Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Proč a jak používat seznam Někdy/Možná

Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Při svých školeních, ale také při neformálních hovorech o metodě GTD, opakovaně narážím na potutelný úsměv účastníků, jakmile zmíním seznam/složku Někdy/Možná. Nejeden z nich totiž bezpostředně na to dodá, že takový seznam se může velmi snadno změnit na Nikdy/Možná.

Ať už z účastníků hovoří vlastní zkušenost, nebo zkrátka skepse, obava, že velmi užitečná součást GTD přestane fungovat, stojí za podrobnější úvahu. Stejně tak, jako to, co vlastně do takového seznamu vůbec zapisovat.

Rozdíl mezi Někdy/Možná a Archivem

Při třídění schránky narážíme na položky, které lze obecně rozdělit na dvě kategorie. Ty, které představují akci, a ty, jež nesou informace. S oběma typy lze pracovat hned (pravidlo 2 minut), nebo spadají do aktuálně řešených projektů (přiřadím k patřičnému projektu a rovnou se zeptám, zda tato položka vyvolá další krok, který v seznamu kroků ještě nemám).
Jenže když takové položky nejsou aktuální, mohou spadnout do seznamů/složek Někdy/Možná a Archiv. Zde uplatníme kategorii dané položky, jestliže je to spojeno vyloženě s nějakou činností, zapisuji do prvního z uvedených seznamů. Jestliže jde o položku, která pouze nese informace, patří do Archivu. Kupříkladu do archivu odkládám různé články, na které narazím a vztahují se k oblastem, které mě zajímají. V archivu mám roztříděné texty třeba o Novém Hollywoodu. Nyní je nepotřebuji, protože letos jej již učit nebudu. Když ale přijde vhodná chvíle, vím, kde budu informace o kinematografii tohoto období hledat.
Seznam Někdy/Možná využívám na shromažďování aktivit, jimiž se nyní nechci nebo nemůžu věnovat. Spadají sem jak nápady na další projekty či úkony, které jsou spojené s konkrétním časem (nyní třeba s létem). V neposlední řadě tento seznam využívám na shromažďování knih a filmů, které bych rád někdy přečetl/zhlédl.

Výhody seznamu Někdy/Možná

Tento seznam, narozdíl od mnoha skeptiků, považuji za jeden z největších přínosů GTD. Nechaoticky uspořádané aktivity, kterým bych se chtěl v budoucnu věnovat, tipy na literaturu či filmy, položky, které zkrátka potřebují uzrát. To vše sem patří. Důležité je sousloví nechaoticky uspořádané, neboť bychom se měli v seznamu či složce vyznat. Sice nemusí jít nutně o takový řád jako v případě složky Archiv, ale i tak doporučuji pracovat s určitou kategorizací. Alespoň minimálně na položky, které se vztahují na práci a osobní život, zvlášť mám také položky na knihy a filmy.
Přednost tohoto seznamu spočívá v základním principu GTD – dostanete dané věci z hlavy, ale nezapomenete na ně. Zatímco u akutních/aktuálních záležitostí se vám i při nepraktikování GTD položky de facto připomenout (třeba tím, že za vámi příjde šéf a zeptá se, kde máte výroční zprávu), nepoznamenané neaktuální záležitosti se ztratí v propadlišti ne-paměti.

Aby seznam žil

Seznamy projektů a úkolů, respektive celé GTD, nedává moc smysl, jestliže neprovádíte sběr, třídění a revizi. Na tzv. review to často padá, zvláště hovoříme-li o dlouhodobějších záležitostech, nebo právě těch, které nejsou aktuální a odpočívají v seznamu Někdy/Možná. Ten si o pravidelnou revizi přímo říká. Nemusí být nutně každý týden, jako takovou maximální hranici intervalu doporučuji jednou za měsíc. Podíváme se vždy na konci jednoho měsíce do seznamu Někdy/Možná, abychom zjistili, zda si některá z položek náhodou už neříká o přesun do aktuálních projektů. Také proto, že můžeme po čase zjistit, že už jde o záležitost mrtvou a můžeme ji smazat (třeba zavřeli restauraci, kam jsme chtěli s drahou zajít na oslavu výročí).
Při pečlivějším review navíc dochází k vnitřnímu vyhodnocování a zpracování každé takové položky – a ona v nás dozrává. Když se z ní za půlroku vyklube projekt k realizaci, díváme se na ni/něj již mnohem důvěrněji. Podvědomě totiž právě třeba do archivu můžeme v průběhu šesti měsíců ukládat informace, které se pak při oživení položky z Někdy/Možná budou hodit.

Podělte se i vy o to, jak moc je pro vás seznam Někdy/Možná důležitý, co konkrétně si do něj značíte, jak často jej revidujete.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Pavel Miksa napsal:

    Seznam N/M má v mém systému nenahraditelnou roli. Padají tam nápady, náměty, myšlenky a úkoly bez jasného termínu nebo určení. Revizi provádím každý týden. Položky přesunu pokud začnou být aktuální do TODO listu, ponechám jsou-li stále neaktuální nebo označím jako zrušené.

    Seznam „Archiv“ nepoužívám. Nenašel bych pro něj v papírové verzi uplatnění.

  2. Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

    Seznam „Archiv“ se ani moc pro papírovou verzi nehodí. Pro mě je to sbírání různých textů – články či delší studie – například. Čili v elektronické podobě. Pokud ovšem nejde již o vytištěné záležitosti, ale těch už teď mívám minimum, vše je jen v el.podobě.

  3. jjasanus napsal:

    přidávám se (věřím že) k většině – i pro mne je seznam N/M velmi důležitou součástí. ukládám do ní vše, co pro mne v dané chvíli „není aktuální“, nebo jednoduše nevím, co přesně z položkou udělat – aby mohla uzrát :).
    Archiv používám rovněž převážně elektronický (i když kartotéku mám rovněž – pro část mých kolegů je zatím „papír“ jakýsi „zákon“), osvědčil se mi Evernote.
    Review složky N/M dělám jednou za měsíc, vzhledem k tomu, že používám OmniFocus, který má review automatizované, nemusím ani na to, že mám udělat review složky N/M myslet.
    Díky za zajímavý článek. Jednu věc jsem si z něho vzal, a to, kategorizaci položek ve složce N/M, tu jsem dosud nedělal . . . .zaačnu :)
    J. Jasanský

  4. Marek Žehra napsal:

    Zajímavý článek. Také jsem si z něho odnesl především kategorizaci seznamu N/M (do teď jsem neřešil). Review dělám každý týden, ale dost často se mi stává, že najdu některé položky dvakrát (jednou se mi povedlo i 3x). Dochází k tomu podle mě díky tomu, že člověk dostane nápad z hlavy, ale tím pádem zapomene že už si ho poznamenal. Pokud se nápad znovu objeví, tak je logicky zapsán podruhé. Ale asi není tenhle problém efektivní řešit při review inboxu, ale až poté při review N/M, nebo se pletu?

    Jnak na archiv mám vyzkoušený a prověřený Evernote :)

  5. Ja mam v Someday/Maybe všechno, co v daný tyden nemuzu/nestíhám/nechci dělat. A v Next se snažím mít co nejméně projektu a s každým alespoň trosku pohnout. Takže při review musím mrknout do Someday uz jen ze strachu, aby mi tam nezůstalo viset něco, co uz je pro další tyden aktualni.
    Archiv asi nevyuzivam vubec.

  6. RC napsal:

    Pekny den prajem pan Gregor,
    dovolim si k vasmu clanku doplnit par postrehov:
    Mozno by stalo zato zvazit ci nahodou vsetky polozky (predpokladam ze hovorime o „stuff“ alebo „zalezitostiach“) nenesu aj informaciu (v obecnom zmysle) aj cinnost. Jednoduchym neobecnym prikladom moze byt „zalezitost“ Zavolaj Pavlovi na cislo 775 222 222 ktora na prvy pohlad obsahuje aj cinnost aj informaciu. Trocha komplikovanejsi obecny priklad vyplyva z toho ze podla GTD aj MIAW (Making it all work) je nutne zalezitosti „vyjasnit“ a zistit co znamenaju. Ocakaval by som ze minimalne cast informacie, umoznujucej toto vyjasnenie, pochadza prave z kazdej jednej „zalezitosti“ (kazda nesie informaciu). Zaroven kazda „zalezitost“ obsahuje minimalne jednu cinnost – samotne vyjasnenie. Zalezitosti nakoniec konciace ako referencie/podklady (v originale GTD „reference“ a „reference material“ a v ceskom preklade Mit vse hotovo dost nestastne „informace“ v grafe a „material k archivaci“ v texte) vyzaduju cinnost – zorganizovanie. A to nam este popod prstami prejdu zalezitosti ktore je treba odstranit/vyhodit do kosa a ktore zostali, ak spravne vidim, v clanku opomenute.

    Zasadny problem ale predstavuje pouzitie triediaceho kriteria „aktualnosti“. V GTD pouzity termin „actionable“ je sam o sebe priklad trocha problematickeho menezerskeho jazyka (zaujimave poznamky mozete najst tu: http://english.stackexchange.com/questions/13635/better-synonym-for-actionable, interpretaciu pravdepodobne pribuznu zameru autora tu: http://www.investopedia.com/terms/a/actionable.asp#axzz1iaV4bK8F pripadne v slovnikoch – ak sa vyhnete slovnikom pravnickym). V ceskom preklade knihy pouzite „Je to realizovatelne“ bohuzial musim oznacit za omyl (preklad ktory som pouzil v navode ku GTD je podobne nespravny aj ked konzistentnejsi s GTD). Kriterium „actionable“ a „aktualny“ totiz zdielaju jeden problem – co vobec znamenaju? Ak nieco nie je mozne vykonat hned – je to aktualne? Ak to aktualne nie je, potom sa do „Niekedy/Mozno“ (Someday/Maybe, „Nekdy/Mozna“) dostanu vsetky polozky „Dalsie cinnosti“ (Next action, velmi nestastny preklad „Dalsi krok“ – tie sa vykonaju najskor ako to bude mozne a teda nie hned). Ak to aktualne je, potom sa naopak do „Dalsie cinnosti“ dostanu vsetky polozky „Niekedy/Mozno“. Kedze ide o velmi neziaduci vysledok, dovolim si konstatovat, ze pouzitie triediaceho kriteria v GTD aj v tomto clanku je bez urcenia blizsich casovych parametrov velmi, velmi nestastne. Jednoduchym riesenim je prave uvedenie konkretneho casoveho parametru, napr. neaktualny znamena „nie skor ako za 1 mesiac“.

    Podobne je V clanku spomenute ze „Někdy/Možná využívám na shromažďování aktivit, jimiž se nyní nechci nebo nemůžu věnovat“. Pozorny citatel si urcite vsimol ze taketo aktivity sa nachadzaju aj v zozname dalsich cinnosti. Tieto cakaju kym ich bude mozne vykonat (splnia sa podmienky definujuce kontext) a teda ich nie je mozne vykonat teraz. Casto ich nevykonate aj ked sa podmienky kontextu splnia lebo ich vykonat nebudete chciet. Opat sa nam takto „zlieva“ Niekedy/Mozno a Dalsie cinnosti.

    „Spadají sem jak nápady na další projekty či úkony, které jsou spojené s konkrétním časem (nyní třeba s létem)“ bohuzial na zaklade uvedeneho popisu je, aspon pre mna, tazko desifrovatelne. Z toho co je napisane sa skor zda ze uvedene veci nepatria do Someday/Maybe ale do kalendara (su spojene s konkretnym datumom). Do Someday/Maybe by mohli spadat ak su spojene s konkretnym casom nepriamo v tom zmysle ze v nom dojde napr. k ich prehodnoteniu. V takom pripade by ale bolo vhodne zvazit doporucenie vlozit do kalendara ich pripomienku. Dalej moze ist o vhodneho kandidata na umiestnenie do Tickler File („Terminovy poradac“) alebo medzi aktivne projekty ak ide o zoznam ktory sa aktivne doplna. Bohuzial v popisanej forme je skor pravdepodobne ze zaradenie do Niekedy/Mozno nie je spravne.

    Napriek tomu ze sa s kategoriou Someday/Maybe spajaju aj dalsie problemy s autorom clanku velmi rad suhlasim, ze ide o velmi uzitocnu cast GTD. Aj ked musim s pobavenim konstatovat ze mi na seminari zatial nebolo naznacene Niekedy=Nikdy pravdepodobne len preto, ze to sam uvadzam ako casty pripad ako je v praxi kategoria Niekedy/Mozno pouzivana.

    Uzite si den a nech sa dari v novom roku.

    RC

    BTW: Pan Urbasek vo svojom prispevku velmi spravne ukazuje na dolezitu vec ktorym je previazanie medzi tym ake casove parametre ma nieco co sa dostane do Niekedy/Mozno (tento tyzden nie ale na buduci uz mozno ano) a casovym parametrom pre vykonanie aktualizacie tohoto zoznamu (kazdy tyzden). Sulad medzi tymito dvoma parametrami je velmi dolezity.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru