Microsoft Outlook – RSS čtečka, kterou už možná máte
Jaroslav Luhan
Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)
- Výřezy obrazovky v MS OneNote - 27. 10. 2016
- OneNote a jeho varianty pro Windows - 29. 8. 2016
- Přechod z Evernote do OneNote krok za krokem - 22. 3. 2016
Svět se některým čtenářům hroutí. Google oznámil, že jeho RSS čtečka Google Reader dne 1. července 2013 končí. Čtenáři se bouří, podepisují petice, jiní hledají náhradní řešení. Svět internetu je proměnlivý, stejně jako život sám. Konkurence pochopitelně nespí a připravuje pro uživatele Google Readeru svá řešení pro odběr RSS. Pozitivní na tom může být, že se spousta nováčků dozvídá, co RSS vlastně je a jaké má výhody. Pokud to víte, vysvětlující část přeskočte.
Co je to RSS?
RSS (Really Simple Syndication nebo Ritch Site Summary) je systém, který umožňuje snadné sledování novinek z informačních zdrojů. Původně sloužil pro předávání informací o aktualitách a článcích mezi servery. Díky jeho jednoduchosti se systém rozšířil a zkratku RSS nebo logo můžete vidět na každém serveru. Pokud se naučíte RSS využívat, budete při vyhledávání a čtení článků mnohem efektivnější.
Běžný, neznalý uživatel pravidelně navštěvuje své oblíbené weby a provádí své „čtecí kolečko“. Prokliká domovské stránky, popřemýšlí, co už četl, co je nového. V některých případech provádí „čtecí kolečko“ i několikrát denně, hlavně pokud se pod některým článkem objevila výživná diskuze, nebo se mu jednoduše chce „něco hledat“. Jak tím trpí produktivita nebo jaká je informační hodnota takového chování není třeba rozebírat.
Zdroj obrázku: http://www.rssboard.org
Výhodou RSS je, že všechny vaše oblíbené zdroje informací (weby, zpravodajské servery, blogy, diskuze…) vás budou automaticky informovat o novém obsahu, aniž byste jejich stránky museli navštěvovat. Jednoduše se přihlásíte k odběru a v RSS čtečce uvidíte seznam nového obsahu. RSS nevyžaduje poplatky ani registraci na webech. Čtečky umožňují obsah třídit, označovat příspěvky jako přečtené a některé umožní obsah stahovat pro pozdější čtení offline.
Všechny vaše oblíbené zdroje informací vás informují o novém obsahu, aniž byste museli navštěvovat jejich stránky.
Microsoft Outlook jako čtečka
Outlook od verze 2007 má RSS čtečku jako vestavěnou funkci, takže pokud jej používáte jako pracovní nástroj tak jako tak, proč nevyužít i možnost sledování oblíbených a důležitých informací?
Výhody RSS v Outlooku:
- Neinstalujete žádný další program
- Ve spojení s Exchange je nastavení i obsah synchronizován
- Pokud přečtete článek na jednom zařízení, bude označen přečtený i na jiném
- Články a přihlášené odběry jsou dostupné přes webové rozhraní Outlook Web App
- Pomocí pravidel můžete extra-důležité články automaticky přesouvat do hlavního inboxu
- Lze stahovat automaticky celé články (případně i obrázky) pro čtení offline (ve vlaku, v letadle)
- Funguje vyhledávání a vytváření složek výsledků hledání (např. pro sdružování odběrů)
- Nastavením zásad (Exchange 2010) se můžou staré články samy mazat nebo archivovat
- RSS lze použít i pro firemní blog, knihovny Sharepointu i pro některé monitorovací systémy
- Šéf nepozná, jestli si čtete blogy nebo vyřizujete poštu (pokud to neovlivní pracovní výkon)
- Oblíbené odběry si můžete dát na panel zástupců v Outlooku
Jak přidat odběr RSS do Outlooku?
V seznamu složek najděte složku Informační kanály RSS a klikněte nad ní pravým tlačítkem myši. Z nabídky vyberte položku Přidat nový informační kanál RSS. Zobrazí se okno k zadání adresy kanálu.
Adresu kanálu RSS zkopírujte z požadovaného webu. Najeďte myší nad text nebo logo RSS, pravým tlačítkem vyberte z místní nabídky Kopírovat adresu odkazu nebo Kopírovat zástupce (dle prohlížeče). Tím se adresa uloží do schránky. Vložte jej do okna pro zadání adresy v Outlooku a klikněte na tlačítko Přidat. Pokud Outlook zahlásí chybu, odkaz neobsahuje adresu RSS kanálu. Zkuste to znovu a jinak. Můžete hledat také zkratky ATOM, XML. Se standardními zdroji si Outlook poradí.
V případě správného odkazu se zobrazí okno pro potvrzení. Pokud kliknete na tlačítko Upřesnit, můžete změnit název a upravit možnosti stahování celého textu nebo příloh. Můžete také změnit umístění ukládání, například pokud je vaše schránka Exchange serveru příliš malá. Po potvrzení se okamžitě začnou objevovat příspěvky – hlavičky a náhledy článků. Kolik posledních článků se v odběru zobrazí, závisí na nastavení serveru.
Práce s RSS čtečkou v Outlooku
Součástí staženého textu je vždy odkaz na původní článek na serveru, takže nemusíte číst v Outlooku. Příspěvky se chovají jako každé jiné položky Outlooku. Funguje stav přečtený / nepřečtený, příspěvky můžete kopírovat, přesouvat, kategorizovat, archivovat, přeposílat… Načtené příspěvky máte k dispozici i bez připojení k internetu.
Tlačítkem Sdílet kanál můžete odkaz poslat e-mailem jinému uživateli a tlačítko Zobrazit článek otevře článek ve webovém prohlížeči.
Pokud odebíráte větší počet RSS kanálů, můžete je rozdělit do složek. Nejdříve jej vytvoříte v hlavní složce a vytvořený kanál přesunete.
Pokud používáte panel zástupců, můžete si své nejoblíbenější a nejčtenější kanály přidat na něj. Tučným písmem a číslem uvidíte počet nových příspěvků, jako v každém jiném inboxu.
Správu, přidání a odebrání RSS kanálů můžete provádět v nastavení účtu:
Čtení na cestách
Pokud máte účet na serveru Exchange, RSS kanály a příspěvky se synchronizují. Můžete tak číst například na Windows Phone, bez další aplikace a oblíbené kanály si dát do seznamu synchronizovaných složek nebo na úvodní obrazovku. Pokud synchronizujete svůj Exchange účet s Apple zařízením nebo Androidem, své RSS kanály najdete mezi složkami také.
Součástí Exchange serveru je přístup k Outlooku přes webové rozhraní (Outlook Web App) včetně RSS kanálů.
Pokud je Outlook vaše centrální místo pro správu informací a času, proč to ještě nerozšířit? Doporučuji určitou míru v počtu sledovaných kanálů. Není nutné sledovat úplně všechno. Díky nadpisu, náhledu a nudnému neatraktivnímu rozhraní Outlooku zvládnete přečíst nebo přeskočit víc článků za kratší dobu:-)
Jaroslav Luhan
Sledujte nás