Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Neexistuje nástroj pro skutečné využití e-mailů

By on 9. 3. 2012 in Nástroje with Počet komentářů: 13

„I ty nejmodernější emailové appky/rozhraní jsou v zajetí minulosti: pomíjejí to, jak se dnes mail skutečně používá.“ – takto zněl čtvrteční (8.3.) tweet Tomáše Baránka. Spustil řadu pobídnutí, aby jej rozvedl, a proto vznikl tento spontánní článek, který má ze všeho nejvíce otevřít diskuzi nad zajímavým tématem, jež se nás všech týká.

Podle mě jde o problém téměř paradigmatický a řešení už dávno intuitivně známe.

Email dnes: jde jen o seznam vstupů a dat (ne nutně informací a ne nutně vyžádaných), kde vizuálně všechno vypadá stejně. Email ale není v hlavách většiny uživatelů seznamem, ale je jakousi centrálou, nádražím, překladištěm vstupů, výstupů, úkolů, referencí, emocí. Některé zprávy jsou pro uživatele pouhou informací, jiné ale startem projektu, jiné přímo vybízejí k akci, jiné by měly být odloženy, jiné delegovány (ne jen přeposlány do jiného ubohého seznamu), jiné jsou ukazatelem do budoucnosti, čekáním na zprávu atd.

Sémantika obsahu schránky je nesmírně pestrá a bohatá. Přesto všechny zprávy vypadají stejně jako řádek s předmětem či náhledem první věty, všechny visí v seznamu pod sebou, a když je chce člověk odlišit (např. obyčejně oštítkovat), připadá si jako idiot, který něco dělá špatně.

Jinými slovy: naše vnitřní pocity a nutkání spojené s jednotlivými položkami neodpovídají tomu, jak obsah schránky vypadá. Vlaječka? Co to proboha je? Moje hlava nedává věcem vlaječky!

Abychom se nezbláznili a udělali si v mailu pořádek, musíme si přečíst Davida Allena a jemu podobné, a pak do úmoru a neustále ze schránky, dosti krkolomně vyhazovat položky do jiných systémů, abychom je opatřili patřičnou sémantikou a měli chvíli klid.

Takže podle mě je samotná základní funkce emailu jako inboxu jen základ, který už ovšem nestačí. Všechno ostatní už v pořádku není, protože to tam není. Neumím přesně říct, jak by to mělo vypadat, ale cesta držet inbox pouze jako seznam (byť se google nepříliš úspěšně snaží o jakousi prioritizaci položek) je podle mě slepá. Obsah schránky by měl přímo vybízet k procesování na úrovni podobné GTD (tedy i vypadat jinak než jako seznam) a také se vizualizovat: mind-mapy mohou být příkladem.

Inboxy lidem hromadně explodují pod rukama, naprosto nevědí, co s tím. Je to jakoby všem majitelům telefonů v době analogových telefonů volal někdo 200x denně. Cožpak by takový svět mohl dál existovat? Noví uživatelé (např. mé děti) by se měli(y) už seznamovat rovnou ne s emailem 1.0 jako s prostým inboxem a seznamem zpráv, ale s emailem jako se zásadní bránou, která chápe komplexnost vstupů a výstupů komunikace a učí, jak s nimi nakládat.

Ještě poznámka. Email je vlastně v podobném stadiu, v jakém jsou například čtečky ebooků. Naše papírové myšlení nás pořád nabádá chápat e-knihu jako „text zkonvertovaný pro displej“ (případně jako o „multimedium“ obohacený text, což je ale pořád velmi chudá představa). Ebooky skýtají úplně novou službu překračující rámec textu a jeho rozpohybování.

Tomáš Baránek

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 13

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. jan korbel napsal:

    Rozepsal jsem svých pět švestek na tohle téma na svém blogu http://jankorbel.cz/2012/03/09/problem-s-emailovymi-klienty/

    Ve zkratce: Řešením je na jedné straně náročná analýza samotných emailů a pak specializované emailové klienty na určitý typ práce. To první zkouší zatím asi jen Google, to druhé se začíná objevovat.

  2. Tomáš Baránek napsal:

    Jane, ale i ostatní (@VFisa, @espoo, @rbukovansky apod.), kteří reagujete na twitteru, děkuji za odezvu.

    To, že se hned rozproudila diskuse, k níž má samozřejmě každý co říct, svědčí o tom, že problém existuje.

    Vy všichni jste „geekové“ (prosím, pokud se tak necítíte, neurazte se). Můj blog-podotek směřoval na konto „vast universe“, do obrovské množiny milionů uživatelů emailu, jejichž schránky pukají.

    Já vím, že existují různé nástroje, štítky, search, pravidla v outlooku apod. – ale jejich nasazení vyžaduje zvláštní znalost, která předchází nejen onomu samotnému nasazení, ale vlastně i samotné úvaze nad tím, že nějaké usnadnění práce může existovat.

    To, jak se Gmail pokusil zatočit s plnými schránkami pomocí Priority Inbox, je prima, ale je to řešení poloviční. Běžný uživatel to vypíná, jak vidím kolem sebe. To, co se Googlu podle mě povedlo, tedy spíše konceptuelně, je ale onen pokus o kaučink uživatele na začátku – ten průvodce vysvětlujcí, jak PI používat. „Wizard, jak nakládat s poštou.“

    Ale tím to dobré podle mě končí. Realizace je ale podle mě slabá, protože se snaží vás přesvědčit, že za vás stroj bude nějak rozhodovat o prioritách, takže když zjistíte, že to nefunguje, ztratíte poslední důvěru. Uživatel je možná BFU, ale jeho mozek není blb.

    Co bych považoval za užitečné a paradigm-shifting, by byla možnost (implicitně zapnutá!) aktivovat ve schránce jakéhosi polointeraktivního pomocníka při rozhodování, co s maily. Nejdříve screencast vysvětlující problém, lehké vtipné proškolení o tom, co emaily jsou a čím se mohou stát v tomto novém světle. Ne nutně na principu „GTD“, ale asi jo (je to jako demokracie, nikdo nic moc lepšího nevymyslel :) – víceméně by se to zjednodušené verzi principu „zpracování záležitostí v GTD“ mohlo blížit. (ten vývojový diagram v knize stojí za prozkoumání – vizte http://barys.me/Esag). .

    Když mi prostě ve schránce dlouho visí spousta mailů, google za mě nerozhodne, co s tím ve finále udělat. Padají mi dolů, a to mě stresuje. Ale když spustím GTD-wizarda, který mě naučí rozhodování zrutinizovat a udělat zábavnějším a jasnějším, pomůže mi oddělit zrno od plev kladením jednoduchých návodných otázek, a přitom – budu-li chtít — mi rovnou zatřídí zpracované věci do nějakého systému, který zůstane významnově navázaný na původní vstupy, stres opadne jako voda.

    Já vím, že existuje spousta různých „pomůcek pro třídění email“, ale tady vlastně nejde jen o třídění emailů, ale o úroveň trochu nad tím, o výchovu úplně někde na začátku, a o snahu o posun v uvažování.

    Mimochodem, proč by nemohl Gmail také pomáhat s udržováním mých denních rutin, hlídáním času (nejen délky, ale i částí dne) stráveného u pošty, hlídat délky odpovědí, pomoci ohlídat reakci druhé strany, nechat věci vyhnívat automaticky po nějaké době atd. atd.? Je toho fakt hodně, co je v naší komunikaci samozřejmostí, ale přitom s tím čistý „email“ nepočítá –  a já se jen divím.

    Uzavřu ještě jedním příkladem: když staršímu anebo netechnicky orientovanému člověku řeknete, že by měl používat nový mobil ovládaný dotykem, řekne vám, že na to není, že tyhle vymoženosti nepotřebuje, a že potřebuje hlavně telefonovat. ALE: když mu pak darujete např. (a v podstatě výhradně :) iPhone, během krátké doby mluví a chová se jinak. Ovládání je prostinké a život mu to usnadní v desítkách drobných funkcí a vylepšení, která by „sám nevěděl, že je může potřebovat“ (bez ironie i s). Učící křivka je tak strmá a bezbolestná, že vlastně později nechápe, jak mohl používat ty staré telefony, které nic neuměly a špatně viděl na displej.. apod.

    Tolik můj názor a děkuji za váš!

  3. Richard Bukovansky napsal:

    Ono, co je e-mail? Elektronicka verze klasicke posty. Nic vic a nic min. Takovy byl i puvodni zamer. Trochu analogie:
    Kdyz jsi prisel pred 20 lety ke sve domovni postovni schrance, tak na tebe vypadla taky spousta (seznam e-mailu, kde vidis „hlavicky“ – odesilatel, prijemce atd.) netridenych jednotlivych dopisu (e-mailu), ktere ti tam nahazel postak (mail server). A co jsi udelal? Nektere jsi zahodil (smazani e-mailu), protoze to byla reklama apod., a ten zbytek jsi musel rucne projit – otevrit jednotlive e-maily, roztridit je, neco vyridit hned, neco odlozit na zitra – zaradis do horniho supliku „Vyrid zitra!“ (v Outlooku kliknuti na ikonu priznaku), neco jen zalozit na pozdeji – zarazeni do dolniho supliku „Vyrid v patek“ (v Outlooku prave na priznaku, vyberu tento tyden).

    Takze e-mail, jako takovy, jiz 30? 40? let jen kopiruje to, co fungovalo/funguje. Ovsem u e-mailu mas navic moznost tyto veci zautomatizovat a je na tobe, jestli chces se to naucit a veci si zjednodusit ci nikoliv (s temi klasickymi dopisy ti malokdo pomohl).

    Vem si treba Outlook – vis, ze nejakou vec delas hodne casto, napr. presouvas nejaky newsletter do jedne slozky. V Outlooku mas taaaakhle velke tlacitko zovajici se Pravidla a vis, co ti nabizi jako prvni volbu pro dany newsletter? Nastavit pravidlo presunu do te slozky, co jsi nekolikrat vybral, pro daneho odesilatele. Na dva kliky, coz je na MS vykon, mas nastavene pravidlo, ktere ti to automaticky bude presouvat. Ze to nevis? Za to ale bohuzel nemuze ani e-mail ani Outlook. Ze se to nechces naucit? To taky neni chyba e-mailu ani Outlooku. I u toho iPhonu se proste musis naucit, ze zapnuti Bluetooth je Nastavení, Obecné, Bluetooth, zapnout (kdo by to tam hledal).

    Ono, to vsechno (pravidla, priznaky atd.) totiz neni geekova, ale naproste bezne pouzivani e-mailoveho klienta. Stejne jako zapnuti Bluetooth na iPhonu. Ver, ze kdyz toto ukazes jakemukoliv beznemu Frantovi uzivateli, tak taky bude o e-mailu mluvit jinak a ukazes mu v podstate jen dva kliky.

    Toz tak.

  4. Pavel napsal:

    Konečně Téma!

    E-mail jako vstup pro přehodnocení a rychle pryč – vyčistit InBox. Nejlépe do kategorizovaných úkolů, kalendáře, archivu.. Jen projekty outlooku chybí.

    Z tohoto důvodu se nedokážu oprostit od požadavku na integraci mailového klienta do jakékoliv to-do aplikace. A že jich existuje… Spolu s kalendářem, kontakty, možností sdílení atd., atd.

    Zvláštní téma jsou pak klienti pro mobilní přístroje .

    Prostě z tohoto pohledu je sw v plenkách.

  5. Milan Třešňák napsal:

    poznámky k článku:
    – a jak se ten email tedy dnes skutečně používá a jaké je to intuitivně myšlené paradigma? (jen řečnická otázka)
    – z textu mi připadá, že chceš od emailu víc, než k čemu je určen, je to jen emailová schránka, žádný středobod vesmíru
    – když štítkuji zprávy, jako idiot si nepřipadám, s emaily chci pracovat a nikdo jiný to za mne neudělá
    – v emailových klientech není třeba nic dělat „krkolomně“ a do „úmoru“, naopak pomocí jednoduchých postupů a pravidel se lecos dělá „samo“ a k obrazu mému.
    – obsah schránky může velice snadno vybízet k procesování na základě GTD, ZTD, RTD a jiných systémů. Já mám v Outlooku pod inboxem zavedeny tyto podsložky: akce, informace/zdroje, čeká na(delegováno), OK(vyřízeno), kalendář, někdy/možná a asi pět pomocných složek pro velké projekty. V kombinaci s polem kategorií, vlaječkou, uživatelským polem pro poznámku, polem datumu splnění, nastavenými pravidly a pravidelným zpracováváním schránky se jedná o neprůstřelný systém (u mne, samozřejmě). Vím, že jsem to napsal dost ve zkratce, ale je to skutečný funkční systém, kterému nemusím věnovat příliš času denně a mohu se na něj spolehnout a hlavně, mám hotovo (samozřejmě, co se týče emailů). Pokud by byl dotaz, pokusím se výhledově popsat podrobněji.
    – přenesení některých položek do jiných systémů považuji za samozřejmost. Např. řízení projektu určitě neřeším primárně z Outlooku.
    – inboxy explodují pod rukama lidem z důvodu nevyhovujících emailových klientů? (vím, že to tam tak nepíšeš, ale nabízí se to).

    @Tomáš – nerad bych rozpoutal nějaký flame, ani to tak není myšleno, naopak jsem rád za tento článek a diskuzi, ale tvá reakce pod článkem mne celkem zarazila. Myslím, že žádný „wizard“ to za tebe nevyřeší, resp. určitě ne na té úrovni o kterou myslím tady na MVH.cz jde. Na nějaké základní úrovni, u uživatele, kterému přijde pár emailů do měsíce možná, ale o tyto případy nám asi nejde. Z tvého příspěvku mám navíc dojem, že si nejenom chceš „usnadnit“ práci, víc než je zdrávo, ale rád by se i tak nějak zbavil té odpovědnosti. Prostě a jednoduše, na začátku to chce trochu rozpitvat jaké emaily Ti chodí (od koho, s jakým účelem, atd…), co s nimi chceš nebo musíš dělat a do jakého širšího portfolia nástrojů to chceš začlenit. Potom se naučíš pár základních věcí s Outlookem (nebo jiným klientem) – složky, kategorie, vlaječky, termíny, pravidla a nastavíš si nějaký režim práce se schránkou (jakože např. 2x denně). A je to a už to sviští (no dobře, na začátku troška toho potu bude). A jsi o tisíc procent jinde, než s nějakým „bezpracným“ wizardem.

    @Richard – souhlas, viz. můj příspěvek

    Jen pro info, jako klienta používám Outlook a Thunderbird a zpracovávám měsíčně asi tak 200 emailů soukromých, 1000 pracovních a 5000 týmových (sdílených). Systém práce s emaily, který používám, jsem si samozřejmě ušil na míru, ale nevidím tam zásadní problém v úpravě pro kohokoli.

    Díky za článek

  6. Josef Jasansky napsal:

    dekuji za zajimavy clanek! jako clovek, ktery se systemy a jejich efektivitou docela zabyva jsem si jej (vcetne zajimavych – inspirujicich komentaru) se zajmem precetl. dovolim si pridat i ja svuj pohled na vec.
    (nejen) pri zpracovani e-mailu se mi zatim nejvice osvedcilo pouzivat vlastni hlavu!! myslim, ze spolehani se na systemy s vlastni inteligenci, pripadne jejich touzebne hledani, by melo mit nejake hranice – hlava je porad hlava, ruce jsou porad ruce. efektivni prace s e-maily je dovednost jako kazda jina; kdyz budu chtit jezdit autem, taky se nejdrive musim naucit (musim si osvojit) spostu novych veci – pravidel, a nasledne, pri jakekoliv dopravni situaci je na zaklade me anylyzy a mym rozhodnutim pouzit. pokud je clovek postaven do situace, kdy mu v inboxu pristane vice jak 50 e-mailu denne, pak nezbyva, nez se proste naucit, jak je efektivne zpracovat (vytvorit si vlastni system); pokud najezdim 5000km mesicne, pak si v rizeni budu muset osvojit trochu jine dovednosti, nez kdyz s autem 2x do mesice vycouvam z garaze, pokocham se, jak je stale nove, a zase do garaze zajedu (souhlasim, priklad mirne pritazeny za vlasy, ale pri trose predstavivosti ……)
    zdravi Josef

  7. Daniel Gamrot napsal:

    Je to tak, jak píše Josef. E-mail jako služba nyní vyžaduje vyšší pozornost co se zpracování a konfigurace klientských aplikací týče, nicméně důležité je najít si vlastní systém a zoptimalizovat jej tak, aby zpracování e-mailového inboxu nebylo každodenní noční můrou (nehledě na to, že existuje velká spousta lidí, kteří využívají e-mail jako polo-chat). Jednoduchá pravidla na automatické třídění notifikační pošty, reklam atd., a vypěstovat si kvalitní návyky při manuálním zpracování inboxu. Pro mě to byl kdysi taky boj.

    Situace, která za poslední roky postihla e-mail, by postihla i „novou službu“, o které se píše ve článku – lidé mají neuvěřitelný talent zahltit jednoduché věci balastem, ze kterého se později není možné vyhrabat. Viz sociální sítě nebo právě e-mail.

    Zaujala mě jedna věc – vizualizace e-mailů prostřednictvím mind maps? Nebo tu myšlenku špatně chápu?

  8. Eta napsal:

    Mailový klient musí být jednoduše ovladatelný a přehledný a musí mít velmi dobré vyhledávání a filtrování.

    To je vše. Žádné tagování a automatický preprocessing či ruční postprocessing nepoužívám. Takto mi to naprosto vyhovuje. Mail buď rovnou vyřídím, nebo si k němu napíšu kratičkou poznámku do Toodledo, pokud mi z něj plyne nějaký úkol. Maily mám řazeny podle času doručení.

  9. Brzy po napsání článku jsem začal zkoušet službu SaneBox. Není to sice stále úplně „paradigmaticky“ jiný email, ale spoustu věcí proti běžné poště dělá opravdu dobře. Výhoda je, že funguje všude, nejen v gmailu – např. i když máte poštu na Seznamu nebo jinde. Mimo jiné vám např. pošle připomínku po určené době, když adresát neodpoví, apod. Vyzkoušejte zde: https://www.sanebox.com/signup/4036215b96. T.

  10. Štefan Ihnat napsal:

    To: Tomáš Beránek
    Musím přiznat, že sanebox vypadal hezky, nicméně na druhou stranu nemám rád, pokud nějaká aplikace rozhoduje za mě co s e-maily udělá :-) Přeci jen již uběhla nějaká doba. Používáte aplikaci i nyní? :-)

  11. To: Štefan

    Používám ho doteď a je to opravdu skvělé. Výhodou je, že dovnitř do mailů vám nevidí, nečte je a nezkoumá. Třídí na základě emailových adres, a tento algoritmus se ukazuje jako velice spolehlivý a vlastně jej snadno chápu i jako uživatel.

  12. jana napsal:

    hmm, precetla jse to s velkym zajmem, ale vlastne mi pripada, ze od mailu vic nez ted nechci (pouzivam gmail, trochu jsem si navysila ulozny prostor), mam nekolik filtru na trideni nekterych druhu posty, par vlajecek a priority inbox. v souladu se ZTD se snazim nemit v inboxu tisic cucicich nevyrizenych polozek. kdyz se nejaka situace objevuje pravidelneji, udelam pro ni napriklad novy filtr. i diky prohledavani a soucasnemu pouzivani google docs, kde mam treba ruzne tabulky, ktere se prohledavaji taky, mi to prijde jako paradne fungujici nastroj. denne mi chodi asi 150 mailu, jak kdy.

    ale mozna to bude neco jako „babicka s iphonem“ a treba za pet let budu nadsene pouzivat neco jineho:)

  13. Tomas Baranek napsal:

    @jana: no, máte pravdu, ale mrkněte například na koncept http://www.vanschneider.com/work/mail/, který sklidil takovou odezvu, že jej Van Schneider začal vyvíjet – umožňuje si ráno maily setřídit podle důležitosti, je přehledný (a krásný) – pořád si myslím, že všichni teprve zjistíme, jak jsme byli pozadu, když jsme si mysleli, že nám současný email stačí a že s tím nejde nic zásadního udělat.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru