Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku II/5 – Tvůrce dotazů (Query Builder)

By on 25. 11. 2011 in Nástroje with Počet komentářů: 6
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Příznivci nepravidelného seriálu GTD v Outlooku nebo čtenáři e-booku už ví, že můj systém práce spočívá ve využívání kategorií, složek výsledků hledání a filtrů. Pomocí těchto prvků se rychle v Outlooku dostanu k informacím, které zrovna potřebuji. Snadno a rychle zvládnu organizovat i velké množství položek, aniž bych ztratil přehled na „nízkých i vysokých hladinách“.

Pokročilí uživatelé můžou tento úvod přeskočit. Těm, kdo o tomto způsobu využití Outlooku pro GTD  ještě nic neví, doporučuji přečtení první čtyři díly seriálu. Popsané postupy fungují jak v Microsoft Outlook 2007, tak i v Outlooku 2010. Systém je funkční bez jakýchkoliv doplňků, pluginů nebo add-onů a pokud používáte Microsoft Exchange Server, nastavení se synchronizují se serverem i mobilním telefonem (Windows Phone). Ke svým úkolům se dostanete i přes webové rozhraní Outlooku (Outlook Web Access nebo Outlook Web Apps).

Pokud používáte velké množství kategorií, pak doporučuji doplněk CategorieZ, který usnadní jejich přiřazování, vyhledávání a tvorbu skupin. Systém GTD v Outlooku je však funkční i bez CategorieZ.

Filtrování položek v Outlooku

Outlook je v podstatě databáze položek (e-mailových zpráv, úkolů, kontaktů a schůzek). Na obrazovce se položky zobrazují pomocí pohledů a filtrů. Zobrazení, filtry a podmínky popisuji v pátém dílu první série. Nechci se opakovat, a proto půjdu rovnou k věci a to je Tvůrce dotazů neboli Query Builder.

Příklad hledání zpráv

Řekněme, že chceme vytvořit složku výsledků hledání, která obsahuje všechny nevyřízené objednávky, ale bez zpráv, které jsou již odpovědí nebo přeposlanými zprávami.

Složka výsledků hledání by měla mít tato kritéria:

  • předmět zprávy obsahuje „objednávka“ nebo „order“
  • tělo zprávy obsahuje „objednávám“
  • předmět neobsahuje „Fw:“ nebo „Re:“
  • zpráva nemá příznak „Dokončeno“

Pokud složku vytvoříme standardním způsobem, tedy pokud kritéria zadáme pomocí záložky „Upřesnit“ výsledky nebudou dle očekávání. Nelze totiž zvolit logický operátor a v podstatě nevíme, podle jakého klíče Outlook podmínky vyhodnotí.

Dotaz vytvořený pomocí standardního dialogu pro zadání kritérií

Poznámka: Podrobný návod na vytvoření složky výsledků hledání najdete např. zde.

Zapnutí Tvůrce dotazů

Tvůrce dotazů je ve výchozím stavu po instalaci Outlooku skrytý. Zobrazení se provede přidáním klíče do registru Windows. Pak se bude zobrazovat jako nová záložka u kritérií pro složky výsledků hledání, filtrů a u rozšířeného hledání jako na obrázku:

Po zapnutí Tvůrce dotazů se zobrazí nová záložka

Postup pro zapnutí Tvůrce dotazů:

  • Ukončete Outlook
  • Spusťte dialog pro spuštění příkazu (klávesa Win + R)
  • Napište příkaz regedit a klikněte na tlačítko Ok.
  • Pro Outlook 2010 najděte klíč HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook
  • Pro Outlook 2007 najděte klíč HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook
  • Klikněte pravým tlačítkem myši nad klíčem Outlook a přidejte nový klíč nazvaný QueryBuilder
  • Zavřete editor registru.

Obrázek přidání klíče:

Editace registru Windows

Obrázek nového klíče:

Editace registru Windows

 

VAROVÁNÍ: Při nesprávných úpravách registru může dojít k vážným problémům s operačním systémem. Ujistěte se, že víte, jak s registrem pracovat, jak provést zálohu a obnovu, nebo o pomoc požádejte někoho zkušeného.

 

Vytvoření dotazu pomocí Tvůrce dotazů

Nefunkční kritéria z nepovedeného příkladu výše vymažte a zadejte je novým způsobem na kartě Tvůrce dotazů. Osobně doporučuji nejdřív zadat všechna kritéria najednou a pak je přesunout pomocí tlačítek Nahoru a Dolů tak, aby správně tvořily skupiny. Chce to trošku zkoušet. Kliknutím na operátor AND nebo OR můžete jeho hodnotu v poli Logická skupina změnit.

Dotaz z příkladu by tedy měl vypadat takto:

Dotaz vytvořený Tvůrcem dotazů

Případně přehledněji (ale logicky totožně) takto:

Dotaz vytvořený Tvůrcem dotazů 2

Pomocí Tvůrce dotazů tedy můžete libovolně kombinovat velké množství podmínek, vytvářet skupiny a určovat vztahy mezi kritérii a celými skupinami.

Příklad: zjednodušení podmínky ze seriálu o GTD pomocí Tvůrce dotazů

pátem díle první série jsem představil komplikovaný, ale pro mou práci zásadní filtr, který zobrazuje aktuální úkoly na dnešní a zítřejší den.

  • stav položky je „nezahájeno“ nebo „probíhá“, případně „čeká se na někoho dalšího“
  • termín splnění je dnes, zítra nebo starší
  • kategorie obsahuje ! nebo @ nebo .  nebo „Čekám“
  • nezobrazuje kategorie @Doma nebo  #

Dotaz jsme vytvořili pomocí složitého zápisu, který můžete vidět na záložce SQL:


("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 0
OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 1
OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 3)
AND (("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%.%'
OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%!%'
OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%@%'
OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%čekám%')
AND ("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" <> '@doma')
AND ("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" <> '#'))
AND ("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81050040" < = 'Zítra')

Pomocí Tvůrce dotazů můžete i bez znalosti SQL jazyka vytvořit složité podmínky a mezi nimi volit operátory „a zároveň“ (AND) nebo „nebo“ (OR). Zápis je čitelnější, snadno upravitelný a hlavně ho snadno pochopíte i po delší době.

Stejný dotaz vytvořený pomocí Tvůrce dotazů vypadá takto:

Dotaz pro zobrazení "Dnes a Zítra"

V takovém dotazu se snadno zorientujete i po delší době a velmi rychle můžete podmínku upravit nebo rozšířit, například když začínáte dlouhodobý projekt nebo měníte styl práce.

Další možnosti využití

Tvůrce dotazů najdete nejen u kritérií pro složky výsledků hledání. Složité dotazy můžete vytvářet i při pokročilém hledání nebo u filtrů a zobrazení.

volba nabídky Rozšířené hledání

Dialog pro úpravu zobrazení

Není snad většího zabijáka produktivity a vyrovnanosti, když „sáhnete“ do nastavení filtrů, na které spoléháte a jejich výsledky nejsou podle očekávání… Přeji vám, milí čtenáři, aby váš GTD nástroj sloužil a dělal to, co požadujete.

Jaroslav Luhan alias Volt.cz

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Outlook Web App a tipy pro hledání | Produktivita v Microsoft Outlook | 1. 11. 2012
  1. Sona napsal:

    dobry den,
    chcela by som sa spytat, na vzorec pre zadanie „dalsieho kroku“, ktory som na vasej stranke nasla pre cesky outlook, a link pre anglicku verziu uz nie je funkcny. viete mi poradit kde by som anglicky vzorec mohla najst?
    dakujem
    Sona

  2. vojtex napsal:

    Dobry den, mam stejny problem, jako Sona vyse, zpocatku mi vzorec pro „dalsi krok“ fungoval, ale nyni uz ne a nevim, co s tim. IIf([Follow Up Flag]“Next Step“,[Follow Up Flag],[Subject]) mi to proste Outlook 2007 nechce vzit ;-(. Mohl byste nam prosim poradit? Diky.

  3. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    Můžete mi napsat, v kterém článku a kde přesně ten odkaz na anglickou verzi je? Opravil bych ho.

  4. Michal Franc napsal:

    Fakt ještě jednou musím dát palec nahoru. GTD v Outlooku je pro mne klíčovým nástrojem. Já kombinuji používání Kategoriíí a Projektů (viz. http://gtd.urbanec.cz)

  5. Matej Chalupka napsal:

    Dobrý den, děkuji za skvělý článek. Roky hledám možnost jak mít v jedné složce odeslané a přijeté položky jednomu zákazníkovi. s QueryBuilder otázka 30 sekundu. Ještě jednou děkuji.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru