Metoda SMART: Jak zadávat úkoly, abyste byli spokojeni s výsledkem

Umíte správně zadávat úkoly? Možná si říkáte, co je to otázku – co je na tom těžkého, zadat úkol. Divili byste se, je to těžké a hodně lidí to neumí. Učil jsem se to dlouho a ještě pořád to neumím. Zadat někomu úkol tak, abyste se dočkali takového výsledku, jaký potřebujete, dá práci.

Pochopitelně je to aspekt komunikace – druhý člověk nemůže vědět, co máte na mysli, když jej žádáte o splnění úkolu. V Liberixu používáme pro rozdělování úkolů program Redmine. A díky němu – nebo podobným nástrojům – si člověk uvědomí, že zadávat úkol je věda a je potřeba se řídit trochou teorie.

Buďte chytřejší – SMART

Ta teorie se nazývá SMART a je to pomůcka pro zapamatování několika nezbytných charakteristických rysů každého úkolu. Jinými slovy – aby byl úkol splněn, musí mít uvedené vlastnosti. Pokud některá z nich chybí, je to příznak chybějící informace, šumu v komunikaci, nepochopení a následné frustrace na obou stranách. Každý znak ze slova SMART (což znamená chytrý) má v angličtině několik přídavných jmen, vyberte si ta, která se vám dobře pamatují (a hlavně se pravidly řiďte).

Jak vás možná napadlo, mnohé rysy dobrého zadání lze formulovat za pomoci otázek. Uvádím je tam, kde jsou podle mě důležité.

S jako specifický

S znamená konkrétní, specifický, jednoduchý (simple). Úkol je splnitelný tehdy, když je jednoduchý. Každá složitost představuje zbytečnou komplikaci. Z toho vyplývá, že je pro zadavatele lepší vytvářet více drobných úkolů a vymezit mezi nimi vztahy. (Úkoly pak lze snadno rozdělovat mezi více lidí, čehož využíváme díky zmiňovanému Redminu.)
Konkrétní zadání vytvoříte díky otázkám:

• Co se má udělat (co je cílem)?
• Proč se to má udělat (kontext)?
• Kdo to má udělat?
• Kde to má proběhnout?
• Které okolnosti a podmínky hrají roli? (Podmínky se ale mohou stát vraždou, smrtí, zabitím úkolu, pozor na ně.)

Jestli to stihneš, tak přijeď na nádraží. Ale kdybys nestíhal, tak radši zavolej a domluvíme se, jestli mě vyzvedneš až u Tesca a pojedeme autem, nebo se sejdem na náměstí, ale to bys musel přijet dopravou.

Co mám tedy vlastně udělat?

M jako měřitelný nebo motivující

M znamená měřitelný, motivující, smysluplný (meaningful). Úkol, který nechápete nebo který je prostě hnusný, budete odsouvat až do aleluja a pak ještě kousek dál. Každý máme v záloze tuny příkladů – svých i služebních, že? Nechce se vám, nevíte, jak dlouho to bude trvat nebo nevíte, proč to máte dělat. Takový úkol je špatný, toxický. Pryč s ním. Pomoci by vám měly otázky:

• Kolik času, prostředků, energie je potřeba?
• Jak poznám, že jsem dosáhl cíle a úkol jsem splnil?

A jako adekvátní nebo akční

A má v anglické verzi hodně přídavných jmen, vybírám appropriate (odpovídající, adekvátní), achievable (dosažitelný) a action­‑oriented (akční). Znamená to, že pokud úkol zadáváte, musíte vědět, zda je ho řešitel vůbec schopen splnit. Má šanci získat všechny potřebné informace? Má potřebné dovednosti? Má dostatek času a prostředků? Adekvátní zadání úkolu znamená, že je ke splnění nutné vyvinout lehce nadstandardní úsilí (nikoliv podprůměrné). Otázka, která pomůže při realizaci, zní:

• Jakými způsoby mohu cíle dosáhnout? Jakou činnost mám vyvinout, abych dosáhl cíle?

Neadekvátní úkol může být např. pověřit introvertního člověka vedením porady nebo ho nutit k rozhodování v časovém stresu (pro něj extrém). Nebude mít zřejmě sílu se vzepřít – ale nebude schopen úkol splnit. Ano, je to častá cesta, jak se člověka zbavit – následuje šikana (nebo bossing), psychické a komunikační problémy atd.

A druhý význam je „akce“. Musíte žádat akci – call for action. Nejlepší je napsat sloveso v rozkazovacím způsobu (plus „prosím“), aby člověk věděl, co má udělat. Samozřejmě oslovujte konkrétní osoby.

Špatně: Je třeba zavolat do té firmy a zjistit, co nabízejí.

Firemních porad si neužívám, ale takhle nějak to chodí, ne? Všichni pokývou hlavami, že ano, výborný nápad – je třeba to zapsat. Na další poradě se zjistí, že nikdo nezadal úkol, takže ho ani nikdo neudělal.:-)

Dobře: Radku, zavolej prosím tě do té firmy, zeptej se, co nabízejí a pošli nám to mailem. Do pátku, prosím, na další poradě z toho budeme vycházet.

R jako realistický

Trochu se kryje s A, pokud se zaměříme na pojmy jako relevantní, realistický, resourced (pokrytý zdroji). Zatímco A se zaměřuje na proces, R se zaměřuje na výsledek. Plánovaný výsledek musí být realistický, musíte jej přijmout za svůj – být tedy přesvědčeni, že ho dosáhnete (případně řešitel, kterému úkol zadáváte). Samozřejmě za souhry ostatních faktorů, např. času… Špatné je, když si řeknete, že je úkol reálně splnitelný, ale neodhadnete své síly a nejste schopni jej splnit.

T jako termínovaný

V angličtině jde o slova spojená s časem (time). Úkol musí mít termín. To je naprosto zásadní věc a velmi častá chyba, když termín chybí. otázky jsou jednoduché:

• Do kdy mám dosáhnout splnění cíle?
• Jak dlouho mi bude trvat splnění úkolu?
• Kdy začnu úkol plnit a kdy zřejmě skončím?

Čau, prosim tě, posílám ti ten dokument, mrkni na to a napiš mi, jestli to tak může být. Já jim to pak pošlu. Díky.

Toto je typická prosba, není to ovšem splnitelný úkol. Osobně se takovými věcmi nezabývám. Zní to nafoukaně, co. Ale zkuste mi říct, co znamená „mrkni na to“, do kdy mám napsat a kdy je „pak“. Vždycky mám své práce dost – nechci prostě věnovat čas takto špatně formulovaným prosbám (bavím se o práci, nikoliv o rodinných nebo osobních záležitostech – jen pro pořádek;-)).

Doplnění a alternativy

Ještě existují dva znaky, které slovo prodlužují na SMARTER. E je hodnocený (evaluated) nebo enjoyable (zábavný). Úkol by měl být vyhodnocen a řešitel by měl získat zpětnou vazbu, protože je to M dalšího úkolu.;-)

A druhé R může být odměněný (rewarded). Ale to už se dostáváme k dalším teoriím a pravidlům – komunikace nebo psychologie, k vedení lidí, motivaci apod. Česká verze teorie SMART se – podle Wikipedie – nazývá KARAT. Princip je ale stejný.

Jak se bránit špatným úkolům?

Pokud dostanete špatný úkol, zkuste si v něm výše uvedené najít. Pokud nenajdete, požádejte o doplnění informací. To znamená, že zadání úkolu vraťte s prosbou o zpřesnění. Vyjádření „Tak na to bych se ti mohl vykašlat“ rozhodně není prosbou o doplnění informací.:-)

Pokud se vám nepodaří získat některou z potřebných hodnot, odvedete špatnou práci, i když jste jinak výkonní & spolehliví. Výsledek nebude stát za nic. Řídím se tím, že pokud dostanu úkol, kterému nerozumím, za špatné zadání nemůžu já. Proto se necítím provinile, když zadání úkolu vrátím nebo ho rovnou odmítnu.

Možná to zní arogantně (i když se snažím vyjadřovat slušně), ale pravda je taková, že špatné zadání úkolu si můj čas nezaslouží. Co ten váš?

Dokážete odmítnout špatně zadaný úkol? Odpovězte prosím do diskuze, odpověď formulujte maximálně deseti větami. Cílem je zjistit názor více čtenářů a vzájemně je porovnat. Udělejte to prosím hned. Díky.

Vlastimil Ott, www.e-ott.info

Štítky: zdroje