Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Kolikrát týdně voláte tchyni? …aneb Jak ze svého GTD neudělat sklad prokrastinace

Josef Jasanský

Trochu manažer, trochu IT, trochu personalista, trochu obchodník. Má rád Apple, GTD, psaní i čtení a svůj tým.

Vlastní sebeorganizaci pomocí metody GTD se věnuji necelé dva roky. Není to dlouho, vím, ale i za tu relativně krátkou dobu jsem již myslím stačil poznat jak „dobré“ (na těch stavím), tak i ty, řekněme „rizikové“, stránky systému, kterému v našich luzích a hájích říkáme tak hezky česky „Mít vše hotovo“.

Na vlastním příkladě jsem si ověřil, že pokud si člověk nedá pozor, nechá se svým GTD tak trochu unést a odloží do něho své vlastní já, dříve nebo později může nastat problém. Problém zvaný, všem tak známý, stres. Jen trochu jiný, možná s jinými projevy, ale stres.

A obrana proti stresu je přece jedním z hlavních očekávání těch, kteří pod tíhou své ne-organizace hledají útočiště ve všech možných GTD, ZTD a jiných zaklínadlech a kterými se, i přesto, že to dost dobře nelze, snaží řídit svůj čas – svůj time-management.

Bez práce sice mohou být sem tam i nějaké ty koláče, kdo by je ale jedl? Bez povidel.

Žádný, i sebedokonalejší systém totiž nikdy neudělá jednu věc. Neudělá za nás práci, reálnou akci, chceme-li. Ta jediná nás může posunout tam, kam bychom měli/chtěli směřovat.

Tím, že novou položku vložíme do svého inboxu, přiřadíme jí kontext, projekt, ti odvážnější i konkrétní termín, a každou neděli ji zkontrolujeme, jestli tam pořád ještě je, tím pro nás naše sebe-organizace nekončí. Naopak. Tím začíná.

Inbox snese všechno

Hlavně ten elektronický, dalo by se možná trochu parafrázovat jedno staré rčení. My ale rozhodně všechno nesneseme. I když si možná myslíme, že ano, že to za nás náš systém vyřeší. Nevyřeší. Bohužel.

Když si vzpomenu na své GTD začátky, objeví se na mi rtech jemný náznak spokojeného úsměvu, doplněný blahodárným pocitem kontroly, který jsem tenkrát zažíval a zažívám dodnes. Pocitem, který říkal: „Klid! Máš to v systému! Buď v pohodě!”

Po nějaké době, poté, co jsem na vlastní kůži okusil, jak velká může být bezednost odkládání, jak jednoduchá může být cesta k nekonečnosti mých seznamů a jak tenkou hranici tvoří rozdíl mezi kontrolou a chaosem, pochopil jsem, že pouhé ukládání do inboxu, kontextování, zařazování a plánování s uspokojivým „Je to tam!“ na rtech, v GTD, ani jiných sofistikovaných systémech, nestačí.

Bezednost je zrádná. Není ji kolikrát vidět!

Začal jsem si postupně uvědomovat, že, i přesto, že ta větší část mého GTD, ta akční, mi pomáhá posouvat se (věřím, že efektivně) vpřed, zbytek se plní položkami, které jsem si sice do svého systému s radostí zařadil, nicméně to bylo zatím to jediné a poslední, co jsem s nimi udělal. A s pocitem „Je to tam, klid!“ je pak postupně odkládal a odkládám.

Položky, do kterých se mi prostě nechce, ale měl bych, položky, do kterých se mi sice chce, ale neměl bych, položky, u kterých po nějaké době marně hledám smysl toho, proč mi už nějaký ten týden při každém review tak trochu zavání, a já nemám to srdce/tu sílu se jich zbavit. Ať už jakkoli.

Někdy? Možná? Kdy? A proč?

Každému GTD znalému čtenáři jistě v této chvíli vyvstane otázka: „A co seznam Někdy/Možná? Tam přece mají tyhle věci své místo! Tak jaká bezednost?“ Ano i ne. Co se mě týče, tak spíše ne. Pokusím se vysvětlit.

Seznam Někdy/Možná nechápu jako seznam kroků (úkolů), ale spíše cílů. Možná přání, nebo snů. Prostě věcí, které mne napadají, které by mohly jednou dávat smysl a které se rozhodnu buď Někdy/Možná udělat, nebo Někdy/Možná neudělat. Ale u kterých, ať už se s nimi rozhodnu naložit jakkoli, nebudu mít ten divný pocit v břiše pokaždé, když mi je můj OmniFocus v nedělním review připomene.

Jak dlouhý musí seznam být, abych ho měl rád?

I když by k tomu mohl název vybízet, S/M seznam pro mě není místem odložených úkolů. Je to můj způsob, jak se jednou za čas zastavit a říct si: „Jasně, už je čas! Nesnáším dlouhé seznamy.

GTD není všelék. Ani na stres, ani prokrastinaci.

Prokrastinace je moderní slovo dnešní doby. To, co znamená, zas tak moderní není, já prokrastinoval už v době, kdy jsem netušil, že prokrastinuji, nicméně i prokrastinaci lze, za určitých okolností, pomocí GTD když ne zcela vymýtit, tak výrazně omezit. Stejně jako ji lze, bohužel, pomocí GTD naopak ještě zhoršit.

Nejsem odborník ani na GTD, ani na prokrastinaci. Co mě zajímá je, jak zabránit, aby se z mého GTD, po nějaké době i nadšení nestal tak trochu prokrastinační sklad. Aby se z něho nestalo odkladiště položek, do kterých se mi nechce, kterých se bojím, a které, i přesto, že je mám ve svém GTD, se stávají po čase mou malou noční můrou.

Zavolat sem tam tchyni, zeptat se, jak se má, co tchán nebo kámošky od dortíků, může být pro někoho skvělý začátek nového týdne, jiného ale při myšlence na vlastní tchyni třeba přepadají mdloby.

…ale když ona manželka to přece tak ocení. No ne?

Aby se z GTD nestal sklad naší prokrastinace, zahrnul zřejmě David Allen do své metody vzletové hladiny, své GTD perspektivy. A i když si zatím, hlavně s těmi nejvyššími, někdy nevím moc rady, tuším, že tudy vede cesta. Nejde jen o to slepě plnit systém položkami, uklidňovat se pocitem kontroly a holedbat se každý den počtem odškrtnutých úkolů na úkor těch neodškrtnutých.

Mít jasno proč, dokázat říci ne, být schopen vstát a udělat tu práci, protože je to důležité. Pro mě důležité. I to je GTD.

Termíny. Ty termíny.

Kolik z toho, co dnes přistálo v inboxu je nutné opravdu udělat dnes, co zítra? A co je opravdu nutné udělat příští pátek třináctého? Schválně.

Nemám teď na mysli deadliny, které, ať se nám to líbí nebo ne, máme každý, a které bychom měli (pokud možno řádně a včas) plnit. Mám na mysli těch 80% věcí, kterým se snažíme vnutit nějaký konkrétní termín, aniž bychom museli, a které, nejlépe červeně svítící, udělají zanedlouho z našeho systému trhací kalendář.

I slepé stanovování termínů může být někdy způsob, jak se začít svého systému bát.

V posledních dvou letech pro mě GTD bylo, je a pevně věřím, že i nadále bude, nejefektivnější systém mé sebeorganizace. Věřím mu. Věřím, že David Allen jej vymyslel dobře. Cítím, že funguje. Aby ale fungovalo na začátku, po dvou letech i za deset let, potřebuje jednu věc. Najít a udržovat v něm, v systému, systém. Jinak možná hrozí, že pokaždé, když uvidíme v seznamu položku „Zavolat tchyni!“ vstaneme, dáme si kafe a zapálíme cigáro. „Je to tam, klid!“ No ne?

Jo a mimochodem, moje tchyně je skvělá. Umí bezva vařit.

Josef Jasanský, twitter

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 15

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Můj GTD focus jsem zaměřil na iPad-OmniFocus | OmniFocus a já | 16. 4. 2013
  1. Tomáš napsal:

    Kdybych uměl psát, napsal bych to úplně stejně. S naprosto stejnými pocity se potýkám už delší dobu a proto jsem také pořád s GTD v začátcích. Po každém pohledu do inboxu se ptám, proč jsem tam v předchozích dnech dal ten a onen úkol a jestli ten úkol je skutečně tak důležitý, abych ho měl v mém systému poznačený. Dost často to skončí vymazáním. Každý den člověk podléhá trochu jiným náladám a pracovitosti a alespoň v mém případě je to vidět i na množství a znění nových úkolů v inboxu,.

    Za sebe mohu k tomu říct dvě věci. I když jsem to vůbec netušil, tak mi začala opravdu hodně pomáhat Pomodoro technika. Prostě tu minutku pustím a abych měl dobrý pocit, že jsem ten čas nepromrhal, tak místo GNUBG (open source backgammon) otevřu editor zdrojového kódu a pak už to jde samo.
    A druhá věc, která mi hodně pomáhá jsou právě ty cíle. Chci jet na Island? Chci jezdit na novém kole? Tak musím častěji pouštět ten editor kódu.

  2. Daniel Gamrot napsal:

    Pepo, napíšu pro mnohé bezvýznamnou věc. Skvělý článek, skvělá práce:)

  3. Josef Jasansky napsal:

    @Tomáš – díky Tomáši za hodnotný komentář. Uklidním Tě, nejsi sám, je nás takových stále dost;) Myslím, že je skvělé, že máš jasně definované cíle, které Ti pomáhají „pouštět editor“ – o tom to vlastně celé je:) Osobně jsem Pomodoro techniky také zkoušel, upřímně řečeno mi ale ne zcela vyhovovaly;) Já to mám spíše tak, že mi někdy chvíli trvá, než se dostanu do „stavu“ ve kterém mi realizace úkolu tzv. „dává smysl“. Pokud k tomu ale dojde, a dochází, když mi v té chvíli (v tom nejlepším – flow) zazvonil čas, trochu mě to rušilo. Pro „nechtěné“ úkoly by to ale mohla být cesta – zvážím při nejbližší příležitosti dát ještě Pomodoru šanci;) Díky za podnět!

    Pohodové dny přeji
    JJ

  4. Josef Jasansky napsal:

    @Daniel – pro mnohé asi určitě věc bezvýznamná, já Ti ale Dane děkuji! Pochvala vždy potěší:) …a kdo tvrdí opak, nemá se možná tak úplně rád;)

    Hodně úspěchů při Tvých kurzech, myslím, že s Pavlem M. také děláte skvělou a záslušnou věc/práci! Snad se budu jednou moci také účastnit;)

    Pohodové dny i Tobě,
    JJ

  5. Lada napsal:

    Dobrý den,

    já jsem v GTD asi mnohem větší začátečník, než vy, ale přesto mi to nedalo a musím na váš článek reagovat.

    Řízení času mě vždy zajímalo a tak jsem se dostala až k GTD. Když jsem si přečetla články o tom, jak GTD aplikovat, tak jsem nabyla stejných pocitů, o kterých píšete. Nikdy nikdo neřešil co vlastně dělat s těmi zprávami, které si člověk odloží do složky „K vyřízení“ – takže sice složka Inbox je hezky prázdná, ale v ostatních složkách se úkoly kupí. Nicméně, nevím zda zcela správně, ale začala jsem si GTD aplikovat tak, jak jsem jej pochopila já a přidala jsem si k tomu některé věci, které jsou propagovány v time managementu. Výsledkem je, že Inbox mám většinou prázdný a z ostatních složek úkoly také mizí. Ale zásadní asi je, že jsem došla k poznání, že aby úkoly úbývaly i z „odkládacích složek“, tak člověk musí v sobě najít vůli chtít ty věci jednou pro vždy vyřešit :-) Takže základ je asi především vlastní vnitřní motivace, docela pomáhá i pokud jsou úkoly stanoveny někým druhým a pro plnění domácích úkolů, do kterých se mi nechce se mi osvědčilo o nich říci své polovičce, protože pak už je prostě splnit musíte :-)

    Tak hodně štěstí a pevnou vůli všem při plnění svých úkolů!

    • Josef Jasanský napsal:

      Dobrý den, Lado,
      děkuji za komentář. Pokud mohu mluvit za sebe, tak není důležité, jak velký nebo malý je člověk v GTD začátečník, důležité je, zda je pro něho GTD metodou, která mu pomáhá, která plní do ní vkládané očekávání. Což Ve Vašem případě myslím že funguje:) Souhlasím. Aby mohly naše seznamy ubývat, vůle danou věc udělat, stejně jako se jí jednou provždy zbavit – dokázat říci ne, řekněme, jakási vnitřní disciplína, je alfou a omegou jakékoliv metody sebeorganizace. Dovolím si v této souvislosti použít slova mého oblíbeného kouče sebeorganizace, Jardy Homolky, který říká: „Nehledejte další zázračný systém. Ten váš je určitě dobrý. Změňte svůj přístup – změní se tím i všechno kolem vás. Ne hned, ale změní.”

      Co se týče úkolů, které zadává „někdo jiný“ …ano, slib daný bližnímu se stává zákonem! Pokud pro nás tedy není pojem „spolehlivost“ sprostým slovem;)

      Ještě jednou díky a hodně štěstí i Vám a všem čtenářům MVH!

      JJ

  6. Ondra napsal:

    Osobně se mi osvědčila minimalistická aplikace Sooner or Later pro Windows Phone. Člověk má úkoly pro daný moment na živé dlaždici. Když otevře aplikaci, najde sloupce Soon (ať už „Soon“ definujete jakkoli, to je na vás), Later, Never (lepší, než „někdy/možná“, protože takto vám položka skutečně zmizí z hlavy), Scheduled – pro opakované rutiny, tréninky apod. a konečně Complete. Nic víc. Přejíždíte tahem ze sloupce do sloupce…čili většinou to vypadá tak, že se ráno vzbudíte, podíváte se, co vás čeká Soon, kam se pochopitelně automaticky přesunou i opakované úkoly, a jedete. Lze očasně položku označit a ona tak formou písma vystoupí a není pochyb o tom, co máte v dané chvíli udělat.
    Hodně vychvalovaná je aplikace Things pro iPhone, ale tohle je mnohem svižnější, s větší orientací na dělání a méně otravnými detaily. Nenítu nic, s čím si můžete hrát, budete si muset počkat až na ten pocit dobře vykonané práce, což bohužel v této komunitě asi paradoxně moc lidí nenadchne. duhové kalendáříky s dvaceti podskupinami frčí víc:-)
    http://www.windowsphone.com/cs-cz/store/app/sooner-or-later

  7. Josef Jasanský napsal:

    Děkuji za příspěvek, Ondro. Děkuji i za případné čtenáře MVH – uživatele Windows Phone, kteří mohou Vámi navrženou aplikaci pro své GTD v prostředí „mimo Apple“ využít:) …já mezi ně sice nepatřím a asi patřit nebudu;), je ale super, že i v jiných ekosystémech se již objevují použitelná řešení. Takže díky moc, věřím, že někoho bude Váš příspěvek určitě inspirovat.

    Jinak, obecně k těm nástrojům …jak jsem psal již v předchozí odpovědi na komentář Lady, myslím – troufnu si tvrdit, že o konkrétním nástroji/aplikaci to primárně není:), jde o to mít hlavně tu vlastní disciplínu a být schopen jak konkrétní (důležitý) krok udělat, tak i konkrétní (nedůležitý) krok jednoduše ze svého systému vyhodit;)

    Mějte pohodové dny a ještě jednou díky!
    JJ

    PS: můj článek neměl být jakýmsi voláním o pomoc:), pokud se Vám tak jeví, a souhlasím, že se tak jevit může, je na vině zřejmě můj způsob psaní;) mým cílem bylo předložit určité zamyšlení a inspirovat tak případné uživatele, kterým se z jejich GTD třeba už stává takový malý prokrastinanční sklad. Pár jich znám:)

  8. Lada napsal:

    Děkuji za vaši reakci. Je to skutečně o tom, jak píšete – o vůli, o tom chtít, být schopen, umět věci třídit apod.

    Váš článek jsem vůbec nepochopila jako „volání o pomoc.“ Reagovala jsem, protože konečně někdo nahlas řekl to, s čím asi bojuje hodně lidí, a nad čím jsem přemýšlela i já sama, a to, jak jednu velkou hromadu úkolů nepřeházet na druhou a být v podstatě stále na místě. A souhlasím s tím, že to o nástroji/aplikaci není – je to jen a jen o člověku samotném.

  9. Michal napsal:

    Dobry den,
    jsem rad ze na MVH pribyva clanku, ktere jdou hloubeji a autori v nich poukazuji na slaba mista. Sam se o GTD zajimam relativne dlouho (cca pet let). Nedky mam pocit, ze se posunuji hlemizdim tempem a obdobi duvery v system se stridaji s krizemi. Zakotvil jsem u OmniFocusu a dnes si neumim predstavit, ze bych pouzival „jednodussi nastroj“. Hlavnim duvodem je obrovske mnozstvi malych projektu, kterym se chci (nebo musim) venovat. Podle me zkusenosti se GTD pri poctu projektu kolem nekolika stovek chova jako selma kterou neni radno nechat bez dozoru, byt jen na par dni:-) U mne se projevuje (cas od casu) nutkave puzeni tretine projektu zamavat a vnitrne citim, ze tam nekde jsou ta nejpodstatnejsi rozhodnuti.
    Preji vsem zebrik opreny o tu spravnou zed a JJ diky za pekny clanek!

    • Josef Jasanský napsal:

      Děkuji Michale za zajímavý příspěvek. I pro mne je dnes OmniFocus zásadní nástroj mé sebeorganizace, též bych si bez něho již svoje workflow nedokázal snad ani představit:) Jsem rád, že se Ti článek líbil. Pohodové dny přeje JJ

  10. Petr Slavík napsal:

    Michale, mohl byste se rozepsat trochu víc o tom, jak používáte GTD pro stovky malých projektů? Já mám právě pocit, že při množství malých projektů, je správa GTD sama o sobě tak velký projekt, že ubírá čas na projekty samotné. Možná by to bylo zajímavé téma i na celý článek.

  11. Encore napsal:

    Ač „znovuobjevení Ameriky“, skvělé zamyšlení a úžasně napsané! Moc se mi to líbilo!

  12. Josef Jasanský napsal:

    Děkuji, za komentář, Encore, i za slova pochvaly, ta vždy potěší. Jsem rád, že se článek líbil.

    Jak jsem psal, věnuji se GTD necelé dva roky, jsem tedy (stále) začátečník, proto možná (stále) „znovuobjevuju“;) Říkám si ale, pokud je nás takových víc, třeba bude někdo objevovat se mnou:)

    Pohodové dny přeje,
    JJ

    PS: v USA jsem nikdy nebyl, tak mě pár objevů možná ještě čeká:)

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru