Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Zkroťte svůj e-mail!

By on 31. 1. 2013 in Nástroje with Počet komentářů: 5
Jan P. Martínek

Jan P. Martínek

JAN P. MARTÍNEK|Manažer na rodičovské, skladatel, pedagog, knihomol, audiofil, ochotník, zvědavec, hledač a nachazeč.
Twitter, web,FB, blog.
Jan P. Martínek

Jsou dříve neexistující činnosti, které vykonáváme v podstatě denně. Spoustu z nich považujeme za nutné zlo a ani nás nenapadne, že jejich zefektivněním můžeme získat hodiny volného času týdně navíc.

Znáte seriál IT Crowd? Jeho první díl začínal pracovním pohovorem hlavní hrdinky, jež byla dotazována na znalost počítačů. “Umím posílat e-maily, přijímat e-maily, mazat e-maily… a mohla bych pokračovat,” říká Jen, budoucí šéfka oddělení IT a my se jí smějeme. Přitom, umíme to vůbec my? Na následujících řádcích se dozvíte, jak získat ročně desítky a desítky hodin na čtení, sport, hraní si s dětmi, či na cokoli dalšího, na co teď údajně nemáte čas – prostě tím, že zkrotíte svůj mailbox.

Nenávidíte maily. Opravdu? Všechny?

Šest let jsem pracoval pro firmu s extrémně e-mailovou kulturou. Šestnáct hodin denně jsem sedával se zadkem přilepeným k židli a očima k e-mailové aplikaci v počítači. Výsledky se dostavily rychle: zničil jsem si páteř, zkazil zrak a vytvořil si nenávist k nejmenovanému “poštovnímu” programu, který v tom byl naprosto nevinně.

Dostával jsem v průměru 150 e-mailových zpráv denně. Po každém návratu z dovolené na mě v inboxu číhala tisícovka těch nepřečtených, někdy i dvě. Perfektní demotivující faktor. Nebyl jsem žádnou velkou výjimkou – několik firem provedlo v Americe průzkum, z jehož výsledků vyplývá, že korporátní uživatelé si musí poradit se dvěma stovkami e-mailů denně a střední management ročně promrhá 100 hodin probíráním se irelevantními zprávami.

Používal jsem různé pomůcky, např. plug-in XOBNI. Zjistil jsem, že dostávám zprávy z několika kategorií a podle nich jsem se snažil je filtrovat. Byl to fofr. Asi tři čtvrtiny z oněch mailů tvořily pitomosti, jenže člověk je musel aspoň prolétnout, aby mezi nimi omylem neprošvihnul něco opravdu důležitého (což se mi taky stávalo). Je vám to povědomé? Pak čtěte dál.

Inbox Zero vs. Inbox Thousands

Celá ta léta jsem záviděl těm, kteří mohou mít tzv. Inbox Zero, tedy lidem, již udržují svůj mailbox v trvalé Nírváně minimálního počtu zpráv, při pravidelném čištění ideálně 0. Během oněch let se mi kýženého stavu podařilo docílit hned několikrát, avšak jen za cenu veškerého úsilí a následného vyčerpaného upadnutí do dlouhodobého e-mailového bezvědomí, které se projevilo naprosto stejným katastrofálním stavem mého inboxu vzápětí.

Smál jsem se šťastlivcům, kteří na webu rozšiřovali zaručené rady tipu “Kontrolujte e-mail jen jednou nebo dvakrát denně” a přál jim, aby si jednou na vlastní kůži vyzkoušeli intenzívní e-mailovou smršť jako velcí kluci a holky. Třeba jen na měsíc.

Práce vs. Soukromí

V pracovních mailech jsem jakž takž pořádek udržoval, ale soukromý mailbox strádal. Firmu jsem nakonec opustil, aniž bych kdy démona jménem Email nadobro vyřešil, a jal se věnovat se rodině. A taky konečně osobnímu životu. Včetně e-mailů.

Před necelým rokem jsem narazil na službu, která slibovala udělat z mailového bláznovství zvládnutelnou a příjemnou aktivitu. Jmenuje se SaneBox (přeložte si třeba jako duševně zdravý mailbox) a protože nabízela 14 dní zkušebního nasazení na můj e-mail zdarma, okamžitě jsem ji vyzkoušel. A už u ní zůstal. Doporučuji ji, kudy chodím, nyní konečně i největším geekům osobní produktivity, čtenářům webu Mít vše hotovo.

Příčetný e-mail

Služba SaneBox funguje jako nadstavba nad téměř jakýmkoli e-mailovým klientem. Používáte Gmail? Yahoo Mail? Microsoft Outlook? Apple Mail? Mozillu Thunderbird? AOL? Něco jiného? Pro SaneBox to v naprosté většině případů není problém. Pokud vím, neumí zatím jen Hotmail a Outlook.com. S jednoduchým zásahem ze strany adminů zvládne i korporátní Exchange.

Speciální algoritmus téhle služby zjistí míru důležitosti a přiřadí každé jednotlivé zprávě konkrétní složku nebo štítek. Oněch štítků můžete mít libovolné množství, já necítil potřebu experimentovat (více štítků pro mě znamená jen víc problémů) a zůstal jsem u původního nastavení.

Do původní složky Inbox se mi nyní proboxují jen a pouze ty skutečně důležité zprávy. Nic víc, nic míň. Mezi ostatními složkami se mi pak objevily speciální názvy, začínající vždy “předponou” @Sane (vše lze ale nastavit). Konkrétně jsou to složky @SaneLater, @SaneNews, @SaneBlackHole, plus další dvě, o nichž bude řeč později.

Do složky @SaneLater mi “chodí” všechny nepodstatné, nedůležité zprávy, které mohu vyřídit kdykoli.

Ve složce @SaneNews mám různé newslettery, novinky z mnoha serverů, webových služeb, nákupních portálů, atd.

Jak nastavit pravidlo, kam která zpráva patří? Jediným kliknutím – stačí jen přetáhnout relevantní zprávu do té které složky (v mém případě na jakýkoli štítek; používám Gmail).

Složka @SaneBlackHole pak slouží k okamžitému a bezproblémovému “odhlášení se”, či, chcete-li, unsubscribe. Chodívala mi spousta zpráv ze služeb, které už dávno nepoužívám, které jsou přežité nebo příliš otravné. K odběrům některých z nich jsem se sám dobrovolně vůbec nepřihlásil, další odběry jsem učinil z jiného e-mailového účtu. Typický příklad: diskusní skupiny o hudebních nástrojích, které už nemám, resp. nepoužívám.

Běžný postup by byl přihlásit se do daného e-mailového účtu, kliknout na odkaz Unsubscribe (je-li vůbec součástí zprávy), pak možná ještě někde něco nedejbože vyplnit a doufat, že odhlášení vyjde. Zdlouhavé, neefektivní, odrazující. Nyní inkriminovanou zprávu pouze přesunu do složky @SaneBlackHole a i ty následující od daného odesilatele nadobro zmizí v “černé díře” – už nikdy mě nebudou otravovat. Jasně, že si na něco podobného můžete vytvořit filtr. Ale jedním kliknutím? Těžko… A to platí pro celou službu SaneBox v porovnání s primitivní filtrací. Základní součástí služby je ještě složka @SaneArchive – z názvu je jasné, k čemu slouží, já sám ji nepoužívám, archivuji zprávy jinak. Pro Gmail je tu ještě možnost štítku @SaneTop, pro všechny klienty pak složky @SaneBulk (např. potvrzení a další referenční zprávy), @SaneNotSpam (asi jasné) či vaše vlastní složky řídící se vašimi pravidly – fantazii se meze nekladou.

Služba SaneBox také umožňuje odložení konkrétní zprávy. Dalšími složkami totiž jsou @SaneTomorrow a @SaneNextWeek. Ta první vám “vyplivne” do ní přesunutou zprávu coby viditelnou v Inboxu až následující den, ta druhá pak následující týden. Víte, že něco nemusíte a ani nechcete řešit okamžitě, přesto to však bude opravdu důležité, případně aktuální, až příští středu? Ani tohle pro SaneBox není sebemenší problém. SaneBox totiž rozumí zprávám (pře)poslaným na adresy jako 2days@sanebox.com (zpráva se v Inboxu objeví za dva dny), oneweek@sanebox.com (za týden), 15Feb@sanebox.com (15. února) či dokonce 20minutes@sanebox.com (za dvacet minut), atd. Že jde o ideální GTD řešení zpráv, asi nemusím rozvádět. Navíc lze na základě těchto pravidel vytvořit vlastní složky/štítky – má se zpráva v Inboxu objevit až příští měsíc? Na Nový rok? Není problém, stačí jednou kliknout a přetáhnout.

SaneBox tvrdí, že přesune v průměru 58% zpráv z Inboxu do relevantních složek. V mém případě je to dnes už mnohem více, což si ověruji v pravidelných statistikách, jež si nechávám posílat každý týden. SaneBox totiž umí to, co jej naučíte. Každý den (může to být i méně často, případně častěji, ale proč, že) vám přijde souhrnné shrnutí o e-mailech doručených na vaši adresu během posledních 24 hodin a vy sami můžete SaneBox v konkrétních případech opravit. Soudě dle vlastní zkušenosti, opravování je tu a tam nutné během prvních týdnů, ale za poslední půlrok jsem SaneBox opravil dvakrát nebo třikrát.

Ony pravidelné statistiky jsou důvodem k radosti samy o sobě; SaneBox mě v nich informuje o tom, kolik času jsem za poslední týden ušetřil a srovnává můj starý mailbox s tím novým, což jsou dudy a nebe. Posuďte sami: minulý týden mi služba SaneBox ušetřila více než dvě hodiny času:

Sanebox1

Dvě hodiny a šest minut týdně. To znamená ušetření 109 hodin a 12 minut za rok, přátelé. Sto devět hodin aktivit, na které jinak nezbývá čas. Deset knížek. Dvacet návštěv. Šedesát filmů. Stokrát schovka s dětmi. Dvousetkrát klidné ranní kafe s novinami. Devět set manželských rychlovek (MVH humor).

A takhle vypadá můj aktuální Inbox v porovnání s tím starým, bordelářským – žlutě někdejší zběsilost, modře aktuální pohodička:

Sanebox2

SaneBox pro mě funguje v podstatě jako neotravující, ve vedlejší kanceláři tiše pracující osobní asistentka, která si v pracovní době nevyřizuje soukromé hovory, nechodí na dvouhodinové obědy a dokonce ani nemá potřebu si odskočit; je v kanclu stále jen pro mě a jede jako fretka. Udělá-li kdy chybu, jediným mým kliknutím tuto napraví a jedeme dál, bez vysvětlování či domlouvání. Celý systém je pro mě užitečný zejména z pohledu GTD/ZTD, protože e-mailový inbox o velikosti pěti zpráv se řeší podstatně snadněji, než jeho protipól s padesátkou zbytečných mailů. Weekly Review se mi neuvěřitelně zkrátilo, o Daily Reviews ani nemluvě. Kontrola příchozích zpráv najednou zabere pět vteřin mého drahocenného času. Službu SaneBox lze dokonce propojit se sociálními sítěmi a zprioritizovat tak zprávy od lidí, s nimiž jsem v častějším kontaktu (tuhle funkci záměrně nevyužívám).

SaneBox je ideální cloudové řešení, které o důležitostech zpráv rozhoduje podle jejich předmětu, odesilatele a podle vaší předchozí komunikace s ní(m). Obsah vaší korespondence SaneBox nikdy nečte. Aplikaci na začátku jen poskytnete heslo ke svému mailovému účtu. To mi nečinilo žádný problém; kdyby se provalilo, že tahle placená služba do zpráv nakukuje, takový průšvih by firmu položil.

Během svých let korporátních jsem si dělával čárky – za každý vyřízený mail jednu. Když jich bylo 50, směl jsem jít na oběd. Byla to léta drsné diety, zhubnul jsem jako v e-mailovém lágru. Dnes už dokonce i snídám a večeřím, čas mám i na drobnou svačinku a na maily během dne vůbec nemyslím – pokud ano, tak jen ve spojitosti s pravidelně dosahovaným Inboxem Zero.

Abych nebyl jen nekritický: problém občas nastává, když z totožné adresy přicházejí jak běžné zprávy či nabídky, tak konkrétní upozornění nebo newslettery, což je u menších týmů či firem běžná situace – takovým e-mailům SaneBox přisuzuje stále tentýž štítek či složku. Ale tak, jak mu poručíte.

SaneBox také umí nahrazovat přílohy odkazem na Dropbox, což jsem nikdy nevyzkoušel, mám velkorysý prostor na attachments přímo v mailové službě. V této souvislosti doporučuji i službu Attachments.me, mrkněte na ni.

Cena? Za udržení zdravého rozumu přiměřená.

Služba SaneBox je prvních čtrnáct dní zdarma. Poté, jakmile zjistíte, že ke zcvoklému mailu období předchozích už se vrátit nechcete a bez SaneBoxu nedokážete žít, stojí v základní verzi, tedy na jednom e-mailovém účtu, dva dolary měsíčně. Když jsem si jej před cca rokem platil, stával trojnásobek a já cálnul rovnou celý rok. Nelitoval jsem ani jednou.

Nutno podotknout, že služba během onoho roku povyrostla a v placené verzi nabízí větší rozptyl možností (než původní jedinou). Sám pro následující rok zvolím tu „prostřední“, pro dva e-mailové účty. V základní, dvoudolarové verzi (přesně je to 2,04 USD), najdete @SaneLater, @SaneArchive a jednu z dalších, výše popsaných složek, ve verzi za 5,79 dolarů vybíráte z pěti dalších funkcí, pak je tu ještě verze za necelých 20 dolarů, pro tři účty, nelimitovaná vůbec ničím. Liší se i počty připomínek a příloh via Dropbox. Výše uvedené ceny platí, jak jsem právě zjistil, při platbě na dva roky dopředu. Platíte-li ročně, jsou o něco vyšší, dáte-li přednost platbám měsíčním, přijde vás to na podstatně vyšší částky.

Dobrou zprávou pro každého nového uživatele je, že použijete-li ke zřízení služby odkaz http://j.mp/SaneBox, získáte automaticky 5 dolarů kreditu právě na zaplacení subskripce. Stejně jako já. Pakliže dostat jen tak pět doláčů nechcete, přihlašte se prostě na adrese sanebox.com. Službu můžete třeba nejdřív nasadit na svůj sekundární e-mailový účet; pětidolarový kredit z adresy http://j.mp/SaneBox můžete získat, kolikrát jen chcete.

Závěrečné hodnocení

Problém s elektronickou poštou neexistuje proto, že existují e-maily – ač se vymýšlejí nové a nové formy komunikace, e-mail tady ještě minimálně pár let zůstane a nemá smysl proti němu bojovat. Problémem je ovšem náš přístup k němu, způsob, jakým si píšeme, jakým čteme, jakým způsobem zprávy zpracováváme a jak často své inboxy kontrolujeme, přičemž platí, že čím více nepořádku v nich, tím víc času nám logicky zabere se s nimi vypořádat.

Služba SaneBox mě osobně zbavila dlouholetého problému příliš častého kontrolování mailboxu, protože to prostě dělá za mě. Konečně mohu dát za pravdu guruům a propagátorům Inbox Zero, neboť vím, že kýženého stavu lze docílit – dokonce i v rámci korporátní kultury, charakteristické mišmašem důležitých zpráv a zbytečných volovin. Což rozhodně není typické jen pro společnost, v níž jsem pracoval – vygooglete si slova “corporate email overload” a uvidíte sami.

Od chvíle, kdy jsem začal používat SaneBox, jsem na displeji svého telefonu už mnohokrát viděl zprávu “Woohoo! You’ve read all the important messages in your Inbox,” informující mne o radostném faktu, že mám prázdnou složku příchozích zpráv. Jaká ironie – když jsem si v roce 1995 na fakultě povinně založil svůj první e-mail, toužebně jsem očekával příchozí zprávy, které tehdy přicházely po jednotkách týdně. Zlaté časy? Možná…

Jan P. Martínek

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 5

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

    Moc fajn článek. Já zkoušel SaneBox nějakou chvíli, ale nepřišel jsem mu na chuť a raději se vrátil k nastaveným pravidlům a zásadám – mám tak větší pocit kontroly nad tím, co se děje (a ten pocit potřebuji).

    Doufám, že se brzy potkáme osobně – moc rád bych se podíval, jak vypadá funkční SaneBox v podání člověka, kterému šetří čas:)

  2. Dane, díky, je zajímavé, že přesně na tohle téma teď právě diskutuji s bývalým kolegou, má to stejně jako Ty a já to beru. Vzdát se kontroly zní hrozivě, ale já tak učinil dobrovolně a je mi i díky tomu fakt líp. Můj mentální inbox se tak v mnoha případech zbavil zátěže přemítat nad tím, co se kterou zprávou.

  3. Daniel Gamrot Daniel Gamrot napsal:

    Rozumím. Hrozivě mi to nezní, chápu, proč se lidé obrací v těchto směrech k SW. Ale tohle si raději řídím sám – mám pak větší klid a přehled.

  4. Jiří Mareš napsal:

    Sanebox jsem testoval po dobu 14 dní, prozatím mi moc nepřirostl k srdci, ale neříkám že je to špatná služba. Spíš to vidím podobně jako Dan, že raději budu pokračovat v nastavených pravidlech v Gmailu a mít hlavně vlastní kontrolu nad došlými emaily. Co se týče newsletterů, ty automaticky přeposílám na Evernote Mail, kde se mi řadí ve složce „Read It Later“ , podobně jako různé emailové kurzy apod. Ohledně emailů na které je potřeba odpovědět – vytvářím v Doit.im nový úkol s odkazem na daný email. Ale všeho všudy, emailů mám denně několik desítek, věřím že pokud by jich byla stovky – pak Sanebox bude asi tou správnou volbou.

  5. Jiří, díky za skvělý tip s Evernote!
    Doit.im checknu.
    U sebe se jen bojím, přestanou-li mě bavit změny v cenové politice SaneBoxu a počtu „fičur“ v jednotlivých úrovních – po nezaplacení služby na další období bych měl záhy ve zprávách chaos jako předtím. Jinak musím říct, že jsem se SB zatím opravdu spokojen (ťuk ťuk ťuk!).

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru