Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Opus Domini – elektronická obdoba diáře FranklinCovey

By on 23. 11. 2011 in Nástroje with Počet komentářů: 3
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Doposud jsem nenašel software nabízející dostatečnou perspektivu nad vytyčenými cíli, nad jednotlivými měsíci a následně pak týdny a dny. Opus Domini představuje světlou výjimku. A možná ani nepřekvapí, že se vydal cestou maximální nápodoby papírového diáře, a to právě zmíněného produktu společnosti Franklin Covey.

Fáze I. – Začít odshora

Zastávám názor, že chceme-li být skutečně efektivní – a tedy i efektivně a správně plánovat – neobejdeme se bez úvah nad vlastními vizemi. Ne nutně musí jít o hluboké hloubání v sobě samém, byť taková sebereflexe bývá stavebním kamenem kvalitní správy času. Opus Domini obsahuje pětici záložek, přičemž právě ta poslední v pořadí, Mission, by měla být nalistována jako první. Proč? Najdete zde totiž prostor pro vypsání hodnot, vizí a také osobního poslání. Nejde o nutnost, ale předpokládám, že i vy byste rádi dělali pokud možno pouze ty „úkoly“, které jsou pro vás důležité. Filtr nedůležitých úkonů představuje porovnání, zda činnost je v souladu s našimi vizemi a tím, co od svého života/od sebe očekáváme. Věnujte tedy čas na sepsání všeho, co má pro vás hodnotu – může jít o lidi, o vlastnosti, o „abstraktní položky“. Následně pokračujte v úvaze nad vlastní vizí – čeho chcete dosáhnout, kam chcete směřovat?

Zatímco symbolem time-managementu jsou hodinky, symbolem efektivního plánování bývá kompas. Rozdíl se jasně nabízí. Vylézt rychle po žebříku nahoru je jedna věc, ale mít žebřík opřený o správnou zeď je věcí druhou – a pro naše plánování důležitější.

Osobní poslání (Mission Statement) pak už jen plynule z určení hodnot (Values) a vize (Vision) vychází. Poslání berte jako takovou ústavu. Stejně jako ústava zastřešuje v demokracii všechny zákony – žádný z nich s ní nesmí být v rozporu, tak i náš každý úkol, každý krok by neměl jít proti obsahu a povaze osobního poslání.

Fáze II. – Určit si konkrétní cíle

Druhá záložka nabývá již konkrétnějších obrysů. Zde si budete moci přidávat své cíle (Goals). Vše funguje jednoduše a dostatečně přehledně. U cíle nastavíte termín, kdy k němu hodláte dojít. V záhlaví stránky diáře se při označení toho kterého cíle vypíše, kolik dní vám k termínu zbývá. Lze i pomocí tažení jezdcem značit, jak k cíli postupujete. V záhlaví se ukáže grafika i s popiskem (postup v počtech procent z celkových 100).

Fáze III. – Mějte na očích kompas

Pojem kompas zde již v souvislosti s plánováním padl, a stejně se jmenuje další záložka. Dříve, než s tímto listem začnete pracovat, jděte do nastavení aplikace, konkrétně klepněte na záložku Compass. Zde si totiž vytvoříte/vypíšete role, které zastáváte. Že žádné role nehrajete? Že jste sami sebou? Nenechte se svést odlišným vnímáním tohoto slova. Role v pojetí plánovacího systému Franklin Covey nemá nic do činění s hraním rolí na divadle. Každý z nás totiž ve společnosti skutečně funguje v několika rolích – a ty si musíte pojmenovat sami.

Jak ukazuje obrázek, ty mé jsou například pedagog, autor, lektor, vedoucí katedry, ale také člen rodiny. Může jít o roli pracovní, osobní, může se týkat konkrétních lidí, k nimž z pozice této role vystupujete, nebo se může čistě vztahovat pouze k vám samotným – třeba role kulturního milovníka či náruživého čtenáře. Role lze přidávat, mazat, přeskupovat.

Poté se vraťte do hlavního okna aplikace. Role tam již uvidíte. Ale nad nimi si ještě všimněte čtyř položek – jde o čtveřici rovin, které utvářejí naši osobnost, náš život. Rovina fyzická, sociální, mentální a duchovní. Kompas v aplikaci/diáři má totožnou funkci jako kompas skutečný. Má ukazovat směr, kudy chcete jít. Role, roviny, respektive to, co si k nim připíšete, by mělo vycházet z vašeho osobního poslání/vize/hodnot a mělo by jít o kroky, které vám pomohou se dostat blíže k vytyčenému cíli. Jestliže máte cíl zhubnout o 10 kg za čtvrt roku, pravděpodobně si u fyzické roviny budete vypisovat dílčí fáze a úkony – například to, že budete v daném týdnu jíst přednostně zeleninu, pít dostatek vody, že si každý den uděláte malou procházku apod. Ačkoliv to není v případě aplikace Opus Domini nijak specifikované, Kompas prochází naší revizí každý týden – něco jako tzv. GTD review. Jde tak o první „hmatatelnou“ fázi plánování.

Než začne nový týden, sedněte si ke Kompasu, vypište, co byste u každé z rovin a rolí chtěli v daném týdnu zrealizovat. Říká se tomu také „big rocks“, velké kameny, které jsou skutečně důležité, a proto byste je měli do svého diáře/aplikace zanést jako první. Já bych například u role pedagog mohl v daném týdnu dělat desítky úkonů, ale do Kompasu si zapíšu ten/ty, které jsou pro mě v této roli zcela zásadní. Neznamená to, že musíte každý týden něco připsat ke všem rolím, ale pokuste se je mít v rovnováze.

Zde se dostávám k nedostatku aplikace oproti papírovému diáři. U Opus Domini se hůře sleduje rovnováha napříč delším časovým údobím. Zatímco papírový kompas, takové úzké záložky, lze schraňovat a vzájemně porovnávat, pokud byste v kompase položku zaškrtli a odstranili – což asi budete dělat, protože by se list stal brzy nepřehledným – porovnávání nebude možné.

I u položek v Kompasu lze posouvat jezdcem (vývoj), ale dává to smysl, pokud by šlo o položku dlouhodobější – ne pouze v rámci jednoho týdne.

Fáze IV. – Přehled úkolů

Čtvrtou záložkou od konce je Master Tasks. Přehled úkolů. V papírovém diáři se takový seznam váže vždy ke konkrétnímu měsíci. Výhoda (či nevýhoda?) Opus Domini spočívá v tom, že při zapisování úkolů, které hodláte vykonat, je jedno, zda se mají vázat ke konkrétnímu dni, týdnu, měsíci. Jak tedy Master Tasks v Opus Domini může sloužit? Aplikaci máte spuštěnou, a jakmile budou přicházet úkoly hodné zaznamenání, lze je vložit právě na tuto stranu. Můžete si všimnout, že se vlevo u názvu úkolu (v podstatě ale může jít o projekt) nachází písmeno s číslicí. Princip třídění na nejdůležitější (A), méně důležité (B) a ne tolik důležité (C) má být vodítkem k tomu, abyste se vždy snažili o „zaškrtnutí“ všech áček, zbyde-li čas, postupujte k béčkovým aktivitám. Číslice určuje ještě navíc pořadí v dané kategorii – ale pozor, není zrovna šťastné mít pak v jednom dni naplánovaných áček více než 4, pakliže jde o obtížné úkoly.

Při pohledu na Master Tasks list lehce vyfiltrujete úkony skutečně důležité (v souladu s vašimi cíli), které budete při plánování nahazovat do kalendáře jako první. A jak? Klepněte pravým tlačítkem a vyberte Send to Daily Task. Objeví se malé okno s kalendářem – a zde už jen záleží na vaší volbě, kam úkol „poslat“.

V seznamu úkolů (Master Tasks) lze ale také úkony označovat nejen znaménkem důležitosti, ale přidávat k nim stav, v jaké jsou fázi rozpracování, nebo úkol delegovat – a pohlídat si při pravidelných revizích, jestli už máte od dotyčné osoby zprávu o realizaci. Seznam pochopitelně můžete podle různých kritérií seřazovat.

Fáze V. – Denní plánování

No a konečně se dostáváme k záložce Daily Tasks. Její levá polovina má tři části. V horní se nachází informace o dni a malý náhled na měsíc. Zbytek strany se dělí na levou a pravou polovinu. Do levé si přidáváte úkoly k danému dni, které nejsou vázané na konkrétní čas, zatímco pravá – jak již její vzhled napovídá – bude pracovat s úkony vázanými na konkrétní hodinu/minutu (například schůzky).

Úkoly lze přidávat přímo v této stránce, nebo tím, jak bylo řečeno, že je z Master Tasks vyšlete. Kromě označení důležitosti (A, B, C…) zde lze nastavovat to, zda je úkol v procesu realizace, zda se odkládá, zda je naplánovaný na jiný den atd. Velká přednost aplikace spočívá v tom, že není třeba nic mazat a přepisovat. Jestliže si totiž úkol v papírovém diáři chcete posunout na jiné dny, musíte škrtat/gumovat a psát znovu. Úkoly, stejně jako položky v Master Tasks, lze doplňovat i o delegování, o poznámky, různě řadit.

Vpravo od stránky s úkoly se ale ještě nachází list pro psaní denních poznámek. Vynikající vlastnost diářů Franklin Covey – během práce, komunikace s lidmi, můžete všechno potřebné zapisovat právě sem. Stránka může sloužit jako schránka pro úkoly, nápady, poznámky z korespondence atd. Vše pak stačí pravidelně procházet – třeba v závěru týdne prolistovat sedm předchozích dní – a vytáhnout z toho to, s čím je potřeba dále pracovat. U papírového diáře Franklin Covey je pro vyhledávání v poznámkách určena speciální Index stránka, u Opus Domini vše samozřejmě funguje snadno – stačí využít vyhledávací ikonku.

Pár slov k provedení

Výše popsaný postup plánování, který se mi dlouhodobě osvědčuje, nelze přičíst jako zásluhu člověku/lidem podepsaným pod Opus Domini. Jak jsem hned zkraje uvedl, jde o převedení papírového diáře Franklin Covey do elektronické podoby. Nicméně aplikace si zaslouží palec nahoru za přehlednost a skutečně rovnocennou funkcionalitu s papírovým diářem – a v podstatě k tomu připočtěte to, že má ještě několik vlastností navíc.

Při procházení jednotlivých záložek (výjimkou je Daily Tasks) vždy na pravé straně uvidíte náhled na den/víkend/týden/měsíc/rok i spolu s vypsanými aktivními úkoly. Ovládat aplikaci se naučíte velmi rychle. Vzhledem k tomu, že Opus Domini pracuje s plánováním události do jednotlivých dní, logicky se nabízí provázanost s kalendářem. Dokonce také s předpovědí počasí. Částečně máte možnost vzhled a uspořádání některých prvků i přenastavit v Preferences.

Design aplikace není sice kdovíjak zázračný (rádoby kožené desky a barevné záložky), ikonka by si zasloužila evoluci, ale na to nejdůležitější to nemá prakticky žádný vliv. Z oficiálních stránek lze vypozorovat, že autor se snaží a připravovaná verze 2 by měla do sebe vstřebat další funkce. Zvědavý jsem na uvedení iPad verze, která se vyloženě nabízí. Měla by se v App Store objevit brzy. Kdyby program umožňoval časem i třídění úkolů do projektů, šlo by o „killer aplikaci“ v kategorii úkolovníků a kalendářů.

Osobně preferuji pero a papír, ale Opus Domini můžu všem, kteří to s plánováním myslí vážně, vřele doporučit. I s cenou devíti dolarů, protože jde o investici, která se vám rychle vrátí.

recenze byla napsána pro MůjMAC.cz

P.S.: Objevovaly se spekulace, že by již v září byla oficiální aplikace FC pro iPad. Zatím stále nic.

P.P.S.: Pro platformu Windows existuje několik doplňků a aplikací, pokud máte někdo zkušenosti s elektronickými nástroji FranklinCovey, napište je prosím do komentářů.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. prdlik napsal:

    Co mne na tehle super aplikacich mrzi, je nepropojenost mezi sebou. Telefon na androidu, pc na windows, kontakty a kalendar na google, poznamky v evernote, tasky v toodledo. Predstava, ze do toho zahrnu jeste dalsi diar, at uz jakkoli skvely, je pro mne zdrcujici. Dokud tyto jedno veci nebudou spolu komunikovat a nevytvori velke JEDNO, je to spatne.

  2. Michal Smítka napsal:

    cca před 5ti lety jsem používal program od Franklincovey „Plan Plus“ tehdyjsem si stáhnul zkušební trial verzi, můžu říct že lepší aplikaci jsem nepoznam, z hhlediska ovládání byla dokonalá…. napsal jsem poznámku, schůzku cokoli všechno bylo okamžitě uloženo, žádný otravování typu „jste si jist?“ za každým úkonem. všechno bylo tak jak se říká po ruce….intuitivní, nic jsem nemusel moc zkoumat, a všechno šlapalo….
    tehdy jsem si říkal mít Pc s dotykovým displayem bylo by to super, ale v tý době byly dotykové stroje za cenu dosti vysokou a neúměrně křehké k tomu že člověk potřebuje dostatek odolnosti na cestách. nicméně to nebyl hlavní důvod proč jsem to přestal používat…v roce 2006 tuším jsem měl PC 1,6Ghz ramek už ani nevím, a aplikace běžela na pozadí a celý systém tak nějak zasekala, dost věcí to zpomalilo, proto jsem po vypršení trialu nekupoval….
    Nedávno mi Americký franklin covey poslal nabídku na používání nového softwaru PlanPlusOnline. začal jsem požívat opět trial verzi….aplikace mě naprosto nadchla dokonalá, drží se smyslů života rolí atd, ALE……běží na internetu, a pro mou práci v terénu u lidí atp je nevhodná, nmáte-li s sebou net, nenaplánujete ani čárku, a když už net máte, musí bejt relativně rychlej, protože aplikace je náročná na data……V podstatě můžu říct že lepší aplikace na time management jsem zatím neoběvil, systému FC nechybí absolutně nic, a věřím že kdybych pracoval celé dny na kanceláři či jiném stálém prostředí přestal bych hledat nové a nové aplikace na management.
    V rámci firemní kultůry jsem nucen používat některé systémy se kterými se moc neztotožňuji, ale žiju v demokracii musím se sice podřídit většině, ale neustále se snažím vy*ebat s firemním ediářem, nebo ho aspoň ovládat něčím pro mě přívětivějším….

  3. Ferda Mravenec napsal:

    Jako fanda FC jsem nainstaloval demo tohoto programu. Pohoda, tak jsem si ho koupil, 2 hodiny do nej prepisoval data z diare a prisel pad apky. Samo jsem si to rucne zazalohoval, takze obnova ze zalohy a ejhle vsechno mam 4x. O neschopnosti programu ulozit na cloud nemluve. Program ktery neudrzi data je pro rizeni prace knicemu. Skoda 3 stovek, sem to mohl narvat na charitu… Takzue pokud ma nekdo podobne choutky, at radsi zkusi novou verzi Opus One. Tu ja nemuzu, protoze na OSX 10 nejdu.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru