Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

5 rad, jak dovést myšlenky až po úspěšnou realizaci projektu

By on 30. 8. 2012 in Rozvoj with Počet komentářů: 9

Vladimír Dědek

VLADIMÍR DĚDEK | GTD, self-managementu a rozvoji osobnosti se věnuji už několik let. Své myšlenky sdílím také na webu chcirust.cz.
Mám rád zpětnou vazbu a pro uvítám, když se podělíte v komentářích s vlastními názory!

Poslední články od Vladimír Dědek (Všechny články)

Projektovým vedoucím je v podstatě každý z nás. Projektem může být víkendový nákup, realizace dovolené či realizace internetového obchodu. Rád bych se podělil o své zkušenosti s projektovým managementem – co mi funguje a co vede k úspěšnému dokončení projektu = k dotažení do 100 %.

1. Brainstorming

Na začátku každého projektu doporučuji zrealizovat brainstorming a sepsat si veškeré nápady a myšlenky souvisejícím s daným projektem. I když se mohou zdát některé nápady hodně nereálné nebo víte, že byste je mohli zrealizovat až později, zapište si je – budou se hodit.

Pro zápis myšlenek při brainstormingu se hodí více než kde jinde myšlenkové mapy. Ty vám dají prostor k rychlému zaznamenání proudu myšlenek a graficky velice efektivně znázorní, co vám poletuje v hlavě. Sám je při brainstormingu používám s velkým úspěchem.

2. Projektové vedení

Pod pojmem projektové plánování si každý z nás představí něco jiného. Jeden Ganttův diagram, druhý seznam úkolů a jiný zase seznam termínů co kdy má být hotovo. Samozřejmě, každý projekt je natolik specifický, že vyžaduje také specifický přístup v plánování – větší projekty přímo volají po plánování s lepší kontrolou, u menších stačí soupis úkolů a důležitých termínů.

Projekt nebude nikdy dokončen do 100 %, pokud neexistuje projektový vedoucí. Tato osoba hraje roli tvůrce zadáníkontrolního článku a také rozhodovací autority. Projektový vedoucí by měl držet know-how o projektu jako celku a měl by dokázat koordinovat dílčí úkoly.

3. Delegace

Práci na větších projektech je potřeba delegovat a koordinovat. Dříve jsem trpěl pocitem, že pokud chci mít důležitou práci dokončenou v termínu se „zárukou kvality“, musím si vše udělat sám. Tato strategie se ale z dlouhodobého hlediska ukázala jako neúnosná z několika důvodů:

Můj časový fond není nafukovací

Časem jsem pochopil, že mé nejcennější aktivum je můj volný čas. Proto jsem začal pečlivě volit priority a některé věci brzy propadly do seznamu someday/maybe, kde zůstaly. Pokud jsem tyto úkoly chtěl oživit, jediná volba byla delegace práce někomu jinému.

Když roste okolí, rostu s ním

Neumím vše a nikdy umět nebudu. Jakkoli jsem odborník ve svém oboru, v jiném jsem laik a rád se přiučím novým věcem. Když pochopíte, že pracovat v týmu schopných (nebo ještě lépe schopnějších) kolegů není prohra, ale naopak vítězství – máte vyhráno. Tým vás potáhne dál (pokud jste ochotni přijímat kritiku a posouvat se dále).

Každý by měl dělat to co ho baví a to, v čem je dobrý

Sen snad každého týmového vedoucího je mít tým složený ze samých „univerzálů“ a zároveň odborníků. Já naopak zastávám jiný přístup – ať každý dělá to, co ho baví a v čem vyniká. Ano, téma nahraditelnosti je samozřejmě jasné – je dobré mít know-how na projektu decentralizované, aby při absenci jednoho člena týmu projekt nezkolaboval.

4. Seznam dalších kroků

Znalci a uživatelé GTD mi jistě dají za pravdu v tom, že síla seznamu dalších kroků je velká. Aby se projekt hýbal kupředu a práce nestály, je třeba stále definovat nové další kroky. Otázku: „Co je dalším krokem?“ používejte tak často, jak je třeba.

Při definici dalších úkolů je třeba myslet na priority a také důležité termíny. Resp. bych to měl říct jinak – na základě termínů se definuje seznam dalších kroků s určenými prioritami.

Myšlenku ještě více upřesním na příkladu:

  • Víte, že termín odevzdání/dokončení projektu je za 3 týdny.
  • Definujete tedy seznam dalších akcí.
  • Vydefinujete nejvíce důležité činnosti, které je potřeba na 100 % stihnout.
  • Určíte úkoly, které bude dobré v rámci času stihnout.
  • Označíte tzv. „nice to have“ úkoly – tedy ty, které by bylo fajn stihnout, ale když nebudou, tak to nebude problém.

5. Dotažení z 95 % do 100 % je nejtěžší

Mám pocit, že rozjet projekt z nuly na 70 % je strašně jednoduché. Naopak dotáhnout jej do 100 % je mnohdy nadlidský úkol a někdy se to třeba ani nepovede.

Co bych poradil? Mít jasně vydefinováno, kdy je projekt u konce. Nejhorší je situace, kdy se (například webová aplikace) pořád zlepšuje a zlepšuje, až její vývoj trvá namísto půl roku rok a nikdo vlastně neví, kdy bude hotovo.

Osvědčilo se mi rozsekat větší projekty na menší „podprojekty“, kde jasně vím, kdy končí. Vznikají tedy projekty s označením level 2, fáze 4 apod.

 

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 9

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. 5 rad, jak dovést myšlenky až po úspěšnou realizaci projektu › GetDone.cz | 30. 8. 2012
  1. GTDovec napsal:

    Velmi přínosný článek! Zelený strom života sice může některé momenty zhatit (třeba oblíbený brainstorming…), ale to nic nemění na tom, že ideál a koncept mají svou velkou cenu. Finální termín versus nekonečné „dokončování“ představuje klíčový faktor pokroku. Ono se totiž vše finalizované stejně ještě dřív nebo později vylepšuje, mění, cizeluje.

  2. Karel napsal:

    Zaujalo mě použití myšlenkových map – určitě by jejich používání bylo pro mě přínosem, musím se je naučit používat.

    A dokončení projektu na sto procent je tak trochu fatamorgána. Přesně jak píšete. Je velice důležité určit ,co to přesně znamená, že je projekt u konce. V reálném životě bych řekl je dokonce výhodné dosahovat třeba jen 80 procent z úplnosti projektu. Vyplývá to ze samé podstaty fungování – vemte si, že se chcete naučit cizí jazyk tak abyste ho uměli na 70 procent – to zvládnete, je to zvládnutelné, a zabere vám to dejme tomu rok. Navíc to bohatě postačuje pro každodení používání, a prakticky víc v životě nepotřebujete. Kdo by chtěl umět ho na 90 procent už mu to zabere určitě víc jak 50 let a kdo na stoprocent, ten svého cíle nikdy nedosáhne, je to zkrátka prakticky nemožné. A využitelnost stoprocentního jazyka v porovnání se 70 procenty je prakticky totožná.

    Přesně jak píšete – projekt není vlastně nikdy u konce – vždy je co vylepšovat. Proto je důležité určit co bude stačit.

  3. Misa H. napsal:

    Díky moc za pěkný článek. Ještě k bodu 5. (Dotažení z 95 % do 100 % je nejtěžší) – mohl byste, prosím, více rozepsat Váš systém označování rozsekaných projektů a jak Vám to v praxi funguje? Předem díky!

    @Karel – Myšlenkové mapy vřele doporučuji – hodně mi usnadňují plánování důležitých věcí.

  4. Václav napsal:

    Zajímavý článek.
    Já bych to pro sebe „ohnul“ ke svému oblíbenému běhání.
    První věc musíte znát svůj cíl včetně, toho proč to děláte. Důvod je velmi důležitý při krizích. Např. chci uběhnout svůj první maraton. Nikdy jsem neběžel více jak půl hodiny v kuse. A jestli to bylo kolem pěti kilometrů, je otázka. Musím si uvědomit, tedy spíš spočítat, že nejspíš poběžím přes čtyři hodiny v kuse! Po tomto uvědomění budu potřebovat si zopakovat důvod proč jo. Dále když si naplánuji svůj trénink a nechce se mi musím si opět říci důvod proč jo. atd.
    Termín jsem nezmínil, ale samozřejmě je důležitý. Např. Pražský maraton. Termín mi samozřejmě pomáha nevynechávat důležité kroky kupředu. V určitých časových intervalech např. měsíc či podobně si dělám testy, jak se zlepšuji a jestli jsem připraven. Přichází samotný závod a zde se ukáže jak jsem připraven i psychicky a to v době krizí. Ale pocit z velkého úkolu/projektu je nádherný.
    Jdenoduše: Co?>Proč?>Kdy?>Kde? … a Jak se ukáže samo či pomocí testování (akce) a učení.

    @Karel
    Cíl musí být jasně definovaný a pokud možno, co nejjednodušeji. V mém příkladu uběhnout (přesunout své tělo pomocí svého běhu po trase dlouhé 42km 195metrů v časové limitu závodu např. 5 hodin).
    Ale příklad naučit se cizí jazyk na 100% znamená co? … Jak to přesně definujete? nebo Kdo umí na 100% jazyk – je to rodilý mluvčí, asi ne. sám vím, že v češtině mi chybí dost znalostí a ne jen gramatických ale i slovíčkových. Zde bych definoval naučit se cizí jazyk přesněji, a to např. složit certifikát x či xx .. toho a toho stupně .. nebo státnice atd.

  5. @Misa H. – Projekty označuji jednoduše – I., II., III.,…
    Každá z částí má jasně vydefinovaný termín dokončení (v ideálním případě) a co je obsahem dokončeného projektu (jasně měřitelné a kontrolovatelné věci). Když už se projekt táhne opravdu dlouho, prohlásím jej za dokončený a zavedu projekt II. a nadefinuji další kroky,…

  6. Tomas napsal:

    Zdravim zaujimavy clanok ale po precitani mi napadla otazka na autora. Kolko a akych vzacnych projektov uz vyriesil do 100%? Vdaka za odpoved

  7. No, tady nevím, co si představit pod pojmem vzácný :-) Pokud hledáte příklady projektů, které jsem dokončil do 100 % (obecně), pak třeba: dovolená, koupě nového auta,… příklady „nekonečných projektů“: blog, mé webové stánky – to jde prostě pořád posouvat dále ;-)

  8. Mushroom napsal:

    Nápad s myšlenkovou mapou budu určitě používat!Díky.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru