Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Řízení času – řád a válečnický přístup

By on 20. 6. 2013 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 1
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Pokračujeme v sérii, která se zabývá úvahami nad časem a také tím, jak a zda jej lze řídit. Druhý díl se zaměří na úvod do problematiky řízení času a představí první dva přístupy, jeden zaměřený na organizaci (řád) a druhý tzv. válečnický.

Ve snaze překonat rozpor symbolizovaný hodinami a kompasem, který ve svém životě lidé pociťují, se jich hodně obrací k „řízení času.“ (Covey, 2008, s. 26).

Covey popsal osm základních přístupů pro řízení času plus další tři přístupy, na které se orientuje většina populace – jedná se o tři generace řízení času. Zmiňuje ještě čtvrtou generaci řízení času, která představuje budoucnost a zároveň ideální přístup pro řízení času. Jednotlivé přístupy si postupně popíšeme a zároveň si na nich demonstrujeme základní prvky čtvrté generace řízení času. Uvedený obrázek shrnuje všechny přístupy prostřednictvím krátkého popisu.

Dvanáct přístupů pro řízení času.

Dvanáct přístupů pro řízení času.

„Zorganizujte se“ (Řád)

Tento přístup předpokládá, že zdrojem většiny problémů týkajících se řízení času je chaos. Řešením je tedy vytvoření systému v následujících třech oblastech:

  1. Organizování věcí: systém vnášející řád do všeho – systém na ukládání věcí ve skříních, kanceláři, uspořádání věcí v kuchyni, apod.
  2. Organizování úkolů: vše od jednoduchých seznamů po složité plánovací nástroje a software využívaný pro řízení projektů, který umožňuje vnést řád do realizace a stanovit pořadí úkolů.
  3. Organizování lidí: vytvoření systémů, které nám umožní být v čele toho, co se děje – vymezení toho, co můžeme udělat my, co mohou udělat jiní lidé)

Tento přístup šetří čas a vede k efektivitě, usnadňuje zapamatování, zjednodušuje myšlení a vtiskuje mu řád. Jeho riziko ale spočívá v tom, že se často stane cílem, místo aby byl prostředkem k dosahování významnějších cílů (organizace úkolů na úkor vytváření a dosahování výsledků).

Uvedený přístup je typický pro metodu Getting Things Done (GTD) Davida Allena. Její hlavní smysl lze shrnout takto: Aby se člověk mohl naplno věnovat hledání svého životního cíle (sebepoznání), musí se nejprve osvobodit od tlaku z přetékajících aktuálních úkolů. Musí najít čas, aby mohl začít. A právě „začít“ je alfou-omegou celého systému.

GTD je organizovaný a disciplinovaný proces, kterým uspořádáme „stuff“, tedy všechno, co se objevuje v našem duševním a fyzickém světě. Přestože si „to“ uvědomujeme, nejsme si jistí, kam „to“ máme zařadit a co s „tím“ máme udělat.(Allen, 2001, s. 17)

Pro komplexnost a složitost GTD metody někteří její uživatelé hledají útěchu v minimalistické variantě Zen To Done. Jak říká sám její autor Babauta „vybral jsem ty nejlepší myšlenky z nejlepších systémů produktivity, které byly kdy vynalezeny Mít vše hotovo Davida Allena a 7 návyků skutečně efektivních lidí Stephena Coveyho, přidal k nim pár užitečných myšlenek a vydestiloval je v použitelný systém pro zvýšení produktivity.“

Válečnický přístup (přežít v obtížných podmínkách a nezávisle produkovat a vytvářet)

Je zaměřený na to, abychom chránili svůj osobní čas – a mohli se soustředit a produkovat. Víme, že nemáme šanci udělat to, co musíme, a čím můžeme skutečně přispět k úsilí ostatních, pokud budeme neustále vyrušováni a nezískáme ničím nerušený čas k vlastní samotné práci. Tento přístup využívá tyto postupy:

izolace a ochrana (izolace prostřednictvím sekretářek, zavřených dveří, záznamníků, věcné komunikace)

separování (přesun do míst, kde je možné v osamocení nerušeně pracovat)

delegování (přidělování úkolů druhým lidem s cílem získat čas na významnější práci)

Silnou stránkou tohoto přístupu je čas, který tímto přístupem získáme. Nevýhodou je ale to, že je postaven na domněnce, že ostatní lidé jsou našimi nepřáteli – stavme bariéry, vytvářejme překážky, veďme porady a jednání tak, aby se lidé nenaštvali, odmítejme, naučme se, jak dostat lidi ze své kanceláře, ukončeme hovor uprostřed vlastní věty, apod. Přístup nám sice může pomoci docílit, aby nám druzí lidé nepřekáželi, nerušili nás a nebránili nám dělat to, co dělat chceme. Pokud je ale k tomu, co chceme dělat, potřebujeme nebo se jich to dotýká, často zjistíme, že nejsou příliš ochotní s námi spolupracovat. (Covey, Merrill, 2008, s. 334 – 335)

„Jedna studie zjistila, že nejrůznější vyrušení na pracovišti spolknou v průměru 2,1 hodiny denně. Další výzkum uveřejněný v říjnu 2005 zjistil, že zaměstnanci stráví prací na projektu průměrně jedenáct minut, než je něco vyruší. Po vyrušení jim trvá zhruba 25 minut, než se vrátí k původnímu úkolu, pokud se jim to vůbec podaří.“ (Rock, 2010, s. 69)

„Udržení dobrého soustředění na určitou myšlenku nedosáhnete ani tak tím, jak se soustředíte, ale jak účinně vytěsňujete nehodící se věci.“ (Rock, 2011, s. 74)

Potlačení rušivých vlivů je podstatná dovednost, abychom zůstali soustředění. Abyste se vyhnuli vyrušení, potřebujete si být vědomi svých vnitřních mentálních procesů a zachytit nežádoucí impulsy dřív, než vás ovládnou. Ukazuje se, že nejdůležitější je správné načasování. Jakmile se pustíte do nějaké činnosti, začíná se odvíjet energetická smyčka, která znesnadňuje zastavení této činnosti. Jakmile otevřete e-mailový program a všimnete si zpráv od lidí, které znáte, je daleko těžší se zarazit a nečíst je. Většina motorických i mentálních činností má svou vlastní setrvačnost. Jakmile se rozhodnete vstát ze židle, okamžitě se aktivují příslušné mozkové oblasti a tucty nejrůznějších svalů. Zastavit vstávání ze židle, jakmile už jste jednou pohyb zahájili, vyžaduje silnější sílu veta a větší úsilí, než když se při prvním objevení popudu okamžitě rozhodnete, že nevstanete.

Chcete-li se vyhnout rušivým vlivům, je užitečné vypěstovat si „vetovací“ chování včas, rychle, často a dostatečně předtím, než vás ovládne, což se naučíte častým opakováním. (Rock, 2011, s. 78)

 

Petra Holáková

 

Předchozí díly série o času a jeho správě:

  1. Čas a (sebe)řízení
Použitá literatura
  • ALLEN, David. Aby vše klapalo: jak hravě zvládat pracovní i životní výzvy. Vyd. 1. Brno: Jan Melvil, 2009, 294 s. Žádná velká věda. ISBN 978-80-87270-00-4.
  • COVEY, Stephen R, A MERRILL a Rebecca R MERRILL. To nejdůležitější na první místo. Vyd. 1. Překlad Aleš Lisa. Praha: Management Press, 2008, 374 s. ISBN 978-80-7261-187-4.
  • COVEY, Stephen R. 7 návyků skutečně efektivních lidí: zásady osobního rozvoje, které změní váš život. V nakl. Management Press vyd. 1. Praha: Management Press, 2006, 342 s. ISBN 80-726-1156-9.
  • ROCK, David. Jak pracuje váš mozek: strategie pro překonání rušivých vlivů, obnovení soustředění a pro bystřejší práci po celý den. Praha: Pragma, c2010, 286 s. ISBN 978-80-7349-242-7.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 1

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Daniel Keller napsal:

    Dobrý den,
    velice by mě zajímal váš názor na síť gettick. Nyní jsem zkoušel testovací verzi a nemohu si to vynachválit. 100% to splňuje moje očekávání.

    Co si o tom myslíte vy? Máte zkušenosti?

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru