GTD v Outlooku II/5 – Tvůrce dotazů (Query Builder)

Příznivci nepravidelného seriálu GTD v Outlooku nebo čtenáři e-booku už ví, že můj systém práce spočívá ve využívání kategorií, složek výsledků hledání a filtrů. Pomocí těchto prvků se rychle v Outlooku dostanu k informacím, které zrovna potřebuji. Snadno a rychle zvládnu organizovat i velké množství položek, aniž bych ztratil přehled na „nízkých i vysokých hladinách“.

Pokročilí uživatelé můžou tento úvod přeskočit. Těm, kdo o tomto způsobu využití Outlooku pro GTD  ještě nic neví, doporučuji přečtení první čtyři díly seriálu. Popsané postupy fungují jak v Microsoft Outlook 2007, tak i v Outlooku 2010. Systém je funkční bez jakýchkoliv doplňků, pluginů nebo add-onů a pokud používáte Microsoft Exchange Server, nastavení se synchronizují se serverem i mobilním telefonem (Windows Phone). Ke svým úkolům se dostanete i přes webové rozhraní Outlooku (Outlook Web Access nebo Outlook Web Apps).

Pokud používáte velké množství kategorií, pak doporučuji doplněk CategorieZ, který usnadní jejich přiřazování, vyhledávání a tvorbu skupin. Systém GTD v Outlooku je však funkční i bez CategorieZ.

Filtrování položek v Outlooku

Outlook je v podstatě databáze položek (e-mailových zpráv, úkolů, kontaktů a schůzek). Na obrazovce se položky zobrazují pomocí pohledů a filtrů. Zobrazení, filtry a podmínky popisuji v pátém dílu první série. Nechci se opakovat, a proto půjdu rovnou k věci a to je Tvůrce dotazů neboli Query Builder.

Příklad hledání zpráv

Řekněme, že chceme vytvořit složku výsledků hledání, která obsahuje všechny nevyřízené objednávky, ale bez zpráv, které jsou již odpovědí nebo přeposlanými zprávami.

Složka výsledků hledání by měla mít tato kritéria:

• předmět zprávy obsahuje „objednávka“ nebo „order“
• tělo zprávy obsahuje „objednávám“
• předmět neobsahuje „Fw:“ nebo „Re:“
• zpráva nemá příznak „Dokončeno“

Pokud složku vytvoříme standardním způsobem, tedy pokud kritéria zadáme pomocí záložky „Upřesnit“ výsledky nebudou dle očekávání. Nelze totiž zvolit logický operátor a v podstatě nevíme, podle jakého klíče Outlook podmínky vyhodnotí.

Poznámka: Podrobný návod na vytvoření složky výsledků hledání najdete např. zde.

Zapnutí Tvůrce dotazů

Tvůrce dotazů je ve výchozím stavu po instalaci Outlooku skrytý. Zobrazení se provede přidáním klíče do registru Windows. Pak se bude zobrazovat jako nová záložka u kritérií pro složky výsledků hledání, filtrů a u rozšířeného hledání jako na obrázku:

Postup pro zapnutí Tvůrce dotazů:

• Ukončete Outlook
• Spusťte dialog pro spuštění příkazu (klávesa Win + R)
• Napište příkaz regedit a klikněte na tlačítko Ok.
• Pro Outlook 2010 najděte klíč HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook
• Pro Outlook 2007 najděte klíč HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook
• Klikněte pravým tlačítkem myši nad klíčem Outlook a přidejte nový klíč nazvaný QueryBuilder
• Zavřete editor registru.

Obrázek přidání klíče:

Obrázek nového klíče:

VAROVÁNÍ: Při nesprávných úpravách registru může dojít k vážným problémům s operačním systémem. Ujistěte se, že víte, jak s registrem pracovat, jak provést zálohu a obnovu, nebo o pomoc požádejte někoho zkušeného.

Vytvoření dotazu pomocí Tvůrce dotazů

Nefunkční kritéria z nepovedeného příkladu výše vymažte a zadejte je novým způsobem na kartě Tvůrce dotazů. Osobně doporučuji nejdřív zadat všechna kritéria najednou a pak je přesunout pomocí tlačítek Nahoru a Dolů tak, aby správně tvořily skupiny. Chce to trošku zkoušet. Kliknutím na operátor AND nebo OR můžete jeho hodnotu v poli Logická skupina změnit.

Dotaz z příkladu by tedy měl vypadat takto:

Případně přehledněji (ale logicky totožně) takto:

Pomocí Tvůrce dotazů tedy můžete libovolně kombinovat velké množství podmínek, vytvářet skupiny a určovat vztahy mezi kritérii a celými skupinami.

Příklad: zjednodušení podmínky ze seriálu o GTD pomocí Tvůrce dotazů

V pátem díle první série jsem představil komplikovaný, ale pro mou práci zásadní filtr, který zobrazuje aktuální úkoly na dnešní a zítřejší den.

• stav položky je „nezahájeno“ nebo „probíhá“, případně „čeká se na někoho dalšího“
• termín splnění je dnes, zítra nebo starší
• kategorie obsahuje ! nebo @ nebo .  nebo „Čekám“
• nezobrazuje kategorie @Doma nebo  #

Dotaz jsme vytvořili pomocí složitého zápisu, který můžete vidět na záložce SQL:


("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 0
OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 1
OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 3)
AND (("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%.%'
OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%!%'
OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%@%'
OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%čekám%')
AND ("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" <> '@doma')
AND ("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" <> '#'))
AND ("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81050040" < = 'Zítra')


Pomocí Tvůrce dotazů můžete i bez znalosti SQL jazyka vytvořit složité podmínky a mezi nimi volit operátory „a zároveň“ (AND) nebo „nebo“ (OR). Zápis je čitelnější, snadno upravitelný a hlavně ho snadno pochopíte i po delší době.

Stejný dotaz vytvořený pomocí Tvůrce dotazů vypadá takto:

V takovém dotazu se snadno zorientujete i po delší době a velmi rychle můžete podmínku upravit nebo rozšířit, například když začínáte dlouhodobý projekt nebo měníte styl práce.

Další možnosti využití

Tvůrce dotazů najdete nejen u kritérií pro složky výsledků hledání. Složité dotazy můžete vytvářet i při pokročilém hledání nebo u filtrů a zobrazení.

Není snad většího zabijáka produktivity a vyrovnanosti, když „sáhnete“ do nastavení filtrů, na které spoléháte a jejich výsledky nejsou podle očekávání… Přeji vám, milí čtenáři, aby váš GTD nástroj sloužil a dělal to, co požadujete.

Jaroslav Luhan alias Volt.cz