Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Ohýbáme Evernote pro správu vašich úkolů

By on 12. 2. 2013 in Nástroje with Počet komentářů: 16
Pavel Vokoun

Pavel Vokoun

Pracuje jako Technickýprojektový manažer a konzultant v oblasti Telekomunikací. Jinak nadšenec pro vše co mu pomůže profesně a osobně růst, zlepšovat sebe a své okolí.
Pavel Vokoun

Poslední články od Pavel Vokoun (Všechny články)

V prvé řadě, aby bylo jasno: Evernote není nástroj vytvořen pro správu úkolů! Přesto ho tak mnoho lidí používá. Pokud jste ale GTD fundamentalista, tak dál radši nečtěte.

Když jsem Evernote v prosinci 2009 začal používat, hledal jsem způsoby jak dvě, zdánlivě nesourodé, věci – tedy poznámky k projektům a úkoly z nich vyplývajících – spojit.  Pro mě to bylo a stále je dost logické spojení a chtěl jsem použít pro obě věci jen jeden nástroj. Po půl roce bádání jsem našel svůj způsob inspirovaný tímto článkem a záhy na to jsem opustil své, do té doby dlouho oblibené, Toodledo a přesunul se s úkoly do Evernote. (Dále jen EN) A ve stejné podobě v podstatě spravuji úspěšně úkoly až dosud. Na tomto webu se již před dvěma roky objevil velmi zevrubný článek od Libora Kříže na stejnou notu. Vřele doporučuji!

To jak jsem si já naohýbal EN pro sebe, reflektuje můj způsob práce a myšlení a nemusí vám pochopitelně vyhovovat. Tak jako u všeho to berte jako možnou inspiraci. Podstatné pro můj systém bylo, aby byl co nejednoduší a přesto stále splňoval pár zakladních požadavků GTD/ZTD.  A hlavně, aby vyžadoval jen miminální náklady na „režii“ udržování systému. V tom se mi osvědčil. Funguje mi jak ve chvílích, kdy nemám chuť na nějaké pravidelné revize, tak i když jsem důslednější a mám vyšší nároky na systém.

Než se do toho půstíme, tak ještě pár poznámek: Následující řádky počítají s tím že EN znáte a umíte jej používat. Taky se počítá s tím, že byste rádi právě EN používali pro své úkoly a hledáte způsob, jak na to. Nebudu ale vysvětlovat základy používání EN a ani GTD. Používám anglickou verzi EN běžící na Windows 7, věřím však, že si přeložíte mnou použitou anglickou terminologii Evernote či najdete obdobu pro verzi Mac OS.

Základní nastavení v Evernote

EN nikomu nenutí „správný“ způsob, jak s nim budete pracovat, ukládat a třídit poznámky, on totiž skutečně neexistuje! Aplikace jen nabízí stavební kameny, jako je Notebooks, Tags a Saved Searches, s jejichž kombinací můžete dosáhnout toho, že najdete kombinaci, která vám „sedne“

Pro práci s úkoly, nebo GTD chcete-li, je moje základna opřena o:

  1. Jeden Notebook (Actions) pro všechny poznámky s úkoly
  2. Checkboxy pro jednotlivé úkoly v poznámce a jejich odfajknutí při označení za hotové
  3. Vhodně pojmenované tagy pro kontexty a podobné, potřebné pro filtrování pohledů na úkoly
  4. Saved searches – Uložená hledání, která automaticky zobrazí poznámky s úkoly podle daných kritérii – to je jádro systému

Obrázek ilustruje základní kameny systému

EvernoteGTD

1. Jeden Notebook

Jeden notebook (Pominu-li Inbox) stačí. V něm jsou veškeré poznámky s úkoly. Já ho nazývám Actions. Mám další Notebooky, pro aktuální poznámky se kterými pracuji (NOTES) a pak už jen Archiv všeho REFERENCE. To ale není pro pro úkoly samotné. Úkoly jsou vždy v Actions

2. Checkboxy 

Každý jeden úkol vždy začíná checkboxem. Pokud je úkol hotov, checkbox zaškrtnut. Moje nejčastěji používáná klávesová zkratka v EN je právě pro přidání nového checkboxu (CTRL+SHIFT+C). Mě to připadá jednoduší, než dávat k poznámce příslušný tag (např. tag „hotové“). Navíc se s tímto atributem pak dobře pracuje v Saved Searches

V jedné poznámce je buď jeden úkol nebo více postupných úkolů (Podle GTD bych pak poznámky s více úkoly měl nazývat projektem, což je mi, jako projektovému manažeru, naprosto proti srsti…)

3. Vhodně pojmenované tagy

S tříděním úkolů a celkově prací s úkoly používám vnořené tagy (nested). Já jsem se poučil, že méně tady znamená více. Tagy pro úkoly (GTD chcete-li) vždy začínají speciálním znakem. Tím je odlišuji od tagů pro ostatní poznámky. Speciální znak totiž pomáhá pak i jako „našeptávač“, když tag přidělujete k poznámce s úkolem. Např. začnete psát ! a EN vám nabízí všechny tagy začínající ! (viz obr.)

Ke každé nové poznámce dám příslušné tagy, ale přinejmenším kontextový tag.

Mnou používané minimum:

 @ – zavináč – pro kontexty. Já jich mám jen málo, a jsou to spíše oblasti zaměření (areas of focus), jeden soukromý @me, jeden pracovní @work a jeden pro mé působení v křesťanské komunitě @teo

 ! – vykřičník – pro statusové tagy – tí mímím:

!next – next action, nejdůležitější tag. Použím pro označení úkolů, na kterých v rámcí dne/týdne chci pracovat

!waiting – to jsou mí „čekatelé“ – úkoly, u kterých čekám na vstup či akci od někoho jiného, do té doby jsou u mně „u ledu“

 !MIT a !BigRock – volitelné pokud si chcete označit, které úkoly pro ten den a týden jsou pro vás důležité.

!agenda – poznámky k diskuzi na schůzku, nebo až se s tím člověkem uvidíte (správně by asi mělo být @agenda kontextový tag, ale já skutečné kontexty nepoužívám, takže to mám jako !agenda, navíc i ve noteboooku „Notes“ kde vedu aktivní poznámky k věcem které jsou „v běhu“)

!maybe – osobně nepoužívám, Někdy/možná mám mimo Notebook Actions – v tzn. Reference notebooku, s dalšími tagy pro bližší určení (např. restaurace, pokud se to týká nějakého gurmánského tipu, books – pokud se jedná o knihy, která mě zaujala pro pozdější přečtení atd)

 .  -tečka – pro všechny mé skutečné soukromé a pracovní projekty

# – mřížka (hash) – pro dlouhodové cíle

4. Saved Searches (Uložená hledání) 

V nich spočívá práce s úkoly samotná. Slouží k  jakési automatizaci. Saved Search vám vyfiltruje seznam poznámek s úkoly, které splňují definováná kritéria. Kritérii jsou pak přítomnost vašich určitých checkboxů a tagů. Ve Windows verzi EN se dají i připnout do horní lišty takže jsou vždy „po ruce“ jako zástupci.

Syntaxe pro saved searches se dá najít třeba zde. Já sám je stále zapomínám, protože je potřebujete znát jen jednou, a to jen na záčátku když si stavíte své GTD v EN.

Níže jsou mé Saved Searches a za jednotlivými jejich názvy je pak v závorce moji konkrétní syntaxe, kterou si můžete pro sebe upravit. Název Saved Search začínám podtržítkem, jen abych je odlišil od ostatních, a měl je pěkně na začátku seznamu u sebe.

Základní Saved Searches které mám jsou:

_NEXT@WORK („notebook:Actions todo:false tag:@work tag:!next“) – zobrazí všechny poznámky, které mají kontext @work a tag !next a kde alespoň jeden poslední checkbox je stále nezaškrtnutý – tedy nějaký úkol je ještě nesplněn. To jsou mé pracovní projekty, úkoly, kterých mám většinou nejvíce

_NEXT („notebook:Actions todo:false tag:!next -tag:@work“) – obdobně jako výše, ale pro všechny ostatní kontexty, tedy mé soukromé úkoly ve všech ostatních rolích.

_Waiting („notebook:Actions todo:false tag:!waiting“) – všechny úkoly, které mají tag !Waiting a alespoň jeden checkbox stále ještě nezaškrtlý – všichni mí „čekatelé“

_ToDo („notebook:Actions -tag:!next todo:false -tag:!waiting“) – to jsou veškeré poznámky, které mají nesplněný úkol (checkbox nezaškrtlý) a nemají ještě jsem jim nepřidělil tag: !next. Tedy budoucí potenciální úkoly které chci udělat, ale ještě nepřišel jejich čas.

 _Finished („notebook:Actions -todo:false todo:true“)  – poslední důležité uložené hledání, které zobrazí všechny úkoly, které mají všechny chceckboxy už zaškrtlé = splněné úkoly.

Samozřejmě pokud používáte více kontextů, tak si vytvoříte příslušné Saved Searches, abyste viděli aktivní úkoly pro daný kontext. Nebo Saved Search pro jednotlivé projekty. Mně to stačí takto. Pokud potřebuji vidět všechny jednotlivé poznámky a úkoly k projektu (nezaměňuj s pojmem GTD projekt, tedy začínající tagem s tečkou) tak si jednoduše v EN vyfiltruji všechny poznámky pro daný projekt. A to je v základu celé.

Dále pak můžete budovat nadstavbu, pro své #cíle.  EN funkce note link pomáhá v orientaci. Uděláte si poznámku s #cílem, a do ni si vložíte prolinkované poznámky k jednotlivým dílčím projektům, které vás k cíli dovednou. V projektu pak máte note link k poznámkám s jednotlivými úkoly. V poznámce s #cílem samotným, pak si dál můžete linkovat jiné další EN poznámky s uloženými infromacemi, které jste našli na internetu, které se týkají splnění daného cíle. Note Link je v tomto skvělým pomocníkem.

Se skutečnými projekty (tzn ne GTD projekt) můžete naložit stejným způsobem. Máte Master Project Note se základním „bio“ projektu. (Co, kdy, za kolik atd.) V této master poznámce máte pak prolinky (note links) do dílčích poznámek obsahující konkrétní úkoly s checkboxy v Notebooku ACTIONS.

Životní cyklus úkolu

S výše popsaným nastavením pak typická práce s jedním úkolem vypadá asi následovně.

Krok 1.

Všechny nápady a poznámky na cestách z mobilu, nebo web clips z prohlížeče jdou vždy do INBOXu.

Krok 2. 

Inbox pak pravidelně kontrolujete, jak vám velí vaše návyky. Pokud např. web clipping vás inspiruje k nějaké akci, přidám do poznámky jeden checkbox, či více, a stručný popis jednotlivých next actions. Vložím kontextový tag např. @work, protože je pracovní úkol, (případně projektový tag začínající . tečkou) a přesunu do Notebook Actions

Krok 3.

V rámci týdenní a denní revize se podívám (mimo jiné) na Saved Search – ToDo, kde vidím všechny poznámky, které mají checkbox ještě neodškrtnut (úkol nesplněn) a přitom nemají ještě tag !next. Tedy úkol, na kterém jsem ještě nezačal pracovat. Např. ten z kroku 2. Pokud je ten pravý čas na něm zapracovat, prostě mu přidám prostě tag !next

Krok 4. 

Chci začít na něčem dělat a vidět, jak jsem si na ten den/týden naplánoval. Otevřu Saved Seach NEXT respective NEXT@Work podle toho v jakém pracovním módu jsem (soukromý/pracovní) a vidím všechny své next actions poznámky s úkoly. Třeba i ten z kroku 3.

Krok 5.

Jakmile dokončím úkoly odškrtnu příslušné checkboxy v dané poznámce. Můžu přidat do poznámky případně další checkbox s next actions na příště.

Dejme tomu že další next actions vyžaduje odpověď od kolegy. V tom případě přidám tag !waiting a odeberu tag !next. Úkol zmizí s NEXT saved search a objeví se ve WAITING – kterou pravidelně kontroluji, aby mi nic neuniklo.

Krok 6.

Pokud jsem odškrtal všechny úkoly a mám hotovo, pak poznámka se splněnými úkoly ze Saved Search NEXT (resp. NEXT@Work nebo WAITING) sama zmizí. Dále mě už neruší a můžu se soutředit a další next actions.

Krok 7.

Konečně jednou za týden projedu Saved Search FINISHED, kde se objeví všechny úkoly, které jsou zcela „vyškrtané“. Tedy žádný checkbox není prázdný. I úkol z kroku 6. Já osobně nearchivuji všechny poznámky s úkoly. Pokud potřebuji, tak je zcela jednoduše přesunu z Notebooku ACTIONS do jiné, případně ještě dále dotaguji podle mého gusta. Tím pádem žádná ze Saved Searches takové poznámky už nenabídnou, protože ty sledují pouze  Notebook ACTIONS.

Priority v EN

Priority v jednotlivých úkolech pak řeším pomoci tagů !MIT and !BigRock a příslušných saved searches. Nebo ještě jednodušeji mám jen jednu separátní poznámku nazvanou MIT, kterou mám připíchlou na liště. Tam přepisuji ty tři nejdúležitější úkoly ze Saved Searches NEXT resp. NEXT@WORK a chci se na ně pro ten den soustředit.

Co chybí Evernote: Připomínky (zatím)

Protože EN nemá zatím žádné reminders nebo due-dates, nikdy vás neupozorní, že vám hoří nějaký termín.  Můžem se ale těšit. Nedávno se CEO Phill Plibin ukec že  ‚brzo‘. To zní slibně, před rokem a půl říkali pracujeme na tom.

Do té doby to někteří obcházejí tím, že pole v poznámce „date creation“ používají jako „due-date“ a přepisují ho na datum, kdy chcete mít úkol splněn, a pak řadíte poznámky podle „date created“.  Já používám pro jednoduchou službu followupthen.com, která vám prostě sama v daný čas pošle email. Potřebujete jen umět aglicky názvy, dnů měsíců apod. Jak ji zakomponovat do EN je zde (anglicky). Pokud někdy opravdu potřebuji, aby mi telefon zapípal, abych nezapomněl když jsem někde na cestě, pak jednoduše použiju Reminder na iOS. To je ale u mě velmi zřídka.

Z tohoto důvodu EN systém vyžaduje pravidlené revize. Abyste kontrolovali své úkoly v Saved Search ToDO nebo Waiting.  Ale přesto, že jsem velmi líný, co se týká GTD, i tak se s tím dá žít. Důležité je tam prostě dát checkbox a tag !next, a pak už to vídím Saved Search, jako že to mám udělat.

Tento systém vám také umožňuje plnohodnotně pracovat i s mobilní verzi EN v iOS, Androidu i Windows Phone. Posledně jmenovaný měl donedávna omezení v editaci „rich text“ poznámek, tedy i checkboxů, ale odškrtutí splněného úkolu fungovalo bez problémů. Nedávná nová verze to měla už odstranit, ale nezkoušel jsem.

A to je vše. Možná to vypadá příliš komplikovaně, ale pro mě to pochopitelně má logiku. Práce s tagy je v podstatě pak minimální a když je úkol prostě hotov, tak jej odškrtnu. Má implementace taky není pro GTD fundamentalistu a nedoporučuji ani pro maniaka, který spíše pracuje s GTD než s úkoly a má nutkání mít desítky kontextů a možnost třídit a filtrovat úkoly z nekonečně mnoha hledisek. Z osobní zkušenosti vím, že přidávání více a více různých tagů vyžaduje více a více Saved Searches a systém pak postrádá svou ladnost a jednoduchost.

Doufám, že vás můj popis inspiroval a navedl správným směrem, jak přiohnout EN pro vaši potřebu. Těším se na vaše podněty a dotazy dole v diskuzi.

Pavel Vokoun

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 16

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Jak na chybějící připomínky v Evernote | Mít vše hotovo.cz | 8. 4. 2013
  1. Tomsoyer napsal:

    Díky moc za článek.
    Hlavně práce s TODO boxy mě hodně inspirovala a zase o kus jsem vylepšil vlastní systém práce v EN. To samé prolinky (note links) mi hodně zefektivní práci.

  2. simekmartin napsal:

    Tento článek považuji zatím za nejlépe nastavené EVERNOTE pro potřeby GTD/ZTD. Je vidět, že vždy dá posunout o něco dopředu. Dobrá inspirace a znovu oživení myšlenky vrátit se k EVERNOTE. Díky

  3. Pavel Vokoun Pavel Vokoun napsal:

    Díky @TomSoyer a @simekmartin za velmi pozitivní komentáře! Jsem rád, že někdo může čerpat z toho co se mě osvědčilo.

  4. Jarda napsal:

    Pěkný článek, který mě tak trochu … :D Úkoly jsem vedl v Toodledo. Ale po roce jsem zjistil, že jdu na komára s kanónem. Proto jsem zkusil použít EN jako úkolovník, ale zdálo se mi to kostrbaté. Neměl jsem jaksi ten kalendářní pohled. Ano, duedate by EN vynesl o několik stupňů výše. Nechápu, co je na tom tak složitého. Nakonec jsem skončil u samostatného kalendáře @ToDo v google calendars. Ale po přečtení článku mám zase chuť zkusit se vrátit k EN, kde mám spousty poznámek. Právě ta možnost odkazování se mi líbí. Šlo by nastínit, jak jsou řešené takové jednoduché úkoly, jako je nákup apod? Děkuji.

  5. Pavel Vokoun Pavel Vokoun napsal:

    @Jarda – nevím co myslíš jednoduchým nákupem. Já mám jednoduchou poznámku a co položka k nákupu to checkbox. Pokud to plánuji dopředu tak je to pro mě jako normální @me úkol. Většinou je to ale prostě rychlá poznámka, sesmolená před odchodem na rychlo jen v INBOXu, kterou po nákupu mažu.

  6. Jarda napsal:

    @Pavel Vokoun – Děkuji za odpověď. Ještě by mě zajímalo, jak jsou spravovány opakující se úkoly? Má poznámka nejdříve tag !next a po splnění úkolu se tento tag jen odebere? Tak se dostane poznámka do _ToDo, ale v podstatě nebude nikdy dokončená. Nebo máte jiný chyták? :) Děkuji.

  7. Pavel Vokoun Pavel Vokoun napsal:

    @Jarda Přesně tak to dělám s malou obměnou. ToDo -> Next – >a po splnění zaškrtnu checkbox -> Tím to skončí ve Finished kde na konci týdne dám pryč tag !next a „vyclearuju“ jako úkol nesplněn a je zpátky -> ToDo

    Pokud se splněné úkoly nearchivuji tak to tak může fungovat. Pokud archivace je potreba tak pořád je zde right click a Copy Note

  8. Lukáš Sládeček napsal:

    Díky za článek.
    Popsal přesně to řešení úkolů, které jsem už pro Evernote dlouho hledal. Především uložená hledání mi hodně pomohla. Navíc jsem po přečtení článku hodně zredukoval i své tagy. V této kombinaci jsem už vážně spokojen :)

  9. Pavel Vokoun Pavel Vokoun napsal:

    @Lukáš – Nic nepotěší autora víc než vědomí že to někoho inspirovalo a pomohlo mu to. Děkuji!

  10. Pavel Sýkora napsal:

    Skvělý článek, díky. Zrovna včera jsem se odhodlal začít se ZTD, tak jdu na to. jako první úkol budu mít nakonfigurovat EN podle článku (systém uvedený v článku se velmi blíží mým požadavkům).

    BTW, musím ještě vyzkoušet, jak je na tom EN na Androidu s diktováním poznámek v češtině. Nikdy jsem to nepoužíval, ale když jsem si hrál s jednou alternativní ROMkou s Androidem 4.2.2 na HTC Desire HD, tak úspěšnost převodu řeči na český text mne velmi udivila. Pokud by šlo na smartfounu poznámky do EN diktovat, byla by to bomba.

  11. Tom napsal:

    Diky za clanek. Uz dlouho jsem tapal nad velice jednoduchym nastrojem co nebude na webu, ale budu ho moc synchronizovat na dva pocitace. A tohle je presne ono, jednoduche, prehledne. Myslim teda ten system tech tagu, ne samotny Evernote. Vsechny ostatni nastaveni mi prisla zbytecne slozita., ze pak clovek se venuje tomu a neodvede tu praci.

  12. mkadlec712 napsal:

    notifikace se da celkem snadno vyresit za pomoci zapieru http://zpr.io/ycb a google kalendare

  13. Honza napsal:

    Jde nějakým způsobem provést provázání úkolů v toodledo a EN?

    • Pavel Vokoun Pavel Vokoun napsal:

      Toodledo jsem dlouhá léta používal v době před evernote. V to době – 4 roky zpět – to nešlo. Víc nemohu sloužit a doporučuji se obrátit na toodledoo forum.
      Jediné co by mohlo fungovat je vložit zkopirovaný odkaz k evernote poznámce do poznámky k úkolu v Toodledo. Ale i to nebylo stoprocetní na všech platformách.
      V současnosti má evernote i připominky, takže osobně nevidím důvod to spojovat tyto dva světy. Zjednodušte si život. Vyberte si jednu platformu a zůstaňte u ní, alespoň půl roku a nepošilhávejte stále po ostatních.

  14. Vašek Poříz napsal:

    Děkuji za inspiraci pro řešení úkolníků, které mám na několika místech současně. Chci si potvrdit, zda jsem pochopil správně. Máte jen 1 (hlavní) notebook kam si píšete všechny úkoly dohromady a třídění probíhá následně pomocí tagů a saved search. Vlastně databázové řešení. Moje minulé řešení bylo opačné – mnoho notebooků, kde jsem hledal co musím dokončit. Díkyza inspiraci.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru