Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Buďte produktivní s Producteev

By on 4. 11. 2011 in Nástroje with Počet komentářů: 13
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Když začnu vzpomínat na to, kdy a jak jsem si začal evidovat úkoly, které jsem měl řešit, vracím se na začátek své profesní kariéry jako vývojáře do 90. let. Tehdy jsem si zapisoval hlavně nové věci, které bylo potřeba naprogramovat nebo chyby, kterých jsme se měli zbavit. Úkoly jsme si zapisovali do sdíleného Excelu a upřímně – moc efektivní to nebylo. Z něj jsme přešli na různé systémy pro evidence chyb a někdy při tom jsem zjistil, že bych si potřeboval psát i svoje vlastní úkoly. Protože jsem až do loňského roku používal produkty od Microsoftu, byl Outlook jasná volba.

Jenže i když máte notebook, tak při nákupu v supermarketu není úplně ideální v něm nákupní seznam hledat. Zkoušel jsem různé úkolníčky, hodně dlouho používal Remember The Milk, dokonce jsem si k němu napsal synchronizátor s Outlookem ( SprinxCRM OutlookSync for Remember The Milk), ale i ten jsem nakonec opustil a dnes jsem více než rok spokojeným uživatelem  Producteev. Jedním z důvodů přechodu bylo i to, že mi více vyhovuje, jak implementuje metodiku GTD, zejména v lepším připomínání a rozdělení úkolů do seznamů.

Producteev je online aplikace pro správu úkolů a time-management. Dovoluje uživatelům spravovat úkoly jak z počítače, tak offline. Vyrábí a provozuje ji tým v New Yorku. Dovoluje uživatelům vytvářet seznamy úkolů (pracovní plochy) na kterých můžou sami nebo s ostatními úkoly řešit. Úkoly mohou být různě upravovány včetně přidávání nálepek (label, tag). Když se blíží termín, budete o tom informováni připomínkou. Používat ho můžete z prohlížeče, z iPhone, z počítače s Mac OS X nebo ho můžete synchronizovat s Microsoft Outlook, Google kalendářem nebo Google úkoly. Do dvou uživatelů na pracovní ploše je zdarma.

Než přejdeme k ukázkám aplikace, ještě na začátek uvedu, že já používám Producteev jak pro svoje soukromé záležitosti, tak v rámci několika firem, kde vedu projekty a oddělení nebo kde se podílím na realizaci různých úkolů. Protože jsem už téměř úplně přešel na produkty Apple, používám jak tlusté klienty pro iOS nebo Mac OS X tak i prohlížeč. Přestože v textu uvádím několik námětů na zlepšení, jsem s Producteev spokojen a stejně tak i kolegové, se kterými ho sdílím. Díky API si ho navíc průběžně pomalu rozšiřujeme a upravujeme přesně podle nás.

Úkoly – zadávání, delegování, plánování

Pojďme se na Producteev podívat. Aplikace je subjektivně hezká a „čistá“, po přihlášení se vám objeví na levé straně navigace a ve zbytku prohlížeče máte návod (pokud žádné úkoly nemáte) nebo přehled zadaných úkolů.

 

Seznam úkolů má 7 sloupců. První je zaškrtávací tlačítko, které se používá v případě, kdy potřebujete vybrat více úkolů. Další je taky zaškrtávací tlačítko, kterým se úkol potvrdí (tlačítko zezelená). Chápu, že na seznamu úkolů jsou potřebné obě funkce, jen si musíte zvyknout které zaškrtávátko dělá co, aby se vám nepletly. Následuje hvězdička označující prioritu (nic, 1-5). Ve čtvrtém sloupci je fotografie (avatar) nešťastníka, který má úkol přidělený. Následuje text úkolu, který je doplněn o přiřazené nálepky (labely). Nálepek může být přiřazeno neomezeně mnoho. Předposlední sloupec ukazuje termín úkolu a případně zda se opakuje (2 šipky). Poslední sloupec říká, kolik je k danému úkolu připsáno poznámek.

Klikáním na jednotlivé hodnoty (například na termín nebo nálepky) je můžete rovnou ze seznamu měnit. To je dost šikovné, vždycky mi vadilo, pokud jsem musel kvůli posunu termínu chodit na detail úkolu. Pokud potřebujete zobrazit detail úkolu (kvůli změně dalších parametrů), kliknutí na jeho název vás na něj přesune.

Na detailu úkolu úplně nahoře vidíme stejné informace, jaké byly na přehledu tedy stav splnění (zaškrtávátko), prioritu (hvězdička) a titulek. Ještě více podrobných informací uvidíte v případě, že kliknete na ikonku s malým písmenem „i“ vpravo od titulku na úrovni nálepek.

Řádek pro termín je vcelku pochopitelný a umožňuje nastavit i připomínání a opakování. Úkol z něj můžete taky odeslat do Google kalendáře, což je super funkce pro plánování času, kterou podrobněji zmíním později.

Z detailu úkolu ho taky přiřadíte sobě nebo kolegovi, se kterým sdílíte danou pracovní plochu. Koncept pracovních ploch je, myslím, zcela unikátní a funguje velmi dobře, ale i ten si zaslouží pořádné vysvětlení.

Další řádek umožňuje o pomoc s plněním úkolu požádat kohokoliv. To zní dost šíleně, ale v případě, kdy potřebujete například v rámci úkolu sesbírat názory od různých lidí nebo si ověřit splnění úkolu u zákazníka, může se hodit poslat mu odkaz, na kterém se přímo do Producteev může vyjádřit. Já tuto funkčnost používám třeba pro ověření, zda se nám podařilo určený software nainstalovat všem 20 lidem, kteří ho mít mají – pošlu jim emailem odkaz a oni se vyjádří.

Zbytek prostoru vyplňují komentáře – vlastní, kolegů nebo „z publika“. I tohle je velmi šikovná funkčnost, protože dost často je potřeba zadání úkolu mezi zadavatelem a řešitelem prodiskutovat, aby se vyjasnily nejasnosti. Nebo může být součástí splnění něco, co je mimo váš vliv – například máte za úkol volat potenciálnímu zákazníkovi. Neumíte dopředu říct, jestli vám hovor zvedne nebo jestli bude mít čas, takže si i tyhle informace můžete zapisovat. Samozřejmě je tak Producteev okamžitě použitelný i jako jednoduché CRM.

Vraťme se k další šikovné funkčnosti a tou je odesílání úkolů do kalendáře Google, která je dostupná v detailu úkolu na řádku s termínem. Po prvním odeslání se ve vašem Google kalendáři objeví další kalendář pojmenovaný stejně, jako pracovní plocha a na ní vidíte úkoly buď jako celodenní nebo přímo nastavené na danou hodinu, kterou jste si při zadávání úkolu zvolili.

Na plánování času je kalendář super a jak známo, patří do něj jen ty věci, které musí v daný termín proběhnout jako například schůzky nebo telefonáty. Přenos úkolů do něj používám já osobně na to, abych viděl, kolik toho mám v daný den stihnout a jestli na schůzku jít můžu nebo bych kvůli ní nestihl důležitější věci a musím ji naplánovat na jiný termín.

Synchronizace je v tuto chvíli jen jednosměrná, ale plánovat termíny úkolů v Producteev v kalendáři je také možné. Stačí nad seznamem úkolů zmáčknout ikonu kalendáře a vidíte je všechny velmi přehledně.

V kalendářovém pohledu je možné termíny úkolů měnit jednoduše tak, že ho chytnete a přesunete. Tohle je opravdu moc praktické hlavně v případě, kdy těch úkolů máte relativně hodně a potřebujete je rychle přeplánovat.

Pokud nějaké úkoly nemají termín, jsou vidět dole pod kalendářem a můžete jim termín nastavit tak, že je do kalendáře položíte na daný den.

Pracovní plochy

Pojďme se teď podívat na to, jak fungují pracovní plochy. Jedná se o funkčnost, která umožňuje Producteev okamžitě používat pro GTD. Pracovní plochy oddělují různé kontexty úkolů od sebe. Například já mám vytvořené pracovní plochy podle rolí, které mám: Osobní (vlastní úkoly), Úřady, Domácnost a spoustu ploch podle projektů, kterými se zabývám v práci.

Každá pracovní plocha je nezávislá. Nastavujete nejen její jméno a správce, ale i další účastníky (v práci nebo rodině) a hlavně i nálepky. Tady by mi pro plochy, které používám v práci pomohlo, kdyby bylo možné definovat globální seznam nálepek přes skupinu pracovních ploch, protože v současné době je musíte do další pracovní plochy ručně přepisovat.

Pro používání v práci je důležité, že na pracovních plochách můžete na úkolech spolupracovat s dalšími účastníky. Do dvou účastníků pracovní plochy je Producteev zdarma, takže pokud na všech projektech vždy spolupracujete jen s jedním kolegou, nemusíte za něj platit nic.

Mně se osvědčilo pracovní plochy používat po odděleních nebo po projektech a pozvat na ně vždycky všechny lidi, kteří úkoli dostávají nebo by o nich měli vědět.

Integrace

Co se týká integrací nebo dalších klientů, je jich pro Producteev k dispozici celá řada. Já osobně používám klienta pro iPhone, pro Mac a emailovou integraci. Jak klient pro iPhone tak pro Mac jsou klasičtí tlustí klienti (aplikace), které můžete používat i v případě, kdy nejste online. Do iPhone klienta píšu často úkoly, které mne napadnou někde když nejsem u počítače. Do Mac klienta naopak u počítače, pokud nemám puštěný prohlížeč, protože to je rychlejší.

Co je ale naprosto dokonalé je emailová integrace. Předpokládám, že podobně jako mně, chodí i ostatním většina požadavků emailem. Obvykle pak máme všichni plné emailové schránky věcí, na které nechceme zapomenout nebo s tou důležitou přílohou, kterou je potřeba předat dalším. Producteev je v tomhle ohledu opravdu dobrým pomocníkem. V nastavení pracovní plochy si můžete přidat emaily sebe nebo ostatních tak, že pokud z nich přijde email, automaticky se založí jako úkol. Přílohy i tělo emailu, všechno se přenese do detailu úkolu. Takže email přepošlu a pak už ho můžu spokojeně archivovat.

Závěrem bych dodal, že jsem popisoval Producteev tak, jak ho používám já. Některé integrace nebo doplňky v současné době ještě nebo již nevyužívám, ale někomu se mohou hodit. Každopádně jak pro vlastní úkoly tak pro týmovou práci je Producteev velmi dobře použitelný, je dostatečně jednoduchý, aby se dal rychle pochopit a používat a přitom má dost funkcí.

Producteev jako GTD nástroj

Vzhledem k tomu, že jsem zastáncem GTD, uvedu krátce to, jak Producteev podporuje GTD a jak ho v tomto smyslu používám:

  • umí ukázat úkoly na dnešní den i kalendář – pro plánování denní a týdenní
  • i do poznámek si můžete psát další kroky – pro úkoly, které se nevyplatí rozvádět do projektu, ale přitom mají více kroků jsou poznámky skvělá volba, která umožňuje vědět, kde se zrovna v plnění nacházím
  • emailem chodí denní nebo týdenní reporty – dá se tedy dobře vyhodnocovat, co se povedlo a co ne
  • kontexty v pracovních plochách a nálepkách – nutné pro oddělování pracovních a soukromých věcí a pro práci s různými týmy spolupracovníků
  • umí vytvářet úkoly přímo z emailu – rychle vyčistí doručenou poštu

Ve vývoji je nová verze 3, takže předpokládám, že i drobné výhrady, které k Producteev mám budou odstraněny a bude se s ní dát pracovat ještě efektivněji.

David Podhola

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 13

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Buďte produktivní s Producteev › GetDone.cz | 4. 11. 2011
  1. Luke napsal:

    Díky za zajímavý tip. Něco takového by se mi asi líbilo, ale nejraději bych měl možnost to provozovat na vlastním serveru. Nemám rád když jsem závislý na něčem co běží na cizím serveru :-(

  2. David Podhola napsal:

    @Luke: To je dobrá připomínka, já osobně začínal taky s tím, že chci mít všechno u sebe, ještě před 3 lety jsem měl jeden server dokonce i doma v komoře ;-)

    Ale teď už mi prostě přijde, že je lepší, když o infrastrukturu se bude starat někdo jiný, takže já nebudu muset mít hrůzu z toho, že mi ten server „klekne“ a ostatní nebudou moct pracovat … nebo jde spíš o obavu z dat uložených mimo firmu (bezpečnost)?

  3. Michal E. - harašmen teoretik napsal:

    Skvělý produkt /používám/, skvělá recenze!
    Díky

  4. homi napsal:

    @David Podhola
    Taky davam prednost umisteni na PC (proc hned server?) a offline synchronizaci.

  5. Martin napsal:

    Nevi nekdo, jestli je to funkcni i s Outlookem 2007 a niz?
    Nainstalovat plugin na 2007 jde, ale nelze to se sychnonizovat. Stale to hlasi nezle pripojit, ikdyz login a password je ok.
    Jinak to vypada velice zdarile a kdyby se to povedlo nacpat do Outlooku nizsiho nez 2010, takto jiste zacnu vyuzivat.
    To umisteni na externim serveru je take problem, skoda, ze nenabidnou mozny odkup cele aplikace, jako jine spolecnosti.

  6. Martin napsal:

    Prave zkousim Nirvanu, ale stale se poohlizim jinde… ale nenasel jsem v Producteevu moznost prace s projekty ve stylu GTD? Jak se s nimi pracuje, pres stitky?

    Napr. v prvnim obrazku je ukol „Zbrojni pas“ – tohle je pro me projekt, protoze bude obsahovat spoustu ukolu, jako lekarska prohlidka, kurzy, platba za kurz atd…

  7. David Podhola napsal:

    @homi tak tomu rozumím. Dokud jsem používat Outlook a Android, měl jsem na úkoly http://www.gassumo.com/gassumo-outlook-android-tasks-synchronizer . Hodně primitivní, ale pro moje účely postačující

    @Martin S Outlookem 2007 by synchronizace fungovat měla. Pokud mi pošlete soubor ProducteevOutlookAddin.txt z %TEMP% adresáře, tak se podívám, v čem je problém. Prakticky s omezením funkčnosti je možné plugin rozchodit i na Outlooku 2003, pokud byste měl zájem, napište mi.

  8. markII napsal:

    Přiznám se, nadšené ovace komentujících, mě přesvědčili k odzkoušení výše uvedeného. Výsedek je pro mě zklamáním, proč,m bude následovat. Jen na úvod pár bodů pro vysvětlení. Trochu z donucení používám úkolovník v Gmailu, ale to je malá hrůza. Jako jediný se mi však synchronizuje Gtaskem v telefonu, tak že jsem to pojal jako nadstavbu tohoto úkolovníku. Gtaks taky není bůhví co, ale na ploše telefonu stačí.
    Nyní k Producteev
    Vytváření vlastních pracovních ploch (co plocha to projekt) je dobré, samozřejmě bych uvítal jistou hirearchii v úkolech tzn. možnost zadávání i podúkolů, ale vem to čert, je-li výhoda, že pro každý projekt (pracovní plochu) tvořím vlastní seznam štítků nevím, asi to bude mít do budoucna určitý potenciál ale generální skupinu štítků použitelnou pro všechny bych uvítal. Je-li to v možnostech programu nevím , pokud ano, asi jsem nedostatečně pátral.
    Program je opravdu „čistý“ tzn. neskrývá žádných záludností (minimálně zadávání úkolů). Tak že potud je to dobré. Co jsme však zcela nepochopil je synchronizace s kalendářem Google a jeho úkolvníkem. Tady mi Producteev předvedl celou škálu variací jak lze stávající úkoly v Google úkolovníku vhodně vměstnant do všech mý vytvořených pracovní ploch (projektů) a to v různé intenzitě. Po první synchronizaci a následně mnou provedené revizi, kdy jsem opravdu všechny nepatřičné a samovolně přiřazené duplicitní úkoly odstranil z jednotlivých projetků (stejně tak i v Google úkolovníku) přišlo nemilé překvapení, zcela ve stejné formě jako poprvé, tentokrát byly přiřazeny již jednou zadané úkoly, čili došlo k zdvojnásobení kapacity. Abych se správně vyjádřil, program zachoval mnou vytvořené úkoly v jednotlivých projektech a k nim dle vlastního uvážení přidal další úkoly, které sebral po synchronizaci s Gmail kalendářem – google úkolovníkem. Netvrdím, že je chyba v programu, na druhou stranu , je-li pro pohodlnou práci bez duplicitních položek nutné v programu něco zadat, přestává být program uživatelsky přívětiví, proto že se mi nepodařilo zjisti -“ co a kde“. Pokud má být kritický dále mi vadila nemožnost filtrování všech úkolů podle štítků.
    Nejspíš budu za toho zlého, ale pro pochopení, jestli že si vytvoříze 5 prokjektů z 75 úkoly, z 70 % termínovanými a očekáváte, že Vám program umožní správu a synchronizaci úkolů, a místo toho jen mažete duplicitní či nesmylsně přiřazené položky po synchronizaci s Googlem, pak jde celá produktivita do kopru.

  9. Martin napsal:

    Zdravim

    mam otazku na uzivatele MS Outlooku 2010 a sync plug-inu jak jim funguje synchronizace opakujicich se ukolu.V praci mam outlook, doma MAC a pouzivam Ipad a Iphone. Outlook synchronizuji s Todledoo a pres nej pak aplikace na IOS a AMC OS. Bohuzel, kdyz takto opakujici ukoly oklepnu jako splnene IOS nebo MAC OS applikaci tak v outlooku se ukol jako splneny presune do kose ale nevytvori se novy ukol na stanoveny termin ve stanoveny cas, takze musim opakujici ukoly odkliknout jako splnene pouze v outlooku a hledam rseni aby to slo i na jinych Apple zarizeni

  10. Lukáš Říha napsal:

    Dobrý den zajímalo by mě jestli autor stále používá producteev i nyní nebo už používá něco jiného ?? :)

  11. David Podhola napsal:

    Dobrý den Lukáši, ano, autor Producteev používá stále, jen ho má synchronizovaný na Outlook a firemní Exchange, protože už nepoužívá Mac, ale vrátil se k Windows :-)

  12. Karel napsal:

    Je producteev ve webovém prostředí dostupný i v češtině? Díval jsem se, že býval, ale nová verze nevypadá?

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru