Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Shromažďování a třídění informací

By on 27. 2. 2012 in Nástroje with Počet komentářů: 6
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Schránka není pouze prostor, kam ukládáme úkoly. Slouží také ke shromažďování informací, nápadů a poznámek. Zaměříme se na informacemi.

Informace může být obsažena v dopise, může jít o článek na webu, soubor, text na vytištěném papíře, ať má charakter ten či onen, myslím jí v kontextu svého workflow NĚCO, co není přímo úkolem, resp. konkrétní činností/aktivitou. V takovém případě by totiž spíše šlo o položku, jež by směřovala do inboxu v GTD aplikaci.

Informace však sbírám neustále a průběžně, pokud by scházel nějaký systém, neměl bych v tom řád, k dané informaci bych se buďto nedostal, nebo by mi dohledání trvalo dlouho, nebo bych na užitečnou informaci zcela zapomněl.

Uvedu to na konkrétním příkladu, na jedné ze svých rolí.

Průběžné sbírání

Jakožto pedagog mám v letošním akademickém roce deset (zimní), resp. devět (letní semestr) předmětů. Pokud bych se chtěl pohybovat pouze v kvadrantu I (naléhavé, důležité), připravoval bych se na výuku následující hodiny tehdy, když bych měl tu předešlou za sebou. Jestliže však upřednostňuji kvadrant II (nenaléhavé, důležité), sbírám podklady na hodiny průběžně, procházím je také s předstihem a před konkrétní hodinou už jen doladím prezentaci a připravím si vše do přenosného Macbooku.

Průběžnou má zásadní význam na pečlivou a kvalitní přípravu. A samozřejmě také na můj vlastní klid. I proto jsem potřeboval vymyslet důvěryhodný a přehledný systém, do něhož mohu sbírat informace, které budu jednou potřebovat. Narazit na ně totiž můžu neplánovaně (např. při brouzdání internetem) a byla by škoda informaci neuložit jen proto, že se vztahuje k tématu, které budu probírat až za 6 měsíců.

Jaký systém zvolit

Ve svém systému jsem kdysi používal Instapaper. Podporuje neomezené množství adresářů, do nichž jsem mohl články ukládat. Má však, stejně jako takový Read It Later, omezení. Co dělat, když se článek stane po čase neaktivní a já jej budu chtít otevřít v jeho originální podobě? Co se soubory, k nimž se dostanu jinou cestou – nejde o webové články, nýbrž o textové dokumenty, PDF, obrázky, ukázky z filmů…? A co když jde o článek v tištěném periodiku, kapitolu v knize?

Ve druhé fázi jsem začal využívat složky na počítači. Řešení, které má svoji logiku – pojme vše, co mu velikost disku umožní. Dohledání – má-li člověk srozumitelnou strukturu složek – nezabere příliš času, operační systém navíc umožňuje pracovat se štítky, má pokročilé způsoby vyhledávání a pokud bych chtěl, mohl bych zvolit speciální nástroje jako DevonThink.

Ano, tento způsob jsem zvolil – na stolním domácím počítači, k němuž mám připojené i externí HDD, mohu s velkým objemem dat pracovat, jde o základní pracovní stanici. Přesto jsem se rozhodl systém sbírání inovovat – a využil k tomu multiplatformní službu Evernote.

Proč právě Evernote

V Evernote mám „notebook“ Pedagog, obsahující další „zápisníky“, co předmět, to jeden zápisník. Vytvořil jsem si také několik štítků – materiály, výpisky, zpracovat, multimedia. Jakýkoliv text z webu mohu pomocí rozšíření v prohlížeči stáhnout jediným kliknutím do Evernote. A to ne pouze jeho URL adresu, ale celý text. Do Evernote sbírám dokumenty – čili i naskenované tištěné podklady, vytvořené výpisky (v podobě myšlenkových map), fotografie a obrázky. Jen větší multimediální soubory ne – jde pouze o poznámy, jak se k nim dostanu. Takové soubory mám právě na disku stolního počítače a vždy si je převedu na danou hodinu, až když je čas.

Když se objeví důležitá informací přímo v těle e-mailu, buďto díky pluginům nebo vhodnému mailovému klientovi (doporučuji Postbox), můžu danou část nebo celý dopis dostat rychle do Evernote.

Důležitý je také předem nadefinovaný systém pojmenovávání a štítkování. To dělám někdy rovnou při shromažďování, ale většinou se o to nestarám, pouze informaci hodím do INBOXU, pojmenovávám a štítkuji až při procestu třídění. Na začátku názvu uložené informace je velkými tiskacími písmeny název hodiny, resp. tématu. Při procesu plánování pak k tomu dodám i číslici označující pořadí hodiny.

Výhody tohoto systému

V čem má sběr informací do Evernote výhodu? Můžu jej provádět kdekoliv – na jakémkoliv počítači, svém zařízení, mobilu i tabletu. A k nasbíraným materiálům se dostanu také odkudkoliv. Funguje rychlé vyhledávání, při práci s obrázky se nebojím zapojit do spolupráce i aplikaci Skitch. A v neposlední řadě – zápisníky lze nasdílet, popř. lze sdílet konkrétní poznámku/informaci.

A výhoda pod čarou – když v GTD rozpracovávám projetky, v tomto případě tedy každou danou hodinu, můžu k úkolům přidat URL poznámky z Evernote. A i když poté OmniFocus otevřu na iPadu, klepnu na onen odkaz, spustí se aplikace Evernote a poznámka/informace se ukáže. (Obejde se to tedy bez Safari.)

Stejně tak, jako sbírám průběžě podklady pro zpracování a pro studenty kvůli své výuce, sbírám do Evernote informace i pro další role. U osobního rozvoje, konkrétně angličtiny, tak stahuji z webu přímo zajímavé poučky, seznamy slovíček. U zdraví zase recepty, tipy na zdravý životní styl apod.

Lukáš Gregor

 

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Pavel Miksa napsal:

    Lukáši,

    Evernote je opravdu všestranný pomocník, bez něhož si nedovedu fungování ve virtuálním světě internetu představit.

    Jen doplním, že zajímavý email lze rovnou přeposlat na určenou adresu do Evernote. Takto lze jako poznámku dostat prakticky jakýkoli obsah. Postačí znát email a mít možnost jej poslat.

    Je-li Twitter účet propojen s Evernote. Lze zajímavé twíty archivovat jejich přeposláním uživateli @ev nebo použitím DM. Takto odeslaný obsah je automaticky uložen do zvolené složky.

  2. Skippy napsal:

    Souhlasím. Evernote používám hlavně proto, že je multiplatformový a funguje.

  3. Eva Kralčáková napsal:

    Ahojte!!
    prosím vás ja som začiatočník v evernote a chcela by som sa opýtať, ako sa dá vygenerovať zoznam literatury cez evernote?
    Ďakujem

  4. evelyna napsal:

    Ano….musim se pridat…je to neocenitelny pomocnik a stale nachazim dalsi a dalsi plus. Uz jsem to zminila v jine sekci….par GTD app. jsem uz vyzkousela, ale vracim se k Evernote. Zatim se mne jevi uplne nejlip…ukladani a uprava clanku z netu je neocenitelna myslim.Obzvlast pro nekoho, jako jsem ja…….stale se neco ucim noveho a proto ukladani clanku a recenzi, hodnoceni atd. je pro me nezbytnou zalezitosti. Navic pokud potrebujete, odeslete dal, pripadne ulozitev cloudu. Vlastne ho pouzivam i pro me hobby zaliby…fashion…pripadne kreslene navrhy, skicy…..spoluprace se SKitch je proto uplne super, jakoz i planovani napr, vyletu, dovolenych atd. Pro me zatim number One.

  5. Petr Galatík napsal:

    vážený pane Gregore.

    chtěl bych vás požádat o doporučení. Potřeboval bych poradit jak třídit a za pomocí jakého nástroje zařazovat kvanta informací, které získávám četbou mnoha knih pro využití k mé další práci.

    děkuji za radu.

    S pozdravem

    Petr Galatík

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      Hezký den, děkuji za dotaz:

      napadla mě služba Evernote, do které si můžete vepisovat poznámky, nebo do ní vkládat soubory, funguje zde i vyhledávání (v placené verzi i v PDF), také štítkování, třídění do složek, přijde mi to jako velmi rozumné řešení. Právě jednotlivé „sešity“ mohou posloužit k roztřídění podle oblasti zájmu, štítky pak mohou pomáhat značit, o jaký konkrétní typ informace jde, nebo co v zápiscích za klíčová slova máte apod.

      Já pomocí Evernote sbírám informace z internetu, které pak mohu i sdílet s ostatními.

      Z knih si vypísky ale dělám většinou formou myšlenkových map, nebo ručních barevných zápisků, aby to nebyl obyčejný lineární text. Nicméně toto vše pak jde vyexportovat/nebo naskenovat a také vložit do Evernote – a mít to tedy kdykoliv odkudkoliv dostupné.

      A poslední tip na závěr: při psaní odborných prací a tedy i nakládáním s různými rešeršemi a výpisky se mi velmi osvědčil nástroj Scrivener, je pro Windows i Mac, podívejte se na něj a odzkoušejte.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru