GTD pro studenty (3. díl)

• O autorovi
• Poslední články

Jakub Hořický

Jakub působí v oblasti osobního rozvoje. Věnuje se osobním školením, workshopům, consultingu a koučinku v oblasti osobní produktivity a zdravého životního stylu. Od roku 2012 působí také v Projektovém a inovačním centru VŠTE, kde s kolegy spravují podnikatelský inkubátor pro studenty a absolventy Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. Od roku 2014 je spolumajitelem a jednatelem společnosti Work&Study, která na základě zkušeností z předchozích firem a projektů pomáhá řešit potřeby a problémy svých klientů v oblasti lidských zdrojů. Zaměřuje se zejména na absolventy, ale také malé a střední firmy.

Poslední články od Jakub Hořický (Všechny články)

• Jak zautomatizovat práci s IFTTT - 5. 5. 2016
• GTD pro studenty (3. díl) - 15. 11. 2012
• GTD pro studenty (2. díl) - 1. 11. 2012

V minulém díle seriálu jsem popisoval jednoduchou aplikaci metody GTD na jeden semestr studia. Tento závěrečný díl bude věnován příkladům, jak GTD pro studenty implementovat s použitím některých nástrojů a jejich kombinace. Ze své zkušenosti asi neobsáhnu úplně všechny možnosti a tak poprosím čtenáře, aby do diskuze pod článkem přispěli i svými postřehy a zkušenostmi.

Papír

Začnu tím asi úplně nejběžnějším a nejsnáze dostupným a to je papírové řešení. Nabízí se jich hned několik, já uvedu jedno jednoduché a jedno o něco sofistikovanější.

MOLESKINE

Při bakalářském studiu jsem si na veškerou správu povinností do školy vystačil pouze s jedním sešitem Moleskine, který jsem si uzpůsobil pro potřeby GTD takto:

• Na první stránku jsem si vydefinoval všechny značky, které jsem pro zjednodušení chtěl používat a popsal jejich význam, abych měl jednoduchou legendu.
• Další stránku jsem nadepsal „na šířku“ číslem semestru a jeho obdobím (letní nebo zimní) a pod nadpis vlepil rozvrh hodin s odlišenými přednáškami, cvičeními a volitelnými předměty, abych na první pohled viděl prioritní hodiny a časy. Na následující stránku jsem vlepil seznam učitelů, s jejich jmény, kanceláří a konzultačními hodinami.
• Pak už následoval takový jednoduchý INBOX s číslovanými stránkami, kam jsem zapisoval všechny podněty, které přicházely při jednotlivých hodinách. Ten jsem poté proškrtával, pokud jsem věc splnil, nebo přepsal do seznamu kontextů a projektů.
• Kontexty jsem měl vedeny z opačné strany Moleskinu, co stránka, to jeden kontext. Každý úkol zde byl pak na samostatném řádku s případným odkazem na stránku v INBOXU, kde byly podrobnější informace.
• Projekty byly řazeny hned za kontexty a začínaly stránkou se seznamem projektových plánů, tj. jednotlivých projektů, opět, co jeden projekt, to řádek a odkaz na stránku, na které je projekt rozepsán. Každá následující stránka pak patřila jednomu projektu a byly zde všechny potřebné poznámky a jednotlivé další kroky.
• Úkoly s konkrétním termínem splnění jsem si poté ještě zanesl do Google kalendáře jako celodenní událost, abych je měl na očích i v počítači a mobilním telefonu.

FILOFAX

Poté, co jsem se rozhodl pro GTD využívat kroužkový diář Filofax, se mé workflow pozměnilo a dotklo se to i přehledu mých studijních povinností.

• Rozvrh hodin, včetně doplňujících informací k jednotlivým předmětům a vyučujícím jsem měl na samostatné stránce v oddílu diáře pro studium (role Student)
• INBOX byl společný pro všechny podněty a tvořily ho linkované prázdné papíry, ze kterých jsem poté vše přepisoval do kontextů, seznamu projektů, či projektových plánů.
• Každému kontextu byla přiřazena opět samostatná stránka, za kterou mohly díky kroužkovému mechanismu následovat další, kde byl zapsán každý úkol na nové řádce, včetně všech potřebných podrobností.
• Projekty byly vedeny obdobně jako v Moleskinu s tím rozdílem, že kompletní seznam projektových plánů byl jen jeden pro všechny aktuální projekty ze všech rolí (Student, Redaktor, Konzultant, atd.). V rámci role Student, pak byly rozepsány jednotlivé projekty do všech potřebných podrobností a dalších kroků.
• Úkoly s konkrétním termínem splnění byly nejen v Google kalendáři, ale také v diářové části mého Filofaxu. Google kalendář jsem používal kvůli možnosti připomenutí, Filofax totiž „zazvonit“ neumí.

Elektronika

Elektronický systém plánování mi v dnešní rychlé a náročné době přijde efektivnější, obzvláště kvůli možnostem vyhledávání, přesouvání a organizace položek.

Outlook + OneNote

Po zakoupení netbooku a možnosti ho snadno přenášet jsem se rozhodl přejít na elektronické řešení mého workflow s pomocí Outlooku a OneNote od Microsoftu.
Outlook jsem používal pro kalendářové záznamy, vedl jsem si tam seznamy kontextů i dalších kroků a spravoval díky němu i e-maily. OneNote mi sloužil nejen jako INBOX, ale i ke správě seznamů Někdy/Možná, projektových plánů a i k archivaci.
Pro podrobnější informace si dovolím odkázat na můj starší dvoudílný seriál OneNote – tipy a triky I. díl a OneNote – tipy a triky II. díl.

iPad

Poté, co jsem si pořídil tablet iPad, jsem přenesl celé své workflow na něj.

• Kalendář používám stále Google, se synchronizací do vestavěné kalendářové aplikace Applu, kvůli rychlosti (používám cca 15 různých kalendářů na Googlu).
• Na rychlé poznámky jako INBOX využívám vestavěné poznámky Applu, které s pomocí aplikace iNote Sync synchronizuji do Evernote, kde je pak třídím.
• Ke správě projektů a kontextů využívám OmniFocus, hlavně pro jeho skvělou funkci review, na iPadu je to opravdu příjemný zážitek.
• Pro rychlé upomínky mi skvěle slouží Připomínky od Applu, jelikož je mohu synchronizovat do svého HTC Radar s Windows Phone a zároveň jako odznak na ikoně umožňují zobrazovat počet nesplněných položek. Jen pro pořádek, sem si ukládám jen připomínky vázané na konkrétní čas, jako třeba někomu zavolat, něco odeslat apod. Veškeré ostatní úkoly jsou dle kontextu a projektu roztříděny v OmniFocusu.
• Zajímavou aplikací je také iStudiez Pro, o které si podrobněji můžete přečíst zde.

G-mail + ActiveInbox

Poslední možností, kterou lze ještě vhodně používat je kombinace G-mailu s rozšířením ActiveInbox. Toto rozšíření pomáhá pracovat v rámci rozhraní G-mailu s e-maily jako s GTD položkami, třídit je podle kontextů, projektů, na další kroky, do seznamu Čekám na, nebo Někdy/možná. Pokud většinu úkolů a podnětů dostáváte formou elektronické pošty a pracujete výhradně na počítači, pak může být tato kombinace dostačující.

Z mého pohledu jsem vyčerpal všechny nápady na implementaci metody GTD, se kterými jsem se z osobní zkušenosti setkal, ale rád uvítám další tipy a nápady v komentářích pod článkem.

Jakub Hořický

Štítky: systém