Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Týmová spolupráce, I. díl

By on 22. 8. 2011 in Byznys with Počet komentářů: 14
Jakub Hořický

Jakub Hořický

Jakub působí v oblasti osobního rozvoje. Věnuje se osobním školením, workshopům, consultingu a koučinku v oblasti osobní produktivity a zdravého životního stylu. Od roku 2012 působí také v Projektovém a inovačním centru VŠTE, kde s kolegy spravují podnikatelský inkubátor pro studenty a absolventy Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. Od roku 2014 je spolumajitelem a jednatelem společnosti Work&Study, která na základě zkušeností z předchozích firem a projektů pomáhá řešit potřeby a problémy svých klientů v oblasti lidských zdrojů. Zaměřuje se zejména na absolventy, ale také malé a střední firmy.
Jakub Hořický

Poslední články od Jakub Hořický (Všechny články)

Náš nový seriál se bude věnovat týmové spolupráci s pomocí on-line dostupných nástrojů, které jsou volně k dispozici. Půjde o týmovou spolupráci v širším slova smyslu, tzn. nejen na jednom projektu, ale klidně s pomocí těchto nástrojů může fungovat celá firma.

Jako první vás jistě napadnou nástroje od společnosti Google a je tomu tak, o nich bude první díl seriálu. Zejména se zaměříme na e-mail s chatem, kalendář s úkoly, na dokumenty a weby. Dále pak ještě přidám pár typů na služby, které s Googlem spolupracují a rozšiřují možnosti týmové spolupráce o něco dále.

Do budoucna jistě stojí za zmínku i nově spuštěná sociální síť Google+, která je zatím ovšem v testovací verzi přes pozvánky a navíc bohužel nepodporuje účty služby Google Apps, takže na rozšíření do firem si zatím můžeme nechat zajít chuť. Pokud ale na tomto Google zapracuje, může být propojení této sociální sítě s ostatními službami zjednodušením spolupráce na projektech jen s pomocí on-line nástrojů, odkudkoliv na světě.

Na začátek bych chtěl upozornit, že používám prohlížeč ChromePlus (nadstavba Google Chrome) a tedy všechny rady, zkušenosti a poznatky z toho budou vycházet. Někde zmíním i alternativy pro jiné prohlížeče, u kterých vím, že fungují.

 

G-mail

Pokud se máme bavit o týmové spolupráci na dálku, začneme nejprve tím nejdůležitějším a to je komunikační nástroj, v tomto případě G-mail. Ten v sobě integruje nejen e-mailové rozhraní, ale také možnost chatu a audio/video volání, popřípadě konferenčních hovorů.

Výhod používání je hned několik:

  • Stejné rozhraní a zobrazení pro všechny uživatele, jeho snadná a intiutivní obslužnost. Velkou výhodu spatřuji ve sdružování e-mailů do konverzací, podle předmětu a odesílatele, nebo adresátů. Takto máte veškerou komunikaci k jednomu úkolu, nebo dokumentu v rámci jedné konverzace a tudíž pohromadě.
  • Navíc G-mail používá třídění e-mailů pomocí štítků, kterých může být hned několik pro každý e-mail, což je výhodné pro zařazení komunikace např. mezi urgentní a zároveň přiřazení k určitému projektu, nebo osobě.
  • Jednou z nejvýznamnějších funkcí je fulltextové vyhledávání ve všech zprávách a to jak v adresách, tak předmětu a dokonce i textu zprávy. Potřebnou informaci máte k dispozici téměř okamžitě.
  • Vytváření úkolů rovnou z e-mailů, tyto úkoly můžete třídit do seznamů, přiřadit jim termín splnění a přidat krátkou textovou poznámku. Úkoly se kromě speciálního okna v e-mailu zobrazují i v Google kalendáři a vy je tak máte neustále na očích. Tato funkce je velmi hodnotná, protože obzvláště v on-line týmové spolupráci přichází většina zadání úkolů formou elektronické pošty.
  • Chatování rovnou z okna mailů, kdy dokonce v případě rychlé odpovědi kolegovi můžete zvolit odpovědět přes chat a máte zpětnou vazbu téměř okamžitě. Veškerou historii chatu lze navíc v G-mailu rovnou ukládat a můžete se k ní tak kdykoliv vrátit.
  • Provázání s kalendářem a dokumenty funguje velice jednoduše. Do e-mailu můžete vložit pozvánku na událost z kalendáře, které chcete, aby se spolupracovníci zúčastnili. Pokud vám v e-mailu přijde nějaký kancelářský dokument (text, tabulka, prezentace, PDF), tak ho můžete rovnou uložit do Google dokumentů pro pozdější použití, nebo sdílení s kolegy.
  • Přístup ke správě kontaktů přímo z G-mailového rozhraní také velice zjednodušuje práci se soukromým i sdíleným adresářem, třídění do skupin a úpravu detailů kontaktu (včetně fotografie).
  • G-mail nabízí i možnost zapnutí off-line synchronizace e-mailové schránky a její provoz bez připojení k internetu. S poštou pracujete normálně v rozhraní internetového prohlížeče a v momentě připojení k internetu se odešle a stáhne veškerá nová pošta. Tato služba vyžaduje instalaci doplňku Google Gears.

Další možné nadstavby:

  • V nastavení G-mailu je záložka Labs, kde si můžete přizpůsobit a změnit prostředí mailu pomocí drobných vylepšení a funkcí.
  • ActiveInbox for Gmail (TM) je doplněk pro prohlížeče Google Chrome a Firefox, který umožňuje pracovat s e-maily metodikou GTD. S pomocí štítků je třídit do kontextů, odkládat na Někdy/možná, vytvořit seznam Čekám na pro delegované činnosti a také třídit podle jednotlivých projektů. Výhoda této nadstavby je v upraveném ovládání, které práci s těmito specifickými štítky usnadňuje a znatelně zrychluje.
  • Boomerang for Gmail je doplněk pro odložené odesílání e-mailů a také jejich opětovné připomenutí tím, že je v zadaný termín vrátí opět do Inboxu. Funguje také pro prohlížeče Google Chrome a Firefox.
  • Xobni for Gmail (BETA) sleduje statistiky e-mailové komunikace, její četnost s jednotlivými kontakty a navíc k nim přidává možnost fotografií a informací ze sociální sítí. Bohužel funguje prozatím pouze pro prohlížeč Google Chrome a v uzavřené betaverzi.

 

Google kalendář

Dalším nezbytným nástrojem týmové spolupráce je kalendář s možností sdílení událostí. A přesně tuto funkci kalendář od Google splňuje dokonale, umožňuje totiž sdílet nejen události samotné, ale dokonce celý kalendář. Toto celé funguje na jednoduchém principu více vašich vlastních kalendářů (pro jednotlivé projekty například), ty můžete pro přehlednost barevně odlišit, nebo si zvolit, zdali je chcete momentálně zobrazit, či nikoliv. Díky mezinárodnímu standardu ICS můžete ve svém Google kalendáři odebírat další zajímavé kalendáře z internetu, jako například jmeniny, státní svátky, fáze měsíce, počasí apod. Příjemná je rovněž možnost zobrazení narozenin kontaktů z adresáře.

Další výhody:

  • Jak jsem se již zmínil v odstavci o G-mailu, v kalendáři jsou integrovány úkoly. Mohou to být buď úkoly propojené s e-maily, nebo klidně pouze obyčejné textové. Tyto úkoly se zde zobrazují také ve speciálním okně vedle kalendáře a navíc ty termínované se zobrazí v den splnění v sekci celodenních událostí.
  • Možnosti úseků a pozvánek pro kolegy je zajímavou novinkou Google kalendáře. Pokud se s někým potřebujete domluvit na schůzce, můžete mu pomocí této funkce poslat odkaz na váš volný čas v kalendáři, nastavit předpokládanou dobu trvání a je na něm, který čas si zvolí, vám se potom událost automaticky do kalendáře přidá.
  • Propojení s dokumenty zde funguje tak, že ke každé události můžete připojit Google dokument s ní související. Například na poradu, která je naplánováno na určitý čas, přiložíte potřebné soubory ke zkonzultování  a všichni účastníci k nim mají přístup rovnou z podrobností události. Pomocí chatu může tato porada dokonce probíhat on-line, z pohodlí domova každého spolupracovníka.
  • Příjemným doplňkem je možnost nechat si místo konání události zobrazit s pomocí Google map, pro případné plánování trasy, nebo ujasnění přesné polohy.
  • Podobně jako u G-mailu zde funguje off-line náhled do Google kalendáře, bohužel prozatím bez snychronizace.

Doplňky kalendáře:

  • I Google kalendář má sekci Labs, ze které mohu například doporučit možnost sledování času do další události ve vašem hlavním kalendáři, nebo dokonce nastavení časových zón, pro orientaci jaký čas má momentálně kolega v New Yorku. Pokud chcete, můžete si nechat zobrazovat dostupnost v kalendáři spolupracovníka, který s vámi sdílí.
  • SchedauleOnce je doplňkem pro plánování událostí mezi více spolupracovníky. S pomocí tohoto nástroje vytvoříte návrhy časů schůzky, o kterých pak všichni pozvaní účastníci mohou hlasovat. Na základě hlasování poté vyberete nejvhodnější termín, ten se vám rovnou uloží do Google kalendáře a zároveň rozešle pozvánky s časem všem účastníkům.

 

Google dokumenty

Dokumenty od společnosti Google jsou další službou pro týmovou spolupráci, umožňují vytváření a editaci kancelářských dokumentů, tabulek, prezentací  a kreseb.

Co Dokumenty nabízí:

  • Sdílení a společná editace všech dokumentů, na kterých spolupracujete. Můžete rozhodnout, kteří konkrétní uživatelé mohou dokumenty editovat a kteří je mohou pouze prohlížet. Stejně jako v MS Office můžete přidávat komentáře k úpravám, které jste provedli vy, nebo kolegové.
  • Sledování změn a chat v aktuálním čase jsou velice silným nástrojem pro okamžité úpravy a změny. Ušetří spousty času, e-mailů s přílohami a tím i přenesených dat, které zabere běžné přeposílání pozměněných dokumentů k revizi.
  • Kresby jsou vynikajícím nástrojem pro týmový brainstorming, před zahájením, nebo k promyšlení projektu. Jsou vhodné k vytvářená jednoduchých myšlenkových map a také vysvětlujících skic.
  • Podobně jako v G-mailu můžete dokumenty třídit pomocí štítků (složek) a tím pádem mít vše přehledně pohromadě podle jednotlivých kategorií a projektů. A stejně jako všude, i zde perfektně funguje fulltextové vyhledávání.
  • Ukládání dokumentů dalších formátů je příjemným doplňkem. Můžete importovat nejen všechny nejpoužívanější kancelářské formáty, které převodem do formátů Google Docs nezabírají cenné MB, ale i například obrázky, videa a další pomocné soubory, ty ovšem zabírají místo z oněch v základu přidělených 1024 MB.
  • Stažení dokumentů v nejpoužívanějších formátech je výhodou, pokud potřebujete dokument předvést off-line. Volit můžete jak mezi MS Office, tak OpenOffice i MAC formáty.

 

Google weby

Weby Google jsou posledním nástrojem, o kterém se zmíním. Jejich funkce v týmové spolupráci může být hlavně jako Wiki nástroje, kde může tým společně prezentovat své výsledky, používat ho jako komunikační rozhraní, popřípadě jako jednoduchý blog.

Hlavní výhody:

  • Společná editace je asi nasnadě, pokud se bavíme o týmové spolupráci. Obdobně jako u dokumentů zde můžete nastavit oprávnění pro editaci a čtení a také rozhodnout o přístupnosti webu.
  • Jednoduché šablony usnadňují a zrychlují tvorbu celého webu. Díky on-line editaci a vyplňování v podstatě pouze obsahu, můžete mít web do hodiny hotový.
  • Možnost vložit obsah Google služeb je pro mě nejvýznamnějším plusem této služby. Do stránky lze umístit náhled na specifický kalendář, dokument, přiložit jednoduše YouTube video a další obsah. Pokud pracujete tedy na projektu, web může být výchozí základnou, kde máte náhled do kalendáře projektu, seznam odpovídajících dokumentů, stránku s kontakty na kolegy a prostor pro diskuzi ve formě diskuzního fóra.

 

Další doplňky

Zajímavou možností je propojení se službami ZOHO, které mohou přidat správu CRM, podrobnější plánování projektů, službu na on-line fakturace a mnoho dalšího. O těchto nástrojích bude ale řeč v příštím díle našeho seriálu.

 

Závěrem poděkuji za pozornost, pokud jste článek dočetli až sem a pokud máte nějaké další tipy a zkušenosti s nástroji společnosti Google, které jsou vhodné k týmové spolupráci, neváhejte se o ně podělit s našimi čtenáři. Já se budu těšit u dalšího dílu seriálu.

 

Jakub Hořický

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 14

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Týmová spolupráce, II. díl | Mít vše hotovo.cz | 7. 9. 2011
  1. Dominik Dědiček napsal:

    Google Docs je moc užitečný nástroj, redakční práce je díky němu tisíckrát jednodušší

  2. Jakub napsal:

    Těším se na pokračování ;)

  3. Vojta Veselý napsal:

    Vždycky se ptám: „Máš e-mail nebo G-mail?“ :-) je to opravdu obrovský rozdíl v rozsahu služeb a nástrojů… neprosto nejmocnější je možnost zrušit už odeslaný e-mail až do 30 sekund… pak:
    * náhledy všeho možného přímo v okně e-mailu
    * náhled e-mailu pro kliknutí pravým tlačítkem myši
    * stromová struktura štítků

    Google docs
    * upozornění při změně v dokumentu mailem
    * složky/sbírky/collections a jejich pohodlné nastavení sdílení, pak už jen přidáte dokument do složky a automaticky ho mají všichni nasdílený podle nastavení složky

    Google form (dotazník)
    * výběr z mnoha druhý otázek
    * přehledné řazení odpovědí do excelu
    *možnost zobrazení „summary of responses“ tj. shrnutí v grafech
    * při použití notifikací vám může přijít mail, pokud někdo vyplní dotazník

    Bylo by toho na článek :-)

    Vojta

  4. Jan Jendřejek napsal:

    Poprosil bych o radu – jak dosáhnu následujicího?
    „Díky mezinárodnímu standardu ICS můžete ve svém Google kalendáři odebírat další zajímavé kalendáře z internetu, jako například jmeniny, státní svátky“
    díky

  5. Pavel Trojánek napsal:

    Ahoj,

    za článek k ZOHO budu moc rád, předem díky – začal jsem v rámci řízení projektů v neziskovce (potřebujeme nástroj zdarma) s Manymoon. S tím nejsem moc spokojen… pořád to není Basecamp :)… Tak jsem zvědav na ZOHO. Zajímá mě, jestli je to zdarma, příp. jaké to má omezení.. zejména v oblasti řízení projektů. Díky!

    Pavel

  6. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    @Jan: V nastavení kalendáře jít na záložku Kalendáře, tam potom pod seznamem Vašich kalendářů je seznam Jiných kalendářů a na jeho začátku, v pravé části je odkaz „Procházet zajímavé kalendáře »“, tam najdete třeba ty svátky. Další možností je zkusit normálně v Google vyhledat kalendář, který by Vás zajímal a když na něj narazíte, tak někde bude odkaz s koncovkou .ics, celý tento řetězec označte a zkopírujte, na úvodní stránce Google kalendáře, pod seznamem Jiných kalendářů, klikněte na „Přidat pomocí adresy URL“ a do okna vložte adresu, kterou jste zkopíroval.

    @Pavel: Na ZOHO projekty se také zaměřím, ale ve verzi zdarma je tam bohužel omezení pouze na 1 projekt s neomezeným počtem uživatelů a prostorem omezeným na 10MB.

  7. Jan Jendřejek napsal:

    to Jakub Hořický : Děkuji funguje … jen jsem si myslel že je to jiný kalendář. „Potřeboval“ bych ten, který by mi k jednotlivým dnům připsal jméno které má svátek. Ten jsem bohužel nenašel, ale děkuji.

  8. Jan Jendřejek napsal:

    Omlouvám se, stačilo se lépe zorientovat. Kalendář jsem již našel. Děkuji

  9. Eta napsal:

    Kalendář Státní svátky se mnou vypekly, když neseděly se skutečností. Od té doby si státní svátky a třeba i školní prázdniny vždy naťukám ručně na rok dopředu.

  10. Ondřej Svoboda napsal:

    Díky moc za tip na Boomerang pro Gmail, přesně něco takového jsem už dlouhou dobu hledal!

  11. Tomáš Řemínek napsal:

    Dobrý den,

    řeším zde jeden problém s Google kalendářem. Mám svůj gmail, do kterého jsem si pomocí Importu vložil firemní mail. Na tento firemní email my chodí pozvánky na různé porady apod. Ovšem tyto pozvánky my nejdou potvrdit. Google mi napíše toto:
    „Pozvánky Kalendáře Google nelze přeposlat e-mailem. Tato událost patří uživateli reminek@firma.com a jste přihlášeni jako reminek.tomas@gmail.com. Požádejte organizátora schůzky, aby vás přidal do události Kalendáře Google.“

    Chtěl bych, aby mi pozvánky, které mi přijdou na mail reminek@firma.com šli přijmout a přidali se do kalendáře který je pro účet reminek.tomas@gmail.com

    Moc Vás prosím o radu, jsem už opravdu v koncích.

  12. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    @Tomáš Řemínek:
    Dobrý den Tomáši, v tomto Vás bohužel asi zklamu, ale tato možnost v Google kalendáři není, ten může skutečně pracovat pouze s pozvánkami, které byly zaslány na účet asociovaný s Googlem. Pokud si tedy poštu necháváte na G_Mail pouze přeposílat, tak Vám pozvánky do kalendáře přidat nepůjdou, protože ten patří jiné e-mailové adrese, než na kterou byla pozvánka zaslána.

    Jsou dvě cesty, buď při zasílání pozvánek požádat o zaslání na G_mailovskou adresu, nebo zvážit pro firmu Google Apps a možnost správy pošty a kalendáře přes Google aplikace přímo.

  13. Franklin napsal:

    @Tomáš Řemínek:
    Dobrý den, nevím jistě jestli je to zrovna případ pana Řemínka, ale nedávno jsem řešil dost podobný problém, nakonec se mi ho podařilo, za pomocí ještě dalších dvou kolegů vyřešit. Sepsal jsem o tom článek, tak bych Vám ho zde chtěl nabídnout.
    Článek naleznete na adrese: http://blog.priserkafranklin.cz/2014/08/google-kalendar-pozvanky-alternativni-e-mail/

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru