Plánování s cíli a prioritami

Pokračujeme v sérii textů, které představují různé přístupy, jak zacházet se svým časem, jak organizovat své úkoly a jak si je naplánovat. V tomto článku se zaměříme po důrazu na organizování a řád a tzv. válečnický přístup na strategii, která pracuje s cíly a prioritami.

Plánujte a stanovte cíle (dosažení)

Tento přístup říká: „Poznejte, co chcete, a soustřeďte své úsilí na to, abyste toho dosáhli.“ K základním nástrojům tohoto přístupu patří dlouhodobé, střednědobé, krátkodobé plánování, stanovení cílů, vizualizace, sebemotivace a vytváření pozitivního mentálního postoje.

Jedna z věcí, kterou lze v oblasti osobního rozvoje empiricky prokázat, je skutečnost, že jedinci a organizace, kteří si stanoví cíle, dosahují více. Lidé, kteří vědí, jak si stanovit cíle a jak jich dosáhnout, povětšinou dosáhnou, co si stanovili.  Stanovování cílů má na starosti prefrontální kortex v mozku, bez něj by nebylo možné  vyřešit jakýkoliv úkol. Takže když chceme něčeho dosáhnout, musíme to jasně a často vidět.

Nevýhodou tohoto systému je to, že si lidé stanovují nesprávné cíle. Stoupají po žebříčku úspěchu a pak zjistí, že žebřík se opírá o špatnou zeď.

Můžeme mít skvělou pověst na veřejnosti, ale náš soukromý život může být zcela vyprázdněný a nepřinášet žádné naplnění.

Většina lidí si ráda představuje, jak skvělé by bylo, kdybychom mohli své zahrady – naše životy – zautomatizovat a jenom sklízet plody v podobě kvalitního života – plody, které získáme díky starostlivé péči o vše, co tyto plody produkuje. Jenže v životě to takhle nefunguje. Nemůžeme rozhodit pár semínek, zasadit několik sazeniček a jít si po svém – a očekávat, až se vrátíme, nádhernou, pečlivě udržovanou zahradu, v níž zdravé fazole, kukuřice, brambory, mrkev a hrášek čekají, až je sklidíme. Hojná úroda vyžaduje, abychom pravidelně zalévali, obdělávali, pleli. Covey a Merrill představuje šest kroků, jak pěstovat naši zahradu života, abychom potom mohli sklidit zdravé fazole, kukuřici, brambory, apod.:

1. Zapojme vizi a poslání – když si začneme organizovat následující týden, prvním krokem, který potřebujeme učinit, je zapojit do tohoto procesu svoji vizi a poslání.
2. Určeme své role – určeme své role (manžel, student, projektový manažer, apod.) Pokud máme osobní poslání, naše role z něj vyplynou.
3. Pro každou roli stanovme cíle v kvadrantu II  – položme si otázku: Co „nejdůležitějšího“ bych mohl v každé roli tento týden udělat, aby to mělo co největší pozitivní dopady?
4. Vytvořme si rámec pro týdenní rozhodování – nejdříve si plánujme tzv. velké kameny
5. Jednejme s integritou – zajistěme, aby to „nejdůležitější“ zůstalo na prvním místě i v situacích, kdy před námi vyvstanou neočekávané příležitosti nebo se objeví nečekané potíže
6. Vyhodnoťme – na konci týdne, než znovu posoudíme své osobní poslání a začneme organizovat následující týden – si položme otázky jako jsou například tyto:  Kterých cílů jsem dosáhl? Jakým obtížím jsem čelil? Jaká rozhodnutí jsem učinil? Když jsem se rozhodoval, dával jsem to „nejdůležitější“ na první místo?

 

Přístup ABC (určení priorit a hodnot)

Můžete dělat cokoli chcete, ale nemůžete dělat všechno.

Tento přístup staví na tom předešlém a navíc jej obohacuje o významný koncept sledu událostí (stanovení pořadí). Nejdříve se zaměřte na nejdůležitější úkoly.

Pokud si určíme své hodnoty, získáme rámec, který nám umožní dělat nejdříve ty nejdůležitější věci. Nedostatkem je však to, že analýza hodnot nebere v úvahu existenci principů, přirozených zákonů určujících kvalitu života.

Zamyslete se nad následujícími otázkami:

• O které jedné konkrétní činnosti víte, že by měla ve vašem osobním životě významné pozitivní výsledky, pokud byste ji dělali mimořádně dobře a konzistentně?
• O které jedné konkrétní činnosti víte, že by měla ve vašem profesním nebo pracovním životě významné pozitivní výsledky, pokud byste ji dělali mimořádně dobře a konzistentně?
• Pokud víte, že by vám tyto činnosti umožnily tak výrazně změnit vaši současnou situaci, proč je neděláte?

Při hledání odpovědi neuškodí vzít v úvahu dva primární faktory promítající se do volby, jak využijeme čas, který máme k dispozici: naléhavost a důležitost. Přestože obvykle bereme v úvahu oba faktory, jeden z nich představuje základní paradigma, přes nějž vnímáme svůj čas a život.

K tomu, abychom se na problém naléhavosti a důležitosti mohli podívat efektivněji, nám pomůže matice, známá také jako Eisenhowerův princip. Tato matice přiřazuje naše činnosti do jedné ze čtyř kategorií, představovaných jednotlivými kvadranty matice. Čas trávíme jedním ze čtyř následujících způsobů.

Lidé v kvadrantu I myslí často jen na svoje další úkoly a problémy (představme si to – večer s partnerem a my myslíme na ranní povinnosti – co je pro nás důležitější?). Lidé žijící v kvadrantu I pak utíkají do kvadrantu IV za zábavou a oddechem a tím vytvářejí další krize a tak nemají čas na kvadranty III a II. V kvadrantu I a III žijí lidé, kteří ve stresu a pod tlakem nerozlišují mezi důležitými a nedůležitými úkoly. Reagují jen na podněty naléhavosti. Lidé žijící v kvadrantech III a IV vedou neodpovědný způsob života a z dlouhodobého hlediska nemůžou být nikdy šťastní.

 

	Naléhavé	Nenaléhavé
Důležité	IKrizeNeodkladné problémyProjekty s pevně stanovenými termíny, porady, příprava	IIPřípravaPrevenceUjasnění hodnotPlánováníVytváření vztahůSkutečný odpočinekPosilování pravomocí
Nedůležité	IIIVyrušení, některé telefonické hovoryNěkterá korespondence, některé zprávyNěkteré poradyMnoho neodkladných záležitostíMnohé oblíbené činnosti	IVBěžné záležitosti, pracovní zaneprázdněníNěkteré telefonické hovoryMrhání časemÚnikové aktivityNepodstatná korespondenceNadměrné sledování televize

Matice důležitosti (zdroj: Covey, Merrill, 2008, s. 42)

 

Skutečně výkonní lidé se vyhýbají kvadrantu III a IV a soustředí se na důležité věci. Snaží se také zmenšovat objem času tráveného v kvadrantu I a snaží se trávit čas v kvadrantu II (budování vztahů, přemýšlení o životních prioritách, dlouhodobé plánování, cvičení, preventivní údržba, příprava…).

Naléhavost sama o sobě není problémem. Problémem se stává, když se stane dominantním faktorem našeho života, zatímco důležitost jím není. Za „nejdůležitější“ věci považujeme naléhavé, neodkladné záležitosti.

Petra Holáková 

 

Použitá literatura

• COVEY, Stephen R, A MERRILL a Rebecca R MERRILL. To nejdůležitější na první místo. Vyd. 1. Překlad Aleš Lisa. Praha: Management Press, 2008, 374 s. ISBN 978-80-7261-187-4.
• COVEY, Stephen R. 7 návyků skutečně efektivních lidí: zásady osobního rozvoje, které změní váš život. V nakl. Management Press vyd. 1. Praha: Management Press, 2006, 342 s. ISBN 80-726-1156-9.
• NEZVEDA, Květoslav. AIESEC. 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život: Školení. Zlín, 2007.
• ROCK, David. Jak pracuje váš mozek: strategie pro překonání rušivých vlivů, obnovení soustředění a pro bystřejší práci po celý den. Praha: Pragma, c2010, 286 s. ISBN 978-80-7349-242-7.

 

Předchozí díly série o času a jeho správě:

1. Čas a (sebe)řízení
2. Řízení času – řád a válečnický přístup

Štítky: plánování