Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD pro studenty (1. díl)

Jakub Hořický

Jakub Hořický

Jakub působí v oblasti osobního rozvoje. Věnuje se osobním školením, workshopům, consultingu a koučinku v oblasti osobní produktivity a zdravého životního stylu. Od roku 2012 působí také v Projektovém a inovačním centru VŠTE, kde s kolegy spravují podnikatelský inkubátor pro studenty a absolventy Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. Od roku 2014 je spolumajitelem a jednatelem společnosti Work&Study, která na základě zkušeností z předchozích firem a projektů pomáhá řešit potřeby a problémy svých klientů v oblasti lidských zdrojů. Zaměřuje se zejména na absolventy, ale také malé a střední firmy.
Jakub Hořický

Poslední články od Jakub Hořický (Všechny články)

Pro napsání tohoto seriálu jsem se rozhodl z důvodu, že v dnešní socializované a uspěchané době stále více studentů potřebuje mít přehled o svých závazcích a povinnostech. Podle mého názoru je metoda GTD, upravena pro potřeby studentů, ideálním způsobem, jak toto vše vyřešit.

Námětem mi bylo nejen to, že se pohybuji ve vysokoškolském prostředí a každý den se setkávám s kolegy studenty, kteří si stěžují, že nestíhají, ale zároveň má vlastní potřeba zjednodušit můj plánovací a organizační systém. Po půl roce používání čistokrevného GTD jsem zjistil, že není až tak úplně pro mě, svou nemalou roli v tom sehrály i činnosti a projekty na kterých teď pracuji a věnuji jim svou pozornost. Cílem seriálu tedy je představit metodu GTD, její zaměření a úskalí a poté ji postupně zjednodušit na použitelnou úroveň pro studenty. Závěr seriálu bude věnován ukázce, jak tuto zjednodušenou metodu aplikovat do praxe s pomocí různých nástrojů.

Toto zamyšlení mě vedlo ke značnému zjednodušení mého plánovacího systému, na úkor přenositelnosti. Teď si v podstatě vystačím s iPadem a jedním Moleskinem.
Budu částečně vycházet i z mého komentáře článku na serveru Lifehacker, který se věnuje týdennímu hodnocení, což je, podle mého názoru, pro studenty z celého GTD nejpotřebnější.
Jiný pohled na GTD pro studenty v angličtině naleznete též na serveru Lifehacker. Pokud používáte aplikaci OmniFocus, pak doporučím vaší pozornosti jeden seriál, který se studijními povinnostmi vypořádává s pomocí této aplikace.

Představení

Co je tedy vlastně metoda GTD? Jedná se o zkratku termínu Getting Things Done, neboli Mít vše hotovo. A je to Time managementová metoda pro správu úkolů a projektů. Autorem této metody je David Allen a zevrubně ji popisuje v knihách Mít vše hotovo a Aby vše klapalo. Původně je tato metoda určena podnikatelům a manažerům, které trápí nedostatek času z důvodu zasypání úkoly, projekty a termíny.

Proč si myslím, že tato metoda je dobrá i pro studenty? Ve své původní verzi může být pro studenty až příliš složitá, ale v odlehčené verzi je ideální, neboť studenty většinou zajímá, na kdy mají jaký úkol, jak postupně zpracovat a stihnout zadaný projekt a sem tam si potřebují zaznamenat termín konzultace, zápočtu, nebo zkoušky.

Čím může být tato metoda přínosná?

Podle mého názoru hlavně tím, že vysvětlí a ukáže studentům, jak snadno si věci uspořádat, aniž by potřebovali sofistikované nástroje a složitá řešení. Hlavně jim také umožní podchytit veškeré podněty hned a v takové podobě, v jaké poutají momentální pozornost.

Co tedy budete potřebovat?

Schránku na vstupy

Prvním krokem je připravit si schránku na vstupy, do které budete všechny příchozí podněty zaznamenávat. Může to být jednoduchý blok, složka, či sofistikovanější nástroj, podstatné je, aby byla vždy a všude k dispozici.
Principem použití této schránky je zaznamenat si všechno, co momentálně poutá vaši pozornost a dostat to z hlavy, aby člověk nebyl pod tlakem toho, co vše musí vyřídit.
Tuto schránku je třeba pravidelně, alespoň jednou denně, kontrolovat, zpracovat všechny vstupy a dostat počet položek na nulu.

Systém hodnocení položek

V tomto kroku bude na vás, abyste o všech položkách ve vstupní schránce rozhodli, zda:

  • je můžete stihnout vyřídit obratem,
  • je bude třeba odložit na konkrétní den a čas, kdy mají být splněny,
  • mohou být odloženy do seznamu kontextů a splněny co nejdříve, jak jen to bude možné,
  • nebo jsou součástí nějakého projektu o více krocích.

Pravidlo 2 minut

O každé položce, která se objeví ve vaší vstupní schránce bude třeba rozhodnout, zda její splnění nezabere více než dvě minuty. Pokud ne, pak je nejefektivnější se jí věnovat okamžitě, jelikož její zaznamenání do systému by zabralo více času, než její splnění.

Použití kalendáře

V rámci GTD je diář / kalendář používán výhradně pro zaznamenání položek, které mají být splněny v konkrétní den a čas. Nikoliv těch, které bychom v daný den chtěli stihnout, to pak totiž vede k frustraci z nedokončených položek a jejich přesunu na další den.

Seznamy kontextů

Tyto seznamy slouží ke shromažďování položek, které není třeba splnit v konkrétní čas, ale neměly by být dlouho odkládány. Kontexty mají za úkol určit, v jaké situaci bude splnění úkolu nejvhodnější, zda u počítače, či v knihovně, doma, nebo při pochůzkách ve městě. David Allen doporučuje mít těchto seznamů co nejvíce, aby jejich průběžná kontrola při rozhodování, kterou položkou se zabývat, nebyla zbytečně dlouhá. Pro studijní povinnosti těchto kontextů jistě nebude tolik, dovolím si zde uvést pár příkladů: doma, v knihovně, v počítačové učebně, na počítači, na e-mailu, v posluchárně, při pochůzkách, atd.

Projektové plány

Sem lze zařadit všechny položky, které ke svému splnění potřebují více než dva kroky. Základem je zaznamenat si tuto položku do seznamu projektů a určit, jaký je další krok k jejímu splnění. S tímto dalším krokem je třeba poté opět nakládat tak, jako s každou položkou ve vstupní schránce, tedy rozhodnout, kdy je možné ji splnit.
Příkladem projektu může být sepsání seminární práce, kde je třeba: sesbírat materiál, pročíst ho, vybrat potřebné pasáže, ty začlenit do vlastního textu, doplnit grafickými náležitostmi, zkontrolovat celou práci, zasadit ji do šablony a odevzdat.

 

Více o celém postupu práce s tímto systémem GTD pro studenty si povíme v dalším díle seriálu, který bude sestaven jako ukázkové fungování v rámci jednoho semestru.
Pokud vás zajímá k tomuto systému více, neváhejte se zeptat v komentářích a diskutovat s dalšími čtenáři.

Jakub Hořický

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. GTD pro studenty (2. díl) | Mít vše hotovo.cz | 1. 11. 2012
  1. mnementh napsal:

    Pro GTD používám evernote. Chybí mi tam propojení s google kalendářem, který rovněž aktivně používám. I když jsem našel několik možností propojení (např. gadget evernote), není to to co bych potřeboval. Není nějaká možnost, jak by se synchronně objevovala informace v kalendáři i v evernote?
    Díky

  2. Tomáš napsal:

    Skvělá práce, takový seriál už byl třeba. Jen doufám, že díly budou vycházet častěji než jednou měsíčně :)

  3. Michal Mervart napsal:

    Také doufám, že seriály budou vycházet často. :)

  4. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    @mnementh: Zajímavou alternativou je http://www.zendone.com, které právě Evernote a Google kalendář propojuje k využití v rámci GTD.

    @Tomáš: Děkuju, další díl by měl vyjít cca za 14 dní.

    @Michal Mervart: Určitě tento seriál nebude jediným.

  5. Oremir napsal:

    to mnementh:

    Také jsem pátral a není a IMHO ani nebude, k tomu chybí evernotu důležitá položka kdy. Ale IMHO to nevadí. Já používám také obojí a to co patří do kalendáře, píšu do něj a už to necpu do inboxu. Nakonec inboxů používám asi 5 a myslím, že nikdo nikdy nepoužívá inbox jediný.

    Pokud je mi známo, tak docela dobrou integraci s kalendářem má springpad (ale se svým vlastním, nikoliv googlím), ale ten mi nevyhovuje z jiných důvodů.

    Do kalendáře dávám schůzky a upomínky (většinou to, že mám někomu zavolat, někdy i jiné věci na které chci být v danou chvíli upozorněn), termínované úkoly do kalendáře nedávám, pokud nepatří do upomínek. Ale termínované úkoly většinou dostávám emailem, takže je procesuju přímo tam a už je taky necpu jinam.

    Jinak existuje pár docela hezkých návodů na GTD jak evernotu tak přímo v googlím kalendáři. Já ale ani jeden z nich nepoužívám důsledně, protože mi přijde přirozenější používat víc inboxů, než násilně všechno tlačit do jednoho i když to je pak jistě přehlednější, ale mně to nestojí za tu pracnost. Nicméně pro inspiraci jsou ty návody jistě fajn.

    Jo ještě poznámka na závěr, když zrovna nesedím u počítače, pro zadání do inboxu je pro mě rozhodující čas. Evernote je na mém androidu přece jen příliš robustní a tím i pomalý. Takže v tom případě používám Wunderlist. Není sice úplně na GTD vhodný, ale v té jeho rychlosti a jednoduchosti je síla, jednotlivé zápisníky v něm používám jako kontexty.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru