K efektivní práci s elektronickou poštou nepatří pouze to, jakým způsobem evidujeme příchozí dopisy. Velmi důležitou součástí tohoto komunikačního nástroje je také správa kontaktů. Představíme si nyní pomocníka, s nímž může být adresář hoden 21. století.
Když se podíváte přes rameno ke kolegům, jak třídí kontakty v elektronické podobě, často bývá tím nejpokročilejším způsobem klasický a věstavěný adresář toho či onoho operačního systému. To pochopitelně nijak nepřekáží v efektivnímu využití, ale zkuste se v práci zeptat, co jim říkají skupiny, ba dokonce chytré skupiny. A jestli by neuvažovali nad spojením jména i se sociálními sítěmi, v nichž je osoba registrovaná. Přitom to nemusí být nijak složité, o všechno se postará nástroj, který potřebuje jen zpočátku trošku popostrčit, aby poté pracoval sám a pouze pomáhal.
Jedním z takových je i služba od firmy Xobni, Smartr Contacts. Prvním krok spočívá v aktivování služby, tedy registrace, spárování s vaším poštovním účtem – já si vybral Gmail, což představuje tu nejjednodušší cestu ke vzájemné spolupráci. Smartr Contacts do sebe vstřebá všechny adresy/lidi a dovolí je dohledat právě uvnitř svého okna. Proč je to výhodné?
Xobni svůj produkt nabízí pro mobilní platformu Android a iOS, komunikuje také s Outlookem a Blackberry (zde ale, pokud jsem správně pochopil, je nutné aktivovat Pro, tedy placený účet). Stejně tak jej ale zdarma dostanete v prohlížeči Safari k Gmailu, nebo prostřednictvím Chrome Store vyhledáte Smartr Inbox a nainstalujete do Google Chrome. Jakmile budete mít službu po ruce, zjistíte záhy její přehodnosti. Když otevřete nový e-mail, pravý panel (vyhrazen právě Smartr Contacts) zobrazí podrobné informace o odesílateli. Vyhledá jeho profily na sociálních sítích (Facebook, Twitter a LinkedIn), čili také „vytáhne“ fotografii osoby. U fotografie se nachází základní kontaktní údaje – mailové adresy a telefonní čísla. Pod jménem pak nabídne čtyři tlačítka. První tlačítko zobrazí přehled o posledních aktualizacích na sociálních sítích, druhé nabídne graf vaší vzájemné komunikace (jde o osy čas a množství) a s grafem také seznam lidí, kteří se na vaší vzájemné komunikaci nejčastěji podílejí. Třetí tlačítko aktivuje soupis e-mailů mezi vámi a danou osobu, čtvrté – poslední tlačítko vypíše kontakty, které jsou v nějakém spojení s vámi, ale také s protější stranou – často jde tedy o lidi, jež jsou ve stejné skupině.
Smyslem Smartr Contacts tedy je, abyste měli o vybraném kontaktu nejen aktuální přehled (sociální sítě), viděli jeho kontaktní údaje, aniž byste v Gmailu museli opouštět čtení/psaní zprávy, ale v neposlední řadě, abyste získali představu o společné komunikaci, o množství dopisů, o frekvenci (a třeba neobtěžovali daného člověka příliš často), dostali se snadno k historii pošty i k dalším „doporučeným“ lidem. Služba existuje i jako aplikace pro telefony, lze ji spárovat s Outlookem (ale nezkoušel jsem) a určitě může významně zpřehlednit práci s kontakty. Rozhodně však nečekejte, že podle ní budete své kontakty nějak organizovat a třídit, jde spíše o velmi rychlý vyhledávač údajů a historie pošty, jako přidanou hodnotu spatřuji spojení se sociálními sítěmi.
Máte-li vy vlastní tipy na nástroje pro zefektivnění práce s kontakty, podělte se o ně v komentářích.
Mám tip na desktopovou aplikaci pro Mac – Cobook http://www.cobookapp.com/
Dost podobnou službou, kterou požívám je také rapportive.com, který zatím sice nemá mobilní aplikaci, ale má navíc například možnost dělat si k jednotlivým lidem poznámky. Rapportive navíc shodou okolností zrovna oznámil, že ho odkoupil LinkedIn, takže se možná dočkáme i nějakých zajímavých novinek.
Chvíli jsem tyto apps zkoušel, ale jako pomůcka produktivity mi nepřipadaly, spíše naopak.
Nějaký přínos chápu pro zlepšení mezilidských vztahů a vytváření kontextu zprávy. Jinak to pro mě byl pouze nadbytečný (obtěžující) balast nepodstatných informací.Pokud se člověk zaměřuje na důležité úkoly a zbytek eliminuje, pak zprávu poslat potřebuji a je jedno, jak často s člověkem komunikuji. Informace ze soc. sítí také jsou spíše pro přátelské vztahy, ne pro business a už jejich procházení zabere čas. Zbytek fcí umí Outlook v základu snadno vyvolat.
Možnost syncu s telefonem je asi nejpodstatnější vlastnost. To si musí každý zvážit, co všechno potřebuje v telefonu vidět.
Zajímavé zpracování, nicméně pořád ještě hodně bugů, aby se to dalo stoprocentně využít. Alespoň ve verzi pro iPhone. Věřím, že na opravách zapracují.
Zkoušel jsem i Outlook doplněk, ale můj pocit z něj byl spíše špatný – ve srovnání s mobilní verzi složité a naučit se s ním zacházet by bylo docela násilí, takže šel pryč.