikoval 100% a teprve později jsem k němu PŘIDAL ještě tak 5% vylepšení s ohledem na mé zaměření. Každopádně mi GTD úspěšně funguje jak ve firmě, tak i v privátním životě. Stačí Vám to, Dalibore, jako odpověď zda existuje někdo, kdo aplikoval GTD ortodoxně a funguje mu? Jsem jenom zvědav co se mnou teď budeme dělat.(:o))))) Pro další diskusi: jsem připraven a těším se, že se podělím o své zkušennosti z implementace GTD v praxi.

  6. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    Jane, to je právě ten problém: jak jsem psal ve své předchozí odpovědi k vám – pokud si sestavujete denní plán, vybíráte úkoly, které je hlavně třeba dnes udělat a ještě si je seřadíte dle důležitosti, pak jste nepřidal 5%, ale změnil jste celý systém. Ano – je to možná jedna zásada z dvaceti, a devatenáct jste nechal původní, ale je tak zásadní, že už opravdu nemůžeme hovořit o „čistém“ GTD.

    Já proti tomu nic nemám a dokonce to schvaluji – a znovu opakuji, používám také denní plán se seřazenými úkoly. Je to podle mě nejdůležitější objevená metoda v TM vůbec. Dokonce něco podobného jako „denní plán“ zařazuje většina lidí ve své implementaci GTD – alespoň dle mého skromného průzkumu na webu – byť systém stále nazývají GTD a libují si, jak jim to dobře funguje.

    Kdybych viděl vaši implementaci, možná bych našel také další metody/postupy, které se odlišují od původní teorie popsané v knize o GTD – třeba tyto rozdíly ani nevidíte. Na tom není nic špatného – smysl mého článku je ten, že kniha o GTD je prostě špatný manuál, který (a) neukazuje praktickou funkční aplikaci (aniž byste si museli něco přidat nebo ubrat), (b) protože taková aplikace prostě nejde provést, aby vám systém fungoval a byl užitečný (dle striktních pravidel popsaných v knize), (c) pokud si systém neohnete nebo nepřidáte osvědčené prvky dle selského rozumu – priority, denní plán atd.

    A to není 5%. To je jako bych vám nechtěl zaplatit za opravu televizoru, protože bych se hádal, že jste vlastně nic neopravil, když 99.9% komponent zůstalo v původním stavu a vy jste vyměnil jen jeden vadný kondenzátor – 0.01%. Přesto jste udělal zásadní práci – zprovoznil jste systém….

    Můj argument je jednoduchý – ukažte mi funkční, životnou implementaci striktního GTD. Bez dalšího. V každodenní akci. Pak uvěřím.

    Ad úspěch v Asii: to je právě ten rozdíl – oni sice koupili původní linky, ale NĚCO se lišilo – pracovní nasazení, cena pracovní síly, cena vstupů….a toto (z vaší argumentace možná 5%) opět udělá ten rozdíl. O tom mluvím ohledně GTD. Moje otázka je – proč nefunguje core systém? (Metaforou gtd: Proč nefungovaly ty výrobní linky v původních zemích???) (Moje odpověď je – ale to je pro jinou diskuzi – protože úspěch knihy o GTD předběhl vývoj této metody. D. Allen nemá důvod systém dále upravovat, upozorňovat na možné chyby, na to, jak se většinou používá… Proč? Má bestseller století. Jeho business model je koučovací – zaplaťte si jeho kouče a ti vám vysvětlí, že vše nebude tak hardcore, jak se píše v knize. Že nic není tak horké, jak se navaří. To vám garantuji. Není se čemu divit. Má úspěch.)

  7. Jan Juhos Jan Juhos napsal:

    Dalibore, to že doplněním drobných úprav říkáte že to není GTD ale úplně něco jiného je Váš názor. Já vám oponuji v tom, že GTD je : jak píšete špatný manuál. Naopak je to výborný manuál, protože není dogmatický. Vysvětluje procesy ale ne dogmaticky jak postupovat. To je možná v našem rozdílném přístupu k životu: Já osobně mám rád a s úctou vzpomínám na všechny učitele, učitelky, lektory, kouče, rádce, kteří mi UKÁZALI MOŽNÝ SMĚR. Žádná dogmata, přesné návody, pouze vyjádřit myšlenku, ideu. Princip. A chápu, že jiní lidé potřebují přesný návod. Přesnou mapu. Co teď ? Kolik mám udělat kroků? Jakých? Jak dlouhých? A opakuji: přijeďte a ukáži Vám „životnou implementaci striktního GTD. Bez dalšího. V každodenní akci.“ a dokonce v týmu více lidí. V papíru. bílém. A4.“ Stačí?

  8. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    Jane, nevidím jako plodné pokračovat v diskuzi s vámi, držíte-li se pouze dvou argumentů: (1) co děláte, je striktní GTD (2) vše, čím tento váš argument napadnu, je podle vás můj osobní názor. Na jedné straně říkáte, že GTD perfektně vysvětluje procesy – když vám teď ukážu deset způsobů, kde je perfektně nevysvětlí, zase řeknete, že je to můj názor a že vy máte ten striktní GTD – byť s denním plánováním a prioritizací úkolů – a možná i s týdenním plánem a kanban boardem :) To bychom tady mohli být taky do Vánoc. Přeji vše dobré a loučím se básní:

    Snad máte pravdu – snad já ji mám
    Na další diskuzi to však není
    Cokoli řeknu a udělám…
    Bojím se totiž
    Zacyklení

  9. Jan Juhos Jan Juhos napsal:

    OK, Dalibore. Chápu Vaše rozhodnutí. A ohrazuji se: Jsem GTD praktik s téměř šestiletým úspěšným implementováním GTD u sebe i v týmu ve firmě.Rád si vyměňuji zkušenosti s lidmi, kteří na své efektivitě nebo efektivitě svých týmů, živností či firem pracují. Vy jste teoretik, který GTD nikdy neprovozoval. Teorii GTD znám. Nastudoval jsem ji a poté praktikoval. Poté se u mnoha lidí inspiroval. A aplikoval. Nekontroluji denně zda neporušuji nějaký odstavec na určité straně. To není cílem obou knih o GTD. Cílem je inspirovat, dát směr, nastínit cestu.
    Vlastně mi šlo o následující: Již z minulého Vašeho článku Dalibore,jsem měl pocit, že GTD Vám nevyhovuje, není to Váš šálek kávy, prostě jste si nesedli. Nepochopil jsem však, proč to píšete na server, kde se scházejí Ti kterým GTD funguje, chtěli by aby fungoval, nebo to zatím zkoumají či dále metodu rozvíjejí či naopak ji minimalizují (např.ZTD).
    Pořád mám před očima paralelu, že napíši na server, kde se scházejí houslisti (začínající i profesionálové, avšak s chutí hrát) a napíšu jim: „Milý přátelé, co tady píšete za blbosti. Housle mám. A dvoje. A nic. Jen skřípají. A vržou. Nevěřím Vám, že tenhle kus dřeva pár koňských žíní dokáže libozvučně rozehrát. A co to je? Vy hrajete podle not sktriktně? Na 100%? Jakápak improvizace? Cože Vy hrajete podle stejných not a výsledek zní u každého jinak? Rozdílné cítění? Ne, je to nesmysl. Housle nefungují. A noty? Taky ne, vždyť každý houslista má svůj „rukopis“. A basta. Jestli Vám housle nehrají a jiným ano je to na Vás, Dalibore. Cvičit, cvičit, učit se noty, najít si lektora, poslouchat jiné žáky, naslouchat mistrům.
    Proto Vás Dalibore prosím, najděte POKORU k těm, kteří něco umí. Funguje jim to. Rádi Vám své know how ukáží. Nejen Ti v GTD. Protože i Vy máte co ostatním dát už vzhledem k zajímavé profesi psychologa kterou děláte. A která nás GTD-isty inspiruje a pomáhá při aplikaci této metody.
    Svou negativní kritikou jste sice přitáhl mou pozornost, avšak užitek pro čtenáře kromě toho, že odrazujete od GTD se mi jeví jako nulový. Proto znova nabízím, pojďme zájemce o GTD inspirovat věcnými a konkétními technikami. Třeba mne napadá, že když pošlete otázku ohledně GTD, zpracuji jak jsem si s tím poradil já, jak ji provozujeme v týmu, jaký HW či SW k tomu používáme. Čtenáře to bude inspirovat a my se z jejich reakcí poučíme jiných možných cestách. Co tomu říkáte?

  10. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @Jan Tak tedy dobrá, pokračujeme, vypadá to, že oba dnes vykonáme spoustu produktivní práce :-)

    1. Nepoužívejme příliš argumenty ad hominem, zvláště když o druhém příliš nevíme. Knihu o GTD jsem četl poprvé někdy myslím koncem roku 2003 (nevím přesně) a GTD systém (resp. jeho různé varianty) se snažil od té doby používat několik let. Četl jsem mnoho diskuzí i obě následné knihy, takže se klidně můžeme přezkoušet z jejich obsahu, pokud mi vyčítáte, že systém neznám. Právě naopak. Píšu na základě své mnohaleté zkušenosti s implementací různých systémů (počítám-li správně tak více, než dvanáctileté: Covey, Linenberger, GTD, Forster…), baví mě to a zajímám se o to i jako o psychologické téma. V neposlední řadě na tomto tématu pracuji se svými klienty. Proto myslím že snad alespoň částečně vím, o čem mluvím.

    2. Obávám se, že jste můj článek nečetl, pouze se pustil do diskuze. Můj článek je trošku o něčem jiném. Ale nechci se cyklit…

    3. Nesnižuji význam knihy GTD, naopak vždy doceňuji zásadní význam, který kniha měla. Píšete: „Cílem je inspirovat, dát směr, nastínit cestu.“ Ano, pokud to chápete takto, skvělé, souhlasím s vámi. Část uživatelů však v knize vidí striktně formulovaný systém, malá část kult. Většina jej ale prostě zaměňuje s „principy task/time managementu“ – jak neustále opakuji – samotné jednotlivé principy, které kniha předkládá, byly v mnoha knihách o TM před Allenem. Není tedy podle mě čisté vzít si pár obecných, neoriginálních rad, a hovořit o sobě jako o někom, kdo používá GTD. To je totéž jako koupit si Bibli, přečíst si v ní, že mám ctít své rodiče, a od té doby se nazývat křesťanem. Jistě, že je v zásadě jedno, jak se budeme označovat, ale zmateni jsou primárně ti, kdo si knihu přečtou poprvé a hledají v ní Grál, hledají v ní SYSTÉM.

    4. Tento server přece primárně není pro „uživatele GTD“. MVH.cz vnímám jako platformu lidí, kteří se rádi zdokonalují v tom, co dělají. Nekritizuji tedy housle na houslařském serveru. Píšu, že ten a ten typ houslí hraje někdy špatně. To mnozí houslisté jistě docení. Nejen ti, co si chystají koupit první housle…

    5. Můj čestný přístup, kterým chci obzvláště začínajícím houslistům pomoci, je právě ten, že je chci (mj.) upozornit na to, že JEDNA ze stránek GTD je prostě fakt, že je to kult, móda, hype – jak říkají naši angličtí přátelé. Naprosto nepopírám, že tisícům čtenářů kniha přinesla užitek. Mně také. Přesto ji však budu kritizovat, protože má na sobě mnoho ke kritizování. S čímž můžete nesouhlasit, ale pro dobrou diskuzi je třeba protiargumentů, ne napadání ad hominem nebo „to je pouze váš názor“ nebo pro mě obtížně uchopitelné: „já používám striktní GTD, byť asi ne úplně striktně podle knihy o GTD.“ Tak se diskuze skutečně nedá vést, byť věřím, že např. při osobním setkání by jistě mohla být zajímavá a plodná. Proto můžeme pokračovat při něm, zde o efektivitě pochybuji.

    6. Znovu opakuji – a zkuste se nad tím prosím zamyslet dříve než budete reagovat: není to napadání, ani urážka, jen konstatuji, co si myslím – a totéž si dokonce myslím i o sobě – že se totiž prostě nedomnívám, že děláte čisté GTD v podobě, v jaké jej předkládá kniha, ne proto, že byste byl neschopný nebo GTD špatně pochopil, ALE protože tato čistá podoba NEFUNGUJE a v praktické implementaci neexistuje, a vy (a skoro každý) z GTDistů si musí něco přimyslet/ohnout/ubrat, aby systém fungoval. Kniha o GTD jsou housle bez strun: prostě je nerozezvučíte. Každý si musí koupit své struny. Někdo najde kvalitnější, jiný méně. Někdo zjistí, že raději hraje na klavír nebo zpívá. Ale na housle beze strun nezahrajete, leda tak jako vozembouch. Vy jste natáhl struny denního plánování a prioritizace a tvrdíte, že to nejsou struny, že je to jen trapná malá úprava, nestojící za řeč. Podle mě byste housle bez této malé úpravy nerozezvučel (a každý jiný uživatel zase bez té své). O tom je můj článek.

    (A co se týče článků – domluvte se s panem Gregorem, myslím, že za jakékoli kvalitní články z oblasti bude rád.)

  11. Peter napsal:

    Dalibor, súhlasím s Vami, že Allenov sériový „Mercedes“ by si po toľkých rokoch zaslúžil drobné úpravy. No už v prvej verzii jazdí znamenite. Ja sa na ňom vozím počas posledných 5 rokov každý deň. Do cieľa ma dovezie vždy rýchlo, pohodlne a bezpečne. A je tak nenáročný na údržbu. Pracujem ako finančný riaditeľ úspešnej spoločnosti, mám rodinu, kopec koníčkov, rád cestujem a popritom staviam dom. Napriek tomu spávam dobre. Na nič nemyslím, na nič nezabudnem. Rozhodne funguje výborne aj bez úprav. Ak máte chuť, môžeme sa pustiť do rozhovoru o podrobnostiach.

  12. Josef Jasanský napsal:

    Zdravím autora i diskutující:)

    Už když jsem četl článek poprvé, říkal jsem si, že se (asi opět) strhne přestřelka, stejně jako u jednoho z předchozích autorových článků. A není to tak hrozné, čekal jsem to horší:) Možná to je signál toho, že GTD (ať už striktní nebo ne-striktní) už přestává být tím kultem, hype, módou. Tak to vnímám. Že tomu tak v minulosti bylo, a někteří mají ten pocit dodnes, asi nemá smysl rozporovat, myslím ale, že dnes, v roce 2013, už tyto přívlastky GTD tak trochu ztratilo.

    Co se mě týče, já nikdy knihu MVH jako manuál nevnímal. Nevybavuji si ji už 100% přesně, ale mám pocit, že i Allen někde v textu píše něco v tom smyslu, že proto, aby člověk začal své úkoly zvládat lépe a efektivněji, nemusí přijmout/aplikovat všechny principy a postupy v knize popsané, může si vybrat jen tu část, která mu vyhovuje.

    Ani v otázce nástrojů mi kniha nepřišla jako zákon, též jsem ji chápal jako soubor několika námětů k výběru. Osobně jsem „papírovou“ metodu GTD vlastně ani nikdy neaplikoval, popravdě, nedokázal jsem si to ani představit – můj obdiv tedy Honzovi, kterého tímto zdravím, hned jsem skončil u elektronických aplikací, které, v době, kdy Allen knihu psal, ještě ani nikdo netušil že budou k dispozici.

    Souhlasím nicméně s tezí, že tak, jak je metoda (osobně GTD za systém nepovažuji, za systém považuji až můj konkrétní soubor nástrojů a návyků, které pro svůj task-management, který, jak si troufám tvrdit, je postaven na principech GTD, používám) v knize popsána, je v dnešním (a zřejmě i v roce 2001, kdy kniha v originále vyšla) světě jen z těží, v celém svém rozsahu, striktně chceme-li, aplikovatelná.

    Takže ano, pokud je používání GTD chápáno jen jako striktní aplikace všeho a tak, jak je popsáno v knize MVH, pak GTD nepoužívám. A nemám s tím problém.

    Osobně to ale vnímám tak, že já pro svůj task-management využívám min. hlavní principy v knize (metodě) popsané – inbox, kontexty, projektové plánování, pravidlo 2 minut, weekly review, role, hladiny, tedy principy GTD. A pokud mám někomu povídat o tom, jaký systém (postupy) používám pro správu svých úkolů, říkám: „Používám GTD“ a odkazuji na metodu (principy) popsanou v knize, případně prezentovanou na seminářích nebo školeních.

    A ještě malou poznámku k time-managementu. Opět, možná jsem GTD pochopil tak, jak jsem sám chtěl, ale za time-managementovou metodu ho nepovažuji. Pro mě je GTD jen jeden ze způsobů, jak spravovat své úkoly, ne jak „řídit čas“.

    Jinak díky za článek. Jsem toho názoru, že takovéto články na MVH patří. Vždy je dobré poskytnou i pohled „z druhé strany“. Možná jsou tam některé části trochu tendenční, nebo je jen jako tendenční chápu – autor to tak třeba nemyslel, ale jako celek je článek, stejně jako většina ostatních od pana Špoka, vyvážený.

    PS: A souhlasím, kniha MVH není manuál, ať už ji Allen jako manuál myslel, nebo ne.

    Zdravím všechny GTD-isty i ne-GTD-isty:)

    JJ

  13. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    Děkuji oběma komentujícím:

    @Peter – pokud vám to funguje, já bych to fakt moc rád viděl – teď nemluvím ironicky, ale vážně. Myslím, že by to zajímalo i další čtenáře zde – vždyť o kolik je zajímavější opravdu vidět něčí praktickou aplikaci/implementaci než jen pořád rozebírat teorii. Třeba kdyby šlo udělat nějakou prezentaci na youtube/vimeo. A v případě povedených by se možná video mohlo zasdílet i na tomto serveru. Na druhou stranu chápu, že problém je v privátnosti mnoha úkolů, které by se musely rozmazat – a s tím je spousta práce. Vyprazdňovat systém a ukazovat jej s umělými úkoly podle mě nemá cenu – tak právě přijdeme o to podstatné. Pokud byste do něčeho takového měli chuť (Peter, Jan Juhos, ale kdokoli ostatní) – bylo by to super. Teď vůbec nemyslím, že by primárním účelem bylo, že bychom kádrovali, zda se jedná o striktní GTD nebo ne. To je asi jedno. Ale spíše by to bylo obohacující a inspirující pro ostatní (i pro mě). Totéž s jakýmkoli jiným systémem/ZTD/hackem. Co říkáte?

    @Josef Jasanský – souhlas a pro mě moc zajímavý pohled (odlišný od mého, ale zase ne tolik)

  14. Eva napsal:

    Zdravím,
    GTD jsem po delší době opět do svého života zavedla. (Aktuálně mi zbývá znovu přečíst asi poslední třetinu knihy). Poprvé i teď podruhé se snažím implementovat metodu tak jak je popsaná. Vyhovuje mi to, protože jak je to komplexně popsané, nemusím už nad ničím dalším uvažovat. A cítím se skvěle. Ten pocit, že jsem nic nezapomněla je skutečně odlehčující (hlavě).

    V knize je napsáno (a to přesně cituji, leží vedle mě) „ať už zavedete GTD zcela, nebo jen zčásti, naučíte se, jak obelstít sám sebe“. To bych řekla, že je argument pro to, že ohýbání metody nebo sebrání pouze části z ní, není žádný problém. Allen i sám říká, že to zabere nějaký čas na zavedení a že třeba časem zcela předěláme způsob, jakým jsme metodu implementovali na začátku.

    Jsem studentka, takže mám velmi málo „projektů“, v mém případě kolem 40, takže pro mě není problém používat metodu, tak jak je. Používám papírový diář. Nemám seznam projektů jako skutečný seznam, ale můj „seznam“ jsou jednotlivé lístečky nadepsané názvem projektu (např. Koupit kuchyňský robot) – sám Allen píše, že seznam nemusí být vždy být „seznam“. A každý z těchto lístečků je zařazen pod rozdružovačem souvisejícím s daným následujícím krokem (např. záložka Online – lísteček s robotem – Najít vhodný typ na Heurece). Skvěle mi to vyhovuje, protože když mám zrovna volnou chvíli třeba ve škole a sedím u notebooku, vím, že můžu vyřídit dostatek věcí z Online.
    A asi jsem to v tomto bodě v knize pochopila jinak, ale já po tom co udělám jeden krok, hned si zapíšu krok další a zase přesunu do správné kategorie (třeba Pochůzky). Mám za to, že jsem se to v knize dočetla, ale možná jsem si to jen namyslela, že to tak má být :-D.
    Kalendář mám online na Googlu, priority ani seznam úkolů na den nepoužívám. Prostě dělám to, co bych podle kalendáře měla a ve volných chvílích dělám Další kroky z diáře. Priority určuju podle citu a projít pár lístečků mi zabere do minuty. A se seznamem úkolů na den souhlasím s Allenem, nic by mě nefrustrovalo víc, než to, že jsem nějaký „úkol na den“ nezvládla a musím ho přepsat na další den…ikdyž se vlastně nic nestalo, protože úkol neměl v daný den deadline.

    Takže to je můj pohled na GTD, kterému vděčím za to, že konečně zvládám své školní povinnosti, tak jak bych si představovala (včas, či dokonce v předstihu :-) )

  15. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    Evo, určitě – pokud máte takto málo úkolů a den většinou strukturovaný školou – tak je GTD v takto jednoduché formě naprosto v pořádku a určitě bych nešel do ničeho složitějšího. Naopak – můžete si systém ještě více zjednodušit, tzv. pig-pog GTD, kdy nepíšete jeden projekt na jednu stránku, ale jednu stránku máte pro celý jeden kontext. Jednotlivé projekty a úkoly pak píšete pod sebe ve formě [projekt] – úkol např.:

    @Online:
    [Koupit robot] – vyhledat vhodný typ na Heurece
    [Jiný projekt] – udělat toto a tamto

    Hodně se vám pak zjednoduší vybírání a celá údržba – celý systém bude mít jen pár stránek.

    Nicméně….můj článek je spíše pro opravdu těžké využití systému. Zde problém začne v momentě, až jednou úkolů přibude. Až zjistíte, že nejde vybírat mezi 100-200 úkoly intuitivně, protože něco moc chcete, něco moc chce váš šéf a něco moc chce váš klient….a všechno je to dohromady na 30 hodin denně a intuitivně to zvládnout nejde. Problém nastane, až si poznamenáte úkol do kontextu @Pochůzky a za dva dny vás šéf seřve, proč ještě není hotov – vysvětlujte mu, že jste teď dva dny seděla v kanceláři, pochůzky neměla, a tudíž ani příležitost podívat se do příslušného kontextu. Problém nastane, až neuděláte důležitý úkol, protože budete mít správně definovánu pouze jednu (předchozí) akci (která se nezdá až tak důležitá, např. „Podívat se na web, jaké existují druhy leasingu“ (@Online), ale díky tomu, že jej intuitivně mezi 80 dalšími nevyberete, nedostanete se přes další sekvenční úkoly, které stojí v řadě, k důležitému „Zavolat klientovi a probrat problém“ – protože tento úkol ještě (dle GTD správně) není definován…tudíž na sebe nemá jak upozornit. A klient zuří…

    Takže v jednoduché formě, jak je používáte, je to naprosto v pořádku. Já bych na vašem místě používal také pár listů papíru, možná ještě jednodušeji, než píšete. Skutečná kvalita systému se však ukáže, když jej zatížíme…

    A k dennímu plánu: záleží na vašem postoji. Vnímáte-li jej jako sport, jako „toto musím splnit“, pak můžete být frustrovaná, když nesplníte vše. Taky bych byl. Ale proč nejste frustrovaná, že jste nesplnila všechny své úkoly v GTD? Protože je vnímáte jinak – A stejně tak můžete „denní úkoly“ vnímat jako jednoduché vybrání toho, co se zdá dnes důležité, seřadit dle priorit, s tím, že čím nižší priorita, tím lépe může být úkol přesunut na jindy/další den, pokud nestíháte. Brát možnost přesunutí méně významných úkolů do dalších dnů prostě jako součást systému, za kterou se netrestá, tak jako teď přesouváte své úkoly mezi kontexty. Je totiž mnohem efektivnější udělat třeba jen 2 nejdůležitější úkoly, než 10 trivialit, byť byste jimi splnila jakýkoli plán…

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      Rozhodl jsem se zde článek publikovat, protože mi jeho přítomnost dává smysl. Přesto bych sám za sebe podotknul, že mi přijde zbytečné (a pardon, až dětinské) řešit a hodnotit jakoukoliv metodu jen na základě toho, do jaké míry ji lidé využívají v praxi. Metoda jako je GTD přece není návodem na vytvoření nějaké chemické látky, kde musí být v laboratoři chemik přesný a jít podle návodu. Já – a také Honza Juhos i Pepa Jasanský – očividně vnímáme metodu GTD jen jako cestu, jako živoucí organismus. Přece GTD a další metody, které se mají stát pomocníky při správě projektů, úkolů, a to pracovní i osobní sféry, nemůže být (a ze čtení knih je to jasně zřejmé) dogmatem a manuálem. To bychom museli být naprosto nesvéprávnými, nebo být roboty.
      Řešit tedy, jestli jsem 5% přidal, ubral, a tak už tedy GTD není GTD, a tedy vlastně GTD nefunguje, je takové hraní si na písku, kde si tlučeme do báboviček.

      Diskuze se však pak začala obracet ke konkrétnějším bodům, právě těm, jak kdo v praxi určité fáze, kroky metody používá. S jednou studentkou na fakultě jsme připravili výzkum, odpovědělo na něj takřka 400 uživatelů GTD z Česka a Slovenska a na základě výzkumu připravuji sérii článků, které o využití GTD v praxi mohou mnohé povědět. A znovu jen dodávám: to, že si někdo něco přizpůsobuje, nebo vypouští, není v rozporu s metodou, protože ona není chemickým vzorcem. Navíc, zaměřuje se pouze na něco, takže pokud já GTD využívám k tomu, abych opravdu měl čistou hlavu, vše někde hezky přehledně seřazené, dokázal rychle spojit věci, které spolu souvisejí, nebo je vyfiltrovat podle patřičného kontextu, pokud já navíc ještě i využívám přístupy z Coveyho „To nejdůležitější na první místo“, kdy uvažuji nad svým posláním, hodnotami, rolemi, kdy kladu důraz na priority, nejdu do rozporu metody GTD. Zaprvé, ona o tom také hovoří, zadruhé doplňuji systém, jenž se zaměřuje především na uspořádání „položek“ a vyčištění hlavy, o systém, který napomáhá k lepší sebereflexi a následnému plánování. Je to, obrazně řečeno, jako bych k rohliku ještě přidal máslo. Tím ale nepopírám rohlík.

      Shrnu a zakončím tedy informací, že se chystám v následujících měsích ke GTD vracet z pohledu individuálního využití metody, ať už na základě výzkumu nebo článků různých uživatelů. Věřím, že každý přístup, každé využití se bude v něčem lišit. Může to sloužit pro ostatní jako obohacení, jak lze nejen nad GTD uvažovat, ale jak i pracovat, osvovobzovat se od stresu. Rozhodně ale nemám v úmyslu řešit, jestli to je 100% GTD nebo 98,5% GTD, protože počítání těch procent a úvahy nad „ještě GTD“ a „už ne GTD“ je teorií, nikoliv praxí.

  16. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @Lukáš Gregor

    Lukáši, byl bych velmi nerad, kdyby byl můj článek a komentáře vnímány jako hnidopišská diskuze o tom, kdo je pravověrný a kdo si do systému něco přidává. To je podle mého názoru trošku obrácení jeho smyslu. Koneckonců – zrovna mně je to docela jedno a ve všech svých článcích nabádám k tomu, ať si každý vytvoří systém, jaký potřebuje. GTD navíc nepoužívám (i když možná kdyby někteři fandové viděli můj systém, řekli by: no jasně, vždyť to je čisté GTD – a právě to je ta legrace…)

    Celý smysl článku je – opakuji: Dle mého názoru a zkušenostní není GTD hotová, dobře připravená a neustále zlepšovaná (kaizen!) metoda pro implementaci, byť se za to v knize vydává (resp. vydává, se za kompletní, hotový systém). Důkazem toho je fakt, že nikdo metodu nedělá v původní podobě, jak je načrtnuta, ale je potřeba ji různě upravovat/omezovat/ohýbat. Nikdy jsem neslyšel, že by někdo měl stejnou potřebu u Coveyho, Tracyho Eat the frog, Morgensternové atd. (v takové míře). Důkaz je přitom jednoduchý: na webu nenajdete takřka jediné svědectví o úspěšné „core“ implementaci metody bez ohnutí. Což na miliony vydání knihy je dost málo. To mě zarazilo – na to, jaký má metoda úspěch. A svědčí to podle mě něco – o metodě i o přístupu D. Allena. To je smysl článku. (A to, že diskutující „vnímají metodu jako cestu“, a ne jako rigidní systém, je přeci Lukáši naprosto v pořádku a opakovaně to tady zdůrazňuji, o tom není sporu. I když u někerých, kteří z knihy používají pouze dvě tři obecné zásady – které se navíc objevily v desítkách knih před GTD – fakt moc nechápu, proč říkají, že dělají GTD – ale to je asi jedno. Je to moderní slovíčko – něco jako „koučink, produktivita, hackování“. Dříve jsme měli „poradit se, dát se do práce, něco s tím udělat“ :-) Touto poznámkou nechci shazovat ty, kteří používají většinu systému, ohnuli si ho a funguje jim – opět říkám: je to naprosto v pořádku, používejme vše, co nám prospívá.)

    Proč se metoda dále nevyvíjí – za to může podle mě kromě osobnosti D. Allena také obrovský úspěch knihy, která se trefila do internetového boomu, interaktivity web 2.0, sedla IT nadšencům. Kniha, která svým úspěchem předběhla promyšlenost systému, který prezentuje. Já to D. Allenovi nezávidím, ale určitě přeju a opakovaně jeho zásluhy zdůrazňuji. Ale to mi nezabrání od kritiky, kterou vidím jako oprávněnou. Je to vlastně podobný osud jako mnohé „bestsellery“, které se nikdy nezmohly na další práci, další vyvíjení, protože usnuly na vavřínech. Vydělaly. A třeba to tak stačí a řada bude na jiných.

    Ovšem je třeba jít dále. Svět se neustále vyvíjí, naše potřeby také. GTD se nevyvíjí (jak souhlasí i skalní příznivci). Časem bude potřeba vyvíjet nové metody a přístupy k duševní práci. Jednou z cest bude jistě i kritický (tedy vyvážený) pohled na to, co mnozí dnes stále ještě vnímají jako kult. I když i zde se situace lepší.

  17. Peter napsal:

    Dalibor, predstavenie konkrétneho systému v knihách chýba. Tieto návody Allen predáva vo svojom eshope. Moje postupy už boli uverejnené na týchto stránkach v článku http://www.mitvsehotovo.cz/2011/06/gtd-v-outlooku-a-blackberry-jednoduse-rychle-a-zdarma . Pred mesiacom som prešiel na nový OS BlackBerry 10, s ktorým sa pracuje ešte pohodlnejšie.

  18. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @Peter díky a díky moc za odkaz. Asi bychom to potřebovali vidět ve skutečném provozu, protože struktura je jen malá část celého systému (ale i vy asi máte drobné úpravy od GTD – priority atd., ale to je jedno, o tom diskutovat nechci)

    Produkty (a koučovací systém) D. Allena znám, dokonce jsem jeden čas věnoval pár hodin prohlížení různých diskuzí a upřesňujících dotazů na fórech na jeho kouče (i Davida samotného). Právě proto, že jsem měl pocit, že výhodnost implementace metody „nechápu“. Tam jsem viděl, že to prostě neřeší – že jejich doporučení velmi často nejsou v souladu s tím, co je v knize (mít zapsánu opravdu pouze následnou next action, mít next action pouze jako jeden následný fyzický krok, neprioritizovat ale kontinuálně projíždět kontextové listy), ale prostě vše upravují, jak se hodí dotazu a situaci – jako my. Není se čemu divit, jinak by se samozřejmě neuživili, a je to určitě dobře, že pomohou vytvořit funkční přístup. Pro mě to je ale jeden další argument k názoru, který následně vykrystalizoval v tento článek.

  19. David napsal:

    Zdravím všechny,
    používám GTD 3. rok a snažím se o používání metody co nejpřesněji podle knihy D. Allena. Ze začátku jsem se také snažil metodu „vylepšovat“ ale brzo jsem došel k postupu, který popisuje Jan Juhos v příspěvku z 3. 9. 2013 (10:20): „… prostě chcete se inspirovat u někoho kdo to již udělal, tak : okopírujte to SAKUMPRDUM. Nic si nevymýšlejte, nevnášejte své geniální myšlenky, prostě to zkopírujte. Funguje-li to ve vzoru bude to fungovat i Vám.Pak to pozorujte. A začněte to zlepšovat, vnášet své myšlenky atd. Ale základní a první finta jak uspět je : nekopírovat a vyvíjet najednou. Postupně. Kopie. Poté vývoj…“ Přestal jsem vyvíjet a vymýšlet. Okopíroval jsem sakumprdum a teď to pozoruji. Zjišťuji, že to funguje bezvadně a ani moc nemám co vyvíjet.

    Myslím, že spousta nedorozumění vyplývá právě z toho, že se lidé snaží nejdříve měnit metodu místo toho, aby měnili sebe. Možná je snažší říct, že je něco špatné, než poznat a přiznat, že to nechápu.

    @Dalibor Špok, k příspěvku z 3. 9. 2013 (21:29): myslím, že při správném použití metody GTD je jedno, jestli máte v seznamu 40 projektů nebo 400 a jestli dalších kroků je 5 nebo 200. Jenom je potřeba dodržovat metodu a správně nastavit kontexty. (Také je třeba být proaktivní…)

    @Eva: Vaše řešení mě zní jako dost přesná implementace metody GTD.

    @Josef Jasanský: Myslím si také, jak píšete, že GTD není time-managementovou metodou. Dále si myslím, že pokud se používá GTD správně, timemanagement přestává existovat a je nahrazen metodou GTD a jejími postupy.

  20. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @David díky za komentář. Toto už je trochu mimo primární téma mého článku, ale rád se zúčastním debaty:

    „myslím, že při správném použití metody GTD je jedno, jestli máte v seznamu 40 projektů nebo 400 a jestli dalších kroků je 5 nebo 200.“

    Myslíte, nebo jste to zkusil a máte to tak? Funguje vám 100 next actions v kontextu @Work? Bez prioritizace, předvýběru, seřazení dle relevance, denního plánu? Tzn. že co 10 minut projíždíte 100 úkolů? Nebo si je uměle rozdělíte na @Phone @Computer @Work, i když máte vše 95% času k dispozici? Proč? Proč by nám měly priority určovat fyzické kontexty v době, kdy už nejsou oddělenými fyzickými kontexty (24h online konektivita) a kromě @Venku @Doma @Práce už toho moc nevymyslíme. Co rozhodne, kdy jste @Phone, kdy @Computer, kdy @Work, když jste u všeho pořád – intuice určitě ne. Pokud si rozdělíte @důležité, @méně důležité @dnes – pak neděláte „core“ GTD (vím, někteří mě už zabijí:)

    Pokud takto zatížený „core“ systém funguje, jak se vyhnout problémům, o kterých píšu v odpovědi Evě (3.9. 21:29), tedy problému s opomenutím úkolu v kontextu @pochůzky nebo s nenadefinováním důležité next actions, protože ještě není next actions (viz tam)? Podle mě jedině tím, že porušíme „core“ systém…

  21. David napsal:

    Aktuálně mám v práci aktivních asi 150 projektů (čili určitých úkolů, k jejichž splnění musím udělat několik postupných kroků). Některé úkoly jsou ve stavu „čekám na“ a tak skutečných next actions může být asi polovina. Každých 10 minut je neprocházím. 100 next actions v jednom kontextu by pro mě bylo příliš zatěžující. Proto používám podrobnější kontexty než jen @Práce pro práci. Kontexty nemusí nezohledňovat jen místo, ale spíše celkový stav: náladu, síly, čas k dispozici.

    Podrobnější kontexty používám jednoduše proto, že nechci přeskakovat od jednoho ke druhému a snažím se podobné činnosti spojovat. Když telefonuji, vyřídím všechny telefonáty, když tisknu, tisknu vše, co je aktuálně třeba. Pro to, co udělám, se nerozhoduji podle fyzických kontextů (když jsem skoro pořád v kanceláři a mám vše u sebe), ale podle toho na co se v danou chvíli nejvíce cítím, co se mi právě chce dělat. Takže „Co rozhodne, kdy jste @Phone, kdy @Computer, kdy @Work, když jste u všeho pořád…“ – rozhodnu já podle sebe.

    Kromě @Venku @Doma @Práce už toho moc nevymyslíme – opravdu? Pokud to takto vyhovuje, proč ne? Ale když je to nevyhovující, proč nemít @Venu-les, @Venku-město, @Venku-zahrada…?

    „Pokud si rozdělíte @důležité, @méně důležité @dnes…“ – takhle to právě určitě nerozděluji. Kontext @dnes je podle mě metodická chyba. Kontexty @důležité a @méně důležité jsou na hranici.

    „Pokud takto zatížený „core“ systém funguje, jak se vyhnout problémům, o kterých píšu v odpovědi Evě (3.9. 21:29), tedy problému s opomenutím úkolu v kontextu @pochůzky nebo s nenadefinováním důležité next actions, protože ještě není next actions (viz tam)? Podle mě jedině tím, že porušíme „core“ systém…“
    – pokud je to tak vážný úkol, že hrozí seřvání od šéfa, určitě nebude mít jen kontext @Pochůzky, jako jiné běžné pochůzky, které skutečně mohou počkat na samotnou pochůzku, ale bude v kontextu @Sledované nebo tak. Správnám kontextem riziko opomenutí minimalizuje. Možná má termín a bude dokonce i v kalendáři.
    – každý jeden projekt má mít _alespoň_ (nikoliv jenom) jeden další krok. Pokud je to potřeba, mám dalších kroků v jednom projektu více, každý s odpovídajícím kontextem. A tak Vámi popisovaná situace nenastane.
    – tato řešení jsou v souladu s metodou

    A k: „Až zjistíte, že nejde vybírat mezi 100-200 úkoly intuitivně, protože něco moc chcete, něco moc chce váš šéf a něco moc chce váš klient…“ – Buďte proaktivní!

  22. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @David

    Díky moc. Váš popis je zajímavý – to, co popisujete v první polovině se skutečně blíží procesům popsaným v GTD. Respektuju, pokud vám to sedí. Já když jsem experimentoval s takto definovanými kontexty, osobně jsem se cítil jako pacient s poruchou pozornosti. Myslím, že je přirozené dělat věci po významových celcích: (1) píšu článek, edituji článek, zjistím doplňující informace na webu, tam nejsou – musím zavolat kolegovi, ten mi je řekne, doplním do článku, odešlu emailem článek, hotovo, (2) pak potřebuji domluvit setkání v kavárně – zjistím na webu, zda je otevřeno, zavolám dané osobě a domluvím to, potvrdím emailem. Nedokážu si představit, že bych pracoval dle kontextů: edituji článek, skončím. Pak si otevřu @internet: hledám informaci k článku, potom hledám, kdy je otevřena kavárna. Zavřu internet. Zvednu @telefon Zavolám osobě, zda se může setkat. Zavolám kolegovi, jaké jsou informace k článku. Otevřu @email: odešlu článek a pošlu potvrzující email o setkání.
    … pokud to někomu vyhovuje, respektuju to. Pro mě je to velmi umělé a trošku psychotické, neumožní vám to soustředit se na širší aspekty projektu, neboť neustále přecházíte z projektu na projekt, takový člověk funguje jako robot.

    Problém je podle mě ten, že původně byly v knize GTD kontexty opravdu definovány pouze jako fyzické (já si asi tu knihu dnes znovu otevřu, ale vsadil bych se, že mám pravdu), a tam to dávalo smysl – protože měnit fyzickou lokaci je náročné (a v roce 2001 BYL pro mnohé telefon a internet fyzickým kontextem). Ale když mám vše po ruce, je přece neefektivní mít jako hlavní prioritizační osu pouhé nástroje – když přepnutí je otázkou sekund. JE to stejně nelogické, jako by stolař měl @Hoblík a @Kladívko, když mu leží obojí vedle sebe, a on by střídal své projekty jen proto, že zrovna drží hoblík.

    Nemluvím teď samozřejmě o jednotlivých úkolech, drobných pochůzkách či jednorázových telefonátech – ty je jistě dobré dělat najednou. Ale pokud je něco součást projektu/většího úkolu, přece mám tendenci vše dělat pohromadě ve větších časových celcích.

    Co se týče vašich odpovědí ohledně problémů nastíněných Evě: kontextů – mám připomínky:

    „pokud je to tak vážný úkol, že hrozí seřvání od šéfa…“ – nejde rozlišit na začátku, za co budu seřvaný a nemusí se jednat o vážný úkol. I pokud mi šéf řekne, že mám koupit připínáčky, a ještě za tři dny to nedokážu udělat (protože jsem nebyl na pochůzce a tudíž se nemrkl do seznamu), v jeho očích se objeví otazníky. Psát si do kalendáře „připínáčky“ – no nevím, co to svědčí o systému GTD… A podobných úkolů můžu mít padesát – nevím, zda se s každým mazlit, jak píšete, určovat sledovanost a míru důležitosti. Já bych si je napsal pod sebe a dvakrát denně je všechny očima projel.

    „každý jeden projekt má mít _alespoň_ (nikoliv jenom) jeden další krok“ – ano to je pravda. Ale zapomínáte na to podstatné – „next action“ je definována jako bezprostřední další úkol, který mě čeká. Pokud před tímto úkolem následují tři další, tak je do svého systému úkolu ještě nemám psát. To říká GTD (můžu si to poznamenat maximálně někam do projektových poznámek). A to je neúčelné a hrozí rizikem z prodlení – zapíšete-li si přirozeně úkol do seznamu, aniž by ještě byl aktuální, rozumím tomu, ale NENÍ to v souladu s metodou, jak je popsána v knize.

    Heslo „buďte proaktivní“ vítám a souhlasím, je to ale spíše heslo Coveyho. Nevím, jak mi proaktivita pomůže, když koukám na 100 rozmělněných umělých next actions v pojmech pouhé další fyzické aktivity, aniž bych viděl následující důležité kroky nebo úkoly definované rozumně („Vyřídit problém s X“ spíše než první krok „Podívat se na web, zda tam něco nenajdu o problému X“, aniž bych měl představu, co dnes můžu stihnout a aniž bych si pro dnešek naplánoval jeden, tři, pět nejdůležitějších úkolů, které mi tím pádem ukážou, co ještě dalšího mohu nebo je třeba stihnout.

  23. Peter napsal:

    Dalibor, rád by som zopár Vašich teoretických pochybností vyvrátil skúsenosťami z praxe:

    Priority tu sú, len trochu inak:
    1.) Spracujem / vyprázdnim schránku doručenej pošty
    1.) Vybavím všetko čo je v kalendári – denný plán. Ten je na konci dňa vždy prázdny. Môj kalendár neobsahuje žiadnu minulosť iba dnešok a budúcnosť.
    2.) Pracujem so zoznamom ďalších krokov – týždenným plánom. A naozaj sa tu zaobídem bez dodatočných priorít. Len veľmi zriedkavo, výnimočne, ak sa mi zoznam nafúkne príliš, ich usporiadam podľa dôležitosti, alebo ešte výnimočnejšie presuniem kritickú úlohu do kalendára. Dlhý neprehľadný zoznam ďalších krokov je chybou týždennej prehliadky. Ak má týždeň 40 pracovných hodín, nemá zmysel si plánovať úlohy vyžadujúce 80, radšej iba 20. Môj najdlhší zoznam @Úrad máva obvykle do 10 úloh. Takže veľká časť úloh je odložená v zoznamoch „niekedy možno“ s tým, že najskôr o týždeň mesiac alebo štvrťrok si pri týždennej prehliadke položím otázku, či sa chcem tomu venovať práve nasledujúci týždeň alebo si odpoviem Allenovými slovami „Not this week“? V ideálnom prípade by mohli byť všetky zoznamy ďalších krokov na konci týždňa prázdne.
    2.) Robím prácu tak ako prichádza, 2 minútové pravidlo …
    3.) Spracujem fyzickú schránku

    Po dokončení každého ďalšieho kroku s potešením vymažem zo zoznamu súvisiaci záznam a samozrejme, že si pri tom v súlade s Allenom položím otázku, čo je ďalším krokom, a odpoveď zapíšem do príslušného zoznamu (jedným ťahom Collect, Process, Organize).

    A pridávam sa k názoru ostatných diskutujúcich, že metódu GTD treba prevziať / skopírovať. Tak ako je, funguje výborne. Na rozdiel od ostatných oblastí život, pri „vylepšovaní“ GTD sa vlastná tvorivosť neosvedčila.

  24. David napsal:

    @Dalibor
    – díval jsem se do knihy a máte pravdu, kontexty jsou skutečně definovány jen jako fyzické. Nicméně, pro to, co teď uděláme, se nerozhodujeme jen podle fyzického kontextu, ale také podle dostupného času, energie a priority (model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování). Jak ze seznamu 100 next actions získám snadno odpověď na otázku: „Co teď udělám?“ je otázka individuální implementace metody.
    – možná některý stolař, když má v ruce hoblík, ohobluje vše, co je třeba a v té chvíli nezáleží na tom, jestli zrovna hobluje židli pro mě nebo skříň pro Vás.
    – když chce šéf připínáčky nebo cokoliv jiného, vždycky se zeptám do kdy to chce a jak je to důležité, jakou to má prioritu. Podle toho daný úkol zavedu do systému.
    – proaktivita je samozřejmě od Coveyho. Proaktivita mě pomáhá tak, že když zjistím, že se mě něco nelíbí, hledám chyby u sebe a ve své imlementaci GTD a ne v samotné metodě. Právě volnost v implementaci metody a ne metoda samotná způsobuje jisté těžosti. Přitom je volnost implementace metody její vynikající vlastností.

    Děkuji za článek i za diskuzi.

  25. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @David – souhlasím a určitě to tak může být. Myslím, že výběr „dle času, energie a priorit“ myslel původně v knize Allen spíše intuitivně, ne dělat dle kontextů s těmito názvy. Ale pokud má někdo zkušenost se svou prací takovou, že výběr dle množství času či energie je pro něj důležitý a častý, samozřejmě je dobré si udělat takový kontext/seznam.

    Znovu říkám, že se nechci dostat do pozice, že jsem anti-GTD (do které se samozřejmě dostanu lehce, když opublikuji takovýto článek na těchto stránkách, protože jsem „méně“ GTD než skalní fandové :-). Smyslem je kritika několika spojených aspektů GTD: že se nám (v knize či jejím pokračování) nedostává základní „core“ funkční praktické reálné implementace (podle mě je to proto, že „core“ doslovný knižní popis GTD bez některých podstatných věci – priorit, denního plánu, jemné změny procesů, a tedy nutnosti přizpůsobení – moc nefunguje – dobrá kniha inspirace, špatný manuál), další důvod je, že se metoda nevyvíjí na základě zkušeností uživatelů (jen přece z naší krátké diskuze je jasně vidět, že priority jsou důležité, mnoho lidí používá denní plán…), a proto si musí každý systém upravit.

    Což je – přesně jak píšete – výhoda i nevýhoda. Výhoda je to pro ty, kteří se prostě knihou inspirují a neřeší každý detail (těch je asi většina). Nevýhoda je to pro ty, kteří to chtějí přejmout jako fungující technický systém (jako lze přejmou Coveyho, Forstera…). Tito si do ní pak intuitivně buď něco přidají (i když si vlastně neuvědomí, že to není v souladu se striktním výkladem knihy – což zase samozřejmě není špatně) a nebo trpí, tápou, metoda jim moc nefunguje, chodí na fóra, zažínají upravovat (místo aby pracovali) a mohou se dostat do začarovaného kruhu produktivismu… I s těmi jsem se setkal.

  26. Dalibor Špok Dalibor Špok napsal:

    @Peter – pokud budeme definovat next actions jako pouze to, co chci udělat tento týden, pak jich určitě nebudeme mít 200 a systém může fungovat, souhlasím s vámi. A myslím, že je to i super nápad.

    Opět to ale není core implementace dle knihy. Allen nikde nepíše o seznamech úkolů jako o něčem, co se má týkat pouze týdne. Sám zmiňuje typický počet aktivních úkolů (next actions) mezi 100-200 a projektů mezi 30-100.

  27. Martin Kostka napsal:

    @Dalibor: Dalibore, Allenova kniha Getting Things Done je bible time managementu.

    Podobně jako u náboženství se můžeme dohadovat nad tím, co ještě je a nebo už není správné praktikování věcí v ní popsaných, co je ortodoxní či naopak už heretické.

  28. Jiří Knesl napsal:

    Já jsem GTD delší dobu používal naprosto podle knihy. Tu jsem přečetl celkem 3*, při čtvrtém čtení jsem si už byl jistý, že dělám GTD přesně podle knihy (tou dobou jsem také podruhé četl Aby vše klapalo).

    Od té doby se má technika vyvinula, protože jsem zapracoval ještě principy ze Snězte tu žábu a pár věcí ze Čtyřhodinového pracovního týdne.

    Každopádně sám za sebe můžu říci, že jako metoda task-managementu mi GTD fungovalo. Samozřejmě doprovozené nějakým time-managementem (GTD samotné není time-management, ale task-management, takže doplnění třeba Pomodoro Technique není na škodu a nevyvrací nijak funkčnost GTD).

  29. František napsal:

    GTD mi stále odporúča viaca a viac ľudí až si to naštudujem a vysvetľujú mi jeho pravidla, už som uvažoval aj nad kúpou knihy ale tento článok mi trochu zmenil názor, pretože ten systém sa mi zdá byť dosť neefektívny a ajtak by som si ho celý prispôsobil podľa seba. Jedine že by človek získal trochu inšpirácie z tej knihy ako nato.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru