Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Příprava projektů – proč je dobré se ptát

By on 4. 7. 2011 in Témata with Počet komentářů: 2

Tuto situaci zná jistě mnoho čtenářů serveru: pracujeme na projektu pro klienta, je již dávno po konečném termínu. Již měla proběhnout nejen akceptace, ale – co je z našeho pohledu mnohem důležitější – i fakturace za vykonané dílo. Nicméně stále je co dělat. Termíny se posouvají, začíná dohadování, kdo na koho s čím čeká. Nervozita je na straně nejen klienta, který „si myslel, že to zvládnete lehce, když jste přece ti odborníci“, ale i na naší straně, protože nám stojí další připravené projekty, mrháme čas svých lidí apod. Vzájemně pracně budovaná důvěra, energie, snaha dodat co nejlepší dílo, jsou pryč. Nyní se soustředíme pouze na odevzdání, co nejrychlejší dodělání rozdělané práci a akceptace ze strany klienta. Projekt se po několika „drobných úpravách“ a „heleďte, ještě mám tenhle nápad“, proměnil v noční můru, která při troše štěstí alespoň neskončí ve ztrátě.

Proč tomu tak občas bývá? Proč se některé projekty povedou takřka bezbolestně a jiné se táhnou jako nedobrý odér po dlouhá obdobíbez vyhlídky na konec? Jistě, lze připustit, že hodně důležitá je osobnost klienta, případně lidí, které na tuto práci určil ve své firmě. Na druhou stranu, zkusili jste se někdy sami sebe zeptat, jak dlouho jste se věnovali přípravě toho kterého projektu?

Pes bývá občas zakopán především v tom, že na začátku stojí požadavek klienta, který nám přijde zřejmý a jasný. Postupem doby z vlastní zkušenosti jsme schopni odhadnout skoro okamžitě, na kolik lze tu kterou práci ocenit a skoro bezmyšlenkovitě navrhneme klientovi cenu a čas dodání. Většinou si automaticky přidáváme „trochu vaty“ v termínu dokončení a spoléháme na to, že projekt dokončíme ještě dříve, než jsme klientovi slíbili. „Vždyť je to přeci jen hloupý.. (dosaďte třeba systém dle libosti)! To půjde zvládnout bez problémů“. Klient souhlasí, následuje rychlá objednávka, začátek práce.

V ten moment by nám v hlavě měla začít blikat výstražná signálka, protože jsme se (velmi pravděpodobně) vydali na cestu do projektového pekla. A zbytečně. Promrhali jsme totiž ten vzácný chvilkový mezičas před začátkem projektu, kdy je možné se s klientem pořádně pobavit o jeho záměrech, co tím projektem sleduje, co si od něho slibuje, co by měl splňovat. Snažit se i pochopit kontext, protože poté se dá spolupráce třeba rozvinout třeba i mnohem více. Zde je potřeba se hlavně ptát a nebát se otázkami mířit i na věci, které s projektem třeba tak – na první pohled –  nesouvisí.

Nevěříte? Uvedu příklad: Klient vlastnící společnost na výrobu obalových materiálů nás poptal s tím, že potřebuje vlastní www stránky. Zadání bylo jednoduché jen na první pohled. Začal jsem se s ním bavit, co vlastně by chtěl na stránkách mít, co by měly stránky z jeho pohledu splňovat. Snažil jsem se pochopit i jeho motivaci, protože v mnoha případech jsou klienti k těmto věcem spíše dotlačeni okolím, osobně je to nezajímá a chtějí „mít taky stránky, protože je má i ten ňouma vedle“. Nakonec jsme se dostali k tomu, že chtěl stránkami řešit problémy s propagací, s vlastní (ne)schopností prodat svoji práci či rozšířit portfolio vlastních klientů.

Celé zadání, v té podobě, kterou poptal, přestávalo mít smysl v momentě, kdy připustil, že vůbec netuší, jak o sobě má dávat vědět a řešit celkovou propagaci, že nechce kvůli tomu najímat nějakého vlastního člověka, protože „by byl určitě drahý“ a další věci. To vše bylo jasné po zhruba hodinovém klidném rozhovoru nad kávou, kdy několika dobře mířenými otázkami se klient sám od sebe rozpovídal. A výsledek našeho povídání? Ač to zní neuvěřitelně, tak následovaly skoro dva roky společné práce, kdy jsme řešili vše od základní reklamní strategie, až po tisky letáků.

V praxi jsem si ověřil, že první rozhovory jsou nejdůležitější. Jakkoliv se vám zadání prijektu či prijekt samotný jeví jako banální, je nutné tomu věnovat maximální pozornost. Ještě několikrát jsem se dostal do podobné situace a pokusím se shrnout své poznatky:

– Čím banálnější a jasnější zadání projektu, tím více je nutnější si s klientem na začátku v klidu sednout a pohovořit si o jeho představách

– Projekt je vždy potřeba specifikovat nejen ústně, ale i potvrdit si vše písemně, třeba v projektovém záměru či přímo v objednávce. Vyhneme se potom dohadování na téma „ale vždyť vy jste mi to říkal takto…“

– Jakýkoliv projekt je vždy zasazen do nějakého kontextu. Vaším úkolem je se pokusit alespoň tento kontext po rozhovoru vytušit. Ne každý klient je vstřícný a ochotný se rozpovídat.

– Snahou o zjištění co nejvíce informací si primárně snižujeme rizika projektu, která by mohla vyplývat z neznalosti věcí.

– Zjištěním (i nepodrobného) kontextu či pohnutky, které vedly k zadání projektu, se můžeme dostat v některých případech nejen k detailnějšímu naplánování samotného projektu, ale i případně k dalším zakázkám, kdy dokážeme prodat naši další znalosti (např. tvorba www a grafické práce pro tištěné věci)

– Hodina či dvě, které věnujete podrobnějšímu zkoumání zadání přímo s klientem se později mohou bohatě vyplatit. Pokud je klient rozumný, na začátku si všimne vaší snahy pochopit zadání v detailu, což můžete využít pro tzv. prolomení ledů u nových zakázek.

– Klient, který tvrdohlavě trvá na zadání, které popsal do 3-4 vět v emailu („Máte to tam všechno napsané, nevím, co bych vám k tomu ještě říkal. Nemám čas.“), bude klientem problémovým. Myslete na to.

Shrnutí

Věnovat přípravě projektu trochu více času se bohatě vyplatí v průběhu realizace. Nebojte se klientů na začátku ptát i na zdánlivě nesouvisející věci, které vám následně pomohou zasadit celkový projekt do určitého rámce. Díky detailnějšímu obeznámení se se situací můžeme poté klientovi navrhnout případně i některá zlepšení v projektu. Klient, který si nechce o projektu povídat, nemá čas, nebo bere zadání pouze jako okrajovou a nepodstatnou záležitost, bude problémový.

Viktor Machek

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 2

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Libor Kříž napsal:

    Ahoj Viktore. Díky za pěkný – a rychlý – článek. Osobně jsem většinou na straně toho, kdo poptává, tedy jsem zadavatelem. Ze zkušenosti se snažím udělat kroky k pochopení mého záměru jako první, tedy snažím se dodat naprosto detailní zadání (pokud ho znám) a poté je prokonzultovat. Situace, kdy jsem nechával výrobu projektu – nebo jeho komponenty – na kreativitě dodavatele, jsou ty tam.

    TIP: Pokud se kdokoli dostane do situace zadavatele, resp. dodavatele, držte se jednotlivých faktů uvedených v tomto článku. Důsledná příprava může opravdu zkrátit celý proces výroby, popř. povede k mnohem (!) kvalitnějším výsledkům. Pokud poptáváte po třetí straně pouze část projektu (například grafiku, engine apod.), věnujte zadání a vzájemnému pochopení se dvojnásobek času. Odsunovat následující kroky (tedy projektové činnosti dalších stran) už stojí většinou více prostředků. A to buď přímo v penězích, resp. v člověkohodinách.

  2. Lubor napsal:

    Představte si že máte zadavatele 1 projektu 2 lidi (spolumajitele). Dejme tomu že jeden má na projekt vliv 70% a druhý 30%. A najednou se 70% vymění za jiného 70% – vše mu je jasné, vše je v pořádku ale při předání…. přesně co píšeš ve článku. Jak to v takovém případě řešíte? může to totiž znamenat nejen projet znova celou přípravu, ale překopat i projekt který je třeba v půlce, za půlkou, nebo těsně před dokončením.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru