Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Systém produktivity á la Google

By on 26. 10. 2011 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 9
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Jak může vypadat systém produktivity založený na cloudových službách Google? Můj systém vychází primárně z knihy Jeffa VanDrimmelena Google‘lize your life. Ačkoli jsem byl knihou hodně ovlivněn, vnesl jsem si do systému vlastní prvky tak, aby mi co nejlépe vyhovoval. Doporučuji proto i čtenářům, aby text brali spíš jako inspiraci a vyladili si jej každý podle charakteru své práce.

Proč zrovna Google?

Na služby Googlu jsem byl nasměrován hlavně výše zmiňovanou knihou. Zkoušel jsem i konkurenční Live aplikace Microsoftu, ale Google mi celkově více sedl. Systém ale bude stejně funkční i pod Live aplikacemi Microsoftu nebo například na právě spuštěném iCloud balíku Applu. Záleží na preferencích každého člověka jaké unikátní funkce, výhody, nebo jen celkový dojem z uživatelského prostředí ho nejvíce osloví. U mě vítězí Google mimo jiné proto, že ze všech tří zmíněných cloudových služeb bude s největší pravděpodobností vždy fungovat na libovolných platformách i v budoucnu.

Dominantními prvky mého systému je e-mailový klient G-Mail, úkolovník Google Tasks a kalendář Google Calendar.

G-Mail

Práce s e-mailovým klientem Googlu je příjemná a jednoduchá. Můžete přijímat zprávy z několika e-mailových účtů najednou. Příchozí poštu je možné pro lepší orientaci označovat štítky a přidávat jim příznak důležitosti. Ze začátku jsem sám tyto funkce používal. Nakonec jsem ale práci s e-mailem podstatně zjednodušil. Štítkování zpráv nebo jejich organizace do různých složek mi v minulosti vždy přinášely víc starostí než užitku. Veškerou zpracovanou poštu mám uloženou ve složce archivu. Když potřebuji najít nějakou starší zprávu, využívám jen funkci vyhledávání, která v G-Mailu funguje velice rychle a spolehlivě.

Google Tasks

Úkolovník Google Tasks je velmi jednoduchý a intuitivní. Úkoly je možné organizovat do libovolného počtu seznamů, přiřadit jim termín splnění a poznámku. Nic víc ani nic méně. Marně byste hledali nastavení priorit, přiřazování tagů nebo opakovaní úkolů. S jednoduchostí úkolovníku kontrastuje možnost vytvářet k úkolům libovolné množství úrovní podúkolů. U většiny úkolovníků jsem viděl možnost maximálně jedné úrovně podúkolů, jestli vůbec nějakou. Osobně podúkoly nepoužívám, ale komu to vyhovuje má zde v podstatě neomezené možnosti.

Můj vlastní systém evidence úkolů je založený na seznamech

Výchozí složku úkolů, která jako jediná nejde smazat, jsem pojmenoval “ # Inbox“. Znak křížku na začátku je zde proto, aby se složka zobrazovala v seznamu složek úplně nahoře. Jiné řazení složek než abecední totiž není možné. Tato složka mi slouží jako klasická vstupní schránka pro úkoly, které se na mně navalí během dne.

Následují dvě složky, které jsou výchozí pro mou práci „1-Tento týden“ a „2-Tento měsíc“. Jsou v nich umístěny úkoly, které mám naplánované na daný týden respektive měsíc. Poté následuje několik složek, které mám rozdělené podle životních rolí („Manžel“, „Otec“, „Zaměstnanec“, „Osobní rozvoj“ atd.). V nich mám umístěny úkoly vztahující se k daným rolím, kterými bych se chtěl v nejbližší době zabývat, ale ne bezprostředně v aktuálním měsíci. Na závěr mám v seznamu ještě složku Čeká na.. pro evidenci pohledávek za jinými lidmi a Někdy/možná pro různé nápady a úkoly, jejichž realizací si zatím nejsem jistý.

Google Calendar

Google Calendar umožňuje vytvářet libovolný počet barevně odlišených kalendářů. Navíc je možné přijímat kalendáře jiných lidí nebo organizací. Umí pochopitelně i opakované položky. Co mi zde chybí mi je možnost opakovat položku každý n-tý pracovní den v měsíci. Live calendar od Microsoftu tuto možnost, pokud vím, zvládá bez problémů.

Používám následující kalendáře:

  • Osobní: Je to můj výchozí kalendář. Zapisuji si do něho veškeré své schůzky a závazky pevně spjaté s datem a časem.
  • Události: Tento kalendář mi slouží pro evidenci státních svátků, dovolených a různých upozornění na důležité události daného dne.
  • Upomínky: Zde eviduji opakující se úkoly nebo úkoly naplánované na konkrétní den, na které chci být upozorněn. Jedná se sice o položky typu úkol, ale Google Tasks opakování úkolů neumožňují a zobrazení úkolů podle termínu přímo v kalendáři také není ideální. O tomto se ještě zmíním podrobněji dále v článku.
  • Výročí: Toto je vlastně odebíraný kalendář, který mě upozorňuje na svátky a narozeniny kontaktů.
  • TV program: Zde se jedná o odebíraný kalendář služby www. vtelevizi.cz. Doporučuji vyzkoušet tuto službu všem, kteří ji neznají. Můžete si vybrat své oblíbené pořady, filmy nebo seriály, ale i herce režiséry či jakékoli klíčové slovo, které se vyskytuje v názvu nebo popisu pořadu. Server pak na základě splnění Vámi definovaných kritérií vytváří položky v kalendáři s názvem pořadu a stanicí, která ho vysílá.

Jak to celé funguje dohromady

Každý měsíc

Před začátkem každého měsíce si projdu úkoly ve složkách životních rolí a z každé role vyberu úkoly, kterým se budu během následujícího měsíce věnovat. Tyto úkoly přesunu do složky „2-Tento měsíc“.

Jednou za měsíc také kontroluji složku „Někdy/možná“ a zvažuji, které úkoly nakonec přeci jen budu realizovat a které naopak „pohřbím“.

Každý týden v neděli odpoledne

Nejprve se podívám do kalendáře na schůzky a závazky naplánované na příští týden. Díky tomu dokáži odhadnout, kolik další práce si ještě mohu naplánovat. Podle toho si pak přesunu patřičný počet úkolů ze složky „2-Tento měsíc“ do složky „1-Tento týden“.

Každý den brzy ráno

Zatímco u měsíčního a týdenního plánování pracuji převáženě jen se seznamy úkolů, při denním plánování již všechny části systému propojím.

Nejprve zkontroluji G-mail. Projdu všechny nové zprávy a rozhodnu se, jestli z nich pro mě vyplývá nějaká akce. Pokud ano, vytvořím na základě zprávy položku v kalendáři nebo úkolovníku. V G-Mailu se úkol ze zprávy vytvoří velice jednoduše. Stačí kliknout na tlačítko „Další“ a pak „Přidat do úkolů“. Tím se vytvoří nový úkol s hypertextovým odkazem na původní e-mail. Poté, co zprávu zpracuji, ji přesunu do archivu. Na konci celého procesu je tedy složka „Doručená pošta“ prázdná a já můžu přistoupit k dalšímu kroku.

Dalším krokem je kontrola kalendáře a naplánování úkolů na daný den. Google Calendar mám zobrazený v týdenním náhledu. Mám zapnutý i kalendář „Úkoly“. Ten se zobrazuje jako gadget napravo od kalendáře. V gadgetu úkolů mám pak zobrazeny úkoly ze seznamu „1-Tento týden“ setříděné podle termínu dokončení. K úkolům, kterým se chci věnovat dnes, přiřadím dnešní datum jako termín splnění. Tím se úkoly zobrazí také jako celodenní položky přímo v kalendáři. Stačí mi pak sledovat už jen kalendář. K tomu se ovšem váže jedno důležité upozornění. V kalendáři se zobrazují jen úkoly ze seznamu, na který je právě gadget úkolů přepnut. Pokud byste tedy měli v gadgetu zapnuty úkoly ze seznamu „1-Tento týden“ a přitom měli nastaveny termíny splnění i u úkolů z jiných seznamů, tak ty se Vám v kalendáři nezobrazí. Proto přiřazuji konkrétní termíny jen úkolům ze seznamu „1-Tento týden“ a úkoly naplánované na později dávám přímo do kalendáře jako upomínky.

 

Ať už se rozhodnete využívat sužeb Google nebo ne, nezapomínejte, že důležitější než mít vše hotovo je vědět, že děláte to, co je správné, v daný moment to nejdůležitější a na to zaměřit svou energii. Jakýkoliv nástroj je v tomto případě jen pomocná berlička. To co nakonec rozhodne jestli budete úspěšní nebo ne, bude jen Vaše píle, odhodlanost a schopnost věci posuzovat z různých perspektiv.

Jan Bárta

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 9

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Systém produktivity á la Google › GetDone.cz | 26. 10. 2011
  1. jjasanus napsal:

    zajimavy system. verim, ze Vam (i mnoha jinym) vyhovuje, a soucasne, ze muze byt dobrou inspiraci i pro ty, kteri hledaji free a jednoduchy system pro „sve rizeni“. asi velmi zalezi, kolik roli si clovek „nalozi“, a kolik nasledne projektu, ukolu, eventu atd. resi….tedy v jakem rozsahu a na jake urovni sve (rekneme) GTD „provozuje“ ……..
    uprimne, u me by tento system zrejme nefungoval tak, jak bych potreboval :-). po mesicich testovani, hledani, nadseni a zklamani (hral jsem si i s Google) jsem „zakotvil“ u MailApp + OmniFocus + iCal + Evernote, a myslim, ze „to mam“ :-)….
    !!!!velke „PLUS“ autorovi za posledni odstavec, tam bych nezmenil snad ani pismenko :-), naprosto souhlasim!!!!

  2. Eta napsal:

    Práce s Gmailem mi nepřipadá ani jednoduchá, ani příjemná. Vždycky mi chvíli trvá, než naleznu tlačítko „Odpovědět“ nebo „přeposlat“, zažívám přitom frustraci. Nechápu, proč jsou ta tlačítka tak „blbě“ umístěná, resp. se nenabízí vůbec („přeposlat“). Nebo mám ten problém jenom já?!?

  3. Štefan napsal:

    To: Eta
    Obecně e-mailový klienti, vzhledem k tomu, že se jedná o aplikaci se kterou většina z nás pracuje téměř pořád, je aplikace, u které si těžko zvykneme na nějakou změnu. Vše je dle mého otázka zvyku.

    Byl jsem zarputilý uživatel desktopových klientů, kdy jsem si všechny e-maily stahoval k sobě. Pak mi dlouhou dobu trvalo si zvyknout zase na webovou aplikaci, to, že vše používám pouze v okně prohlížeče.

    Nedávno jsem si zkusil nainstalovat zase Thunderbirda, kvůli tomu, aby mě nenutilo okno prohlížeče kontrolovat poštu tolikrát za den, nicméně, nemohl práce v něm mi přišla opět neergonomická, přitom jsem s ním několik let pracoval dennodenně.

    GMail a jeho rozhraní se dá dost přizpůsobit použitím různých doplňků, nebo aktivací různých nastavení v „laboratoři“ google. Možná tam najdete i něco na zlepšení intuitivnosti tlačítek :-)

  4. Marek napsal:

    Přesně, tlačítko „odpovědět“ taky vždycky tak nějak alespoň trochu hledám a to s Gmailem pracuji mnoho let… nechápu proč to mají takhle..

  5. Lada napsal:

    Stačí se naučit klávesové zkratky + v nastavení aktivovat. „r“ – odpověď, „a“ – odpověď všem … Nápověda se dá vyvolat kombinací kláves „esc + ?“

  6. Karlos napsal:

    Haha :-)..já tlačítko odpovědět vůbec nepoužívám. Kliknu do textového pole pod zprávou a je to :-). Problém byl, když na čas nefungovalo implicitní „odpovědět všem“, ale to už je díky bohu pryč.. Btw. super článek..ale zatím přeci jen zůstanu u Outlooku :-).

  7. standa napsal:

    dekuji take za zajimavy clanek. Nepochopil jsem ale, v cem je vyhodne pouzivat g_tasks, nikdy jsem jim neprisel na chut a resim to pres zvlastni kalendar, napriklad ukolnicek, a pokud je neco hotovo, predepisu pred nazev ukolu HOTOVO. A mam moznosti pracovat s ukoly myslim mnohem variabilnejsi nez pri g_tasks. Alespon jsem zatim neprisel na to, co uzuitecnejsiho g_tasks nabizeji.

  8. Tomáš napsal:

    Je možné zobrazit všechny seznamy úkolů najednou? Tak abych je viděl v kalendáři? Popřípadě než si přečtu knihu Mít vše hotovo, která mi tady leží na stole, jen na ní nemám čas ;-) Potřebuju mít strukturu jen asi pěti projektů, v každým několik úkolů s termíny, nepotřebuju priority, ale potřebuju to vidět pohromadě a mít možnost to dostat z hlavy, protože zapomínám hodně věcí, na který si vzpomenu v nepravou chvíli, přes google task bych mohl ukládat úkoly hned jak mě napadnou přes mobil. Popřípadě doporučíte mi něco? Díky :-)

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru