Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Jak ohnout diář ADK pro potřeby GTD

By on 7. 2. 2013 in Nástroje with Počet komentářů: 4
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

ADK diář – jedna z nejrozšířenějších platforem v ČR, kterou dnes využívá dle stránek výrobce více jak 100 000 uživatelů. I já jsem jej používal řádku let, když jsem první obdržel již někdy v roce 1996 jako dárek. Byl to div – skutečný manažerský diář. Od té doby odtekla velká spousta vody v řece a můj timemanagement prošel velkými turbulencemi od nicnedělání až po sofistikovaná řešení synchronizovaná vzduchem.

Pravdou ale je, že vždy, když otevřu skříň a vezmu ten diář do ruky, dýchne na mě jistá dávka nostalgie. Oči prolétnou i poslední záznamy a najednou se člověku pomalu vybaví den, kdy byla poznámka učiněna! Jestli mám něco rád na papírových diářích, je to přesně tato možnost retrospektivy. Na člověka dýchne historie, kterou prožil. Staré zážitky, úspěchy, skvělé rande, ale také nesplněné úkoly a sliby…

Někdy v roce 2008 jsem prošel syndromem vyhoření. Neskončil jsem v lékařské péči, ale doba to byla velmi zlá a nikdy to nikomu nepřeji. V té době se mi dostalo do ruky české vydání knihy Getting Things Done od Davida Allena (Mít vše hotovo – český překlad). Tato kniha a metoda GTD obecně velmi ovlivnila můj přístup ke správě osobního času a priorit! Na internetu je velká řada popisů, recenzí, mnohde i fundovanějších, proto se nyní této části vyhnu – milého čtenáře odkáži na google .

Nedávno jsem čistil svůj macbook a našel pár starých fotografií z té doby, kdy jsem své ADK “ohýbal” pro účely právě metody GTD a řekl si, že by to mohlo někoho inspirovat. Jako “důkaz” může posloužit můj starý odkaz na můj tehdejší blog, tak klidně googlete a studujte.

Diář, ostatně jako většina podobných nástrojů, má v zásadě jednu výhodu a jednu nevýhodu.

Začnu nevýhodou, za kterou jednoznačně považuji základní setup! Nežijeme ve zrovna levné době a pokud se podíváte na ceny ADK, jsou srovnatelné se západní konkurencí. Na rozdíl od ní – např. FranklinCovey však v ADK nepřišli s téměř žádnou inovací formulářů. Jejich grafika je naprosto suchá, nezajímavá a především mám dojem, že nereaguje na vyvíjející se svět kolem (formuláře z roku 1996 jsou naprosto stejné jako ty z roku 2009).

Výhodou však je, že se vše dá změnit! A tak i já jsem pro účely svého GTD tehdy musel vytvořit kompletně nový setup!

1. Proklady

Opustím-li poněkud “umakartový” materiál základních prokladů, vždy mi vadily záložky nahoře. Když diář leží před vámi na stole, je mnohdy věcí náhody, za jakou záložku vezmete při práci s diářem. Základem tedy bylo udělat záložky z boku a lá FC diář. Využil jsem v obchodě koupené papírové kartony za pár korun, které jsem nožíkem přiříznul a nadepsal – žádné složitosti. Možná to zní jako hloupost, ale tato prostá změna změnila mou radost z práce s diářem a efektivitu práce s ním na mnohem vyšší level!

2. Kontexty

Dlouho jsem bojoval s myšlenkou mít kontexty v jedné záložce na samostatných listech – co list to kontext. To je koneckonců také standartní řešení, které na webu všude možně najdete. Metoda GTD je však na práci s kontexty založená, a proto je důležité mít je vždy velmi rychle při ruce. Z toho důvodu jsem se rozhodnul udělat si před základní proklady ještě jednu sadu prokladů – kontextových. Ty jsem umístil hned za stránky týdenního diáře a pro jejich ještě lepší přehlednost jsem je udělal oranžovou barvou.

Popravdě řečeno – za svůj život jsem vyzkoušel vážně nespočet řešení GTD – od papírových až po elektronické – a žádné z nich mi nenabídlo takto rychlou a efektivní práci s kontexty jako toto řešení!

3. Formuláře

S těmi jsem měl vždy u ADK velký problém. Mám totiž dost rozsáhlý styl písma a proto udržet úhlednější formu ve formulářích bylo prakticky nemožné. Někdy to na mě působí dojmem, že lidé vyvíjející některé produkty je ve skutečnosti nejspíš vůbec nepoužívají… Vepsat něco do pro mě titěrných řádků bylo těžké! Přesto jsem s diářem fungoval více jak 14 let, ale pokud se podíváte na obrázky, pak vidíte, že jediné, co zůstalo, byly prakticky jen desky.

Formuláře jsem si kompletně předělal v programu CorelDraw a ručně naděroval.

Začnu diářem. Jsem člověk zvyklý plánovat na týdenní bázi. Pokud se však podíváte na týdenní formuláře v ADK, nikdy jsem nepochopil jejich strukturu a filosofii. Nevyčítám jim to, protože chyba je jistě ve mně. Proto jsem si smíchal několik vlastních a převzatých filosofií a udělal si jednoduché formuláře vlastní. Při weekly review jsem vždy nadepsal následujících 14 dnů dopředu datumy.

Vlevo – vedle pondělí – je vidět sloupec na všechny úkoly daného týdne. Tento koncept se mi velmi osvědčil, protože se mi stávalo, že při práci v kontextech jsem občas zapomínal na časově určené úkoly ohraničené jedním konkrétním týdnem (typicky uzávěrka v práci).

Každý den byl ve sloupci a obsahoval 3 části:

1) MIT –  nahoře – 3 nejdůležitější úkoly dne

2) časová osa – na schůzky

3) zbylé úkoly na daný den – ty jsem značil prioritou A=musím, B=měl bych

Díky tomuto systému jsem mohl pracovat jak v kontextech, tak i v časové ose, což mě velmi vyhovovalo. Víkendy byly zpravidla nečasované. Kromě toho zbylo na dvojstránce ještě místo pro poznámky k danému týdnu.

Kontextové formuláře jsem si upravil jen ve dvou věcech oproti klasickým z ADK – výška řádku a políčko “splněno”.

Pro ostatní oddělení jsem pak již používal jen klasické formuláře “poznámky” dodávané výrobcem.

Musím říci, že tento setup byl pro použítí mého ADK diáře tím nejefektivnějším, který jsem za celých 14 let používal a dodnes má mnohdy velké nutkání, když se do diáře podívám, setřít prach, vyměnit formuláře a začít jej opět naplno používat! Bohužel to není s ohledem na charakter mé práce možné (potřebuji sdílet řadu dat online), nicméně pro mnohé z čtenářů bych toto řešení doporučil, protože je jednoduché, nastavitelné a velmi intuitivní a troufám si tvrdit, že posouvá tento – z dnešního pohledu poněkud “zamrzlý” nástroj opět dopředu na výsluní produktivity.

Jan Straka

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 4

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Petr Klein napsal:

    Dobrý den, děkuji za tento komentář, očekával jsem ho velmi netrpělivě. Bohužel musím uznat, že vystihuje moje pocity z ADK. Diář už nějakou chvíli používám, vždy se mi libil design jejich desek a neměl jsem problém ani s formuláři, do doby než jsem objevil Davida Allena. Jsem v metodě GTD naprostým začátečníkem a moje konání bych ještě ani nenazval metodou, ale začal jsem zjišťovat, že při procházení všech oddílů diáře ADK, resp. schránek, vždy něco vynechám. Skončilo to tedy používáním první části a vkládáním mnou vytvořených formulářů. Používat, v takto finančně náročném diáři, jen jednu třetinu, je opravdu málo.

  2. Dana Bílá napsal:

    Já používám 6 let diář FranklinCovey a jsem naprotsto spokojená, podpora GTD je naprosto odlišná od ADK, jen cena je možná pro někoho poněkud vyšší, ale vyplatí. Navíc jsou v těchto diářích obsaženy myšlenky pro podporu efektivity, takže vás to nabádá a vede užívat „7 metod skutečně efektivních lidí“. Nechci dělat reklamu, ale na závěr musím pochválit zastoupení FC v ČR, které o zákazníky dobře pečuje.
    Hodně úspěchů s papírovými GTD, pořád tu jsou :).

  3. Peter napsal:

    Vďaka za článok. Presne na túto tému mám práve jeden rozpísaný tiež, pretože hľadám spôsov, ako na to. Viaceré tipy v článku ma celkom inšpirovali, ako sa pohnúť ďalej. Škoda, že ADK nereaguje flexibilnejšie, možno by jej to pritiahlo viac zákazníkov (alebo aspoň nenarastal počet tých, ktorí využijú dosky, tyždenné či denné plány a ostatné formuláre si spracujú sami – čo bude budúci rok asi aj môj prípad),

  4. evox napsal:

    Zdravím, nezobrazují se obrázky a přitom jsou velmi důležité u tohoto článku.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru