Outlook a nová pošta – ztrácíte koncentraci?

Pokud začnete pracovat na úkolu, který vyžaduje koncentraci, chvíli trvá, než se dostanete do stavu, kdy „to jde od ruky“ a jakoby „samo“. Je to podobné, jako když se snažíte roztlačit auto. Ze začátku se hodně nadřete, ale po chvíli už jede setrvačností samo a jen lehce do něj strkáte. Pokud ho zastavíte, musíte začít znovu a to nějakou dobu trvá. Stejné je to i s prací. Po vyrušení trvá určitou dobu, než se opět dostanete do rytmu. O tento čas se práce na úkolu prodlužuje.

Téměř každý den jsem svědkem toho, jak lidé reagují (byť jen ztrátou pozornosti) na příchozí mail, když se jim objeví upozornění na ploše. Nebo očekávají okamžitou reakci na mail, který před chvílí odeslali. Základní zásada pro produktivní práci v Microsoft Outlook tedy zní:

Vypněte upozornění o nové doručené poště!

Upozornění vypnete, tak, že kliknete na malou šipku přímo v okénku upozornění a zvolíte Zakázat upozornění nové pošty na ploše. Viz obrázek:

Pokud zrovna žádná nová zpráva nepřichází, můžete kliknout pravým tlačítkem na ikonku Outlooku v oznamovací oblasti (vpravo dole vedle hodin) a objeví se nabídka, která vypnutí upozornění obsahuje také:

Další možnosti nastavení upozornění

V Outlooku 2010 jsou možnosti všech upozornění v možnostech nastavení. Klikněte na oranžovou záložku Soubor a vyberte Možnosti.

V dialogovém okně najděte záložku Pošta a položku Doručené zprávy. Tam můžete způsoby upozornění vypnout či znovu zapnout nebo upravit. Doporučuju vypnout i zobrazování malé obálky v systémové oblasti vedle hodin a upozornění zvukem. Viz zatrhávací pole:

O nové poště tedy nebudete informováni na ploše a můžete se lépe soustředit na práci. Osobně se mi to velmi osvědčilo. Vadí mi, když třeba s kolegou nebo se zákazníkem něco na počítači řeším a po příchodu nové zprávy (zobrazení upozornění) vnímám okamžitou ztrátu koncentrace díky náhledu na obsah nové zprávy.

Co když někdy upozornění potřebuji?

Přesto můžou být situace, kdy o zprávách od konkrétní osoby nebo s konkrétním obsahem informováni být prostě musíte (objednávky, alarmy, zprávy od šéfa). Jak udělat pravidlo pro tyto zprávy?

Například:

• přijímáte objednávky, které vyžadují okamžitou reakci,
• máte na starosti dohled nějakého systému a zprávy o poruše chodí emailem,
• pracujete na důležitém projektu a čekáte urgentní zprávy z určité domény,
• váš šéf si plete email s instant messengerem či ICQ a vyžaduje odpovědi v reálném čase.

Řešením je:

• pro určité zprávy vytvořit pravidlo pro upozornění
• vypnout upozornění pro všechny ostatní zprávy.

Vytvoření pravidla

Označte zprávu, která vyhovuje zamýšleným podmínkám pro pravidlo a kliknutím pravým tlačítkem myši vyberzte z místní nabídky volbu Pravidla / Vytvořit pravidlo…

V dialogovém okně upravte podmínky (například Předmět: Objednávka) a klikněte na tlačítko Upřesnit nastavení:

Klikněte na tlačítko Další.

Na stránce Co chcete se zprávou provést? zaškrtněte volbu zobrazit upozornění na ploše a klikněte na tlačítko Dokončit.

Mějte na vědomí, že toto pravidlo funguje jen na tomto počítači a pouze při spuštěném Outlooku. Klikněte na Ok.

Od tohoto okamžiku se upozornění na ploše zobrazí pouze pro zprávy s předmětem „Objednávka“. Na jiné zprávy upozorněni nebudete. Pravidel můžete vytvořit více, každé pro jiné podmínky.

Zdroj: outlook.mitvsehotovo.cz – blog, který přináší krátké tipy pro Outlook.

Jarda Luhan alias Volt.cz