Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Rozdíl mezi pracovní dobou a časem v práci

By on 29. 4. 2013 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 3
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Znáte to – je za vámi další perný den, plný emailů, meetingů, nečekaných problémů a nových požadavků, na které je třeba reagovat. Asi i vám se pak někdy stává, že přes všechnu snahu a celkové vytížení si na konci pracovního dne řeknete: „vždyť já jsem dneska pořádně nic neudělal!“


Pokud jste týmovým vedoucím, asi se vám NESTÁVÁ, že byste tohle slyšeli od svých podřízených… Myslíte, že je to proto, že oni takové situace nezažívají?
Ale ano, zažívají, jen vám to z pochopitelných důvodů neřeknou – a tak si všichni musíme uvědomit, že je velký rozdíl mezi pracovní dobou a časem na práci!
Mělo by být povinností vedoucího lidem čas na práci poskytnout!

V tomto článku se dozvíte o tom, jak je vhodné ochraňovat klid na práci pro všechny členy týmu. Dost možná pro vás bude překvapením, že jako jednoho z největších vyrušovatelů označíme šéfa – tedy možná právě vás! Dále si ukážeme, jakou spoušť můžou způsobit bezohledné mítinky. A na závěr navrhneme jednoduché řešení – zavedení „úředních hodin.“ Ten, kdo tohle reálně udělá, je osvícený týmový vedoucí!

 

Poprvé jsem si tohle uvědomil před asi čtyřmi lety při práci na internetovém projektu pro velkou pojišťovnu. Žádný projekt není jednoduchý, ale zde byla situace složitější ještě o to, že nebyl čas na důkladnou analýzu a obrovské množství požadavků na systém přicházelo teprve v průběhu vývoje. Tato skutečnost denně vznášela i spoustu technických otázek a vývojový team (asi 6 lidí) se s otázkami obracel na softwarového architekta projektu – říkejme mu Vojta.
Vojta byl velmi ochotný člověk, ale brzy bylo cítit v jeho chování značné napětí a nervozita, která se časem rozvinula do zjevného stresu. Posléze vyplynulo, že kvůli neustálému vyrušování s dotazy a přepínání pozornosti Vojta nemá v podstatě čas a soustředění na vlastní práci. Přitom role softwarového architekta je v projektu zásadní!
Přemýšleli jsme, jak situaci řešit a vzpomněli jsme si, jak fungují úřady – a tak jsme přišli s pravidlem, které jsme nazvali „Vojtovy úřední hodiny.“ Podstatou bylo, že každý den byl vyhrazen čas mezi 13 a 14 hodinou, kdy Vojta měl čas vyhrazený na zodpovídání dotazů, rady, pomoc, prostě byl zde pro tým. Čas mimo tyto hodiny byl svatý a musel být vážný důvod pravidlo porušit!
Projekt se tím nestal procházkou růžovou zahradou, ale Vojtova vlastní práce se opět rozhýbala a jeho nervozita vymizela. Ve svých úředních hodinách vítal kohokoli téměř s úsměvem

Ptáte se, jak moc tato Vojtova nedostupnost omezila ostatní členy teamu v jejich práci? Odpověď zní NIJAK! Ukázalo se, že většina dotazů členů teamu nevyžaduje OKAMŹITÉ řešení a počká až na okno úředních hodin.
Jediné, co bylo třeba zajistit, bylo to, aby si každý člen teamu někde shromažďoval své věci k řešení. Může se to zdát triviálně jednoduché, ale je s podivem, kolik lidí si nedělá žádné poznámky, když jim někdo říká, co vše je třeba udělat. (Poznámkový blok většinou bohatě stačí, ale můžete v týmu i utrousit záhadnou zkratku GTD  )
Z celé této zkušenosti jsem si vyvodil pravidlo – „Kritické role je třeba ochraňovat zavedením jejich úředních hodin. Howgh!

 

Všichni bychom měli mít úřední hodiny!

Čas šel dál, projekty a lidé v týmu se střídali a nemělo trvat dlouho, kdy jsem si měl uvědomit, že uvedené pravidlo je třeba poněkud rozšířit.
Náš tým právě pracoval na systému pro velkou českou spořitelnu s kritickým termínem (existují projekty bez kritického termínu?). Nové požadavky se valily, priority se měnily, problémy se rychleji objevovaly, než řešily – prostě všední den na zákaznickém projektu. Často se objevilo něco, co jsem potřeboval konzultovat s některým členem týmu – nejčastěji jsem zaskočil za programátorem – říkejme mu Bedřich. Povšiml jsem si, že jakmile se mu objevím u stolu, téměř bez výjimky něco odklikne na monitoru, než se obrátí ke mně. Domníval jsem se, že schovává novinky.cz, ale pak jsem si uvědomil – vždyť tenhle lehce tuhnoucí úsměv přece odněkud znám, takhle se tvářil architekt Vojta, když ho někdo rušil v práci – a tak jsem se Bedřicha na rovinu zeptal. Víte co to bylo? On si vždy zastavoval timer Pomodoro!

V ten moment jsem si uvědomil, jak hrozné věci se dopouštím! Tady jsem měl osvíceného vývojáře, který si hlídal své vlastní soustředění a efektivitu a do toho si to přihasím já, jeho nadřízený, a rozbiju mu ji!
A tak mi došlo, že klidný čas na práci potřebuje KAŽDÝ a že vlastně všichni bychom měli mít svůj ekvivalent úředních hodin! A tento čas na práci by měli respektovat všichni, dokonce i manažeři! Pokud jste totiž vedoucí, nebo máte jiné formální nadřízené postavení (či to máte nedej bože dokonce na vizitce), pravděpodobně vás vaši podřízení NEPOŠLOU pryč, že je rušíte! To ale neznamená, že tomu tak není!

Mítink = klín v kalendáři

Podívejme se ještě na jiný příklad z téhož týmu. Typická situace v týmech bývá taková, že každý má své vlastní osobní úkoly, pak jsou zde úkoly, které je potřeba konzultovat s někým jiným. Do toho sem tam přijde pozvánka na mítink. Některé mítinky jsou nutné, některé mají povahu pouze informativní a některé jsou zbytečné, ale bohužel z kategorie těch, jež nelze odmítnout.
Jak v takové situaci může vypadat denní rozvrh Bedřicha? Útržek z Bedřichova diáře zobrazuje tři možné varianty, jak se mu ve dni naskládají osobní projektové úkoly, mítink, na který ho pozval Honza, další mítink, tentokrát Pavlův a samozřejmě i nutný čas na oběd.
TODO – obr, nadepsat varianty A, B, C

Matematický pohled na věc je jednoduchý. Ve variantě A, B i C odvede Bedřich na svém projektovém úkolu během dne 6 hodin práce. Nevím, jestli jsou manažeři dobří matematici, ale tímto pohledem se na věc zpravidla dívají. Je to však pohled ani ne tak jednoduchý, jako spíše zjednodušující.
Podívejme se blíže na to, jak v jednotlivých variantách Bedřichův pracovní den probíhá.

 

Varianta A

Bedřich přichází do práce odpočatý a s čistou hlavou se pouští do svého aktuálního úkolu. Nic ho neruší a soustředěně pracuje až do oběda. Nepředstíráme, že se během dopoledne nemrkne na zprávy, že se nezeptá kolegy, jaký měl víkend, ale i tak je schopen odvést práci v délce téměř 4 hodin.
Během oběda zrelaxuje, ale dost možná ho napadnou další myšlenky k jeho úkolu, takže je po návratu hned může zapracovat a ukousne ze svého úkolu další dvě hodiny. Z práce ho pak vytrhne až upomínka na mítink s Honzou, po kterém pak následuje ještě mítink s Pavlem a tím jeho pracovní den končí. Jeho úkol na projektu je o 6 hodin blíže dokončení.

Varianta B

Stejně jako ve variantě A Bedřich nerušeně zvládne během dopoledne ukousnout 4 hodiny z úkolu.
Z oběda se dostaví rovnou na mítink s Honzou. Po jeho skončení se vrací ke svému stolu a v hlavě se mu honí skutečnosti, které z mítinku vyplynuly. Přemýšlí, jestli by je neměl hned začít zpracovávat, udělá si možná pár poznámek a rozepíše k tématu email. Pak si uvědomí, že by se měl snažit pokračovat v rozdělané práci na projektu a silou vůle se k němu vrátí. Soustředění však už není ideální. Navíc mu jeho pozornost brzy začne poutat druhý blížící se mítink s Pavlem. Nakonec usoudí, že během zbývajících dvaceti minut už stejně svět nespasí a rezignuje. Věnuje se něčemu jinému, dost možná ten čas stráví diskuzí s kolegou o včerejším hokejovém utkání a posléze se přesune na zmíněný Pavlův mítink. Po návratu je situace podobná, pouze horší. Bedřich je už trochu unavený, v hlavě se mu míchají všechny tři aktivity, a když zjistí, že do odchodu domů zbývá necelá hodina, odpoví na pár zbytečných emailů, podívá se na večerní program televize a nějak to už doklepe. Práce pokročila jen o asi 4,5 hodiny.

Varianta C

Tato varianta je ještě horší, než varianta B, přerušování je častější, souvislé pracovní úseky jsou kratší, takže ani dvě poslední hodiny práce na projektu již Bedřich nevyužije efektivně. Tohle je ten okamžik, kdy se Bedřich zamyslí a řekne si – „co já jsem to vlastně dneska dělal, že jsem tak unavený? A kde je viditelný výsledek? Doufám, že se teď nepřijde šéf zeptat, jak jsem daleko… „
Odvedená práce? Matematici by se možná divili, ale 2 + 1 + 1 + 2 se rovná přibližně 3,5 hodiny.

 

Připadají vám uvedené scénáře trochu idealizované a manipulující? Připouštím, že je to do jisté míry pravda. Ale jsem přesvědčený, že organizací času dle varianty A se budete tomu vysněnému ideálu celkem slušně blížit. Naopak organizací dle varianty C se od jejího odstrašujícího příkladu budete jen velmi těžko vzdalovat!

 

Jak tedy ochránit klid na práci?

Vzpomeňme si na úřední hodiny, tak, jak jsou zavedeny na úřadech a jak tento koncept pomohl architektovi Vojtovi. Proč by totéž nepomohlo i ostatním? Délka a častost úředních hodin jistě záleží na konkrétním případě, ale lze silně doporučit, aby nastavení bylo co nejjednodušší a pravidelné.
Vypůjčil jsem si cedulku z vesnického konzumu a trošku ji upravil. Původně to bylo jen pro účely tohoto článku, ale jsem v pokušení ji vytisknout a dát všem členům týmu. Mám pocit, že lakonicky shrnuje vše podstatné.

Jako týmový vedoucí ji dejte všem v týmu k dispozici, nechť si ji pověsí nad stůl, rozešlete mailem všem s humorným vysvětlením. Nezapomeňte i na potenciální vyrušovače mimo váš tým (ředitele bych vynechal). Představte tento koncept na nejbližším mítinku – který se ovšem bude konat pochopitelně až v otevírací době!

 

Závěrem rekapitulujme pravidla:

  1. Zaveďte v týmu dělení pracovního dne na dobu soustředěné práce a na otevírací (úřední) hodiny. Nastavení přizpůsobte vašim potřebám, nejjednodušší doporučení je před obědem a po obědě.
  2. Zajistěte, že každý člen týmu má svůj poznámkový blok (přinejmenším), kam si píše všechny otázky a témata k řešení, na které během doby soustředěné práce narazí.
  3. Proberte tato pravidla s týmem, aby je přijal jako užitečná a každému prospěšná, nikoli jako omezování. Dbejte na jejich dodržování, protože pokušení vstát a jít vyrušit kolegu s nenaléhavou věcí bude veliké (hlavně v open space!), stejně jako naplánovat mítink kamkoli, kde je volno, klidně na dopoledne!
  4. Jste-li týmový vedoucí – dodržujte tato pravidla především vy sám! Dost možná jste právě vy tím nejčastějším zdrojem vyrušování!
  5. Nezapomeňme, že jsme lidé, nikoli roboti! Podstatou pravidel není omezování svobody, zákaz komunikace, ani potlačení všech aspektů, které dělají práci v kolektivu zábavnější. Samozřejmě týmu musí ve dni zůstat i chvíle na pomlouvání šéfa. Ale nechť to dělají odpoledne . Cílem je dopřát každému klid na jeho práci. A to uvítají všichni!

 

Milan Čapoun, blog

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Peťo napsal:

    Skelý článok. Práve minulý týždeň som začal čosi také praktikovať vo vzťahu ku kolegom. Síce to ešte nie celkom rešpektujú, ale to chce asi skôr čas.
    V tejto súvislosti je ešte zaujímavé, že takéto „úradné hodiny“ sú vhodné aj pre prijímanie mailov či telefonátov a aby ľudia rozumeli, že ich „preberenie správ“ je nastavené 2 až 3 krát za deň a odpovede nechodia do 10 minút.

  2. emik napsal:

    Sranda je i s vykazováním – od vaší práce vás za hodinu několikrát vyuší několik lidí, nco se musí odeslat honem. Na konci dne je člověk vyřízený, vystresovaný, že se jeho práce nepohla a do toho sbírá pracně p mailech a v paměti, co má všechno dát do výkazu práce – jedno až tříminutové hovory a vyhledat na který úkol nebo projekt – i to zabere šíleně času. Zapsat právě ukončený mítíng stihnu až večer, protože až do večera s někým komunikuju. Moje tři hodiny práce večer nebo o víkendu bud nevykážu nebo vykážu do pracovního dne – aspon to dá potom skoro 8 hodin.

  3. Tomáš napsal:

    Zrovna něco takového zkouším. Dopoledne dělám krátkodobé úkoly(doba zpracování do 1h), nutné okamžitě zpracovat (většina problémů, které je nutno ihned hasit vzniká u nás hned ráno) a odpoledne mám vyčleněno na dlouhodobé úkoly.
    Zkouším to teprve 14 dní takže nevím jestli to, že mi jde práce od ruky a nejsem vystresovaný je tím, že zkouším zase něco nového co mě nakoplo, nebo jestli to opravdu funguje.
    Dám vědět za rok :-)

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru