Plánování s elektronickým kalendářem

• O autorovi
• Poslední články

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

• Znovuzrozený Droptask - 12. 9. 2016
• O (ne)využití chytrých hodinek - 4. 4. 2016
• Gymglish – online výuka angličtiny - 3. 3. 2016

Lidem, kteří sem tam navštíví můj blog, je známé, že pro plánování využívám papírový diář. Zatímco pro organizaci úkolů a projektů mi slouží systém metody GTD a aplikace OmniFocus, diář se stal prostorem, v němž jsem si nejen dílčí položky zasazoval do „toku času“, ale také hlídal rovnováhu mezi svými rolemi, respektive mezi prací a osobním životem.

V rámci mého workflow však došlo před měsícem ke změně nástroje. Koupí nového iPadu jsem se rozhodl vyzkoušet, zda bych k procesu plánování mohl využít místo papírového diáře pouze „stroj“. Bylo to obtížné rozhodování, neboť pro to či ono řešení hovoří nejedna (ne)výhoda. Kvůli své cestě dospět do stavu, kdy budu pracovat jen s velmi omezeným počtem nástrojů, rozhodl jsem se pro zkušební měsíc s elektronickým plánováním.

Práce výhradně jen s GTD aplikací mi nevyhovovala. Byť OmniFocus má ve svých iOS aplikacích funkci Forecast, dostatečná perspektiva nad tím, co kdy dělám, kde jsem, mi scházela. Proto diář. Na straně druhé – své zvyklosti z FranklinCovey diáře lze překlopit i do „obyčejného“ elektronického kalednáře. iCalu, Outlooku nebo Google…

Nyní v bodech, jak elektronický kalednář využívám.

I. část – Měsíční plánování

Žádná z tradičních aplikací bohužel nenabízí obdobu seznamu Master Tasks, kde bych si vypsal, co bych v rámci měsíce chtěl udělat/přečíst/zhlédnout/naučit se. Zatím to řeším myšlenkovou mapou. Z centrálního tématu (název měsíce) jdou hlavní větve, které nesou název mých rolí – a to včetně tzv. ostření pily. U každé role si poznačím to nejdůležitější, co bych v rámci ní chtěl v daný měsíc udělat.
/pozn.: Přemýšlím, zda si tuto mapu nepřetvořit do větší perspektivy, a to jednoho roku. U každé role by pak byly větve–měsíce. Výhodu vidím k lepšímu vybalancování rovnováhy mezi rolemi, rozumnější odhad, co si mohu dovolit, ve výsledku tedy klidnější život./
Pochopitelně, že již při měsíčním plánování nahlížím do GTD systému – abych viděl, které z projektů jsou aktuální a které budou.

Při měsíčním plánování ale otevírám také kalendář. Vzhledem k různým „závazkům“ a k dlouhodobější představě, kdy mám výuky, kdy jsem v jakém městě, zaznačím tyto již známé údaje k jednotlivým dnům. Vytvořil jsem si speciální kalendář „Město„, událost má celodenní trvání, rozeznám ji tak graficky od úkolů/schůzek.
V rámci této fáze ale položím do kalendáře i tzv. velké kameny. Opírám se o myšlenkovou mapu a na základě rozumu i intuice připojuji k některým dnům role, jež jim budou vévodit. (Vytvořil jsem si kalendář „Role“ a jde také v hanýtrce Google kalendáře o „celodenní událost“.)

II. část – Týdenní plánování

V závěru každého týdne si nejprve otevřu mapu, podívám se na směřování v rámci měsíce, mohu aktualizovat velké kameny, které jsem si při měsíčním plánování vložil ke konkrétním dnům.
Záložku týdenní kompas z FranklinCovey diáře jsem nahradil vytvořením kalendáře „Pila„. Při týdenním plánování vytvořím „velkou událost“ roztaženou na všech sedm dní. V této události vypíši knihy, které chci číst, filmy, které potřebuji zhlédnout, případně jiné velké kameny z dalších rovin (fyzická, duchovní, sociální). Mám je během týdne neustále na očích.
Snažím se o to, aby ke každému dni byla připsána jedna dvě role, přičemž mohu kdykoliv sledovat, zda jsou v rovnováze v rámci celého měsíce, nebo dokonce více měsíců.

Při týdenním plánování jsem ještě v užším spojení s GTD aplikací, neboť v závěru týdne provádím i weekly review. Mohu tak přesněji vybrat projekty, kterým se v daný týden budu věnovat. Protože na týdenní plánování kladu velký důraz, vypisuji i konkrétní úkoly, jež v rámci tohoto týdne budu chtít udělat. Jde však přednostně o tři nejdůležitější věci na jeden den (viz Babautovo ZTD). Pro úkoly jsem si vytvořil kalendář „Udělat“ a nepřisuzuji jim konkrétní čas (a trvání), nýbrž jde opět – stejně jako v případě Město, Role, Pila – o celodenní událost.

III. část – Denní plánování

V závěru každého dne se podívám na kalendář a jen doplním úkoly s důležitostí B a C, přičemž je mohu odlišit ještě i číslicí – např. B1, B2.
Samozřejmě, že ne vše jde tak, jak si člověk naplánuje – byť se snažím svůj prostor maximálně hlídat, a proto denní plánování slouží i jako čas ke korekci. Zatímco pro někoho představuje plánování nesmyslnou aktivitu či cestu k nesvobodě, mně naopak otevírá dveře k větší flexibilitě a hlavně k citelnější rovnováze mezi různými projekty a mezi prací a osobním životem/rozvojem.

Další poznámky k práci s elektronickým kalendářem

• Během dne hotové úkoly nemažu, neboť bych ztrácel přehled o tom, co jsem kdy udělal. Pouze změním kalendář – místo „Udělat“ na „Hotovo„.
• Vytvořil jsem si také kalendář „Poznámky„, jímž nahrazuji stranu Day Notes z papírového diáře. Nápady, především však poznatky z komunikací vkládám pod tímto kalendářem opět jako celodenní událost ke konkrétnímu dni. Při zadávání názvu poznámky se řídím stejným principem jako při zadávání úkolů – ještě před satmoným názvem je role, které se týká, případně i projekt. Protože to nástroj umožňuje, mohu detaily vepsat do popisu „události“. Buď vlastními slovy, nebo zkopíruji část z komunikace (e-mail, zpráva). Určitě nezapomínám zadat jméno člověka, kterého se poznámka týká. Výhoda je jasná – mohu kdykoli rychle vyhledávat podle projektů, rolí či lidí poznámky nebo úkoly.
• Velmi často využívám pro poznámky Evernote, a ty mohu pomocí jejich specifické URL adresy připojit k události v kalendáři. Při klepnutí na odkaz se spustí Evernote a poznámka (i s přílohami) otevře. Funguje to i na zařízeních s iOS.
• Výhradně s elektronickým plánováním funguji měsíc a jediná nevýhoda spočívá v absenci papíru – tedy pocitu, který mívám, když s papírem pracuji. Jinak se mi vše potřebné podařilo do obyčejného kalendáře přenést, mám to vždy po ruce, lze prohledávat, nebo nechat si zobrazovat jen některé kalendáře – např. pouze schůzky, nebo pouze úkoly apod.
• Samozřejmě i záleží na aplikaci, kterou využíváte. Pro mé potřeby při práci s počítačem bohatě stačí webové rozhraní Google kalendáře, pro iPhone/iPad využívám skvělou aplikaci Calendars, protože umí nejefektivněji pracovat s prostorem a přehledně zobrazovat celodenní události a ty termínované.

Štítky: plánování