Mohou být porady efektivní?

• O autorovi
• Poslední články

Vladimír Dědek

VLADIMÍR DĚDEK | GTD, self-managementu a rozvoji osobnosti se věnuji už několik let. Své myšlenky sdílím také na webu chcirust.cz.
Mám rád zpětnou vazbu a pro uvítám, když se podělíte v komentářích s vlastními názory!

Poslední články od Vladimír Dědek (Všechny články)

• Jak spravovat úkoly v rodině - 20. 12. 2012
• Mohou být porady efektivní? - 15. 10. 2012
• 5 rad, jak dovést myšlenky až po úspěšnou realizaci projektu - 30. 8. 2012

Pokud jste četli knihu Restart, jistě jste narazili na stránku, kde se o poradách nepíše v pozitivním duchu. Autoři této knihy porady označují za neefektivní, zbytečné, ba až toxické. Mají pravdu, nebo lze vytvořit efektivní poradu?

Má práce (projektový manažer) je ze své podstaty hodně o komunikaci, vyjednávání a schůzkách. Jako člověk posedlý efektivitou na každém kroku během svého dne jsem si vytvořil sadu návyků, které se snažím dodržovat, abych udržel porady produktivní. Tato pravidla nejsou nijak exotická či náročná. Ostatně, posuďte sami.

Nepodceňujte přípravu

Schůzky, na kterou nejste připraveni, se nemá cenu účastnit. Sepište si body (osnovu), podle kterých s vašimi protějšky projdete vše podstatné rychle a zároveň na nic nezapomenete.

Používáte metodu GTD? Pak vám nemusím připomínat, že kontexty jsou právě to, co na poradách oceníte. Kontext Porada se mi hodně osvědčil.

Tvoříte si přípravu v podobě myšlenkových map? Doneste si na poradu svou mapu vytištěnou s dalšími několika kopiemi i pro ostatní členy porady. Sami ocení, pokud budou mít další podklady, do kterých si mohou psát/kreslit a doplňovat poznámky.

Poznejte účastníky porady

Na to, abyste poznali silné a slabé stránky svých kolegů, nemusíte být Sherlok Holmes. Alois se na porady nepřipravuje, Boris je roztržitý a nesoustředí se, Cecil je zase až moc precizní a často zabíhá (až zbytečně) do podrobností problematiky. David rád kreslí na tabuli myšlenkové mapy, Evžen si rád dělá z porady zápisy a Gustav se vyjadřuje vždy k věci. Tušíte, kam svým výčtem kladů a záporů mířím?

Pánové A-C bude evidentně potřebovat k sobě „parťáka“, který je trošku zkrotí. Bude je navigovat, usměrňovat a dokopávat. Naopak porady s pány D-G budou o poznání příjemnější. Pokud ve vaší firmě praktikujete pravidelné porady, pak vše nahrává tomu, abyste si rozdělili role a každý dělal to, co je mu blízké (zapisovač, kreslič, speaker, vedoucí porady atd.).

Všímejte si také řeči těla účastníků. Sedí někdo v záklonu se založenými lokty? Je někdo naopak nakloněn k vám a nadšeně lpí na každém vašem slově? Na druhou stranu – všímejte si také svých pohybů a postojů. Sedíte s překříženými nohami? Pak se asi moc s právě hovořící osobou názorově neshodnete, že?

Víte, proč se porady účastníte?

Párkrát jsem měl tu „čest“ se účastnit schůzky, na které jsem byl ve výsledku absolutně k ničemu. Nejhorší však bylo, že jsem to tušil dopředu. Nyní už na takovéto porady nechodím a o nic nepřicházím. Nutné věci se dozvím a zbytek nějak vykrystalizuje.

Ptejte se otázkami typu: „Jak budu na poradě prospěšný? Nebude efektivnější, když tam půjde někdo jiný?…“

Mějte svůj plán B, ideálně i Z

Občas má schůzka charakter vyjednávání (zadavatelské práce, rozhodovací problémy, definice, nebo třeba povyšovací pohovor se šéfem). Na takovéto schůzky je (precizní) příprava potřeba dvojnásob! Připravte si třeba myšlenkovou mapu, kde si nastíníte možné cesty, kudy se může debata strhnout. Pokud dopředu znáte možné alternativy, počítejte s nimi jako s reálnými možnostmi.

Štěstí přeje připraveným.

Mít svůj záložní plán B je téměř nutnost, ideálně si promyslete také plán Z. Pokud se nenecháte protistranou zviklat a ukážete jistotu ve svých názorech a postojích, máte z poloviny vyhráno.

Bez seznamu dalších akcí a termínů neodcházejte!

Jaká je nejhorší porada? Ta, ze které nejsou žádné závěry, seznam dalších akcí a zápis. I když se to může zdát hodně byrokratické, dejte si tu práci a na konci každé porady si definujte společně seznam dalších kroků. Současně s tím si zrekapitulujte dohodnuté postupy a kroky, které budou následovat.

Štítky: zdroje