Osobní zkušenost, jak si pomocí ZTD organizovat práci i život

Metody GTD (Getting Things Done) a ZTD (Zen To Done) jsou v mém okolí přátel a kolegů z oboru internetového marketingu jedním z nejpoužívanějších způsobů organizace práce a ani já nejsem výjimkou. Protože knížky od Davida Allena i Lea Babauty patří mezi mojí nejoblíbenější literaturu, často o nich mluvím s ostatními. V poslední době jsem ale narazil na lidi, kteří si prý nedokáží představit, jak tyto metody osobní produktivity začlenit do jejich každodenního života. Já si zase na naopak neumím představit, že bych je nepoužíval.

V tomto článku se tedy budu věnovat tomu, jak já aplikuji metody ZTD (a částečně i GTD) při práci i v osobním životě. Chtěl bych jím dokázat, že techniku ZEN a hotovo lze aplikovat na téměř jakékoliv povolání a užívat jí může téměř kdokoliv, kdo dokáže dodržet několik jednoduchých pravidel. Tedy nejen internetový marketér, jako jsem já. Doufám, že vám článek pomůže v nastavení či vylepšení vašeho systému, pokud s ním ještě nejste plně spokojeni.

Abych vám přiblížil kdo jsem, moje jméno je Josef Řezníček a pracuji jako konzultant a lektor internetového marketingu. Zabývám vymýšlením strategií propagace na webu pro různé projekty. Naší specializací je optimalizace pro vyhledávače, obsahový marketing a další formy “neotravné” reklamy, kterým se v dnešní době souhrnně říká inbound marketing. Pojďte se se mnou podívat na systém, kterým při mojí práci i v osobním životě organizuji úkoly a informace. Možná nějaké postupy inspirují i vás. Nebo si možná uvědomíte, že podobný způsob, jaký používám já, můžete začít používat i vy.

 

1. Shromažďuji

Pro správu pracovních i osobních úkolů používám skvělý nástroj BaseCamp. Všechny poznámky, nápady a informace shromažďuji na několika málo místech. Těmito inboxy, jak je nazývá David Allen, jsou kromě BaseCampu ještě speciální inbox zápisník v elektronických poznámkách Evernote, papírový zápisník Moleskine, emailová schránka v Gmailu a fyzický šanon v mojí kanceláři. Do těchto 5 inboxů shromažďuji vše, co se na mě každý den valí ze všech stran.

 

2. Třídím

Druhým bodem podle systému ZTD je třídění informací. Každý den projdu jednotlivé schránky a vyprázdním je. Elektronické poznámky z Evernote roztřídím do dalších záznamníků, vytvořím z nich úkoly, nebo je jednoduše smažu, pokud už nejsou důležité. S papírovými poznámkami z A5 nelinkovaného notýsku Moleskine udělám to samé. Buď poznámku oskenuji a vložím do elektronické podoby, nebo jí přepíšu, přeměním na úkol, nebo ignoruji. Ale vždy po zpracování přeškrtnu v zápisníku to, co už jsem vyřídil. Mám tak schránku na konci dne čistou.

Všechny moje emaily putují do jedné schránky, kde je alespoň jednou za den projdu a vyřídím. Stále jsem se nenaučil občas neodolat pokušení a průběžně nahlížet do emailové schránky několikrát během dne. Důležité emaily si ale pouze označím k vyřízení hvězdičkou a vrátím se k nim až při kontrole inboxu. Doby, kdy jsem čekal, co přijde za email a ihned na něj odpovídal, i přes nutnost přerušení ostatní práce, jsou naštěstí už dávno pryč. Ohvězdičkované emaily vyřizuji většinou jednou za den, nebo vyřízení převedu na úkol do BaseCampu a tím inbox vyčistím. Všechny emaily, které jsou už vyřízené, archivuji, takže v přijaté poště mám na konci dne čisto.

Poslední zmíněnou schránkou, kam putují informace, je fyzická přihrádka v mojí kanceláři. Do ní dávám všechny dopisy, papíry i předměty, se kterými je třeba něco udělat. Přihrádku potom jednou za 2-3 dny projdu, dokumenty buď naskenuji a uložím, nebo archivuji, převedu na úkol, či vyhodím do koše.

Při popisu mých inboxů jsem úmyslně vynechal BaseCamp, ve kterém si eviduji seznamy úkolů a organizuji práci. Jde vlastně z menší části o inbox, ale používám ho především jako nástroj, který mi pomáhá plánovat. A právě plánování je třetí bod metody ZTD.

 

3. Plánuji

Svoje cíle a úkoly si plánuji v několika rovinách. Tou nejobecnější je roční plán obsahující na tento rok 9 cílů, kterých chci dosáhnout. Plán mám vystavený nad pracovním stolem a vlepil jsem si ho i na první stranu do zápisníku Moleskine. Z těchto cílů potom odvozuji měsíční cíle, které jsou obvykle 3. Ty si zase nalepím na okraj monitoru a mám je tak stále před sebou.

Je pro mě tedy jednoduché se několikrát za den sám sebe zeptat, jestli to co dělám, opravdu vede ke splnění oněch 3 cílů na daný měsíc. Na základě měsíčních cílů potom organizuji úkoly na každý týden, to už v rámci BaseCampu. Na konci předchozího týdne, nebo začátku nového, projdu všechny úkoly, které mám naplánované na jednotlivé dny v týdnu a přeorganizuji je, upravím a posunu podle aktuálních možností tak, abych stihl co nejvíce věcí, které povedou ke splnění měsíčních cílů. Výsledkem je přehledný seznam úkolů na každý den. V průběhu týdne ještě úkoly někdy upravuji, přesouvám nebo přidávám nové, ale většinou to už nejsou velké změny.

Každé ráno nebo předchozí večer si vytisknu aktuální úkoly na 1 den. Potom vezmu 4 zvýrazňovače – žlutý, oranžový, zelený a růžový a označím jednotlivé úkoly podle toho, kdy v rámci dne bych je chtěl splnit. Žluté úkoly jsou nejdůležitější a zabývám se s nimi dopoledne, oranžové úkoly si nechávám na odpoledne a zelené úkoly na večer. Růžovou tečkou před úkolem pak pro ještě větší přehlednost označím 1-3 úkoly, které chci určitě splnit. Babauta je nazývá “velkými kameny”, nebo “nejdůležitějšími úkoly”. Pokud to jde, tak tyto kameny naplánuji na začátek dne, abych je měl co nejdříve hotové.

Díky tomuto systému plánování dokážu dobře určit, na čem mám pracovat. Když sám sebe nachytám, že dělám něco jiného, než bych měl, barevný seznam mě rychle vrátí do správných kolejí. A s tím vlastně souvisí čtvrtý bod metodiky ZTD- Vykonávání činností.

 

4. Vykonávám

Díky tomu, že na 1 týden dopředu vím, co budu dělat, poměrně dobře se mi soustředí na to, na čem pracuji. Když se ke mně dostane nějaký naléhavý úkol, nebo i třeba obyčejná informace, nápad nebo poznámka, snažím se nejdřív dokončit na čem pracuji a novou věc uložit do inboxu a na konci dne jí rozplánovat nebo nějak zpracovat. Protože jsem chlap, nemusím se stydět, že nezvládám a ani nechci zvládat multitasking. Kdybych byl ženou, možná bych se ze začátku na za fakt, že prostě nejde dělat víc věcí najednou, i styděl.

 

Problémy, se kterými jsem se potýkal a jak jsem je vyřešil:

1. Mnoho úkolů pro mnoho klientů

Ze začátku jsem dlouho nevěděl, jak mám vyřešit příliš dlouhé seznamy úkolů naplánovaných do budoucna a mnoho různých úkolů pro různé klienty, kterým poskytujeme naše služby. Leo Babauta hovoří o vytvoření minimálního množství to-do listů, evidenci málo úkolů, ale já vždycky měl úkolů spoustu. Dnes jsem to vyřešil tak, že úkoly sice v BaseCampu vystavené mám, ale vždy pracuji jenom s těmi nejbližšími, takže nejsem přehlcený. Pro každého klienta máme v systému vytvořený speciální projekt a tak jsou úkoly přehledně u sebe.

2. Akční a konkrétní úkoly

Hlavně dříve se mi stávalo, že si stanovím úkol, ale když dojde na jeho plnění, přesně nevím, co mám dělat. Proto se snažím vždy zadat konkrétní úkol. Místo “napsat článek” jsem se naučil vystavit si “napsat článek pro mitvsehotovo.cz na téma jak používám já GTD, nápady co zahrnout viz poznámka”. Díky akčním a konkrétním úkolům mi pak nepřipadá splnění úkolu obtížné.

3. Pocit uvolnění

Když jsem byl malý a chodil na základní školu, psal jsem si úkoly do malého notýsku. Pokud jsem pak úkol splnil, cítil jsem vždy uspokojující pocit. Později na střední škole jsem ale začal zkoušet různé nové systémy organizace práce a nějak jsem tento pocit začal postrádat. Postupem času jsem zjistil, že to je způsobené především tím, že už si hotové úkoly fyzicky neškrtám. Dnes si proto každý den vytisknu seznam úkolů a po dokončení na papíru řádně přeškrtnu úkol jako hotový. Uspokojující pocit je zpět, zkuste si to taky.

4. Naplánování příliš mnoho úkolů

Dalším problémem, který vlastně stále čas od času řeším, je naplánování si příliš mnoho úkolů, které nemohu za den či týden stihnout. Důvodem pro vznik těchto situací byl především fakt, že jsem neuměl přesně odhadnout, kolik času mi zabere jaká činnost. Proto už asi rok používám aplikaci Time Doctor, pomocí níž si měřím vše, co dělám. Mám tak dobrou zpětnou vazbu o stráveném čase na jednotlivých úkolech a když dělám podobnou věc v budoucnu, můžu se podívat, jak dlouho mi trvala předtím a podle toho si naplánovat časovou náročnost úkolu.

5. Nemůžu se soustředit

Nějaké činnosti dělá člověk rád, jiné jsou spíš povinností, která není tak zábavná. Sám vím, že u některých úkolů ztratím pojem o čase a u jiných koukám stále na hodinky, nebo se snažím svojí pozornost podvědomě přesunout jinam, protože mě tolik nebaví. Pokud se dostanu do takovéto situace, pomáhá mi metoda Pomodoro. Kdo o ní neslyšel, doporučuji si o ní něco přečíst. Systém pravidelných pauz a dělání úkolů mě dobře nasměruje k produktivitě. Z mého pohledu je to vlastně taková gamifikace mojí práce, protože sám sebe testuji, jestli se vydržím plně soustředit.

 

Mám stále co zlepšovat

I když se můj systém jeví jako na první pohled jednoduchý, přesto mi trvalo 2 roky, než se mi ho podařilo implementovat do každého dne. A stále je co zlepšovat. Systém opouštím jen párkrát za rok, když jsem na dovolené. Při ní si zase užívám, že žádný to-do list nemám a můžu si dělat co chci.

Jak používáte metody GTD a ZTD vy? Shoduje se v něčem můj postup organizace práce a osobní produktivity s tím vaším? Kde se rozcházíme? Díky moc za vaše komentáře.

Josef Řezníček 

Štítky: návyky, systém