Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Papírové podklady v GTD aneb Moje „paper free office” v praxi

By on 8. 2. 2012 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 3
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

I když tomu tak vždy nebylo, patřím dnes k lidem, kteří vyznávají tzv. „paper free office” (PFO), tedy práci s minimem papírových podkladů. Spouštěcím impulsem této mé záliby asi bylo mé poznání a hlavně následné praktické využívání metody GTD. A to i přesto, že David Allen ve své knize Mít vše hotovo popisuje svoji metodu převážně tzv. „papírovou formou”. S ohledem na rok, kdy knihu napsal se tomu ani nelze moc divit.

Přiznám se, že pokud bych byl nucen metodu GTD praktikovat „papírovým” způsobem, asi bych dnes žádné GTD nepraktikoval. A dále se trápil se všemi těmi papíry. Trochu paradox, že? Pro někoho asi určitě.

Moje cesta ke GTD ale vedla od zamyšlení:  „Na té metodě něco je!” přes prvotní zkoušení všeho možného, až k zakotvení u aplikace OmniFocus. Teprve poznáním této aplikace a jejím plném nasazení do mého GTD, mi totiž tato metoda začala přinášet to, o čem David Allen ve své knize píše. Méně stresu, získání přehledu o svých závazcích, (takřka) čistou hlavu, atd.

O to víc mi stále více dělají problém všechny ty „papírové” podklady, bez kterých se, ať chci nebo ne, při mé práci zatím neobejdu.

I přesto, že jsem objem papíru značně omezil (někdy mám pocit, že kolegové si při pohledu na můj stůl asi říkají, že nic nedělám, papírových podkladů, se kterými musím pracovat, existuje stále dost a dost. Ať už z takových (objektivních) nebo onakých (subjektivních) důvodů.

Tento článek nepíšu ani tak proto, abych řešil další omezování papírů v moji práci. To je proces, který je na delší čas, a je ovlivněn mnoha faktory. V článku se chci spíše zabývat tím, jak nejlépe (efektivně) s papírovými podklady v rámci elektronického GTD  pracovat.

Asi jako každý začínající GTD uživatel, i já jsem se na začátku ohledně papírových podkladů nechal inspirovat postupy z knihy Davida Allena. Pořídil kartotéku, složky (ty americké, s oušky nahoře), štítkovač, a další ty doporučované pomůcky. A začal třídit a zařazovat. Tyto složky pro archiv, tyto na kontexty, tyto na to a ono. Když jsem skončil, hřál mě při pohledu na mojí kartotéku pocit dobře odvedené práce. Říkal jsem si: „A je to.”

Ale pak přišla praxe. Každodenní pracovní realita. Elektronické GTD jelo na plné obrátky, já se uklidňoval, jak jsem efektivní, a najednou problém. V mé kartotéce ležel důležitý dokument, který mi tzv. „protekl mezi prsty”. A já si najednou až tak efektivní nepřipadal. „Jak je možné, že mi ‚toto’ uniklo, vždyť mám přece GTD!” říkal jsem si. Problém byl právě v mojí kartotéce. Já ji totiž zazdil. Celou.

No jasně, řekne si asi každý (GTD znalý) čtenář. Když sis udělal kartotéku, tak ji musíš také používat. Například při týdenním review (WR). A má tento čtenář naprostou pravdu. Bohužel, zde je ten „zakopaný pes”.

Jelikož, jak jsem uvedl v úvodu, jsem současně s implementací GTD implementoval i převážně jeho elektronickou podobu, a  také jsem svoje weekly review praktikoval převážně doma (neděle podvečer mi vyhovuje nejvíc), na kartotéku, která je v kanceláři, jsem tak nějak pozapomněl. Jezdit v neděli kvůli WR do kanceláře se mi přiznám nechce. A každý týden procházet všechny ty složky, jestli tam náhodou něco není, to už popravdě vůbec ne.

Po své trpké zkušenosti se zapomenutou kartotékou jsem začal přemýšlet, jak to nastavit tak, aby mi již žádný „papír”, který u mě přistál, a který je důležitý, neunikl. Ať už důkladně uschovaný v mé kartotéce, nebo někde jinde, uschovaný ještě důkladněji.

Začal jsem tedy dokumenty skenovat – převádět do elektronické podoby. A ukládat do svého elektronického GTD. Jelikož jsem majitelem iPhone 4, skenování nebylo nijak technicky ani časově náročné. Nicméně tento postup mi přestal po krátké době vyhovovat. Z několika důvodů.

Některé dokumenty, zvláště ty s ručně psanými (a někdy nevhodně zvýrazněnými) poznámkami mých kolegů, nebo mě samotného, nebyly po digitalizaci 100% použitelné/čitelné. Několikrát jsem se dostal do situace, že jsem stejně nakonec musel příslušný dokument tak jako tak fyzicky použít. Časové ztráty při zpracování více stránkových dokumentů, nebo divné pocity, které jsem měl, když jsem kolegův dokument kolegovi vracel (nebo dokonce skartoval, u čehož jsem byl i viděn), už jen můj odchod od této metody dokonalo.

Dnes používám systém, který se mi zatím osvědčuje, i když přiznávám, že k dokonalosti má asi daleko. Každý papírový dokument, který se mi ve fyzickém inboxu objeví, a který vyžaduje jinou akci než „koš”, nejprve zaznamenám ve formě projektu/úkolu do svého OmniFocusu. K vytvořené položce přiřadím poznámku-značku, například „@kar/cekam”, která mi vždy připomene, že k dané věci existuje papírový podklad, a že je uložen v té nebo oné složce. A pak samozřejmě daný dokument do příslušné složky uložím. Tím je prozatím zpracování položky dokončeno.

Jak říkám, systém to není asi 100%. Zvláště v případech, kdy se stav/kontext položky změní, například z „čekám na” na „dokončeno”. Je nutné myslet na to, že položku je nutné vypořádat také fyzicky – přesunout do jiné složky, do archivu, jinam. Zatím se mi ale nestalo, že by mi něco papírového proteklo mezi prsty, a nemusím (což je pro mě důležité) při každém WR procházet celou kartotéku. Už tak mi WR docela trvá.

S GTD nepracuji dlouho. Zatím necelý rok. Považuji se proto stále za začátečníka. Navíc, GTD používám v zásadě při své práci a částečně pro své osobní aktivity. Stav, kdy GTD zavedu i doma, je pro mě zatím asi více (než méně) vzdálený cíl. O vyřešených hladinách 30000 (a více) stop ani nemluvě. Třeba mi někdo v komentářích prozradí svůj lepší návod jak na papírové podklady v GTD. Tak s chutí do toho. Těším se.

Josef Jasanský

 

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. jarpaz napsal:

    Omnifocus společně s dalšími jsem zkoušel, nyní použivám Evernote. Výhoda: kromě mailu je inbox Evernote jediná vstupní schránka, snadno se archivují hotové úkoly, podklady k úkolům a úkoly samotné v jednom programu (k nezaplacení), pomoci systému tagů (návod uveden na webu) i snadné review. Nevýhody: Evernote neumí udělat připomínku v budoucnosti.
    Jinak je moje kancelář a GTD (i když v mém podání spíš ZTD :-)) též bez papíru.

  2. Ľubo napsal:

    Ja môžem doporučiť k Omnifocusu DEVONthink Pro Office. Síce nie lacné, ale efektívne riešenie. Čo sa dá oscanujem a dam do DEVONthink Pro Office, kde je neskutočná podpora vyhľadávania. Scanujem pritom len papiere, o ktorých predpokladám, že ich budem raz potrebovať vyhľadať fulltextom. Po scanovaní mi automaticky prebehne OCR proces, takže vyhľadávanie funguje aj na základe obsahu oscanovaného dokumentu, nemusím sa trápiť s popisovaním dokumentu a tagovaním – čo šetrí čas. Ako hovorí GTD okrem elektronického INBOX-u mám aj fyzicky, kde končia papiere. Keď robím proces čistenia inboxov, prechádzam aj fyzický inbox a o každom papieri v tomto inboxe sa rýchlo rozhodnem čo s tým. Vyhodiť? skartovať? Výpis z banky? Založiť bez skenovania. List, z ktorého pre mňa vyplýva nejaká povinnosť? Zaujimavá ponuka na soft? Udalosť? Konferenciu? Školenie? Scan do DEVONthink Pro Office a nová úloha do Omnifocusu s linkou na oscanovaný dokument. Je dôležité si pritom vnútorne stanoviť pravidlá, aký typ dokumentov len založím vo fyzickej forme a nepotrebujem sa k nemu vrátiť a ak, tak viem kde je fyzicky uložený (napr. výpisy z banky) a ktoré papiere stoja za čas a energiu oscanovať ich (väčšinou sú to operatívne podklady k riešeniu nejakého projektu alebo úlohy). Čo sa mi osvedčilo je to, aby štruktúra fyzickej kartotéky a elektronickej (či už na disku, alebo v nejakom softe) bola totožná alebo aspoň veľmi podobná. Potom tú istú vec hľadáte v tej istej zložke či už fyzickej kartotéke alebo elektronickej zložke.

    Papiera sa úplne neviem a myslím, že ani nechcem zbaviť :)

    PS: Celkom som nepochopil, prečo niečo zakladáte do kartotéky a potom si dávate poznámku do Omnifocusu, že to treba prejsť. Ak sa k tomu chcete vratiť, či tam nie sú nespracované úlohy, potom to poukazuje na to, že odložíte do kartotéky niečo skôr, ako to prešlo dôkladne inboxom resp dôkladným spracovaním inboxu. Ak chcete raz za čas prejsť papierové materiály napr. k projektu či na niečo zaujimavé nanatrafíte, potom by som do Omnifocusu len dal úlohu typu „Review fyzickej zložky k projektu XYZ“ … pričom ak táto zložka k projektu XYZ je v práci, tak by som ju asi kontextovo zaradil do „Práca“ alebo čosi podobné.
    Ale možno som to len nesprávne pochopil …

    V každom prípade veľa úspechov želám, aj ja používam GTD krátko, asi rok a pol ale nedám na GTD dopustiť. Maximálne mi vyhovuje.

  3. jjasanus napsal:

    @jarpaz – Evernote jsem jako GTD nástroj zatím nepoužil (a myslím, že ani nepoužiji), slouží mi především jako el. archiv „všeho“. Musím přiznat, že po čase už mám v Evernote tolik věcí, že je nejvyšší čas přehodnotit systém tagování a evidence jako takové, ještě že umí velmi obstojně fulltextově vyhledávat :).
    PS: (neberte, prosím, osobně – pouze myšlenka) . . myslím, že pokud by vývojáři Evernote vyvíjeli Evernote jako GTD nástroj, také by ho i takto presentovali :), souhlasím nicméně s tím, že jako GTD nástroj použít jde – na webu je k dispozici již docela dost návodů jak na to :)
    Díky za koment a zdravím
    JJ

    @Ľubo – Děkuji Ľubovi za obsáhlý komentář a za tip na DEVONthink Pro Office. Vyzkouším. S těmi poznámkami v OF a zakládáním je to asi takto:
    ..kolegové mi během dne nosí „papíry“, většinou vyžadující následnou (ne okamžitou) akci. Tyto podklady jdou okamžitě do fyzického inboxu . . . tento fyzický inbox se snažím „čistit“ každý den před tím, než odcházím z práce. A v tuto chvíli nastupují ty poznámky. Vezmu papír, rozhodnu co s ním (i například akce „založit projekt XY“, je pro mě akce do OF s poznámkou @kar/prac), a pokud nenastane pravidlo 2 minut, nebo nejde papír do koše (skartovačky), založím jej do fyz/el. kartotéky. Buď do fyzické kartotéky pro úkoly/projekty – dokument vyžaduje následnou akci (pak ta zmíněná poznámka v OF), nebo do el. archivu, pokud je jen k založení. (v tomto případě nastupuje většinou to skenování).
    Díky za koment a zdravím
    JJ

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru