Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Workflowy – nástroj pro organizaci myšlenek a úkolů

By on 25. 2. 2013 in Nástroje with Počet komentářů: 9
Daniel Gamrot

Daniel Gamrot

Lektor a mentor osobní produktivity - Daniel Gamrot
Šéfredaktor portálu Mít vše hotovo

Pořádá firemní i veřejná školení, díky kterým zvýšíte svou osobní produktivitu a zlepšíte time management. Naučí vás vytvořit si systém pro produktivní práci, používat myšlenkové mapy v byznysu, efektivně pracovat s mobilními technologiemi nebo vybudovat bezpapírovou kancelář díky Evernote. Nedávno získal jako první Čech titul Evernote Certified Consultant.
Daniel Gamrot

Poslední články od Daniel Gamrot (Všechny články)

Úkoly, myšlenky, termíny… Centrálním stanovištěm pro tyto záležitosti je v mém případě OmniFocus, který provozuji čistě jen na iOS zařízeních v kombinaci se synchronizací úkolů z MS Outlook (více o synchronizaci se dočtete v článku OmniFocus a inbox pro uživatele Windows). Podklady k projektům, archivní materiály a poznámky poté umisťuji do Evernote s bloky v již zažité a osvědčené struktuře.

Koncem loňského roku se na mém kurzu GTD za kafe zmínil Jan Kvasnička o softwarovém nástroji s názvem Workflowy, který využívá jako místo pro evidenci GTD seznamů, osnovy při psaní článků či knih a třídění myšlenek. Samozřejmě jsem začal zjišťovat, s čím máme tu čest. A jakmile jsem uviděl první obrázky, věděl jsem, že se od Workflowy jen tak neodtrhnu.

Design – čistota a úhlednost

Otevírám záložku ve svém webovém prohlížeči, vyťukávám adresu, spouštím registraci. Ta je během pár vteřin hotová a po přihlášení se kochám. První nahlédnutí do prostředí Workflowy je totiž jako pohled na čistý list papíru. A to já opravdu rád, protože nová stránka mého sešitu je pro mě vždy něčím výjimečným (možnosti a místo pro nápady).

Začnete psát – není důležité, zda úkoly či jednoduché poznámky – a zjišťujete, že to jde vše tak nějak snadno. Pár lehce zapamatovatelných klávesových zkratek pro pohyb ve stromové strutuře a manipulaci s větvemi. Myšlenky letí a nebráníte se jim. Hodně podobné procesu vytváření myšlenkové mapy – jen je to ve větách (ale není důvod nevyužít hesla) a bez obrázků.

Workflowy - jednoduché a čisté prostředí

Nejen web

Nemůžu skončit, myšlenky lítají. Odtrhu se skoro násilím, abych se pustil do instalace verze pro iPhone a iPad. Během pár vteřin je hotovo. Ještě letmo pokukuji, jak je to s verzemi pro Mac, Windows nebo Android. Hledání oficiální verze pro tyto platformy končí nezdarem, snad jen pro Android existuje pouze neoficiální aplikace. Nevadí, hlavně díky skutečnosti, že při zapnutém Workflowy v prohlížeči je možné editovat vše v offline módu a následně při přístupu na internet dojde k aktualizaci na serveru.

Tvoříme seznamy

Mažu úvodní “testovací” myšlenky a začínám přemýšlet, jak nástroj využít. První nápad je jasný – sázím své seznamy úkolů do struktury GTD >> ROLE >> PROJEKT >> ÚKOL.

Dále mě napadá založit si strukturu pro přehled toho, kam chci letos dokráčet. K tomu přidat kontrolní body – kvartální, měsíční. Nesmím zapomenout na týdenní plán a udělat si větve pro jednotlivé dny v týdnu. Kopíruji svůj plánovací systém do stromové struktury.

Jako další přichází na řadu kontrolní seznamy. Dovolená, denní a týdenní revize, seznam věcí potřebných pro kurz myšlenkových map či trénink sebeřízení.

Sebeřízení s Workflowy

Oporou mého systému sebeřízení je kostra GTD doplněná o návyky a rutiny, které jsem si sám vytvořil, začal aplikovat a fungují. Nikdy jsem si nedokázal představit GTD seznamy ve stromové struktuře, nicméně když si logiku mých seznamů načrtnu – on to prostě strom je. Hodně si pohrávám s myšlenkou sebeřízení prostřednictvím mapy, nicméně její heslovitost a omezení, jež jsou často výhodou, mi v tomto cestu komplikují. Zkusíme to tedy s Workflowy, které je přece jen “povídavější”.

Strukturu jsem popsal již výše – na nejvyšší úrovni stromu nechávám skupinu GTD, abych měl jednoduše oddělené seznamy od ostatních evidovaných “záležitostí”. Druhá úroveň pokrývá role a oblasti, pod nimi na úrovni třetí projekty, které se na čtvrté úrovni rozpadají do úkolů.

Ke každému z úkolů přiřazuji kontext značený prefixem @ tak, jak to známe z podobných nástrojů a běžné praxe. Přiřazení probíhá vepsáním @ kamkoliv do textu a doplněním názvu kontextu, přičemž Workflowy našeptávají ty, které již aplikaci existují.

Z OmniFocusu jsem navyklý, že termíny nepíšu do diáře, ale rovnou do aplikace se seznamy. Termíny ve Workflowy jsou na seznamu budoucích změn, teď si s tím tedy musím poradit jinak. Využívám možností tagů začínajících na # a formátu data YYYYMMDD. Úkol, jemuž mám přiřazený termín 6. února 2013 je tak označen tagem #20130206. A jak s termíny pracuji?

Během týdenní revize v “plánovací části” si vyhledám a do jednotlivých dní vepíšu nejdříve termínované úkoly (týdenní plán jsem doplnil jako součást mého Workflowy systému). Tak vím, že mi žádný termínovaný úkol neunikne. Pro jistotu během denní revize vždy kontroluji i tag s datem následujícího dne.

image

Tímto přichází na řadu obrovská síla Workflowy, kterou je vyhledávání. Nejsilnější a nejrychlejší je v prostředí webového prohlížeče – stisknete klávesu ESC, čímž se kurzor automaticky přesune do pole pro hledání, a píšete. Vyhledání úkolu s termínem tak díky tagu s # proběhne během chvilky. Vepsáním #201302 také mohu zjistit, jaké úkoly mě čekají v únoru. Samozřejmě je možné stejným způsobem vyhledat jednotlivé úkoly s konkrétním kontextem. Vepíšu-li “@online -#2013″, zobrazí se mi ty úkoly, které jsou netermínované a mají kontext @online.

Součástí konce každého týdne (obvykle neděle) je samozřejmě již zmiňovaná týdenní revize. Jak na ni ve Workflowy? Zvolil jsem ten mi nejvíce vyhovující způsob. Pár klepnutími lze z Workflowy vytisknout kompletní označenou sekci tak, že na fyzickém papíře dojde k rozbalení všech větví a vidíte tak veškeré své úkoly. Poté kontroluji projekt za projektem, pečlivě rozdělených do sekcí podle rolí, dělám si poznámky do vytištěného papíru a případně ihned doplňuji úkoly a nápady k projektům do prostředí Workflowy.

Další funkce

Workflowy disponuje další řadou smysluplných funkcí. Za zmínku stojí bezproblémová synchronizace položek mezi iOS a webovou verzí, export do strukturovaného nebo nestrukturovaného textu, tisk, sdílení sekcí nebo celého prostředí Workflowy s dalšími uživateli, základní a jednoduše zapamatovatelné klávesové zkratky.

Zaměření na konkrétní projekt  ve Workflowy

Stromová struktura, která je základem nástroje, umožňuje “zaměřit se” pouze na konkrétní sekci, což využívám, pokud se chci soustředit na roli nebo projekt.

Jak je to s cenou

Workflowy nabízí verzi zdarma i placenou. Troufám si tipnout, že většina uživatelů si s verzí zdarma vystačí ve chvíli, kdy si díky pozvánkám, které pošlou dalším lidem, rozšíří maximální počet úkolů, jež mohou měsíčně založit (v základní verzi se jedná o 500 úkolů, s každým dalším uživatelem, který přijde přes váš odkaz, naroste účet o dalších 250 úkolů).

S PRO verzí se na žádná omezení nehraje – můžete evidovat neomezené množství úkolů. Dále nabízí placená verze možnosti typu sdílení jednotlivých větví, zálohy v Dropboxu, změny fontu nebo designu. A kolik že to všechno stojí? 5 Euro za měsíc nebo 50 Euro za rok. Tři kávy měsíčně – a to je podle mě adekvátní investice do systému pro organizaci myšlenek a úkolů.

Plány do budoucna

Podle oficiálně zveřejněných plánů do budoucna bude Workflowy rozšířeno o další funkčnosti. Jmenovitě jde o:

  • připomínky a termíny
  • barvy jednotlivých větví
  • offline editaci položek
  • formátování písma
  • podporu spolupráce více uživatelů
  • a další…

Nezbývá, než se těšit nebo přemýšlet, zda to nástroji neuškodí – přeci jen je aktuální kouzlo aplikace v jednoduchosti. Uvidíme, jak se s tím vývojáři poperou.

Daniel Gamrot

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 9

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Pavel Vokoun Pavel Vokoun napsal:

    Dík. Je to vlastně jako Myšlenkové mapy v lineárním zápisu pro odpůrce map :) Nebo-li náš starý dobrý Outline. Je nějaký důvod proč by měl Workflowy používat někdo kdo už MindMaps aktivně používá?

    Dík

  2. Daniel Gamrot napsal:

    Přesně tak – outliner jak ho známe.

    K tomu využítí – každý z přístupů má něco do sebe. Struktura ve Workflowy umožňuje hezky vyhledávat a filtrovat při zachování struktury podle konkrétního obsahu či tagů, čož se v mapách nerealizuje snadno.

    Najdou se i další věci. Mapy bych Workflowy určitě nenahradil, ale známe to – v tomto jsem trošku jiný:)

  3. Pavel Vokoun Pavel Vokoun napsal:

    Díky za vyjádření.
    Zůstanu tedy u MindMap a svého Freeplane (Freemind verze) nebo MindMaple které je pro iOS i Windows zadarmo.

  4. Tomas P. napsal:

    vas clanek ale spis popisuje jak napriklad pouzivat workflowy misto omnifocus atd. pro GTD nepletu se?
    Pouzivam OmniFocus a Evernote (archiv,podklady,poznamky) asi jako vy. Seznamy ted muzu mit take v Evernote. K cemu mi tedy navic muze byt workflowy? a pro mapy bud papir nebo mindmeister….
    Jinak fajn clanek, zajimava aplikace prozkoumam moznosti. diky ;)

    • Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

      Muze byt jako alternativa ke zminovanemu SW. Dale vim, ze lide WF pouzivali pro spolupraci pri psani (sdileni jednotlivych vetvi). Je to moderne postaveny outliner se skvelym ovladanim. Urcite jej vyzkousejte a uvidite, jestli Vam muze neco prinest.

  5. Oskar Michl napsal:

    Tak mě tedy WF okouzlilo. Něco takového jsem již dlouho hledal (aniž bych o tom věděl:)

  6. Petr Jiránek napsal:

    Díky za článek.
    Nástroj jsem sice znal, ale začal jsem ho nyní mnohem více aktivně používat. Je perfektní. Především na záznamy ze školení, konferencí nebo schůzek – v podstatě ho používám všude tam, kde rychle potřebuji zaznamenat myšlenky někoho jiného.
    K myšlenkovým mapám se postupně prokousávám.

  7. Jiří napsal:

    Prozatím nejovladatelnější program na myšlenkové mapy je xmind (zdarma). Skvělé šablony, importy a exporty a ovládání pomocí dvou příkazů (TAB a Enter).

  8. Michal Jirásko napsal:

    Zkoušeli jste někdo Slicktasks.com? Přijde mi to hodně podobné, rozšířené o priority, remindery, due date, colours atd. Pokud někdo zná a porovnával, díky za postřehy.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru