Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Stroje času – zelená úkolům, reportům a fakturám

By on 28. 11. 2011 in Nástroje with Počet komentářů: 3
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Dnešní doba je nasycená a – svým způsobem – přehlcená různými GTD metodami, aplikacemi, svobodou v práci, štěstím a pozitivním myšlením. I proto jsem se rozhodla do tohoto (rádoby) společného mlýna něco málo přispět. A o čem že chci dnes psát a rozumovat? Jsou to pro někoho známé, pro někoho méně známé „timetrackingové aplikace“. Aplikace, které umějí jako oko v hlavě střežit vaše projekty, klienty, fakturace a hlavně vydělávané peníze.

Pracující na volné noze mi snad zcela rozumějí. Vzájemná symbióza s mými klienty a projekty si vyžaduje pečlivou evidenci každého kroku, resp. každé minuty, kterou strávím nad úkoly.

Reporty pracovních úkonů jsou podstatným argumentem a dokumentem nejen při fakturaci. Každý je strůjcem svého štěstí (v tomto případě peněz) a klienti většinou neradi platí, když u faktury nevidí TUTO konkrétní přílohu. Ale to asi není potřeba dále popisovat.

Timetrackingové metody a aplikace

Starý dobrý Moleskine

Mé první uspořádávání a první organizaci úkolů i odvedené práce „šéfoval“ tradiční a populární zápisník s koženými deskami – Moleskine. Sloužil, co jen mu listy stačily. Avšak – i přes maximální snahu orientovat se v napsaných záznamech – nedokázal stačit mému pracovnímu tempu. Příliš mnoho poznámek, zápisů, úkolů a připomínek, které byly bohužel jenom na papíře. A vystavit fakturu v Moleskinu? Nemyslitelné. Proto jsem „zagooglila“ a na různá doporučení vyzkoušela dalšího, tentokrát online adepta.

 

Toggl.com: Za málo peněz dostatek muziky

Toggl.com je první online timetrackingová aplikace, po které jsem sáhla. Služba slouží ke sledování stráveného času nad úkoly, ke sledování projektů, klientů a časově řazených reportů. Umožňuje vést si přehlednou databázi klientů včetně účtované hodinové sazby a pracuje i v češtině, což určitě ocení zejména „neangličtináři“.

Týdenní odvedenou práci vidíte rozškatulkovanou dle klientely v pěkně barevném grafickém koláči. Z toho lze tedy lehce rozpoznat, pro kterého z nich jste odvedli v daném týdnu nejvíce práce, resp. pro kterého je potřeba ještě něco vykonat. Nahlédnutí do konkrétního a podrobnějšího výpisu prací je samozřejmě možné. A kvůli reportování vlastně nutné!

Reporty si můžete filtrovat podle jednotlivých klientů, projektů účtovaných nebo neúčtovaných, ale také dle různých časových rozmezí a intervalů. Běžnou věc, kterou však Toggl bohužel neumí, je možnost přímé fakturace. Třeba v budoucnu tvůrci služby zamakají a Toggl spustí i vlastní fakturační systém (pozn.: článek začal vznikat už před dvěma měsíci, tak se třeba tak již stalo). Základní verze Togglu je zdarma. Chcete-li pracovat s podrobnějšími informacemi a daty v reportech nebo chcete-li využívat službu v týmu, můžete si ji předplatit. Měsíčně zaplatíte zhruba 5 dolarů.

Více na www.toggl.com

Paymo.biz: A já tě nechci

Další službou, se kterou jsem pracovala, byl Paymo.biz. Důvodem, proč jsem Paymo začala používat (tedy ani jsem nemrkla a měla loginy), bylo přání klienta. Ten tuto službu používá pro komplexní interní i externí správu projektů a klientů.

Popravdě jsem službě Paymo.biz nevěnovala nikdy více času, než se po mně vyžadovalo. Avšak i to málo času stráveného s touto aplikací bylo zcela dostačující. A můj subjektivní názor? Aplikace mě naprosto nebavila, nepochopila jsem její strukturu a logiku.

Například nebylo možné přidat do vlastního kalendáře úkolů další odpracovanou dobu než tu, která mi byla předurčena zadavatelem – v tomto případě nadřízeným. Kalkulace s časem, katastrofa.

Z toho plyne, že je evidence jednotlivých úkolů závislá na zadavateli, respektive na osobě, která je zodpovědná za daný projekt, a která rozvrhne kompletní harmonogram úkolů, časů, deadlinů apod. Odchylka od plánu tedy není možná. A to není jediná věc, která se mi nelíbí.

Popis přesné funkčnosti služby tedy raději přenechám uživatelům, kteří ví, jak se daná věc má. Za sebe mohu jednoduše říci: Paymo.biz nebrat.

Více na www.paymo.biz

Billings Pro: A peníze nejsou fuč

Jedna z dalších a prozatím posledních aplikací v mém výčtu. Možná si říkáte, že je to krátký výčet, ale já doufám v třikrát a dost. Sympatická služba Billings Pro nenechá proklouznout ani cent, a to díky širokým možnostem i perfektnímu a exaktně přehlednému zobrazení odvedené práce.

Dovolím si tvrdit, že mi tato služba přirostla k srdci nejvíce. Umožňuje přehledný monitoring každé činnosti, projektu a klientů. Poskytuje přehledné a různorodé reporty včetně fakturace přímo z aplikace a řadu dalších vychytávek, se kterými se nyní ještě seznamuji. Pro splnění a měření strávené doby nad úkolem si zapnete časovač, ihned vidíte celkový počet hodin, sazbu, účtovanou částku, data kdy byly úkoly zpracovány, možnost přiřadit k úkolu štítek (např. rozpracováno či dokončeno apod.) a označit úkol symbolem pro fixní nebo časové účtování.

Služba je doporučována především pro malé a střední firmy. Měsíční zkoušku a otestování služby poskytuje provozovatel zcela zdarma. Dále je již nutné platit. Pokud se nepletu, cena je cca 20 dolarů/měsíc pro jednoho uživatele.

Na Jobsových mašinách funguje Billings aplikace perfektně. Nově je i pro iPhone.

Více nawww.marketcircle.com/billingspro

Techničtější popis všech služeb ode mě nečekejte. Jsem jen prostý uživatel, kterému stačí především jednoduchá uživatelská přívětivost, funkčnost a použitelnost.

A co vy? Používáte některou z mnou popsaných aplikací/služeb, nebo je váš hlídací pes z úplně jiného těsta? Díky za vaše komentáře. Znáte to: času (a vlastně i peněz) není nikdy dost.

Petra Bláhová, blog

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Libor Kříž napsal:

    1. pokud budete uvažovat o Billing Pro, pak se neděste ceny. Licence pro jednoho uživatele stojí 140 euro, po rozpočítání na jednotlivé měsíce je to asi 300 Kč/měsíc. Při variantě Pay As You Go stojí asi 500 Kč/měsíc. Tedy koupit = lepší.

    2. kdysi jsem používal zmíněný Toggl.com. Hledal jsem alternativní český produkt, ale nenašel jsem. Proto se optám do pléna také: pracujete někdo na volné noze a vedete/hlídáte si čas/peníze pomocí nějakého z nástrojů z tohoto ranku? Díky!

  2. david540 napsal:

    Používám grindstone ( http://www.epiforge.com/ ) nebo Baralga ( http://baralga.origo.ethz.ch/ )

  3. klimeklada napsal:

    Dobrá náhoda. Před pouhými cca 5 ti dny jsem si řekl, že najdu nějaké time trackerové šikovné udělátko do firmy, aby vyhovovalo parťákům a měli jsme něco jednotně. Sám jsem taky chtěl do něčeho svůj čas pořádně evidovat.

    V H1.cz jsme kdysi používali AllNetics working time tracker. Funkčně to je naprostá dokonalá a aplikace. Výstupy jsou trochu „programátorsky strohé“ v takových nehezkých tabulkách, nicméně velice přehledné, třeba v HTML formátu. Jenže ta aplikace občas crashovala. Je placená a to crashování bylo fakt blbé. K něčemu to ale dobré bylo – věděl jsem, co chci a čemu se vyhnout :)

    Progooglil jsem to a našel článek o time-trackerových aplikacích od Lea Babauty: http://freelanceswitch.com/productivity/6-cool-tools-to-track-your-time/ A dle Leového pravidla, že se nemá věnovat tuna času hledání té nejdokonalejší aplikace na světě jsem ten článek pro jistotu ani nečetl a rovnou sosnul to první, co v článku měl – Toggl. A po těch 5 dnech, to vypadá, že to tak i zůstane.

    Základní hodnotou Togglu je jednoduchost, snad až minimalizmus. Zajímavé je, že jsem se během těch 5 dní už asi 20x pozastavil nad tím, že mi tam něco chybí. Ale většinou jsem pak zjistil, že vlastně nechybí. Když potřebuju jiný report, než to, kolik jsem toho udělal dneska (nic jiného v Togglu desktop nejde vidět), kliknu v menu aplikce na webový dashboard. Rychle jsem si zvyknul na to, že pro podrobnější reporty si dojdu na web a desktopová aplikace slouží prostě k jedinému účelu, ke kterému sloužit má! A to je úžasné. Miluju věci, které umějí dělat jedinou věc, ale perfektně a bez zbytečného rozptylování. A to je Toggl. Aplikace nepadá, je velice snadno použitelná – čas se dá jednoduše nakliknout a napsat tam libovolnou hodnotu – to je zásadní – aby tohle šlo a bylo to nejsnadnější jak to jde: „Ha, už 10 minut dělám a neměřím! Ťuk ťuk a je to. 10 minut připsaných a měříme dále. Detekuje i dobu neaktivity počítače při zapnutém měření a po příchodu se zeptá, jestli má ten čas počítat – to je další nepostradatelná věc vyřešená opět správně a navíc – zcela defaultně. Není třeba nic nastavovat, aby se to chovalo, jak má. A to se cení.

    Jedina z mála věcí, co mi na Togglu vadí je faktická záležitost – nezvládá přechod jednoho tasku přes půlnoc (pracuju po nocích, stává se mi to tedy denně). Když mám zapnutý task a přejde půlnoc (nové datum), měření tasku běží a já vidím v novém dni jen samé nuly – i u toho běžícího tasku jsou jen nuly, ale přitom se tváří, že se měří. Hokej. Téhle záležitosti se ještě musím pověnovat… Kdyžtak jim napíšu zprávu, třeba to opraví.

    Jinak ale zatím Toggl vypadá fakt dobře, má jen pár takových drobných much, snad se brzy vyřeší. Závěrem se tedy po tom svém krátkém experimentu klaním k Togglu a jsem rád, že z tohoto článku nevzešlo nic lepšího :)

    BTW., Petro, nepochopil jsem, co má moleskine společného s měřením času? Já papírový notes používám primárně k záznamu plánovaných úkolů k řešení a sekundárně k ukojení slastného pocitu při škrtnutí úkolu :) Kdepak nějaké odfajfknutí v nekonečném feedu ukolů kdesi v cloudu, to není ono :) No a přirozeně, když na nějakém úkolu z notesu dělám, tak ho taky měřím – v Togglu, aktuálně. Ty si ty úkoly ke splnění píšeš nějak přímo do time trackeru?

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru