Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Email je ideální komunikační prostředek

Vladimír Dědek

VLADIMÍR DĚDEK | GTD, self-managementu a rozvoji osobnosti se věnuji už několik let. Své myšlenky sdílím také na webu chcirust.cz.
Mám rád zpětnou vazbu a pro uvítám, když se podělíte v komentářích s vlastními názory!

Poslední články od Vladimír Dědek (Všechny články)

Troufám si tvrdit, že email je v dnešní době již zaběhlým standardem a komunikovat pomocí něj zvládnou i méně zkušení uživatelé. Já sám vnímám email jako ideální způsob komunikace, hned z několika důvodů.

Email jako skvělý inbox

Inbox, tedy místo, kde se hromadí úkoly a věci pro další zpracování. Tuto roli email splňuje, řekl bych až dokonale. Všechny emaily jsou pohromadě na jednom místě, lze k nim přistupovat z různých „stran“, tedy přes web, mobil nebo program v pc.

Z emailu lze také snadno provést operace typu „archivuj“, „smaž“ a „deleguj“.

Efektivní komunikace

Chatování nemám rád. Pro rychlé poslání odkazu nebo vyřízení zprávy budiž, ale není to na delší konverzaci. Proč? Když mi někdo napíše, z 95% případů mě vyruší z flow. To je to co nechci. Chci si hlídat svoje flow a zprávy od druhých vyřizovat kdy chci já. Pro urgentní případy jsou tady telefony, ne chat ani email.

Kdysi jsem byl závislách na internetu. Kontroloval jsem jej pořád, skákaly na mě upozornění atd. Pak jsem si ale uvědomil, že to není ideální. Přešel jsem tedy do jiného režimu – emaily zpracovávám párkrát denně, žádné upozornění, pouze na opravdu důležité osoby.

TIP: 52 tipů jak zvládat emaily

Filtry a štítky jako pomocníci

Svůj email mám hostovaný na Google Apps a jako rozhraní pro email využívám webového klienta, tedy GMail. Nebudu zde popisovat všechny důvody proč tomu tak je, chtěl bych ale zmínit filtry, štítky a multiple inbox.

Multiple inboxes se nachází v sekci Labs

Nenávidím rutinní práci a proto se snažím co jde – automatizovat. Proto hojně využívám filtrování zpráv v GMailu jako prostředek pro označení emailu vhodným štítkem, přesunutí do archivu nebo pro označení jako přečtený.

Před nějakou dobou jsem přešel z režimu prioritního inboxu do režimu multiple inboxu. Tuto vlastnost lze v GMailu zapnout v sekci Labs, viz obrázek. Po aktivaci je potřeba nastavit si, jaké sekce mají další inboxy obsahovat. Já to mám nastaveno takto:

Mé nastavní pro multiple inboxes

Pozor, tento režim nelze zkombinovat s prioritním inboxem, funguje jen v režimu „standardního inboxu“.

Zkratky v předmětu pomohou třídit poštu

Znáte zkratky FYI a FYA? První znamená For Your Information (pro tvoji informaci) a druhá For Your Action (práce pro tebe). S lidmi, se kterými si nejvíce píši jsem si dohodl konvence pro předmět zprávy – pokud obsahuje FYI, vím, že je to oznamovací email, na který můžu, ale nemusím odpovědět. Když najdu v předmětu FYA, odesílatel ode mne očekává nejen zpracování emailu, ale také zpětnou vazbu typu „hotovo“.

Když toto zkombinuji s výše popsanými filtry a štítky + multiple inboxes, dává mi to smysl. Když mi přijde email s předmětem FYA nebo FYI, označím si jej štítkem „to process“ a „to reply“ + přesunu email do archivu. Vím totiž, že na hlavní straně inboxu budou takto označené emaily svítit jako nepřečtené a já si jich všimnu. Ostatní emaily budou ležet neoznačeny v inboxu a čekat na mé rozřazení.

Štítek waiting for je problémový

Mám také štítek waiting for, tedy mám takto označené emaily, u kterých čekám na odpovědi. Problém je, že po odeslání emailu nelze snadno přiřadit štítek. Prostě musíte skočit do sekce odeslaná pošta, tak vybrat email a přiřadit štítek.

TIP: Využívejte klávesové zkratky pro označení štítkem! Klávesou L vyvoláte nabídku přiřazení štítku, psaním filtrujete štítky. Pozor, klávesové zkratky se musí povolit v nastavení.

Jak řešíte svůj „email inbox“ vy?

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 11

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. jjasanus napsal:

    Souhlasím s názvem článku – e-mail je i pro mě ideální komunikační prostředek . . . . moje oblíbené: „Hoďte mi to do mailu,“ používám dost často :-).
    Přiznám se ale, že já mail používám (Mail app) v zásadě jen a pouze pro komunikaci. Jeden smart-mailinbox na nepřečtené maily, to vše ostatní co následuje už se odehrává v aplikaci OmniFocus. Poštu kontroluji několikrát denně, pokud se v mailinboxu objeví mail, nastávají tři stavy – koš, okamžitá reakce (pravidlo 2 minut), nebo předání mailu přes klávesovou zkratku do OmmniFocusu. Odeslanou poštu posílám automaticky do inboxu OF. Vše co mi během dne i inboxu OF přistane pak v rámci daily review zpracuji standardní způsobem v duchu GTD.
    JJ

  2. :-) hezký trik, dík za odkaz!

  3. matata napsal:

    Psát do e-mailu *wf mi nepřijde ideální…

    Lze to řešit lépe a to hned dvěma způdoby:
    1) plugin http://www.activeinboxhq.com/
    výhoda je, že nahoře vidíte kolik emailů mate v jaké složce (stavu)

    2) u gmailové adresy to funguje tak, ze krome adresy mujmail@gmail.com vám přijdou i emaily poslané na mujmail+“cokoliv“@gmail.com.
    Tzn.: Když chci aby se mi odeslana posta automaticky priradila ke stitkyu Waiting on, pridam jako prijemce (nebo jeste lepe do skryte kopie) prijemce mujmail+waiting@gmail.com. A pak uz mam jen filtr, kde pokud je příjemce mujmail+waiting@gmail.com označ zpravu jako přečtenou, archivuj a přiřaď štítek waiting on.

  4. ActiveInbox jsem doteď neznal, díky za info, pozkouším.

  5. Pavel napsal:

    Activeinbox je ale závislí na aktuální verzi gmailu, který se dost pravidelne programově mění, takže např. dneska když jsem to zkusil zprovoznit (nainstalované to mám) tak to nejde a mám to zkusit za 24 hodin, což je pro práci naprd. Měl jsem jemu dříve podobný a přesně na tomto problému jsem to zrušil a snažím se fungovat s tím co mám standardně.
    Mě to osobně nějak nevadí když budu mít nějakou značku v mailu, pokud nebude rušivá.

  6. Pavel napsal:

    je pravdou, že mě štve že v gmailu když mám zprávu jako přečtenou (není tučně zvýrazněna) tak, když ji mám v nějaké složce, tak ta mi počet udává pouze podle nepřečtených, takže hned od oka nemám přehled kolik mi tam toho zbývá, pokud to pokažde ručně neoznačím jako nepřečtené. Jinak ty multiple složky jsou fakt super. To mě vůbec nenapadlo že to jde, trošku to tím pádem napravuje problém s tím číselným počtem.
    Ještě by to chtělo něco jako, že když na nějaký mail do 24 hodin např. neodpovím, či případně nezpracuju, zobrazí se mi nějaké upozornění. Ale to bych už chtěl asi moc, zase by to stálo na nějakém modulu, který by fungoval/nefungoval.

  7. Jakub napsal:

    Já osobně využívám také hostované služby Google Apps a v GMailu mám nainstalované doplňky Active Inbox, Boomerang a Smartr.
    Navíc mám aktivovaný Multiple Inbox a nastavený podle štítků Active Inboxu, abych ho mohl používat i na mobilu, nebo cizím počítači bez doplňků.

  8. Pavel napsal:

    Tak se mi nakonec ten ActiveInbox spustil, ale nevim kde je problém, protože ho tam chvilku mám zobrazený chvilku ne (většinou déle než zobrazené) takže to je i tak pro mě nepoužitelné. Většinou to zmizne při reloadu gmailu.

  9. Pavel Miksa napsal:

    Připojuji se k autorovi a souhlasím, že email je ideální komunikační prostředek, neboť dává svobodu volby. Štítkování zpráv a konsolidace více účtu do jednoho prostřednictvím gmailu považuji za jeho nejlepší funkci a to včetně správy různých kalendářů. O emailové komunikaci jsem pár článku napsal, ale zavádět určitá pravidla do korporátní sféry je běh na dlouhou trať. Výchova odesílatelů zabere více času, než nastavení emailové služby.

  10. Marian Pisarcik napsal:

    Na Waiting-for ti odporucam urobit presne to co navrhol matata v bode 2)

    Active Inbox som pouzival este v case GTD Inbox. Skusenosti som s nim mal presne ako Pavel. Casto sa menil a velmi nestabilny. Prestal som ho pouzivat uplne

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru