Proč jsem díky Nozbe.com stále duševně zdráv

Ano je to tak. Pohybuji se v ostrém mediáním prostředí. Sekám rádiové a televizní reklamy doslova jak Baťa cvičky za hektického spěchu s nastavenými dedlajnami snad daleko před samotné zahájení projektu. Neustálý tok nových a nových e-mailů do mé schránky je věc zcela normální, stejně jako zvonící telefon a častý příchod lidí ke mně do studia se stále novými požadavky a dotazy.

Nejsem v situaci běžce na dlouhou trať, který si v klídku opečovává svých pár projektů a spoustu času tráví nad myšlenkovými mapami, či naťukáváním dat do sofistikovaného projektového manažeru.

Chaos v praxi, aneb brutal-time-management

Naopak, musím v krátkém časovém úseku shromáždit na jednom místě v co nejkratším čase co nejvíce informací, spolehnout se na robustní integritu a funkčnost a v rychlém časovém sledu začít řešit jednotlivé kroky, vedoucí ke splnění jednoho každého projektu. Navíc málokdy startuje pouze jeden jediný, většinou rozpracovávám několik najednou.
Někteří lidé se podílejí na více projektech, jiní pouze na jednom jediném. Všechny je potřeba do časového plánu zasadit tak, abychom se v logicky uspořádané posloupnosti dostali včas do kýženého cíle.

Nebudu vás unavovat výpisem co všechno moje práce obnáší, stačí říct, že obory působnosti lidí, se kterými komunikuji, jsou obravdu bohatě různorodé, stejně jako jejich plánovací návyky. Od herců, přes kameramany a režiséry až po třeba animátory. Jen pro zajímavost například takoví herci: Ti zdatnější si čas návštěvy studia napíšou do poznámek ve svém telefonku. Ostatní mají většinou takové ty kalendáříky, kde se jeden měsíc vleze na jednu stranu. Z mně nejasného důvodu chodí buď o půl hodiny dřív, nebo častěji o dvacet minut později. Co to udělá s nastaveným časovým plánem, není třeba povídat.
O nějakém sdíleném CRM systému nemůže být ani řeč, a tak jedinými cestami komunikace zůstávají e-mail, mobil a smsky.

Uáááá, hlavně klid Míro, zhluboka dýchej, možná se před otevřením majlu pomodli a pamatuj, ono to nějak vždycky dopadne.

Prostě brutal-timemanagement v praxi jak vyšitý. Důležité je uchovat jistou ruku, chladnou hlavu a bystré oko jako pistolníci z Divokého západu.

Hledání svatého grálu

Jak víte z tohoto webu, používám rád věci jako zápisníky, diáře, pera. S sebou neustále nosím propracovaný diář FranklinCovey. Ale k práci ve studiu jej nepoužívám. Přestal jsem jej k práci používat poté, co jsem jednou jeho obě dvě denní stránky popsal dřív, než nastala doba obědu.

Začal jsem tedy hledat jiné alternativy, které by vyhověly mým nárokům na vedení důležitých informací, časových údajů, poznámek, e-mailové komunikace a i souborů ke každému projektu.

V honbě za Svatým grálem brutal time-managementu jsem vyzkoušel Omnifocus, Things a Gqueues. Přemýšlel jsem i o BaseCampu.

Výhody systému Nozbe.com

Nakonec zvítězil mnou dříve opomíjený systém od Michaela Sliwinskeho – Nozbe.com. Proč?

• Je rychlý, jednoduchý,přehledný
• Funguje jako webová aplikace a má své verze i pro Pc, Mac, iPhone i iPad.
• A navíc umí ukládat soubory, pracovat s Evernote a s Dropboxem.
• Má propracovaný příjem informací z E-mailu
• Je propojitelný s Google Calendars a skrz ně i s iCalem. A to obousměrně.
• Nenutí věčně vyplňovat nějaká okýnka, formuláře a klikat na potvrzovací tlačítka. Díky Ajaxové technologii spíš jen klikáte, vybíráte z nabídkového menu a myší přesouváte položky sem a tam.
• Umí kooperovat s ostatními lidmi, ale to zatím nepoužívám

Nozbe.com je geniálně jednoduchá a přehledná záležitost, která mi umožňuje v podstatě jedním pohledem zkontrolovat stav situace a po rozkliknutí každého projektu potom získat přehled o všech nutných informacích a jeho aktuálnímu rozpracování.

Díky spojení s Google kalendářem pak dostávám přehledný výpis práce seřazený v časovém sledu.

Co nabízí Nozbe

Samotná stránka Nozbe je rozdělena na tři sloupce, přičemž vlevém najdeme soupis projektů, Inboxu a tzv. Next actions – seznam následujících kroků. Vpravo je vyhledávací okénko, kalendář a kontextový seznam. Uprostřed se nachází největší část se seznamem akcí – to-do list (chcete-li kroků, úkolů), poznámek, souborů a synchronizované informace z Evernote a Dropboxu.

To-do list a Google kalendář v praxi

K akcím v To-Do listu lze přiřadit kontext, délku práce a jejich zařazení na časové ose. Díky obousměrnému propojení s Google kalendářem můžete alokovat jednotlivé hodiny ze dne pro ten konkrétní úkol a po kalendáři s položkami posouvat kam je vám libo. A nebo klikat v nozbe a čas nastavit úkolu přímo v menu. Změny se během několika okamžiků projeví na obou stranách.

Já osobně mám vždy na pravém monitoru zobrazený Nozbe, na levém Google kalendář a na na iPadu pracuji buď s Nozbe aplikací, kde otevírám zejména kontexty a poznámky, případně tu pročítám e-maily v nativní aplikaci.

Evernote a Dropbox

V druhé záložce prohlížeče na počítači je pak hned vedle Nozbe připraven Evernote. Dropbox se synchronizuje do počítačů automaticky a nahlížím do něj jako do normálního adresáře.

Data mezi jednotlivými službami se synchronizují jednoduše. Směrodatný je název projektu. Pokud jej uvedete jako „tag“ (štítek) v Evernote, tato poznámka se poté objeví i v Nozbe. Dropbox synchronizujete stejným názvem adresáře.

Jak funguje integrace e-mailu

Z e-mailové schránky můžete do Nozbe rovnou přeposílat. Stačí zadat speciální Nozbe e-mailovou adresu, použít určitý tvar předmětu zprávy a nebo se naučit pár jednoduchých značek, které vepíšete do přeposílaného E-mailu.

Zpráva se pak může sama zařadit jako nový projekt, nebo jako nový úkol, či poznámka do konkrétního projektu, lze jí nastavit den a čas a samozřejmě rovnou také přiřadit kontext. To zvládnete levou zadní na chytrém mobilu i za chůze městem.

Závěrem

Kdo není chaotik a věnuje plánování trochu času, Nozbe se mu odmění bytelnou zpětnou vazbou a všeobecným přehledem o aktuálním stavu projektů. Navíc napříč mnoha platformami, které dnes běžně používáme.

Mirek Pakr

Štítky: aplikace