Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Googlelizování našeho života

By on 29. 8. 2011 in Rozvoj with Počet komentářů: 6
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

V informačním věku se bez osobního systému plánování obejde málokdo. Jeff VanDrimmlen, jeden takový nabízí ve své v knize Googlelize your life. Jeho systém je komplexní a univerzální. Je postavený na cloudových aplikacích Googlu, jejichž využití však není podmínkou. Google’lize aplikací je zde chápána jakákoliv aplikace splňující tři základní aspekty filozofie Google – jednoduchost používání, přístup odkudkoliv a flexibilitu. 

Útlá publikace je dostupná pouze v anglickém jazyce, na druhou stranu je psána jednoduše a srozumitelně. S jejím čtením by tedy neměl mít problém ani člověk, který není v angličtině příliš pokročilý. Kniha je strukturovaná do čtyř částí.

ČÁST 1: Technologie a produktivita

Každý, kdo si plánuje čas, stojí před základním rozhodnutím. Papír nebo elektronika. VanDrimmlen se k této otázce postavil diplomaticky. V úvodu seznámí s výhodami a nevýhodami obou řešení a posléze přidá svou argumentaci k tomu, proč se přiklonil k elektronickému řešení s produkty Google. V závěru vyloží teorii produktivity Google systému.

VanDrimmlen přiznává vliv tří autorů a jejich knih na podobu svého systému plánování. Jedná se o knihy„To nejdůležitější na první místo“ od Stephena R. Coveyho, „Mít vše hotovo“ od Davida Allena a „Čtyřhodinový pracovní týden“ od Timothyho Ferrise. Propojením myšlenek všech tří knih vytvořil VanDrimmelen Google‘lize mantru, která zní:

Příliv informací je možné snížit díky automatizaci a preventivním opatřením (Ferris). Příchozí informace rychle zpracovávejte, a to na základě svých hodnot (Covey) a ukládejte si je do seznamu úkolů, který je pak centrem vaší produktivity díky jeho pravidelné revizí a organizací (Allen).

 

ČÁST 2:  Použití nástrojů ke „googlelizování“ svého života… myšleno k jeho zjednodušení

Druhá část knihy pak popisuje práci s nejdůležitějšími nástroji VanDrimmelenova informačního systému – seznamem úkolů (Google Tasks), klientem pro práci se elektronickou poštou (Gmail) a kalendářem (Google calendar).

GOOGLE TASKS

Systém správy úkolů lze uplatnit na mnoho jiných aplikací, dokonce i na správu úkolů na papíře. Hlavním cílem je to, aby člověk netrávil zbytečně mnoho času záznamem úkolů a jejich organizací, ale soustředil se na vlastní práci. „Úkolovník“ musí být náš sluha, ne náš pán.

To, jakým způsobem pracuje VanDrimmlen s úkoly, je podobné metodě ZTD od Lea Babauty. Úkoly člení do tří kategorií seznamů – časových, oblastních a speciálních. Nejdůležitější úkoly patří do časových seznamů „dnes“, „tento týden“ a „příští týden“. Oblastní seznamy dělí úkoly podle jednotlivých kontextů. Speciální seznamy mají dočasný charakter. Sdružují úkoly, které se vztahují k aktuálně řešeným klíčovým událostem nebo projektům. (Plánování dovolené, nákupní seznamy, atd.)

GMAIL

Pro pohodlnou práci s elektronickou poštou doporučuje VanDrimmelen Gmail, ale připouští i možnost využití jiných aplikací. Při výběru e-mailového klienta však doporučuje sledovat čtyři charakteristiky, které jsou, z jeho pohledu, pro efektivní nakládání se e-maily klíčové. Jedná se o možnost přijímat poštu z několika různých účtů do jedné vstupní schránky, řazení pošty do vláken podle probíhající konverzace, efektivní vyhledávání v archivované poště a přístup do pošty odkudkoliv.

Dále je zde vysvětleno jaká preventivní opatření zavést a jaké automatické nástroje použít, abychom zamezili zahlcení způsobenému přívalem příchozích zpráv. Poštovní schránku bychom pak měli kontrolovat v pravidelných intervalech. Po každé takové kontrole musí být všechny e-maily zpracovány a poštovní schránka musí zůstat prázdná.

GOOGLE CALENDAR

Třetí částí informačního systému je pak kalendář sloužící ke sledování tří okruhů informací.

První z nich jsou upomínky. Jsou to vlastně úkoly vztahující se k určitému konkrétnímu dni, na které chceme být včas upozorněni.

Následují vlastní kalendáře rozdělené podle různých životních oblastí (například osobní kalendář, pracovní kalendář a kalendář pro sportovní aktivity).

Třetí okruh pak reprezentují odebírané kalendáře od jiných lidí nebo organizací. Může se jednat o aktivity sportovních klubů, rozpisy hodin v tělocvičně nebo třeba program kina v místě bydliště.

Kalendáři však ve svém systému autor nepřisuzuje tak důležitou úlohu jako seznamu úkolů, který je středobodem jeho plánování.

 

ČÁST 3: Další Google’lize nástroje

Zde jsou představeny softwarové nástroje, které pomáhají zlepšit produktivitu, ale pro vlastní systém nejsou nezbytné. Od Googlu to je například RSS čtečka Google Reader nebo on-line kancelářský balík Google Docs. Od konkurence je to pak například program pro evidenci poznámek Evernote.

Třetí část se také věnuje mobilním zařízením, umožňujících přístup do našeho systému na cestách. Jsou zde zastoupeny všechny rozšířené platformy – Android, iPhone, Blackberry a Windows Mobile (Windows Phone zařízení se v době vzniku knihy ještě neprodávaly).

 

ČÁST 4: Praxe

V poslední části popisuje Jeff VanDrimmelen svůj typický pracovní den. Píše o tom, jaké rutiny pro svou práci zavedl, jak se vypořádává s přívalem informací, a také jakým způsobem si plánuje a plní úkoly.

Úplný závěr knihy je podrobným průvodcem toho, jak si autorův systém může postupně implementovat každý z nás.

 

Kniha Google’lize Your Life! je dostupná na Amazonu v tištěné i elektronické verzi. Užitná hodnota knihy podle mého názoru mnohonásobně převyšuje její pořizovací cenu ($13.79 za verzi pro Kindle nebo $14.95 za paperback).

Jan Bárta

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Capli napsal:

    Zajímalo by mne, jestli existuje podobná knížka zabývající se ale produkty Microsoftu. Live Hotmail, Live Calendar, Web Apps (OneNote online ….), SkyDrive, …

  2. Jan Bárta napsal:

    Nevím jestli existuje podobně zaměřená kniha na produkty Microsoftu. Každopádně systém popsaný v knize je možné aplikovat i na Hotmail, Live calendar a další live aplikace.

  3. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    @Capli: Live služby používám jen omezeně, ale používáme placené Office 365 a pak doporučím tento free ebook. Filozofie použítí je docela podobná.

  4. Capli napsal:

    @Jaroslav V práci Exchange nemáme, dlouhodobě ale přemýšlím zakoupit si 365 soukromě. 120,- Kč na měsíc není moc ….

  5. Ondřej Kubera napsal:

    Jeden gmailový dotaz:
    Když mi někdo pošle delší zprávu, často reaguji k jednotlivým položkám přímo do těla mailu. Ručně pak jednotlivé části obarvuji na červeno, aby v tom vynikly. Nemáte někdo tip, jak si nastavit trvale odlišnou barvu textu, který přidávám?

  6. Eta napsal:

    Gmail pouzivam okrajove uz nekolik let a porad jsem mu neprisel na chut. Pripada mi silene neprehledny.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru