Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Třídím, třídíš, třídíme

By on 11. 4. 2012 in Sebeorganizace with Žádný komentář
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Ve druhém díle seriálu o mém workflow, když jsem se zabýval informacemi, padlo nejedno slovo také o procesu třídění. Ti znalí GTD vědí, že jde o fázi číslo dvě. Krok, bez něhož by shromažďování ztrácelo smysl.

Zatímco odkládat z hlavy jsem se naučil úkoly a poznámky velmi rychle, navyknout pravidelné kontrole si vyžádalo trpělivost, opakování a vůli. Jak už to tak u pozitivních návyků bývá, hodilo se mi jej navázat ně některý již existující zvyk. Schránku třídím v samotném závěru pracovního procesu dne. Představte si, že odcházíte z kanceláře, ale ještě dříve, než tak učiníte, podíváte se do schránky a do toho, co se v ní během dne naskládalo, a roztřídíte do patřičných složek/seznamů. Mnozí by rádi tento akt vykonali jindy a nezdržovali se, ale vidina konce práce by vás neměla zvyklat. Ostatně, pokud budete třídit schránku pravidelně, minimálně jednou denně, může jít nanejvýše o deset, patnáct minut.

Dost teoretizování, podíváme se na to, jak to (ne)funguje v mém případě. Zjistil jsem za ta léta života s GTD, že schránku třídím obvykle:

  • v poledním útlumu, kdy chci nastartovat, ale ještě na to není tolik sil
  • v dobách čekání na něco/na někoho

Vzhledem k tomu, že obě tyto kategorie přicházejí pravidelně den co den, třídění v závěru pracovního procesu je už brnkačkou.

Při třídění jsem se setkal s těmito zádrheli:

  • potkám „položku“, kterou by šlo vyřídit do dvou minut, ale nechce se mi, a tak si dám práci ji třídit a organizovat
  • při třídění se nepohlídám a přidám k položce deadline, ačkoliv na žádný reálný navázaná není => může mě časově tlačit něco, co k tomu nemá opodstatnění
  • do rukou se mi dostane „něco“, s čím si nevím rady
  • jde o položku, která by měla být ve vícero seznamech

Řešení problémů? Možná:

  • nadechnout se a opravdu se do úkolu pustit a rychle jej vyřídit
  • uhlídat se a deadline nedávat – v GTD systému mám termíny jen u projektů a opravdu vyjímečně u konkrétních úkolů (více pak v části o review a plánování)
  • na „promyšlení“ jsem vytvořil speciální kontext, při revizi se k takovým položkám vracím, zkusím pouvažovat, zda by mi někdo pomohl, nebo mi pomůže čas a položka zkrátka dozraje
  • držím pouze v jediném seznamu, důležité je (o čemž bude řeč při organizování) mít správně nadefinované seznamy a projekty

Jsou lidé, kterým vyhovuje třídit zvlášť různé druhy schránek. Například rána projdou elektronickou poštu, v poledne poštu klasickou + své poznámky z dopoledne, před odchodem z práce zkontrolují elektronickou poštu a své poznámky. I mně vyhovuje typy schránek odlišovat, nebo je naopak slučovat. Lze to v případě elektronické pošty. Když se rozhodnu zkontrolovat poštovního klienta, řídím se pravidlem dvou minut. Pokud nelze věc vyřídit v rámci tohoto časového úseku, pomocí klávesové zkratky e-mail putuje do aplikace OmniFocus. Dříve jsem měl ve zvyku využívat štítky/složky, nový způsob práce mě však osvobodil od přeplněnosti schránek a navíc má za následek, že e-maily, z nichž plyne úkol jsou tam, kde jsou ostatní úkoly – čili v GTD systému.

Poznámky/nápady, které mne napadnou, jsem doposud zapisoval do diáře, ale od konce března jsem výsostně „elektronický“ (o tom v dalších dílech). K poznámkám mi slouží Evernote – vše spadá do zápisníku INBOX a ten třídím stejně tak, jako třídím schránku s úkoly v OmniFocusu. Jelikož s formuláři a klasickými dopisy přicházím do styku jen velmi málo, třídím tedy jen tři schránky. Elektronická pošta, GTD systém (OmniFocus) a poznámky (Evernote).

Zatím se to učím, ale na konci dne chci mít „uklizeno“ ve všech těchto schránkách.

Proč?

  • celý proces se tím zkracuje, resp. nehrozí přeplnění schránek a delší doba třídění
  • vyhnu se psychickému bloku, který může nastat, máte-li ve schránce příliš mnoho položek
  • předejdu nebezpečí, že by některá z položek, kterou v průběhu dne odložím, ale kterou by bylo záhodnou udělat brzy, zapadla či „vyhnila“
  • vybuduji si tím návyk, takže samotný proces třídění dělám automaticky a rychle
  • a v neposlední řadě se spolehlivostí druhé fáze upevňuje fáze sběru, mozek více důvěřuje vašemu systému, takže když nápad odložíte do schránky, je bezpečně v ní a nestraší vás (z opatrnosti mozku) stále v hlavě

 

Lukáš Gregor

Předchozí díly série „Mé workflow“

 

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru