Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Moleskine Folio Professional – jak jej využít?

By on 21. 2. 2013 in Nástroje with Počet komentářů: 3
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Ačkoliv nejčastěji v rukou potkávám tradiční zápisníky, Moleskine rok od roku přichází s dalšími řadami, které portfolio využití rozšiřují. Jednou z nich je i Folio Professional.

Na plánování, správu projektů, kresby či kontakty lze s přimhouřeným okem použít klasiku, na stranu druhou to znamená ohýbání a několik hodin nad tím, aby obyčejný zápisník sloužil třeba jako nástroj pro GTD. Když však chvilku věnujete brouzdání nabídkou firmy Moleskine, zjistíte, že si takový čas lze ušetřit a pořídit zápisník ušitý takřka na míru.

Oslovila mě řada Folio Professional. Neměl jsem tu možnost/štěstí odzkoušet její všechny jednotlivé produkty, zdá se však, že pro skutečně plnohodnotné workflow mohou být tím pravým. K práci jsem si zkusil vzít jen jeden, zápisník Moleskine Folio Professional – tvrdá vazba a velikost L. Pro všechny, kteří hledají způsob, jak dostat pohodlně GTD na papír, by mohl právě tento produkt potěšit.

Ideální (nejen) na GTD

Zápisník má 240 linkovaných stránek, což představuje bohatý prostor na vaše projekty. Co strana, to projekt, pochopitelně s tím, že využití může jít dál. Každá ze stran je rozdělena na tři oddíly. Budu-li se střídavě držet ideje metody GTD a střídavě návodu od Moleskine, charakterizoval bych práci s oddíly takto:

  • horní část vyloženě pobízí k formulaci cíle daného projektu, jeho ideálního výsledku, charakterizaci základních bodů/týmu/nástrojů
  • levá část dává prostor na klíčová slova, ale třeba také termíny, lidi nebo nástroje
  • pravá část představuje místo na rozkrokování projektu

Pochopitelně, že Moleskine vám takové užití nevsugerovává, fantazii se meze nekladou. Hlavní oddíl (vpravo) opravdu může být místem pro jednotlivé úkoly, přičemž nalevo lze psát kontext a termín. Někomu se však úkol klidně vejde i do levého sloupce (kupříkladu mně, protože píši drobně) a pravou část tak využije na poznámky…

Moleskine nikde neskloňuje metodu GTD, přesto si dokáži představit, že by se právě tento zápisník, více než jakýkoliv jiný, na to hodil. Folio Professional totiž nabízí také v zadní části obsah – čili seznam jednotlivých stran (každá je totiž očíslovaná!) a prostor, abyste si ke každému číslu strany napsali poznámku, kupříkladu znění daného projektu. Takže jedna z potíží papírového GTD, a to snadné dohledávání, je tímto vyřešena. Zápisník ale nemusí být nutně o tradičním GTD, můžete mít stránky na jednotlivé schůzky (zde bude Folio sloužit, myslím, ještě lépe), kdy kromě poznámek lze do levého sloupce vepisovat klíčové body či úkoly, které ze schůzky plynou.

Za obsahem se nachází několik To-Do listů. Každá strana je rozdělena na dvě poloviny, přičemž ty „proužky“ lze snadno odtrhnout. Sice to není zlý nápad, přesto mi to jako moc využitelné nepřipadá. Listů je příliš málo, čili úkolů se sem moc nevleze, to kdyby jich bylo namísto tří (čili ve výsledku 12 proužků na úkoly) alespoň deset…

Je zvykem, že do kapsy na zadní vnitřní přebalu zápisníku se nacházejí nějaké nálepky. I zde je najdeme. Jde o různě barevné štítky, které se mají nalepit na okraj listu, přehnou se a oddělují tak určitou část zápisníku od jiné. V praxi to může vést například k tomu, že každá nálepka/barva bude představovat nějakou vaši roli…

Zkuste si s ním zaplánovat

Popravdě, dost jsem přemýšlel, zda se nechat zlákat a začít Folio Professional používat na GTD. Jenže můj systém (v aplikaci OmniFocus) mi už dlouhodobě funguje a sedí, že jsem měl za to, že nad zápisníkem zlomím hůl, i když bych jej klidně ostatním mohl jako alternativu doporučit. Nakonec jsem k němu našel cestu. Pravděpodobně to „u Moleskinů“ takhle nezamýšleli, ale toto využití mi velmi vyhovuje.

Můžete se podívat na obrázek s popisky.

Moleskine_Folio_plan

Nyní už jen tedy ve stručnosti. Mé plánování probíhá následovně:

  • Procházím projekty/úkoly v rámci svého GTD (aplikace OmniFocus).
  • V GTD až na vyjímečné případy nemám termíny, jsem zvyklý si jednotlivé kroky plánovat mimo tento systém. Proto každý měsíc plánuji důležité věci (tzv. velké kameny) na následující měsíc s přihlédnutím i na ty další – většinou v horizontu jednoho kvartálu. A vždy na konci týdne plánuji týden následující, opět s ohledem na budoucí výhled (jeden měsíc).
  • Pro mé plánování, sebeorganizaci je důležité pracovat s tzv. velkými kameny a také s týdenním kompasem. To, jakým způsobem mám elektronický kalendář upravený, abych v něm mohl mít zanesené naplánované úkoly, jsem na tomto webu kdysi psal. Nyní mé workflow vypadá tak, že jsem Moleskine Folio Professional rozdělil na dvě části:
    • V té první dvě strany (levou a pravou) zabírá jeden konkrétní měsíc. Mám tedy za sebou dvanáct takových dvoustran pro rok 2013.
    • Poté přichází oddíl, kdy dvě strany zabírá jeden konkrétní týden.

Postup při plánování v zápisníku je pak následující:

  1. Při měsíčním plánování, dlouhodobém, si vypíši na levou stranu měsíce, co chci v daném měsíci docílit, něco jako při definování projektu – jen zaměřeno spíše na svůj osobní rozvoj, vnitřní pocit.
  2. U každé své role si položím velký kámen – většinou spíše jde o projekty, nebo jejich větší části (například v rámci knihy napsat tu a tu kapitolu).
  3. Na konci měsíce nejenže plánuji měsíc následující, ale také zhodnotím ten předchozí – nejdříve svůj pocit, ale pak také vypíši po revizi to, co jsem skutečně udělal.
  4. Při týdenním plánování je to velmi podobné – jen jde zkrátka o podrobnější položky.

Smysl takového plánování u mě spočívá v tom, že mám dostatečnou perspektivu – můžu rychle prolistovat jednotlivé měsíce či týdny, vidím, kolik důležitých položek už mám naplánovaných. Ne nutně k nějakému termínu, prostě pro daný měsíc/týden. Důležitý je zde aspekt rolí a velkých kamenů, v GTD totiž velmi snadno můžu být zasypán různými drobnostmi, agendou či zkrátka položkami, u nich vyloženě nelze rozpoznat jejich priorita a nelze je vidět s větším nadhledem – napříč časem.

Dlouhodobé – a vůbec plánování, či sebeorganizaci, k životu potřebuji a protože jsem našel způsob, který mi sedí, moc se mi nestává, že bych propadal depresi z nesplněných věcí. Jde totiž o onu perspektivu – jestliže máte přehled nad týdnem, měsícem…, lépe regulujete množství práce. Lépe si ji rozvrhnete, aby se věci nedělaly na poslední chvíli.

Zápisník Moleskine Folio Professional mi v tomto směru hodně vyhovuje. Protože mám vedle sebe pohled na týden, vlevo je plán, vpravo pak další poznámky a úkoly, které se udělaly, včetně poznámek a termínu realizace. Je zde prostor na nadefinování očekávání i zhodnocení. Na toto vše moc v elektronickém kalendáři nebylo místo.

 

Máte-li nějaké doplňující otázky k zápisníku, resp. k jeho užití, rád je zodpovím v diskuzi pod článkem.

 

Zápisník k recenzi poskytl penShop.cz, odkaz na produkt a odkaz na celou řadu

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Adam napsal:

    Zajímavý systém. Rok jsem fungoval s papírovým diářem ve formátu A4 a pak jsem ho vyměnil za počítač, ale úplně mi ve všem nevyhovuje… Tento zápisník prozkoumám :-)

  2. Ondřej Janovský napsal:

    Dobrý den Lukáši,

    měl jsem dojem, že jste plánoval s diářem FranklinCovey. Alespoň podle toho co jsem četl vaše staré články. Už ho nepoužíváte? Myslím fyzicky, jeho vliv samozřejmě pozoruji dále.

    S pozdravem
    Ondřej

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru