Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Položky z Gmailu do GTD Inboxu efektivně

By on 21. 7. 2013 in Nástroje with Počet komentářů: 11

Mezi našimi čtenáři se najdou i ti, kteří zvládají komunikovat se světem čísel a nul, ba co – se světem kódů a všemožných skriptů. Jeden takový si vytvořil i Martin Procházka a jeho účelem je, aby se vám „ohvězdičkovaná“ pošta z Gmailu automaticky přesunula do vaší GTD aplikace.

K čemu skript slouží

Po několikahodinovém testování se mi v Google Scripts podařilo odladit kód, který umí následující:

  • Zkontroluje, zda ve vaší Gmailové schránce existují konverzace s hvězdičkou.
  • Pokud ano, vezme jednu po druhé a provede následující:
  1. Načte předmět, obsah a ID konverzace.
  2. Přiřadí konverzaci štítek „Add2GTDApp“.
  3. Odebere konverzaci hvězdičku.
  4. Odešle na Vámi zvolený e-mail zprávu ve tvaru –
    Předmět: „předmět zprávy“,
    Obsah: „odkaz na konverzaci“ a „obsah zprávy označené hvězdičkou“.

Toto zopakuje každých „x“ minut, podle toho, jak si zvolíte.

Zkoušel jsem mnoho GTD aplikací a softwaru a naprostá většina z nich umožňuje přidávat položky do inboxu pomocí e-mailu. Některé aplikace mají různá rozšíření do Chrome, Mozilly či Outlooku. Omnifocus tuším dokonce umí přidat hbitě e-mail i s odkazem na konverzaci do Inboxu pomocí klávesové zkratky.

Největší výhodu tohoto řešení vidím v tom, že…

…jediné co potřebujete je Gmail a GTD aplikace, která umožňuje přidat položku do Inboxu přes email.
…označení je rychlé a funguje z jakéhokoliv zařízení. Ať jste na PC, mobilu s Androidem či iOS nebo na starém mobilu s javascriptovou aplikací Gmail. Všude můžete zprávy jednoduše označit a ony se za pár minut přesunou do Inboxu vaší GTD aplikace.
…oproti klasickému „přeposlat zprávu“ nebudete mít ve zprávě Váš podpis a údaje o přeposlání.
…a především budete mít na začátku zprávy link, kterým se jedním kliknutím na celou konverzaci jednoduše vrátíte.

Jak tedy na to?

  • V Gmailu vytvořte štítek s názvem „Add2GTDApp“.
  • Přejděte do Disku google , kde klikněte na „Vytvořit“ -> „Skript“.  (Pokud v nabídce volbu „Script“ nemáte, klikněte dole na  „Připojit další aplikace“ a nainstalujte doplněk  „Google Apps Script“).
  • Klikněte na „Prázdný projekt“.
  • Vymažte předepsaný kód.
  • Vložte kód z tohoto souboru.
  • Na řádku 18 dejte do uvozovek Vaší e-mailovou adresu, na kterou posíláte zprávy do Inboxu.
  • Nastavte interval, jak často se má script spouštět (ikona hodin – šestá zleva). Já zvolil každých pět minut.
  • Povolte autorizaci scriptu.
  • Script uložte (ikona diskety) a libovolně pojmenujte.
  • HOTOVO!

Od této chvíle se Vaše konverzace s hvězdičkou zařadí do jakési fronty, kterou script každých pět minut zpracuje a odešle položky do vašeho Inboxu.

Tip na závěr

Používám GTD aplikaci Nirvana 2, která zatím neumožňuje připojovat soubory k úkolům a maily by neměly být v html formátu. Pokud ale používáte GTD aplikaci, která e-maily v html formátu podporuje a přílohy tohoto e-mailu připojí k úkolu, řádky 17-21 nahraďte tímto kódem.

 

Martin Procházka (@matata86)

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 11

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Děkuji za návod, zvládla jsem. Teď jen vyčkat, zda jsem udělala správně a bude vše fungovat.
    Díky za skvělou fičurku.

  2. matata napsal:

    Rádo se stalo. Pokud chcete script vyzkoušet, můžete tak učinit bez čekání. Označte několik zpráv hvězdičkou a v Google Scripts klikněte na ikonku ve tvaru „play“ (sedmá zleva). Script proběhne a hned byste měla vidět změny.

  3. Daniel Gamrot napsal:

    Martine,

    Přidávám se k Pavlíně – moc děkuji za tip a popis!

  4. Daniel Gamrot napsal:

    Možná ještě doplnění k „tipu na závěr“ – tak, jak je to popsané, to nebude fungovat (respektive u mě to nešlo). V kódu, který se má nahradit původní, je jedna „});“ navíc.

    Podle mě by to mělo být takto:

    message.forward(„vase@adresa.com“, {
    subject: subject,
    htmlBody: „https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/“+id+“————————————————————————————–„+body+“————————————————————————————–„,
    });

  5. matata napsal:

    Dane, díky. Upravil jsem soubor v dropboxu, takže už by to mělo být OK.

  6. Petr napsal:

    Přemýšlím, co se stane, pokud už člověk pár (stovek) položek s hvězdičkou má…

    • matata napsal:

      Stane se průšvih, protože všechny tyto položky se „odhvězdičkují“ a přesunou do inboxu. Je třeba tyto položky nejprve „odhvězdičkovat“ a přetím jim třeba přiřadit nějaký štítek pro pozdější dohledání.

  7. Petr Klein napsal:

    Super srozumitelný návod a funguje – díky

  8. Petr napsal:

    Bacha na uvozovky, chvilku mi trvalo, než jsem odladil ty správné.

  9. Petr napsal:

    Tak to chtělo ještě trošku poladit.

    function AddSM2GTDApp() {
    var threads = GmailApp.search(‚is:starred‘);
    for (var h = 0; h < threads.length; h++) {
    var messages = threads[h].getMessages();
    for (var i = 0; i < messages.length; i++) {
    if (messages[i].isStarred())
    {
    Logger.log(messages[i].getSubject());
    var subject = messages[i].getSubject();
    Logger.log(messages[i].getBody());
    var body = messages[i].getBody();
    Logger.log(messages[i].getId());
    var id = messages[i].getId();
    var label = GmailApp.getUserLabelByName("Evernoted");
    threads[h].addLabel(label);
    messages[i].unstar();
    messages[i].forward("vase@email.cz", {subject: subject, htmlBody: "https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/"+id+"————————————————————————————–„+body+“————————————————————————————–“,
    });
    }
    }
    }
    }

  10. robynson napsal:

    Script běhá dobře, ale pokud řádky 17-21 nahradím kódem tímto kódem: http://xar.cz/1hkbIjQ (viz konec článku), vyhodí to chybu syntaxe.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru