V rámci předávání vlastních zkušeností s fungováním (nejen) metody GTD v praktickém životě publikujeme další představení práce se schránkami.
Když jsem před několika lety začínal používat GTD, myšlenka inboxů mi připadla jako super věc. Dnes mám svůj systém inboxů a jejich zpracování z části online a z části offline.
Má definice inboxu
Inbox vnímám jako schránku (ne nutně fyzickou), kde se hromadí úkoly nebo položky ke zpracování. Ty se mohou v inboxu buď objevit díky „vlivům okolí“ (email, RSS,…), nebo položku do inboxu vložíme sami (papír na stole, nově vytvořený úkol,…).
Mé inboxy
- Kromě zápisníku Moleskine je vše online.
Když školím metodiku GTD, často se mě lidé ptají, jaké inboxy používám sám. I když je správná cesta mít co nejméně různých inboxů, mnohdy to nelze, protože bychom přišli o jeden z informačních kanálů.
Twitter je jediná sociální síť, kterou používám. Proč? Zřejmě hlavně díky úrovni komunikace, která je dána charakterem uživatelů. 140 znaků je dostatečný prostor pro rozumně zformulovaný názor, název článku, který sdílím apod. Není potřeba napsat odstavec textu, který stejně nikdy číst nebudu – cílem je předat efektivně myšlenku. Díky Twitteru jsem také přestal sledovat zprávy v televizi, protože to, co je důležité, se ke mně dosane přes Twitter, zbytek je něco, co nepotřebuji vědět. Navíc se Twitterem inforace šíří rychleji než kdekoliv jinde.
RSS reader
V mém případě je RSS reader synonymem pro Google Reader. V RSS zdrojích mám převážně blogy nebo zahraniční weby věnující se podnikání či zdravému životními stylu, GTD atd.
Má statistika z Google Readeru za posledních 30 dnů: Celkem 81 odběrů, 2 432 přečtených položek, 27 položek označeno hvězdičkou k pozdějšímu zpracování.
Nové příspěvky procházím 2x – 3x denně a to na mobilu při cestách, popřípadě doma večer na počítači. Článek si buď ihned přečtu, nebo jej označím pro další zpracování.
Diigo
Diigo.com používám jak pro práci, tak pro osobní archivaci/označování zajímavých webů/článků. Pokud neznáte, vřele doporučuji minimálně omrknout.
Moleskine zápisník
Dlouho jsem sám se sebou bojoval, zda budu využívat i „offline inbox“, nakonec zvítězila touha mít vždy rychle po ruce možnost si něco poznačit, hlavně ale nakreslit (myšlenkovou mapu!). Zvolil jsem tedy Moleskine zápisník, který jsem si objednal z webu bookdepository.com (mají free shipping).
Email je kapitolka sama pro sebe, můj názor na něj si lze přečíst v článku Email je ideální komunikační prostředek.
Jak a kdy zpracovávám?
Jak jsem zmínil o kousek výše, RSS čtu párkrát v průběhu dne a zajímavé články hned přečtu, nebo označím pro pozdější prostudování.
Moleskine procházím každý den večer a přepisuji si důležité informace do počítače do myšlenkové mapy (protože na správu úkolů používám myšlenkové mapy). Poznámkový blog se mi také velice osvědčil na různých schůzkách (business i s přáteli) pro poznámky a rychlé diagramy. Dá se sice nahradit tabletem (to jsem taky zkoušel), ale nebylo to to pravé ořechové…
Twitter kontroluji několikrát v průběhu dne – jak doma na tabletu/počítači, tak i na mobilu při cestách v MHD.
Otázka do diskuze: Jaké inboxy používáte vy?
Vladimíre, jaký software používáte na MM? Má tu vlastnost, že existuje jak pro desktop, tak třeba pro iOS? Jak úkoly odškrtáváte? Mazáním? Díky!
Nemůžu si pomoct, ale s výjimkou fyzického inboxu (a případně twitteru) lze mít jen jeden inbox v podobě OneNote. Tam lze mít web stránky, linky, obrázky, projekty. Vlastně je to digitální moleskine. Navíc s možností (automtické) tvorby souhrnného listu, takže se ani v množství sešitů člověk neztratí. Aktuální úkoly pak propojitelné do seznamu úkolů v Outlooku. Podle mého to je naprosto univerzální řešení, které si každý přizpůsobí podle svého (stejně jako Moleskine), navíc s možností volby uložení dat lokálně nebo do cloudu.
Ja pouzivam jako el inbox Evernote s tim, ze do nej preposilam maily nebo automaticky pres IFTTT.com (nikdy si tu zkratku nezapamatuju) presmerovany dalsi veci (fotky, GR, gmail, zalohu clanku).
Moleskine jako devecku pro vsechno a vzdy po ruce.
V.
@Libor Kriz: Používám XMind, nyní také testuji MindManager. XMind je free, MindManager je hodně drahý (takže pokud si nevyděláte jeho použitím na jeho zaplacení tak je zbytečné jej testovat). Úkoly dokončuji smazáním, ano.
Když vám přijde klasická pošta, složenka nebo vám někdo dá jiný písemný dokument, zapíšete úkol ihned do zápisníku?
Takovýchto offline vstupů nemám moc, proto si takovéto věci skládám na stůl, ve volnější chvíli pak procházím a zpracovávám / zpracuji okamžitě / zapíši do Moleskinu jako „next action“.