Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku moc složité? Začněte se 4D!

Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, telefon Lumia s Windows Phone a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Lidé se mě často na GTD ptají na můj systém produktivity v Outlooku a jak se zbavit přeplněné doručené pošty. Ale než se dostaneme k jádru a principům GTD, jejich pozornost ochabne, nebo se úplně ztratí.

Třeba proto, že musí zase začít „něco“ dělat, nebo rovnou odseknou, že GTD je pro ně moc složité a že na to teď nemají čas. Čas stejně nemají nikdy. A z pasti jménem Doručená pošta nikdy nevyváznou. Musel jsem vymyslet něco jiného. Jednoduššího, jasnějšího, co klient pochopí během pár minut a v Outlooku společně nastavíme maximálně během jedné hodiny. A tak jsem objevil jeden z doporučených principů pro zpracování pošty a úkolů – 4D.

Začněte jednoduše. Funkce, které v Outlooku neznáte, prozatím ignorujte. Ale návyky si přesto budujte.

Pokud tedy máte Outlook jako centrálu pro všechny vaše záležitosti, je dobré využívat základní principy jednoduchosti. Složité funkce Outlooku prozatím ignorujte. V ideálním světě byste měli večer usínat s čistou hlavou a prázdnou složkou Doručená pošta a po splnění naplánovaných úkolů. Realita je ale obvykle jiná.

Princip 4D pro zpracování příchozí pošty

4D vychází z prvního písmene anglických slov a těchto spojení:

  • Delete it. – Vymažte to
  • Do it. – Udělejte to.
  • Delegate it. – Delegujte to, hoďte to někomu jinému.
  • Defer it.  –  Odložte to na jindy.

Hezké české náhrady jsem nevymyslel. Bez ohledu na to, jaký systém osobní produktivity používáte, nebo i pokud nepoužíváte žádný, tyto čtyři D vám můžou pomoci.

Vezměte každou položku v doručené poště a rychle se rozhodněte, jak s ní naložíte. Ze začátku budete váhat, ale nemějte slitování. Má ho odesílatel zprávy s vámi? Obvykle ne.

Delete it! – Vymažte to!

Zprávu, kterou nechcete číst, rovnou odstraňte tlačítkem Odstranit, nebo klávesou Delete. Reklamy, hromadné firemní informace, spam, vtípky. Nebo ji v rychlosti přečtěte, vezměte na vědomí a vymažte ji poté. Nepoužívejte složku Odstraněná pošta jako skladiště „kdyby náhodou“. Odstraněná pošta je odpadkový koš, ve kterém se hrabat nechcete.

Pokud se v rámci skupiny rozhořela vášnivá emailová konverzace, která vás nezajímá, použijte tlačítko Ignorovat. Všechny další zprávy budou automaticky přesměrovány do odstraněné pošty.

Do it. – Udělejte to během dvou minut.

Udělejte se zprávou něco hned TEĎ, než začnete číst další zprávu. A věnujte jí maximálně dvě minuty. Nevěřili byste, co vše lze stihnout během dvou minut. Nehledejte vybraná slovíčka a nepište romány. Buďte struční a jasní. Pokud je jisté, že to během dvou minut nezvládnete, naplánujte zpracování na později (např. telefonáty, dohledání informací, projednání). Než se vám odhad dvou minut dostane do krve, používejte nějaké stopky nebo kuchyňskou minutku.

Po zpracování zprávy vyberte jeden z kroků:

  • Zprávu vymažte, pokud nemá další vazby a už ji nepotřebujete.
  • Přesuňte ji do složky pro archivaci nebo pro pozdější využití.

Vymazané zprávy se přesouvají do složky Odstraněná pošta (koš). Pro ostatní zprávy si vytvořte složku například Archiv nebo Projekty a položky do nich přesouvejte. Ale neztrácejte moc času tříděním. Raději použijte vyhledávání. Několik málo složek úplně stačí.

Efektivní cestou, jak třídit do složek je v Outlooku funkce Rychlé kroky. Jednomu tlačítku přiřadíte několik kroků, například přiřazení kategorie a příznaku a přesunutí do určené složky.

Delegate it – Předejte zprávu někomu dalšímu.

Občas přijmeme zprávu, která ve skutečnosti obsahuje úkol, který má provést někdo další (kolega nebo podřízený). V takovém případě je doporučeno zprávu předat a do pole Komu: dát osobu, která má úkol nebo informaci z emailu zpracovat. Jasně a stručně ke zprávě připište, co a kdy očekáváte, že se má stát.

Dejte pozor na pole Kopie. Příjemci, kteří jsou uvedeni v poli Kopie, právem považují takovou zprávu za informativní a necítí se povinni jakkoliv reagovat.

Pokud si chcete pohlídat termín a splnění úkolu, odeslanou zprávu si označte například kategorií Čekám na… , a přidejte příznak zprávy s očekávaným termínem další reakce. Pokud s kategoriemi a příznaky ještě pracovat neumíte, vytvořte si složku s názvem Čekám na…, a zprávu do ní přesuňte. Budete tak mít přehled o delegovaných zprávách.  Jakmile bude úkol vyřešen, zprávu vymažte, nebo přesuňte do archivu.

Defer it – Odložte zprávu na jindy.

Odložení zprávy na jindy znamená vědomé rozhodnutí, že nyní nepodniknete žádnou akci. Zprávu vezmete na vědomí, ale víte, že počká do určité doby nebo až budete na určitém místě. Nechat ji v Doručené poště? Tak přesně toto je nejčastější omyl a příčina zahlcení zprávami. Každou zprávu byste měli „vzít do rukou“ pouze jednou. Pokud ji necháte v doručené poště, musíte se k desítkám či stovkám zpráv vracet znovu a opět přemýšlet, jak jste se rozhodli ji zpracovat.

Kdy tedy zprávu odložit na jindy?

  • Pokud zprávu nestihnete zpracovat během dvou minut.
  • Nějaký čas zabere ji pozorně přečíst.
  • Bude vyžadovat promyšlenou odpověď.
  • Vyžaduje nějakou další činnost, například dohledat informace nebo připravit další přílohy.

Způsob odložení úkolu nebo zprávy – označení příznakem

Pokud jste se tedy rozhodli, že zprávu nyní nebudete řešit, můžete ji označit příznakem.

Klikněte pravým tlačítkem nad ikonkou vlaječky a zvolte některý z přednastavených příznaků (Dnes, zítra, tento týden atd.), nebo vyberte vlastní datum, kdy potřebujete reakci.

Zprávy označené příznakem se budou objevovat  mezi úkoly ve složce Seznam úkolů,

a také v Panelu úkolů, který se zobrazuje v pravé části Outlooku.

Odloženou zprávu nebo úkol označte kategorií, která vám pomůže položky třídit a vyhledávat. Kategorie můžete nazvat podle osob, projektů nebo míst, kde se vyskytujete (například doma, v práci, na webu apod.). Podrobnější seznam tipů pro kategorie najdete někdy příště, nebo ve starším článku.

Zpráva, která je označena příznakem a kategorií se sice objeví v seznamu úkolů, ale zůstane i v doručené poště. Je vhodnější ji přesunout do složky projektu, nebo si vytvořte složku „Zpracovat“, „Akce“ apod.

Je tedy třeba udělat se zprávou tři operace:

  • Přidat příznak s datem zpracování.
  • Přidat kategorii, která určí souvislosti (projekt, místo, osobu).
  • Přesunout ji do jiné složky, aby v doručené poště byly jen nezpracované zprávy.

Pro provedení těchto tří kroků jedním kliknutím je vhodné využít funkci Outlooku 2010 – Rychlé kroky (podrobněji se k funkci vrátím v jiném článku).

Shrnutí

Cílem 4D není přinést zázračnou metodu, jak zařídit, aby se práce „udělala sama“, ale jak bojovat se záplavou nově příchozích zpráv s využitím standardních funkcí Outlooku.

Každou zprávu ve složce Doručená pošta zpracovávejte jen jednou a zvolte jeden ze způsobu:

  • Vymažte ji, pokud není určena vám, nezajímá vás, nebo stačí jen jedno přečtení.
  • Udělejte potřebnou akci ihned, pokud to bude trvat méně než 2 minuty.
  • Delegujte zprávu někomu jinému a poznačte si termín očekávaných výstupů.
  • Odložte zprávu na později a určete si, jaký další krok, kde a kdy chcete provést.

Určete si intervaly, kdy budete kontrolovat a především provádět úkoly, které jste si stanovili. Prohlížejte tedy složku s úkoly co nejčastěji a hlavně plňte úkoly, pracujte. Snažte se mít co nejméně otevřených záležitostí. Doručenou poštu naopak kontrolujte v pravidelných intervalech podle druhu práce (například 3x denně), ale rozhodně ne každou minutu, nebo okamžitě po příchodu nové zprávy.

Nepodlehněte iluzi, že když máte prázdnou doručenou poštu, že nemusíte nic dělat. Prázdná složka s doručenou poštou vám spíše dává prostor se opravdové práci věnovat. Bez stresu a bez strachu z kostlivců, kteří v ní můžou čekat.

 Jaroslav Luhan, blog

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 9

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Ebby napsal:

    Je to SUPR nápad a zvlášť pro ty, kteří s GTD začínají a mají v doručené poště totální zmatek.
    4 jednoduché kroky:
    Smazat
    Udělat
    Předat
    Raději jindy

    Prostě SUPR

  2. Robert Dresler napsal:

    Moc pěkný článek, díky Jardo.
    K některým technikám jsem se metodou pokusů a omylů dopracoval již dříve a snažím se je praktikovat. Panel úkolů ale prakticky nepoužívám. Vyzkouším 4D a uvidíme, jak se zlepší moje produktivita.
    Vyplatí se také znát klávesové zkratky nejčastějších akcí a omezit použití myši pouze na nezbytné akce.

  3. Peter napsal:

    Dobrý článok Jaro
    Poslúchnuc Tvoju radu zužujem počet zložiek v archíve z desiatok na zopár. Vyhľadávanie je účinnejšie.
    Roky je Outlook mojim hlavným spoľahlivým nástrojom GTD.
    Osvedčilo sa mi dôsledne rozlišovať medzi kalendárom a úlohami:
    • Ak nejakej položke priradím termín ide do kalendára.
    • Do úloh idú položky druhu čím skôr tým lepšie ale bez termínu, rovnako ako položky niekedy možno.
    Od používania priečinka pošty @action som upustil. Venoval som mu primálo pozornosti. Všetky moje odložené správy čakajú na vybavenie ako prílohy úloh alebo položiek kalendára.

  4. Marek napsal:

    Dobrý den.
    Cituji: „Odložte zprávu na později a určete si, jaký další krok, kde a kdy chcete provést.“
    Jakým způsobem definujete (kam zadáváte) následující krok(y) k jednotlivým projektům?
    Používám velmi podobný systém. Co položka přesunutá do složky „Na zpracování“ to jeden projekt. Jednotlivé kroky k těmto projektům eviduji v doit.im a to mi ne zcela vyhovuje.
    Pokud se tomuto chcete věnovat v dalším článku, tak se omlouvám za předbíhání.
    Děkuji
    MR

  5. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    @všichni – Díky za pozitivní reakce!
    @Peter – o kalendáři se zmiňuje David Allen (a já souhlasím), že tam patří jen věci, co opravdu MUSÍ proběhnout ten den (schůzka, cesta, výročí…) jinak v kalendáři přesouváme. Proto raději úkoly, které se „hrnou“ dopředu. V kalendáři zůstanou a už se nemusí připomenout.
    @Marek – způsobů je víc a každému (člověku, ale i projektu) může vyhovovat jiný. Někdy to píšu rovnou do zprávy (natvrdo ji edituji) nebo používám příznak pro zpracování s vlastním textem (viz část článku o inbox zero).

  6. Martin napsal:

    Ano, to je chytré, problém ale je ten, ale možná jsem v omylu, a stačí někde jenom něco nastavit, že já čtu v outlook poštu ze školního IMAP serveru a tam se mi bohužel ani kategorie či vlaječka s různými příznaky nenastavuje. Ale v Outlook Data File to funguje, pravděpodobně by to taky asi fungovalo s Exchange, protože to zřejmě využívá nějaké MS rozšíření IMAP, ale s ne MS IMAP to asi nefunguje, což mne zlobí. A nebo se musí někde něco nastavit a nebo existují ne MS IMAP servery s kterými to funguje?

  7. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    @Martin – vlaječka (příznaky) fungují jen v místním souboru PST v Outlooku nebo na Exchange serveru. Spojení Exchange a Outlook používá MAPI protokol, který přenáší víc informací. IMAP (a tedy Google, Seznam, některé linuxové mailservery) má toto omezení.

    Jak jsem to řešil s Gmailem (IMAP) jsem napsal zde, ale už to tak nepoužívám. Lepší je opravdu kombinace Outlook+Exchange + webový Outlook (Outlook WebApp).

    Kde „sehnat“ Exchange server?
    Školy mají možnost využívat zdarma Exchange v rámci live@edu a nebo nové verze Office 365 pro vzdělávání (bude k dispozici o nebo po prázdninách). Kdokoliv může zkusit Exchange Online v rámci Office 365. Osobně používám a můžu doporučit nebo poradit.

  8. Encore napsal:

    Offtopic, ale někoho by to mohlo také zajímat.
    Jaroslave, prosím Vás, Vy, Outlook a Windows Phone. A úkoly. Jak to řešíte? Exchange, jasně. A app na WP? Neřikejte, že Tasks, jako každý. Vždyť je to nepraktická omalovánka :-)

    Děkuju

  9. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    @Encore: popravdě – nyní žádný telefon s WP nemám, úspěšně jsem se ho zbavil po oprávněných reklamacích. Používal jsem Tasks a stačilo to. Většinou jen na nákupy, pochůzky, vyřizování, setkání. Stačil filtr na určitou kategorii a nesplněné položky. Ostatní jsem řešil přes Outlook na PC nebo OWA. Jako inbox (tj. vytváření úkolů) jsem používal hlasové poznámky.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru