Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD není jen o seznamech úkolů

By on 16. 9. 2011 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 20
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

 

Základy metody GTD neuškodí čas od času oprášit a podívat se na ně. Jiří Knesl toto udělal a rozhodl se některé důležité prvky Allenovy metody seskupit a vlastními slovy popsat. Getting Things Done je způsob řízení, který spousta lidí dělá (nebo se o něj alespoň snaží), ale Jiří Knesl si myslí, že lidi spíše jen používají GTD software a o tom, jak Mít vše hotovo, až tak moc neví. Autor si proto dal za úkol nabořit mýtus, že GTD = seznamy úkolů.

Takže co je GTD? GTD je metodika řízení, která definuje workflow na denní, týdenní, měsíční a dlouhodobějších bázích (ještě 1–2 roky, 5 let a celý život).

Na denní a týdenní úrovni existují 2 rituály:

Denní rituál GTD

Ráno se podívám do diáře, co mě čeká a dám je do dnešního seznamu. Pak se podívám na seznamy úkolů, co musím udělat nejpozději dnes a na další dny dopředu. Dám je do seznamu. Projedu si aktuální projekty a podívám se, jestli tam jsou odpovídající další kroky a dám si je do To Do Today pod položky z diáře a úkoly, které musím udělat dnes.

Úkoly, které mám v diáři a které dnes expirují jsou prioritní, když neudělám ostatní úkoly, nevyčítám si to.

Týdenní rituál GTD

Každý týden je Week Review. Projdu úkoly, které jsem udělal a zhodnotím, jak se mi dařilo nebo nedařilo. Pokud jsem měl nějaký experimentální týden (týden, kdy jím jenom syrovou stravu, týden, kdy si každý den zapisuju, co jsem dělal minutu po minutě apod.), zhodnotím výsledky.

Po revizi nastává práce se vstupní schránkou. Beru jednotlivé položky a dělám s nimi proces, který si zaslouží samostatný článek. V podstatě ale u každé položky zjistím, co pro mě znamená. Zda nějak ovlivňuje mé cíle, zda vytváří novou práci pro mě nebo někoho jiného a zda si dané údaje chci uchovat. Podle toho s každou položkou naložím.

Buďto ji smažu (nejčastější)
Nebo z ní udělám projekt (a naplánuju první kroky)
Nebo z ní udělám úkol (pokud je to jednoduchá věc)
Nebo úkol deleguju (protože nikoho nezaměstnávám, mám rozhodně v této oblasti co dohánět)
Nebo položku zařadím do seznamu jednou/někdy a zhruba za měsíc se k ní vrátím a zjistím, jestli je pořád pro mě zajímavá (pak z ní udělám projekt; tady dávám všechny „geniální“ nápady, které mám chuť hned začít programovat)

Posléze následuje samotné plánování projektů. Podívám se na své oblasti zodpovědnosti (oblasti, kde chci dosáhnout cílů) a vytvářím projekty tak, abych se ve všem posouval. Oblasti zodpovědnosti nejsou jen profesní, zahrnují sport, vztahy s rodinou a přítelkyní, cestování apod. Všechny vyplývají z vyšších úrovní o kterých napíšu v dalším díle. Na konci week review mám seznam projektů s termíny na týden dopředu.

Toto je workflow na nízké úrovni. Už to člověku hrozně uleví.

Úrovně perspektivy jsou:

Úkoly a projekty (třeba 1 měsíc dopředu)

Toto je výchozí úroveň na které člověk pracuje na běžné denní bázi. V podstatě je to úroveň jednotlivých projektů a kroků, které člověk chce (nebo musí) v nejbližší budoucnosti zpracovat.

Úrovně odpovědnosti (několik měsíců dopředu)

GTD postupuje při zadávání úloh (nevnucených zvnějšku) shora dolů. Úkoly a projekty, které si člověk dává vychází z oblastí zodpovědnosti. Oblast zodpovědnosti je jakákoliv činnost, osoba, jev, v němž chceme dosáhnout nějakých cílů.

Běžné úrovně odpovědnosti jsou:

  • být zdravý
  • strávit víc času s rodinou a nejbližšími
  • zlepšit svůj příjem
  • cestovat
  • být kreativní
  • zlepšit si vzdělání

Z každé z těchto úrovni odpovědnosti vznikají projekty. Proto je v GTD naprosto jednoduché vyvážit pracovní a osobní život (jednoduše pokud se zaměřujete na 10 oblastí zodpovědnosti a práce se dotýkají jen 3, nemůžete prací trávit 70 procent času – nestíhali byste ostatní projekty).

Cíle (zhruba 12 měsíců dopředu)

To, jaké si zvolíme úrovně zodpovědnosti, řeší naše cíle. Cíle na 1–2 roky bývají už poměrně ambiciózní představy, jak chceme, aby náš život vypadal. Za 1–2 roky se dá naučit cizí jazyk, dokončit opuštěná vysoká škola, shodit všechen tuk, uběhnout maraton, připravit svatbu, mít první výstavu svých fotografií, našetřit si a procestovat Indii.

Aby se cíle skutečně splnily, musí člověk stanovit správné oblasti zodpovědnosti. Proto například pro cestu do Indie si řeknu na této úrovni:

Do 18 měsíců pojedu na 1 měsíc do Indie
Vytvořím pro to oblast zodpovědnosti: Cesta do Indie
Z toho budou projekty:

  • zjistit, kolik peněz potřebuju na cestu do Indie a jaké si dát očkování (první krok, obepsat mailem ty, o kterých vím, že byli v Indii – což by u mě byl snadné, jsou to jen 2 lidé)
  • vytvořit si fond na Indii a plán ukládání
  • zjistit, kde se dá očkovat na všechny choroby (neřeknou-li mi to ti lidé)
  • zajistit si měsíc času
  • vytvořit itinerář
  • najít letenky
  • nechat se očkovat
  • zajistit si víza
  • zajistit člověka, který se mi postará o kytky
  • odjet na letiště

GTD mě k cílům automaticky dovede. Stačí pouze realizovat jednotlivé kroky.

Vize (zhruba 5 let dopředu)

Za pět let se dá v životě změnit úplně všechno. Za 5 let může mít člověk perfektní zdraví, žít v zahraničí, mít prestižní práci, vybudovat rodinu a domov, změnit svůj obor na prakticky jakýkoliv. Z pohledu plánování shora dolů právě tu velkou změnu musí člověk nějak zahájit. Proto vize z pohledu 5 let ovlivní cíle z pohledu 1–2 let.

Chci žít v zahraničí do 5 let?
Za 1–2 roky už musím mít zkušenost s dlouhodobějším pobytem v cizině.
Už bych měl mít i pracovní zkušenost v dané zemi.
Měl bych mít osvojeny základy toho jazyka.

Chci do pěti let mít rodinu?
Do 1–2 let potřebuju mít jistotu bydlení, kam s ženou děti přivedeme.
Do té doby se s tou ženou vezmu.

Chci být do pěti let milionář?
Do 1–2 let musím mít příjem alespoň 100 tisíc měsíčně čistého.
Taky musím do té doby začít odpoutávat svůj podnik od své osoby a začít ho škálovat nahoru.

Chci do pěti let zajistit důstojný důchod pro své rodiče? Do 1–2 let musím vědět, co vlastně důstojný život pro ně obnáší, zjistit aktuální stav spoření rodičů a vymyslet, jak jim pomoci. Do té doby musím vytvořit trvale udržitelný systém přispívání a dalších služeb, které budou potřebovat.

Jak vidíte, vize jsou opravdu velmi ambiciózní změny v životě, které nejdou udělat přes noc – a když, tak špatně s rizikem selhání. Termín, který se pro GTD na pokročilé úrovni vžil, je takzvané: „life designing“ – tedy navrhnout si život tak, abych žil svůj ideální život a zároveň jsem dostatečně pružný se na denní úrovni pružně rozhodovat.

Smysl života

Nejvyšší úroveň perspektivy je životním smyslem člověka. Tato část je jen pár vět, v kterých člověk řeší svůj vztak k sobě, rodině, přátelům a okolnímu světu. David Allen, když nevíme, jak na tuto část, doporučuje napsat si pohřební řeč. Nebo co chceme, abychom o sobě řekli na smrtelné posteli. Můj smysl života zahrnuje mé nejbližší, cestování, kreativitu, vytváření hodnot a víru v trh.

Smysl života je instancí číslo jedna. Nikdy nesmíme v GTD vytvořit úkol, který by šel proti smyslu života. Neexistuje žádné: „já jsem jen plnil rozkazy“. Pokud věřím trhu, nikdy nebudu pracovat ani minutu pro KSČM, ikdyž to bude skvěle zaplacené. Pokud mi jde o lásku k rodině, nikdy je neodsunu na druhou kolej jen kvůli vydělávání peněz.

Ze smyslu života vyplývá úroveň za 5 let. Úroveň vize představuje ideální realizaci toho, jak si představujeme realizaci myšlenek vyjádřených smyslem života.

Ukázali jsme si úrovně perpektivy. Ty ale jsou neoddělitelné od kontroly (tedy práce s inboxem a seznamy). Výsledkem kontroly a perspektivy je jedinec, který přesně v každou chvíli ví, co dělá (nebo nedělá) a jaký je smysl toho konání a zda ho to někam vede (a hlavně kam). Pak už zbývá jen samotné vykonání úkolů, to už GTD tolik neřeší. Jedna myšlenky z knihy mě ale zaujala a myslím, že o té exekuci úkolů říká hodně:

Být v každou chvíli a dělat právě to, o čem jsem bytostně přesvědčen, že mám dělat.

 

Článek byl převzat z webu Jiřího Knesla, kde najdete více článků o GTD a produktivitě.

obrázek převzat z webu: www.designtekgroup.org

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 20

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Petr napsal:

    Chlapče, tyhle jupíky mám moc rád. Takoví, jako Vy jsou nafoukaní smradi, zahledění sami do sebe. Trochu pokory by to chtělo. To je taky cíl.

    Že chcete vydělávat do dvou let 100 000,- čistého poctivou prací, je fikce hodná amerického braku, který koupíte ve všech antikvariátech. nebo Vám to nacpou do hlavy na semínáři Amway a podobně. Dělejte tak, aby Vám ta neviditelná ruka trhu nenatrhla ….

    Politiku sem netahejte, jupíku.

  2. Jan straka napsal:

    Petre,nechapu moc vas komentar.podle me autor clanku uvedl pouze priklad.
    Necetl jsem jeho dalsi clanky,ale okamzite pouzit ostra slova odsouzeni ..nechapu.
    Navic podle me pokud clovek maka,tak dokaze 100 tisic delat..to prece nejsou dnes zadne penize…

  3. Peter Bires napsal:

    Nechcem nikoho urazit, ale neverim ze ten clanok je pisany z vlastnej skusenosti a ze autor sa skutocne tym vsetkym riadi a tak to robi.

  4. Radek napsal:

    Petře taky nechápu Váši útočný komentář. Kdo říkal, že schopný a tvrdě podnikající (v dobrém slova smyslu člověk nemůže dosáhnout na takové peníze?
    Pokud člověk má velké sny potřebuje i velké peníze. Jen pro Vaší informaci s Amway nemám nic společného. :-)
    Jirko pěkné shrnutí GTD. Je dobré si občas zopakovat.
    Pokud Jirko plánujete opravdu plánujete výlet do Indie, mužů dát nejaké řady. Byl jsem tam 2x.. :-)

  5. Jakub Bihari napsal:

    V ČR jsou totiž peníze a majetní lidé považováni za to nejhorší zlo.

  6. Jan Straka napsal:

    Nedá mi to ještě jednou nereagovat. Já taky nechci nikoho urazit. Pravdou je, že tenhle server mám rád a chodím sem pravidelně, přestože se zde občas najdou články, které neodpovídají mému „paradigmatu“. Na stranu druhou kvituju to, že si člověk sedne, něco promyslí, dá tomu čas a napíše to.
    Pro někoho brak, pro jiného (např. čerstvého uživatele GTD – nováčka) velmi pěkné jednoduché a stručné shrnutí. Na internetu se neustále potýkám s tím, že komentuje každý a úplně všechno a v komentářích se projevuje vztah toho člověka k životu.
    Nikdo nikomu nemusí věřit ani článek, ani jeho komentář. Každý máme svobodu volby. Je pravdou, že kontroverze je potřeba, protože by dle mého soudu bez ní nevznikaly odlišné postoje a svět by byl jednobarevný. To, že já takhle nežiju nebo se živím (a znám lidi co dobře!) prostřednictvím Amway není podstatné. Důležité je, co mi daná zkušenost přinese, jak na ní zareaguju. A má reakce vypovídá o stupni mé zralosti a poznání.
    Namísto toho, abych kvitoval, že si někdo dá tu práci a třeba i z mého pohledu nepoužitelným způsobem popíše obecnou věc, pak mohu reagovat podrážděně až útočně. Otázkou je, zda tuto reakci vyvolává článek sám nebo spíše něco jiného…co je uvnitř mé osobnsti. Nedokážu si ale představit, že by mě obecně napsaný článek dokázal takhle naprudit nebo přimět k až tak negativnéí reakci. Nebo se zde stále píší pouze vlastní zážitky a zkušenosti? To tedy dost pochybuji!
    Za mě je tenhle článek pěkným shrnutím a nazývejte mě jak chcete, ale připomněl mi pár důležitých věcí, které ve svém GTD opomíjím. Tímto chci autorovi poděkovat a popřát mu splnění jeho vizí (jsou-li jeho skutečné).

  7. Milan napsal:

    Pro mě je téma GTD inspirativní a způsob podání osvěžující. Vážně je třeba se trochu zamyslet nad způsobem dosažení cíle, abyste se pro 100.000 měsíčně nezastavil „sám mezi lidmi“.

  8. Mirek napsal:

    Petře, to, že nevěřite, že se dá vydělat 100k čistého poctivou prací, je jen a jen váš problém. Na to nemusíte být ani mafián, ani podvodník, a dokonce ani podnikatel. Stačí se podívat do nabídek práce pro region Praha. Mějte se.

  9. Jiří Knesl napsal:

    Petr: proč by člověk nemohl poctivou prací vydělávat klidně stonásobně víc? Vydělávání peněz je jen o nabídce a poptávce. Když budu nabízet hodnotu, která má pro někoho cenu 100 tisíc, můžu vydělat 100 tisíc. Jestli vy nevěříte, že lidská práce může mít takovou cenu, to je skutečně smutné.

    Peter Bires: Knížku GTD jsem četl třikrát, Aby vše klapalo dvakrát. Implementovat GTD mi trvalo několik měsíců. V obou rovinách: kontrole i perspektivě – mám rozhodně co zlepšovat, ale používám Getting Things Done asi 3 roky a kdykoliv teď vezmu knížku do ruky, většinou jen piluju maličkosti, kontrolu i perspektivu jsem si za tu dobu vybudoval.

  10. Jiří Knesl napsal:

    Radek: za jakékoliv tipy pro cestu do Indie děkuju!

    Milan: vydělávat 100 tisíc měsíčně je jen jeden z mnoha prostředků. Věřte mi, že daleko víc projektů mám pro sport, než peníze. A práci omezuju vždy tak, abych měl víc času na rodinu. Ostatně něco takového jsem zmiňoval i na úrovni smyslu života.

    Jan Straka: děkuju. I vám přeju hodně splněných vizí!

  11. Vojtěch Audy napsal:

    Petr: 100 000 za měsíc už d nešních dnech není takové gró, jako to bylo kdysi. Minimálně vím o jednom člověku z IT, který dostává pravidelně nabídky za 100 a až 150 tisíc korun. A řekl bych, že rozhodně není sám, kdo ty nabídky dostává. Není to snadný vydělat za měsíc tuto částku, ale zase né nemožný.

    Milan: Díky za pěkný, osvěžující článek. Sice člověk GTD zná dobře, ale jak se řiká, opakování je matka moudrosti. Člověk si to hezky sesumíruje, osvěží, získa pohled na problematiku z jiné strany…. prostě díky. :)

  12. Petr napsal:

    Autorovi článku omluva. Na severní Moravě, či ve Slezku však není reálná ani polovina. Tady nás berou tak u huby, že v případě průměrného platu můžeme mluvit o štěstí.

    Takže ještě jednou – omluva všem. Nějak mi ujely nervy.

    Petr

  13. Eta napsal:

    Pokud, pánové, víte o nějaké práci, kde lze brát 100.000 Kč měsíčně, přitom pracovat 8 až 9 hodin denně a řídit se přitom v pohodě GTD a nezanedbávat ostatní sféry života (jako děti, rodina, péče o zdraví, osobní rozvoj), tak sem s tipem. Rád bych se přiučil a zvážil nové směrování mé kariéry. ;-) Děkuji.

  14. Jiří Knesl napsal:

    Eta: 100 tisíc se dá vydělávat v čemkoliv (nejsnáze asi finance, IT, management, marketing, nebo libovolné podnikání v čele firmy). Jen už člověk musí přemýšlet a nějakou dobu o to bojovat.

  15. Jan Straka napsal:

    Eta: Myslím si, že nikdo z nás to nemyslel takhle. 100 000,- jsou pořád veliké peníze na to, abyste je dostal bez určité praxe nebo zkušeností v daném oboru. Nejsou ale nedosažitelné, pokud o ně budete skutečně stát.
    Problém mnoha lidí je, že vidí někoho v drahém autě a ihned přemýšlí nad tím, kde na to vzal, co kde ukradl, nebo co vytuneloval, apod. Nechci paušalizovat, pouze říkám svou zkušenost.
    Ale k dotazu – pokud chcete zaběhnout 100m za 10 vteřin, zatímco nyní ji běháte za 20, pak budete muset na sobě makat a trénovat. Ten čas, co dáte tréninku určitě bude chybět někde jinde, ale cíl je jasný…
    Tzn chci-li podobné peníze a beru dnes třeba 1/3, pak je jasné, že se musí dost věcí změnit a místo pohody je třeba zasednout „ke strojům“, jak kdosi řekl a začít makat. Chci to opravdu? Co tím splním sobě a pak okolí?
    Pokud ano, nejde to ruku v ruce s pohodou, o které píšete – alespoň ne v prvním roce či dvou…tam je to naopak o dřině! Třeba i 14 hodinách práce denně. Ale cíl je jasný – budu makat 2 roky, v něčem ze sebe udělám profíka, najdu vhodné příležitosti svého uplatnění a pak vystoupím na určitý level…neznamená to, že dám nohy na stůl a bude hotovo, ale rozhodně bude prostor na zvolnění…
    Zkratky prostě neexistují, tak je nehledejme…já taky nezhubnu plánovaných 15 kilo díky tabletkám, nýbrž díky poctivému cvičení a životosprávě… :-)

  16. Jan Straka napsal:

    Petr: Jsem ten poslední, kdo by chtěl moralizovat. Potkávám se dnes a denně s klienty, kteří na tom nejsou úplně nejlíp, přesto se snažím každému bez rozdílu nalít trochu optimismu do žil.
    Doba není jednoduchá a rozhodně je potřeba vzít v potaz specifika a rozdíly mezi třeba Prahou a severem Moravy. Na druhou stranu jako finalista „ČS má úspěch“ chci říci, že si myslím, že i tato specifika lze odbourat. Znám mnoho lidí ve Vaší oblasti, kteří vydělávají dobré peníze i tam – i těch 100 tisíc…
    Při vší úctě, Petře, pokud Vás někdo „bere u huby“, proč mu to dovolíte? Jakou máte hodnotu Vy sám pro sebe? Kdo Vám ji určuje? Někdo jiný nebo Vy sám? První Coveyho návyk říká „Buď proaktivní“, tzn „nenech se vláčet událostmi, obírat někým, kdo si Tě neváží a najdi si svůj vlastní prostor. Je to tvé právo volby!“. Myslím, že to Lukáš velmi dobře popsal tady nebo na svém blogu. Je to jen o stylu myšlení.
    Jak jsem předeslal, nechci moralizovat, ale všichni se tu podle mého snažíme se svým životem naložit, jak nejlépe umíme. Jak říká jeden můj kolega – je lepší si vpálit kulku hned, než pomalu umírat! Pokud Vás „někdo bere u huby“, není to jeho chyba, ale Vaše, že mu to dovolíte.
    Ale neznám Vaši situaci a nechci, abyste to bral jako kritiku, pouze můj názor neznámého člověka.

  17. Jan Straka: děkuju za komentář. Myslím si, že to ještě tolik není o 14-15 hodinách práce denně, ale o tom dělat to, v čem jsem nejlepší, to, v čem přináším nejvíc hodnoty a to i za kratší dobu.

  18. em napsal:

    To jste ještě nepochopili, že kdo křičí, nenadává ale volá o pomoc? Petr totiž vyzvracel svoji depku. Mimochodem Amway se dá dělat jako surový byznys i jako Amway – pohoda.

    Článek je nádherné shrnutí a navíc nám obyčejným připomíná, že se máme zamyslet i trochu dál, než jen co máme udělat. Ale co máme udělat se svým životem. Např. já jsem po dvou letech zjistil, že jsem se nic nenaučil. Čí je to chyba? Moje!

  19. Encore napsal:

    V nadpisu je GTD, hned v denní rutině na začátku článku čtu o ZTD. Tak třeba příště..

  20. Jakub Spitzer napsal:

    Moc pekný článok, inšpiroval ma ! Vďaka.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru